bravo-header

Chọn phần mềm kế toán thích hợp nhất

12 Tháng Tám, 2016

Trên thị trường luôn có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau để bạn lựa chọn. Thế nhưng bạn lại băn khoăn không biết phần mềm nào sẽ thích hợp nhất với công ty. Câu trả lời phụ thuộc vào nhu cầu kinh doanh của bạn.

Các phần mềm kế toán luôn là công cụ hiệu quả nhất để kiểm soát và duy trì hoạt động cho “bộ não tài chính” của công ty, bởi chúng được sử dụng để phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán như báo cáo công nợ khách hàng chi tiết và chính xác, báo cáo số lượng hàng hóa nhập – xuất – tồn kho, liệt kê danh sách khách hàng và các mối quan hệ với công ty… 

Muốn lựa chọn gói phần mềm kế toán phù hợp nhất với hoạt động kinh doanh của mình, bạn nên quan tâm tới 7 yếu tố sau đây:

1. Quy mô kinh doanh. Một công ty có doanh số bán hàng 50.000 USD/năm sẽ có những nhu cầu hoàn toàn khác so với công ty có doanh thu nhiều triệu USD. Nếu bạn là một công ty quy mô vừa và lớn, bạn sẽ cần một phần mềm với nhiều tính năng, bài toán áp dụng khác với một công ty vừa và nhỏ. Bạn nên xác định bài toán của mình một cách rõ ràng để từ đó đối chiếu sang việc cung cấp của các đơn vị, lựa chọn được sản phẩm phù hợp với nhu cầu thực tế của đơn vị mình.

2. Ngành công nghiệp, lĩnh vực kinh doanh. Bạn kinh doanh trong lĩnh vực, ngành công nghiệp nào? Một vài ngành công nghiệp có những phần mềm chuyên biệt mà bạn có thể cần đến, do nó được thiết kế phù hợp với những nhu cầu cụ thể của công ty. Trong phần lớn các trường hợp, một phần mềm chuyên biệt theo ngành nghề có những điểm khác biệt riêng, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đã nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi mua bất cứ phần mềm kế toán nào.

3. Các thành phần bạn cần. Bạn mong muốn những thành phần nào trong phần mềm kế toán? Một vài phần mềm rất cơ bản, có những tính năng lưu giữ, tính toán sổ sách đơn giản; trong khi có những phần mềm bao gồm thêm nhiều tính năng khác như quản trị chi phí chuyên biệt, tuổi công nợ, quản lý đơn hàng mua bán, quản lý hợp đồng… Thậm chí có phần mềm còn phân tích được sự dao động giá cả và các yếu tố ảnh hưởng đến sự dao động này, từ đó giúp bạn có được cái nhìn cụ thể hơn về sự biến động của thị trường, hỗ trợ bạn ra quyết định chính xác khi cùng một mặt hàng nên mua của đối tác nào, vào thời điểm nào thích hợp.

4. Dịch vụ trợ giúp sau bán hàng. Việc mua sắm phầm mềm chỉ là bước đi đầu tiên trong một quy trình tổng thể. Điều cần lưu ý là bạn phải nhận được một dịch vụ trợ giúp sau bán hàng hiệu quả, bao gồm nhiều tư vấn chuyên môn, trợ giúp trực tuyến, trợ giúp qua điện thoại, đào tạo…

5. Các nguồn lực tài chính. Bạn có những nguồn lực tài chính nào để đầu tư cho phần mềm kế toán? Mỗi khoản đầu tư của bạn trong hoạt động kinh doanh đều cần đến sự phân tích chi phí – lợi nhuận nhất định. Khi nghiên cứu để lựa chọn phần mềm kế toán thích hợp nhất với công ty bạn, hãy cân nhắc xem phần mềm nào đem lại nhiều lợi ích tốt nhất so với số vốn đầu tư mà bạn sẵn sàng bỏ ra.

6. Những lời giới thiệu, tiến cử chuyên nghiệp. Hãy tham khảo ý kiến của các nhân viên kế toán trong công ty khi lựa chọn phần mềm kế toán, bởi vì họ là một trong những nguồn lực chính mà bạn sẽ phải trông cậy vào trong suốt thời gian cài đặt và sử dụng phần mềm đó. Hơn nữa, nhân viên kế toán của bạn nên xác nhận phần mềm kế toán bạn dự định mua là đáng tin cậy và đảm bảo việc quản lý dữ liệu tài chính được hiệu quả nhất. Điều quan trọng là nhân viên kế toán và phần mềm kế toán phải phối kết hợp hiệu quả với nhau để góp phần vào thành công chung của công ty bạn.

7. Dễ dàng sử dụng. Đây là yếu tố thường bị các công ty bỏ qua khi lựa chọn phần mềm kế toán, nhưng đó là một trong những vấn đề quan trọng nhất để phần mềm kế toán phát huy hiệu quả tối đa. Cho dù phần mềm kế toán có nhiều đa chức năng thiết thực, hay giá thành rẻ, song nếu nó quá cồng kềnh hay khó sử dụng, thì bạn cũng không nên mua. Đừng quá nhiệt tình với việc mua sắm các gói phần mềm cung cấp thêm nhiều tính năng mà công ty bạn không thật sự cần đến, chẳng hạn như tính năng liên kết với các thiết bị hỗ trợ như thiết bị in barcode, máy scan mã vạch, máy in hoá đơn thanh toán và các báo biểu. Hãy đảm bảo rằng phần mềm bạn mua phải đơn giản, có trọng điểm và liên quan mật thiết với những nhu cầu kinh doanh của bạn. Bên cạnh đó, bạn nên tìm kiếm những phần mềm có giao diện dễ hiểu và có khả năng cập nhật khi hoạt động kinh doanh của công ty tăng trưởng.

Tổng kết

Những yếu tố trên phải được “thuộc lòng” khi bạn tiến hành mua sắm một phần mềm tài chính kế toán cho công ty. Hãy nhớ rằng, việc có một công cụ thích hợp trợ giúp bạn trong các hoạt động quản lý kinh doanh là rất quan trọng, đồng thời chi phí không nên được xem là nhân tố hàng đầu khi lựa chọn phần mềm kế toán.​

Phần mềm kế toán quản trị BRAVO ​là phần mềm kế toán quản trị tài chính cho doanh nghiệp có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, bao gồm các chức năng và nghiệp vụ như quản lý tiền, quản lý bán hàng, quản lý mua hàng, quản lý kho, kế toán tổng hợp, quản trị chi phí quản lý tài sản cố định.

Kết hợp chức năng hợp nhất dữ liệu đa chi nhánh và chức năng quản trị với các công cụ khai thác báo cáo phân tích đa chiều, BRAVO​ giúp nhà quản lý quan sát tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý tài chính của doanh nghiệp ở nhiều góc nhìn khác nhau.

BT Tổng hợp