Cập nhật tính năng quản lý bảo lãnh hợp đồng trên BRAVO 8R3 (ERP-VN)

Để đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ cho các bên trong hợp đồng, pháp luật đã cho phép và tạo ra nhiều chế định pháp lý khác nhau, trong đó có bảo lãnh hợp đồng hay nói chính xác là bảo lãnh thực hiện hợp đồng.

Các doanh nghiệp ngày nay đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và lớn khi tham gia vào các hợp đồng có giá trị cao, họ cũng cân nhắc việc sử dụng bảo lãnh hợp đồng để tránh những rủi ro nhất định về thanh toán. Kéo theo đó, doanh nghiệp sẽ đòi hỏi các phần mềm quản lý nội bộ doanh nghiệp cần có những tính năng liên quan đến bảo lãnh hợp đồng.

Phiên bản BRAVO 8R3 (ERP-VN) được ra mắt tháng 7 vừa qua, bên cạnh những công nghệ mới được áp dụng thì nhiều tính năng nghiệp vụ mới cũng được bổ sung, trong đó có tính năng quản lý bảo lãnh hợp đồng.

1. Những kiến thức cơ bản về Bảo lãnh

Để hiểu rõ về tính năng bảo lãnh hợp đồng trên phần mềm BRAVO, chúng ta cần hiểu rõ các khái niệm về Bảo lãnh.

  • Bảo lãnh: là việc người thứ ba cam kết với bên có quyền sẽ thực hiện nghĩa vụ thay cho bên có nghĩa vụ, nếu khi đến thời hạn thực hiện nghĩa vụ mà bên được bảo lãnh không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ.
  • Bảo lãnh ngân hàng: Bảo lãnh ngân hàng là hình thức cấp tín dụng, theo đó tổ chức tín dụng cam kết với bên nhận bảo lãnh về việc tổ chức tín dụng sẽ thực hiện nghĩa vụ tài chính thay cho khách hàng khi khách hàng không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ đã cam kết; khách hàng phải nhận nợ và hoàn trả cho tổ chức tín dụng theo thỏa thuận.
  • Thư tín dụng L/C: là hình thức Ngân hàng thay mặt Người nhập khẩu cam kết với Người xuất khẩu/Người cung cấp hàng hóa sẽ trả tiền trong thời gian quy định khi Người xuất khẩu/Người cung cấp hàng hoá xuất trình những chứng từ phù hợp với quy định trong L/C đã được ngân hàng mở theo yêu cầu của người nhập khẩu.

2. Tính năng bảo lãnh trên phần mềm BRAVO hỗ trợ doanh nghiệp những gì?

Với việc bảo lãnh hợp đồng, doanh nghiệp thường sẽ quan tâm đến các vấn đề sau đây:

  • Cam kết thực hiện nghĩa vụ tài chính (trả nợ thay).
  • Đơn vị bảo lãnh là tổ chức kinh tế chuyên nghiệp, đặc biệt như tổ chức tín dụng.

Do đó, Doanh nghiệp sẽ muốn theo dõi các vấn đề sau trong nghiêp vụ liên quan đến bảo lãnh hợp đồng:

  • Theo dõi 2 hình thức bảo lãnh ngân hàng và Thư tín dụng L/C.
  • Theo dõi cả 2 chiều: phát hành bảo lãnh và hưởng bảo lãnh.

Với các doanh nghiệp, việc sử dụng tính năng quản lý bảo lãnh hợp đồng trên phần mềm sẽ giúp họ đạt được các mục tiêu sau:

  • Theo dõi tình trạng bảo lãnh phát sinh
  • Theo dõi phí dự kiến và thực tế
  • Theo dõi hạn mức tín dụng

3. Những điểm chính trong tính năng quản lý bảo lãnh hợp đồng trên phần mềm BRAVO

3.1. Theo dõi tình trạng bảo lãnh phát sinh trên phần mềm BRAVO

Đây là một trong những nghiệp vụ quan trọng nhất mà các doanh nghiệp khi đã có nhu cầu quản lý bảo lãnh hợp đồng.

Các bước thực hiện trên phần mềm:

  • Cập nhật đề nghị phát hành bảo lãnh: Lưu thông chi tiết các đề nghị bảo lãnh. Đề nghị bảo lãnh có thể theo đơn đặt hàng mua hoặc yêu cầu bảo lãnh khác.

 

Đề nghị phát hành bảo lãnh trên phần mềm BRAVO

Ảnh: Đề nghị phát hành bảo lãnh trên phần mềm BRAVO

  • Khai báo danh mục bảo lãnh.

Danh mục bảo lãnh chia làm 02 loại là: Thư tín dụng L/C và Bảo lãnh ngân hàng.

Bảo lãnh ngân hàng:

  • Phần mềm sẽ lưu thông tin về các bảo lãnh ngân hàng do kế toán lập: một số trường đặc thù của bảo lãnh như số HĐTD, Hình thức, số Đề nghị phát hành bảo lãnh, Thay thế cho bảo lãnh, các trường phí sẽ nhập trên đầu phiếu nhưng lưu ở bảng chi tiết này. Một bảo lãnh chỉ bảo lãnh cho 1 đơn hàng/hợp đồng duy nhất.

 

bảo lãnh ngân hàng trên phần mềm BRAVO

Ảnh: bảo lãnh ngân hàng trên phần mềm BRAVO

Thư tín dụng L/C

Phần mềm cho phép lưu thông tin các thư bảo lãnh tín dụng L/C: một số trường đặc thù của bảo lãnh như số HĐTD, Hình thức, số Đề nghị phát hành bảo lãnh, các trường phí sẽ nhập trên đầu phiếu nhưng lưu ở bảng chi tiết này. Một Thư tín dụng L/C có thể bảo lãnh cho nhiều đơn hàng/hợp đồng cùng lúc.

Báo cáo theo dỗi bảo lãnh ngân hàng trên phần mềm BRAVO

  • Ghi nhận phát sinh tăng, giảm bảo lãnh: Khi có các phát sinh tăng, giảm bảo lãnh, phần mềm cho phép người dùng dễ dàng ghi nhận các nghiệp vụ này. Cụ thể:
  • Phát sinh tăng căn cứ vào ngày trên khai báo danh mục
  • Phát sinh giảm:

+) Căn cứ hạch toán N331 trên các phiếu BN, PK, BT.

+) Với bảo lãnh cần trừ thêm giá trị của bảo lãnh thay thế.

  • Theo dõi tổng hợp phát sinh bảo lãnh:

Với tính năng này, phần mềm hỗ trợ người dùng lên các báo cáo dõi thanh toán L/C và dõi bảo lãnh ngân hàng.

Báo cáo theo dỗi bảo lãnh ngân hàng trên phần mềm BRAVO

Ảnh: Báo cáo theo dỗi bảo lãnh ngân hàng trên phần mềm BRAVO

Bên cạnh đó, việc Theo dõi phí dự kiến và thực tế của các nghiệp vụ bảo lãnh hợp đồng cũng rất quan trọng. Phần mềm BRAVO cho phép người dùng theo dõi theo công thức sau:

  • Phí dự kiến:

Tính Phí bảo lãnh (Chỉ tính cho bảo lãnh gốc) = (Giá trị bảo lãnh * % Phí bảo lãnh * Số ngày tính phí)/Số ngày tính phí năm.

Tính Phí L/C = Giá trị mở L/C * % Phí L/C.

Tính Phí thanh toán = Giá trị mở L/C * % Phí thanh toán

  • Phí hồ sơ: lấy theo danh mục (Loại tiền phí khác loại tiền bảo lãnh).
  • Phí thực tế: Hạch toán trên chứng từ kế toán theo khoản mục phí để phân biệt từng loại phí.

3.2. Theo dõi hạn mức tín dụng

Các bước thực hiện trên phần mềm

  • Cập nhật hợp đồng tín dụng: Phần mềm cho phép theo dõi các thông tin như Đối tượng cho vay, Thời hạn, Hình thức, Tiền tệ như 1 dạng hợp đồng nguyên tắc. Sau khi có hợp đồng, đối tượng cho vay (ngân hàng) sẽ cấp một hoặc nhiều hạn mức tín dụng khác nhau theo từng thời điểm cho HĐTD này.
  • Cập nhật hạn mức tín dụng: Hạn mức tín dụng có thể được cấp thông qua hợp đồng tín dụng hoặc theo dõi độc lập (với các đơn vị không dùng Hợp đồng tín dụng)
  • Ghi nhận phát sinh cấp tín dụng
  • Chuyển số dư vay, bảo lãnh theo hợp đồng tín dụng: Chức năng này sẽ lấy những bảo lãnh (G2, G3) có theo dõi HĐTD, còn số dư bảo lãnh chưa thực hiện xong kỳ này để chuyển sang HĐTD kỳ sau theo dõi tiếp. Dữ liệu chuyển sang lưu ở tab “Số dư thực hiện chuyển từ hợp đồng khác” trong màn hình HĐTD.
  • Theo dõi số dư so với hạn mức

4. Báo cáo bảo lãnh

Các báo cáo phần bảo lãnh giúp người sử dụng theo dõi được danh sách và phần tiến độ thực hiện của các bảo lãnh, thư tín dụng, theo dõi được phần phát sinh, chi phí và các hạn mức tín dụng. Cụ thể:

  • Báo cáo theo dõi bảo lãnh ngân hàng, L/C: theo dõi phát sinh, số dư, các loại phí của từng bảo lãnh ngân hàng, L/C
  • Bảng kê chứng từ theo Bảo lãnh, L/C: lên chi tiết các chứng từ kế toán hạch toán liên quan tới bảo lãnh
  • Báo cáo Tổng hợp hạn mức tín dụng: theo dõi tổng số dư bảo lãnh, L/C, vốn vay so sánh với hạn mức được cấp.

Tính năng Quản lý bảo lãnh hợp đồng trên phần mềm BRAVO sẽ giúp cho các doanh nghiệp theo dõi tốt các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến công việc này.

Chi tiết nhiều tính năng mới trên BRAVO 8R3 (ERP-VN), cập nhật TẠI ĐÂY.

News

Tin tức liên quan



    tư vấn khách hàng