Trong thời đại công nghiệp hóa hiện đại hóa, công nghệ thông tin được len lỏi đến từng ngóc ngách của đời sống con người. Đã có nhiều phần mềm được ứng dụng trong việc quản trị doanh nghiệp, giúp người lao động giảm được nhiều tác vụ thủ công, giúp ban Lãnh đạo truy vấn dữ liệu nhanh hơn, chính xác hơn đáp ứng công tác quản lý.
Đối với đặc thù của một số doanh nghiệp, mua hàng là một giai đoạn quan trọng và cần thiết. Chất lượng của việc mua hàng chi phối đến hiệu quả của nhiều quá trình khác. Vì vậy việc mua hàng cần phải được quản lý tốt để có thể theo dõi, đánh giá tình hình dễ dàng, chính xác. Phần lớn các doanh nghiệp đã lựa chọn cho mình những phần mềm quản lý mua hàng tiên tiến và phù hợp. Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý mua hàng tốt nhất, tuy nhiên ở một số đơn vị, phần mềm quản lý mua hàng miễn phí bằng excel lại phù hợp với quy mô và nguồn lực của doanh nghiệp.
Đặc điểm chức năng chung của phần mềm quản lý mua hàng:
-
Quản lý nhà cung cấp: Phần mềm giúp lưu trữ thông tin và phân nhóm quản lý nhà cung cấp; báo giá; tình hình giao hàng; quản lý công nợ… -
Quản lý kế hoạch mua hàng: dựa vào vòng luân chuyển vật tư – hàng hóa tồn kho; bảng phân tích, đánh giá mua hàng qua các tiêu thức (Nhà cung cấp, nhân viên mua, lô hàng, bộ phận, hình thức mua, mặt hàng…); tình trạng giao nhận hàng… để lên những báo cáo chính xác, từ đó lập kế hoạch mua hàng hiệu quả. -
Quản lý đơn hàng mua hàng: lập khung đơn đặt hàng/hợp đồng mua hàng; quản lý các chi phí phát sinh; tổng hợp phiếu nhập mua và các chứng từ liên quan. -
Quản lý hàng nhập kho: Phiếu kiểm định chất lượng hàng nhận từ nhà cung cấp; Phiếu nhập hàng, xuất trả hàng nhà cung cấp, công nợ nhà cung cấp…
Ưu điểm của phần mềm quản lý mua hàng miễn phí bằng excel:
– Đơn giản dễ sử dụng.
– Người dùng không cần đòi hỏi trình độ chuyên môn cao.
– Chi phí rẻ.
– Tính đại trà cao, dễ dàng tìm kiếm, có nhiều bản dùng thử có thể donwload và dùng thử miễn phí.
Nhược điểm của phần mềm quản lý mua hàng miễn phí bằng excel:
– Với những doanh nghiệp lớn, nghiệp vụ mua hàng phức tạp, số lượng mặt hàng, số lượng nhà cung cấp lớn. Sử dụng phần mềm excel thông tin dữ liệu khó theo dõi, thiếu logics và rời rạc.
– Không xuất được các báo cáo quản trị hỗ trợ Ban lãnh đạo trong việc theo dõi đánh giá tình trạng mua hàng.
– Không kết nối và chia sẻ dữ liệu trực tiếp được với các phòng ban liên quan.
Hơn nữa, nếu các doanh nghiệp muốn sử dụng phần mềm ERP thì việc dùng excel cũng là một trở ngại lớn.
Phụ thuộc vào quy mô và nguồn lực mà Nhà lãnh đạo nên xem xét và lựa chọn những phần mềm phù hợp với quy mô và nguồn lực của doanh nghiệp mình. Với những doanh nghiệp nhỏ hoặc những doanh nghiệp có hoạt động mua hàng đơn giản có thể sử dụng phần mềm quản lý mua hàng bằng excel để tránh lãng phí tài lực. Đối với những doanh nghiệp vừa và lớn hoặc những đơn vị có hoạt động mua hàng thường xuyên, phức tạp nên sử dụng phần mềm quản lý mua hàng chuyên nghiệp của các nhà cung cấp uy tín.
Xem thêm: >>> Phần mềm quản lý mua hàng hiệu quả BRAVO
