Dệt may
Hỗ trợ cho các doanh nghiệp giải quyết kịp thời các yêu cầu soát xét các nguyên phụ liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất bằng việc quản lý logic và xuyên suốt số liệu từ ban đầu đến khi kết thúc sản xuất cho từng đơn hàng.
OVERVIEW
Tổng quan
Phần mềm BRAVO 8R3 (ERP-VN) khi ứng dụng tại các đơn vị chuyên về DỆT MAY được tùy chỉnh theo đặc thù của các doanh nghiệp trong ngành. Hệ thống được xây dựng với mục đích trợ giúp cho doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về quản trị và vận hành các quy trình đã xây dựng trên phần mềm. Các bộ phận cùng sử dụng trên một hệ thống phần mềm theo một quy trình khép kín, cho phép sự liên kết và kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận (dữ liệu đầu ra của bộ phận này là dữ liệu đầu vào của một bộ phận khác) để phục vụ công tác quản lý và hỗ trợ thao tác nghiệp vụ cho từng bộ phận được nhanh chóng, chính xác nhằm cải thiện và tối đa hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Hỗ trợ cho các doanh nghiệp giải quyết kịp thời các yêu cầu soát xét các nguyên phụ liệu tiêu hao trong quá trình sản xuất bằng việc quản lý logic và xuyên suốt số liệu từ ban đầu đến khi kết thúc sản xuất cho từng đơn hàng.
Các module hỗ trợ xử lý nghiệp vụ cho từng bộ phận như Kinh doanh, Xuất Nhập khẩu, Mua hàng, Sản xuất, Kế toán, Kho,… được tích hợp trên cùng một hệ thống tạo ra tính liên kết cao trong quá trình luân chuyển dữ liệu giữa các bộ phận giúp Ban Lãnh đạo nắm bắt kịp thời tiến độ đơn hàng, doanh thu, chi phí,… thông qua nhiều hình thức như smartphone, máy tính bảng, laptop.
Với hệ thống mở, cùng với năng lực và kinh nghiệm triển khai của BRAVO, nên cho phép dễ dàng tùy chỉnh hoặc thiết kế mở rộng modules, tính năng, nghiệp vụ quản lý trên hệ thống phần mềm trong tương lai khi doanh nghiệp phát triển và có nhu cầu thay đổi cho phù hợp với thực tế.
particular problem
Bài toán đặc thù ngành
1. Phạm vi và quy trình vận hành hệ thống
2. Các bước vận hành
- Kinh doanh tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng, nếu có phát sinh may mẫu thực hiện chuyển yêu cầu đến Bp. Kỹ thuật lên định mức nguyên phụ liệu (báo giá)
- Dựa trên định mức báo giá từ Bp. Kỹ thuật, Bp. Kinh doanh lập và gửi báo giá cho khách hàng. Định mức báo giá có thể thay đổi nhiều lần dựa trên các lần đàm phán giữa Kinh doanh và khách hàng. Sau khi khách hàng xác nhận sẽ chuyển thành định mức đặt hàng.
- Kinh doanh lập và theo dõi đơn hàng/ Hợp đồng bán (PO) trên hệ thống, xác nhận thời gian giao hàng với khách hàng. (Hỗ trợ import thông tin đặt hàng khách hàng gửi vào theo định dạng excel BRAVO quy định và tự động tạo PO trên hệ thống)
- Kinh doanh dựa vào bảng định mức tiến hành cân đối nguyên phụ liệu. Cập nhật hệ số quy đổi, tính toán tổng số lượng NPL cần nhập mua
- Để tránh trường hợp mua hàng vượt giá trị đã đàm phán với khách hàng. Bp. Kinh doanh cập nhật “Bảng tính giá thành kế hoạch” (Chi tiết theo đơn hàng/ style, theo định mức cần bao nhiêu nguyên vật liệu, số lượng, % hao hụt, hiển thị giá đã đàm phán với khách hàng)
- Kế hoạch lập kế hoạch sản xuất tổng quát cho PO chuyển xuống cho các xí nghiệp may để chuẩn bị sản xuất các đơn hàng, đồng thời chuyển thông tin đến Bp. Mua hàng
- Mua hàng thừa kế cân đối và kế hoạch sản xuất, đồng thời tiếp nhận các đề nghị mua hàng đã được xét duyệt, thực hiện tìm kiếm và cập nhật báo giá nhà cung cấp trên hệ thống. Thực hiện so sánh báo giá nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp. Việc kiểm soát giá sẽ được thể hiện qua tính năng cảnh báo vượt giá thành (dữ liệu từ Bảng tính giá thành kế hoạch) và không cho phép người mua lưu dữ liệu, yêu cầu Bp. Mua hàng phải đàm phán và làm việc lại với nhà cung cấp
- Báo giá nhà cung cấp sau khi được xét duyệt sẽ được thừa kế dữ liệu tạo thành Đơn đặt hàng/ hợp đồng mua
- Đối với nguyên phụ liệu nhập khẩu, Nhà cung cấp gửi packing list cho Bp.Mua hàng, chương trình hỗ trợ import Packing list theo mẫu BRAVO quy định vào hệ thống. Theo dõi thời gian giao hàng trên đơn đặt hàng mua và khi hàng về kho. Bp. Mua hàng lập lệnh nhập nguyên phụ liệu
- Kho thực hiện nhập kho theo lệnh nhập, đồng thời Bp. QA – QC kiểm tra đánh giá chất lượng NPL đầu vào, xác nhận số lượng nhập kho và hoàn thành nhập kho.
- Thực hiện theo dõi sơ đồ kho/ vị trí. Phát hành và quản lý nhập/ xuất kho theo barcode/ RFID
- Từ kế hoạch sản xuất tổng quát, Bp. Sản xuất phát lệnh sản xuất cho các xí nghiệp thực hiện sản xuất
- Dựa trên cân đối NPL và Lệnh sản xuất, Bp. Sản xuất lập yêu cầu cấp phát NPL, để Bp. Kho thực hiện xuất kho NPL cho xí nghiệp. Xí nghiệp thực hiện phân chuyền và tiến hành sản xuất
- Xí nghiệp thực hiện cắt, may và hoàn thành. Lần lượt tại mỗi công đoạn, Bp. Sản xuất ghi nhận lại phiếu thống kê từng công đoạn và phiếu thống kê bán thành phẩm/ thành phẩm. Số liệu thống kê được chia sẻ cho Bp. Nhân sự để thực hiện tính lương theo sản phẩm và Bp. Kinh doanh theo dõi được tiến độ thực hiện đơn hàng
- QA – QC tham gia đánh giá chất lượng trong quá trình sản xuất cũng như đánh giá chất lượng thành phẩm. Trường hợp hàng không đạt chất lượng, Bp. Sản xuất xử lý bán thành phẩm/ thành phẩm lỗi theo quy định
- Xuất nhập khẩu thực hiện quyết toán NPL và tiến hành lập packing list cho hàng xuất.
- Kho nhập kho thành phẩm theo packing list và chia sẻ phiếu nhập kho để Bp. Kế toán thực hiện tính giá thành
- Kinh doanh tiến hành cập nhật Lệnh xuất hàng và Bp. Xuất nhập khẩu kiểm tra và bổ sung thông tin số tờ khai trên lệnh xuất. Sau đó Bp. Kho thực hiện xuất kho thành phẩm theo lệnh xuất hàng
3. Một số quy trình nghiệp vụ đặc thù
Bộ phận Kinh doanh
- Cập nhật và theo dõi báo giá (Báo giá được lập dựa trên định mức báo giá từ Bp. Kỹ thuật cung cấp)
- Cập nhật và theo dõi đơn hàng/ hợp đồng bán (PO – Hỗ trợ import thông tin đặt hàng khách hàng gửi theo mẫu excel BRAVO quy định, tự động tạo PO trên hệ thống)
- Cập nhật Bảng tính giá thành kế hoạch (kiểm soát giá trị mua hàng – Chi tiết theo đơn hàng/ style, theo định mức cần bao nhiêu nguyên vật liệu, số lượng, % hao hụt, hiển thị giá đã đàm phán với khách hàng)
- Thực hiện cân đối nguyên phụ liệu theo PO
- Theo dõi tiến độ sản xuất thực hiện đơn hàng. Cập nhật Lệnh xuất giao hàng
- Theo dõi tiến độ giao hàng
- Theo dõi công nợ khách hàng
Bộ phận Kỹ thuật
- Cập nhật định mức báo giá theo PO (phục vụ cho Bp. Kinh doanh làm việc với khách hàng)
- Cập nhật định mức sản xuất (Thừa kế từ dữ liệu định mức báo giá và chỉnh sửa)
Bộ phận Mua hàng
- Tiếp nhận, tổng hợp Yêu cầu mua hàng
- Tìm kiếm nhà cung cấp. cập nhật Báo giá nhà cung cấp và theo dõi lịch sử trên phần mềm. Chuyển dữ liệu đến Trưởng bộ phận và Ban lãnh đạo duyệt mẫu và thực hiện so sánh, lựa chọn Nhà cung cấp
- Cập nhật Đơn hàng/ Hợp đồng mua: Báo giá nhà cung cấp sau khi được duyệt (lựa chọn) sẽ được thừa kế dữ liệu thành Đơn đặt hàng/ Hợp đồng mua
- Dựa vào ngày dự kiến giao hàng, hệ thống cảnh báo sắp đến hạn giao hàng hỗ trợ nhân viên thu mua theo dõi và đốc thúc tiến độ giao hàng nhà cung cấp
- Theo dõi thông tin packing list nguyên phụ liệu và cập nhật lệnh nhập nguyên phụ liệu (đối với trường hợp mua nội địa) và lệnh nhập nguyên phụ liệu theo packing list (đối với trường hợp mua nhập khẩu);
- Cập nhật Lệnh nhập hàng. Khi hàng về kho, dựa vào dữ liệu packing list nhà cung cấp à nhân viên mua hàng cập nhật Lệnh nhập hàng để chuyển về Bp. Kho, đồng thời chuyển dữ liệu đến Bp. QA – QC để đánh giá chất lượng NPL đầu vào
- Theo dõi tiến độ nhập hàng
- Theo dõi tiến độ thanh toán
- Theo dõi công nợ nhà cung cấp
Bộ phận Kế hoạch sản xuất
- Dựa vào ngày dự kiến giao hàng của Hợp đồng/ đơn hàng bán từ Bp. Kinh doanh, xác định số lượng cần sản xuất. Thực hiện cập nhật Kế hoạch sản xuất thể hiện thông tin: Số hợp đồng, PO, Style, Màu, Size, Số lượng
- Theo dõi kế hoạch sản xuất tổng quát và lập lệnh sản xuất, thực hiện phân chuyền sản xuất. (link đến Kế hoạch sản xuất) để thực hiện nhận NVL sản xuất, thông tin bao gồm: Mã hàng PO, ngày vào chuyền, Ngày ra chuyền, định mức sản phẩm/ định mức thực tế, Ngày final, Số ngày sản xuất thực tế,…
- Cập nhật Phiếu yêu cầu xuất NVL (link đến Lệnh sản xuất) để chuyển qua Kho thực hiện lĩnh vật tư sản xuất. Hệ thống hỗ trợ cảnh báo trong trường hợp số lượng xuất vượt với số lượng trên Lệnh sản xuất
- Cập nhật Phiếu thống kê BTP/TP, ghi nhận số lượng thực tế sản xuất, bao gồm thông tin: Ngày/ số phiếu, Phân xưởng may, Ca sản xuất, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc, Thông tin hàng hóa, Thông tin BTP/TP, Sản lượng thực hiện, Định mức NVL (tiêu hao NVL)…….
==> Theo dõi được tiến độ thực hiện đơn hàng và chênh lệch so với kế hoạch
- Cập nhật Phiếu yêu cầu kiêm tra chất lượng BTP/TP và chuyển đến Bp. QA – QC để thực hiện kiểm định chất lượng
- Thực hiện in và dán tem cho thành phẩm đã đạt chất lượng và chuyển về Bp. Kho để thực hiện nhập kho thành phẩm
- Theo dõi tiến độ sản xuất
Bộ phận Kho
- Thừa kế dữ liệu Lệnh nhập kho từ Bp. Mua hàng và dữ liệu đánh giá chất lượng đầu vào từ Bp. QA – QC
- Khi hàng về đến kho, nhân viên kho theo dõi sơ đồ Kho vị trí xác định chính xác vị trí nhập kho
- Đối với nguyên liệu: in tem mã vạch (Barcode/ QRcode) dựa trên lệnh nhập (Packing List) mã vạch chỉ là một số định danh duy nhất theo số lệnh và số thứ tự căn cứ vào số cây dự kiến nhập để dán vào từng cây vải (mã số cây là duy nhất để quản lý). Thực hiện Gán thông tin từng cây vải cho các tem mã vạch đã dán bằng cách sử dụng thiết bị PDA (được cài đặt Bravo App kết nối với dữ liệu trung tâm)
- Đối với phụ liệu: in đồng loạt Tem mã vạch (Barcode/ QRcode) theo thùng dựa trên lệnh nhập (Packing List) và tem mã vạch là một chuỗi ký tự định danh duy nhất.
- Thực hiện nhập kho nguyên phụ liệu theo lệnh nhập theo vị trí. Phiếu nhập kho có các thông tin chính: PO khách hàng, số hợp đồng, thông tin vật tư, thông tin: màu, size, art, lô, vị trí, chỉ cập nhật số lượng thực tế hàng về, không cho phép sửa thông tin của các mặt hàng
- Thừa kế Yêu cầu cấp phát NPL từ Bp. Sản xuất, theo dõi Sơ đồ kho (hệ thống hỗ trợ tìm kiếm, hiển thị nhanh ngay trên sơ đồ) trên hệ thống để quyết định xuất kho nguyên phụ liệu ở các vị trí với từng loại đi kèm (Phiếu yêu cầu cấp phát NPL theo Lệnh sản xuất, giới hạn không được vượt số lượng trên Lệnh và cảnh báo trong trường hợp xuất vượt)
- Sử dụng máy quét mã vạch PDA (được cài đặt Bravo App kết nối với dữ liệu trung tâm) để chọn phiếu xuất vật tư và quét mã vạch các cây vải thực hiện xuất kho. Trong quá trình quét nếu phát hiện NPL bị lấy nhầm so với Phiếu xuất vật tư, hệ thống sẽ cảnh báo ngay trên thiết bị PDA.
- Thừa kế dữ liệu thống kê thành phẩm, đồng thời kiểm tra Sơ đồ kho vị trí thành phẩm để xác định các vị trị khả dụng có thể nhập thành phẩm.
- Khi thành phẩm về đến kho (Đã có tem Barcode/QRCode), nhân viên kho sử dụng thiết bị PDA (được cài đặt Bravo App kết nối với dữ liệu trung tâm) để chọn vị trí và quét mã vạch thành phẩm để gán vị trí lưu trữ.
- Thừa kế Lệnh xuất giao hàng từ Bp. Kinh doanh trên hệ thống và thực hiện kiểm tra các vị trí của thành phẩm, quyết định xuất kho Thành phẩm ở các vị trí chính xác để chuẩn bị hàng
- Sử dụng máy quét mã vạch PDA (được cài đặt Bravo App kết nối với dữ liệu trung tâm) để chọn Phiếu xuất thành phẩm theo lệnh giao hàng và quét xuất kho thành phẩm. Trường hợp quét được hàng không chính xác so với lệnh xuất (PO, thành phẩm, vị trí,..), hệ thống sẽ ngay lập tức cảnh báo.
- Xuất kho điều chuyển yếu tố (PO/ Style/ Màu/ Lot)
- Xuất hủy xử lý số dư nguyên vật liệu
- Thực hiện Kiểm kê kho định kỳ
- Nhân viên kiểm kê tiến hành quét mã vạch lần lượt từng vật tư. Sau mỗi lượt lưu dữ liệu, chương trình tự động tạo phiếu kiểm kê trên hệ thống phần mềm
- Tổng hợp Nhập – Xuất – Tồn kho theo yếu tố
Bộ phận QA – QC
- Kiểm soát chất lượng đầu vào (IQC)
- Khai báo tiêu chí đánh giá và các thông số tiêu chuẩn cho các loại nguyên vật liệu đầu vào
- Khi hàng về kho, Bp. QA/QC dựa vào Phiếu Yêu cầu kiểm tra chất lượng đầu vào của Bp. Mua hàng tiến hành tạo Phiếu kiểm tra chất lượng đầu vào để thực hiện kiểm tra, đánh giá chất lượng theo các tiêu chí đánh giá và thông số tiêu chuẩn đã được khai báo. Cung cấp APP BRAVO được cài đặt trên thiết bị Smartphone, Tablet (hệ điều hành iOS, Android) để phục vụ công việc IQC. Thông tin theo dõi: Ngày lập phiếu: Nhân viên lập phiếu, Số chứng từ, Số lượng yêu cầu, số lượng kiểm tra, Chỉ tiêu kiểm tra, chỉ tiêu chất lượng, Phương pháp kiểm tra…
- Kiểm soát chất lượng sản xuất PQC
- Khai báo tiêu chí đánh giá và các thông số tiêu chuẩn cho các loại BTP/Thành phẩm
- Sau khi Bp. Sản xuất hoàn thành các công đoạn tạo ra BTP/Thành phẩm, Bp. QA/QC dựa vào Phiếu Yêu cầu kiểm tra chất lượng sản phẩm sản xuất của Bp. Sản xuất tiến hành tạo Phiếu kiểm tra chất lượng đầu vào để thực hiện kiểm tra, đánh giá chất lượng theo các tiêu chí đánh giá và thông số tiêu chuẩn đã được khai báo. Cung cấp APP BRAVO được cài đặt trên thiết bị Smartphone, Tablet (hệ điều hành iOS, Android) để phục vụ công việc PQC. Thông tin theo dõi: Ngày lập phiếu: Nhân viên lập phiếu, Số chứng từ, Số lượng yêu cầu, số lượng kiểm tra, Chỉ tiêu kiểm tra, chỉ tiêu chất lượng, Phương pháp kiểm tra…
Bộ phận Xuất nhập khẩu
- Thừa kế các dữ liệu từ các bộ phận
- Kiểm tra lệnh nhập NPL đối chiếu với thông tin trên tờ khai hải quan. Bổ sung thông tin số tờ khai trên lệnh nhập NPL
- Theo dõi thông tin thừa thiếu nguyên phụ liệu theo từng PO và thực hiện quyết toán nguyên phụ liệu
- Thừa kế lệnh xuất hàng và bổ sung thông tin số tờ khai hải quan trên lệnh xuất
- Cập nhật packing list thành phẩm
- Cập nhật invoice hàng xuất
- Theo dõi để khai báo Hải quan
Bộ phận Tài chính – Kế toán
- Lập phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi theo mẫu của các ngân hàng ngay trên phần mềm. Có thể in trực tiếp các phiếu này từ phần mềm;
- Các hạch toán về tiền sẽ được tự động lên các bảng kê, sổ sách, sổ cái và báo cáo có liên quan.
- Theo dõi dữ liệu đơn đặt hàng/ hợp đồng mua từ BP Kinh doanh – Kế hoạch, hạch toán phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ, thuế nhập khẩu, VAT vào phần mềm;
- Theo dõi công nợ hạn thanh toán, báo cáo hạn thanh toán, nhắc nhở thanh toán trên phần mềm;
- Theo dõi bù trừ công nợ.
- Theo dõi dữ liệu đơn đặt hàng/ hợp đồng bán (PO) từ BP Kinh doanh – Kế hoạch, hạch toán hóa đơn bán hàng, hàng bán trả lại, thuế xuất khẩu, VAT vào phần mềm;
- Theo dõi công nợ, hạn thanh toán;
- Theo dõi giá trị chiết khấu trong trường hợp chính sách bán hàng áp dụng là chính sách chiết khấu.
- Hạch toán nhập mua, phiếu nhập thành phẩm, phiếu xuất kho, phiếu xuất CCDC, xuất điều chuyển kho vào phần mềm;
- Tính giá vốn tự động theo nhiều phương pháp;
- Theo dõi dữ liệu hàng tồn kho thông qua các báo cáo nhập – xuất – tồn từ Kho
- Thiết lập thông tin quản lý tài sản trên phần mềm: số lượng, giá trị, bộ phận sử dụng, tình trạng sử dụng…;
- Tự động tính và hạch toán khấu hao tài sản, phân bổ công cụ dụng cụ;
- Quản lý tăng giảm, biến động tài sản cố định qua các thời kỳ như nâng cấp, đình chỉ khấu hao, tiếp tục khấu hao, thanh lý…
- Chương trình tự động tập hợp chi phí thông qua các chứng từ được lập;
- Cập nhật phiếu nhập kho thành phẩm;
- Đánh giá sản phẩm dở dang;
- Khai báo phương thức tính giá thành với tiêu thức đa dạng, phù hợp theo mô hình sản xuất của doanh nghiệp (khai báo ngay trên phần mềm);
- Kết chuyển chi phí và tính giá thành sản phẩm, đơn hàng.
- Theo dõi dữ liệu tiền lương từ Bp. Nhân sự – Tiền lương, tiến hành hạch toán lương, hạch toán BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và thuế TNCN vào phiếu kế toán trên phần mềm.
- Chương trình lập các phiếu bổ sung nghiệp vụ hạch toán khác và các nghiệp vụ kế toán ngoài bảng;
- Tự động tạo bút toán khóa sổ, kết chuyển và phân bổ, tạo bút toán định kỳ;
- Khai thác hệ thống báo cáo: Sổ sách kế toán; Báo cáo thuế; Báo cáo quyết toán tài chính; Báo cáo quản trị, Phân tích tài chính… Một số báo cáo quản trị khác theo yêu cầu của doanh nghiệp
Bộ phận Nhân sự – Tiền lương
- Cập nhật, theo dõi Đề xuất tuyển dụng
- Cập nhật, theo dõi Kế hoạch tuyển dụng
- Cập nhật, theo dõi thông tin “Hồ sơ ứng viên. Kiểm tra/ Cảnh báo “Hồ sơ ứng viên” đã tồn tại trên phần mềm khi nhập trùng số CMND/ CCCD đã có trên hệ thống, gồm các thông tin chính:
– Mã hồ sơ ứng viên, ngày nhận hồ sơ, số kế hoạch tuyển dụng.
– Thông tin ứng viên
– Chèn hình ảnh ứng viên
– Hồ sơ đính kèm (sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, giấy khám sức khỏe, …): Check chọn để theo dõi các giấy tờ đã nhận
– Họ tên, ngày tháng năm sinh, CMND, địa chỉ, trình độ chuyên môn (bằng cấp, chứng chỉ/ tay nghề), quá trình học tập, quá trình công tác (chức vụ, đơn vị); nhu cầu công việc hiện tại, …
– Tìm kiếm nhanh ứng viên theo nhiều tiêu thức: mã ứng viên, họ tên, ngày tháng năm sinh, số CMND, số điện thoại, …
– Hỗ trợ import file Excel danh sách hồ sơ ứng viên dự tuyển vào phần mềm Bravo (cấu trúc file Excel do Bravo xây dựng và quy định)
- Cập nhật “Lịch phỏng vấn”. Cảnh báo, nhắc nhở người sử dụng về lịch phỏng vấn trong thời gian tiếp theo
- Ghi nhận và đánh giá kết quả phỏng vấn (Liên kết với dữ liệu điều kiện tuyển dụng)
- Cập nhật, theo dõi Hồ sơ CBNV (có thể thừa kế từ Hồ sơ ứng viên): mã nhân viên, mã hồ sơ lưu, tên CBNV, bộ phận, địa chỉ, ngày sinh, bộ phận công tác, chức vụ…
- Tương ứng với từng hồ sơ CBNV, cán bộ Bp. Nhân sự – Tiền lương sẽ truy vết các thông tin liên quan: thông tin cá nhân, chi tiết đào tạo, phát sinh tạm ứng, công cụ dụng cụ đang dùng, quan hệ gia đình, các quyết định trong suốt quá trình làm việc (QĐ tăng/ giảm lương, QĐ thuyên chuyển/ bổ nhiệm, QĐ nghỉ việc…).
- Cập nhật, theo dõi Hợp đồng lao động: Cập nhật, theo dõi các thông tin về hợp đồng của từng CBNV (mã hợp đồng, ngày hợp đồng, loại hợp đồng, lương cơ bản, mức lương hưởng BHXH…); Đối với các hợp đồng có thời hạn, phần mềm BRAVO sẽ cảnh báo trước khi đến hạn một khoảng thời gian (khoảng thời gian do người sử dụng chủ động lựa chọn khai báo)để nhân sự phụ trách xem xét vấn đề ký kết tiếp tục.
- Cập nhật, theo dõi thông tin quan hệ gia đình
- Theo dõi biến động nhân sự
- Cập nhật, theo dõi “Quyết định thuyên chuyển/ bổ nhiệm vị trí mới”
- Cập nhật, theo dõi “Đề xuất/ Quyết định khen thưởng”
- Cập nhật, theo dõi “Đề xuất/ Quyết định kỷ luật”
- Cập nhật, theo dõi “Quyết định sa thải”
- Cập nhật, theo dõi “Quyết định nghỉ việc”
- Cập nhật, theo dõi “Quyết định tăng/ giảm lương”
- Cập nhật Kế hoạch đào tạo
- Cập nhật, theo dõi thông tin chi tiết đào tạo. Thông tin đào tạo (thuộc Kế hoạch đào tạo nào, Trường đào tạo, Ngành đào tạo, Bằng đào tạo, Thời gian đào tạo (từ ngày … đến ngày …), Học phí, Kinh phí Công ty cấp, Kinh phí cá nhân, …)
- Cập nhật, theo dõi kết quả quá trình đào tạo
- Khai báo các mức thang điểm đánh giá để lên các báo cáo đánh giá nhân viên
- Cập nhật phiếu đánh giá nhân viên, thừa kế lại dữ liệu chỉ tiêu đánh giá và thực hiện đánh giá
- Cập nhật Phiếu đề xuất thưởng phạt dựa trên kết quả đánh giá
- Phần mềm BRAVO kết nối trực tiếp với máy chấm công, liên kết để lấy thời gian vào – ra thực tế của từng nhân viên, làm cơ sở để xác định việc đi muộn/ về sớm/ tăng ca;
- Đồng thời với các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ không lương, công tác… sẽ thực hiện chấm công bổ sung
- Cập nhật, theo dõi thông tin các Quy định đi trễ, về sớm
- Khai báo ca làm việc
- Phân ca làm việc
- Cập nhật, theo dõi Quyết định tăng ca
- Cập nhật, theo dõi thông tin “Luân chuyển ca”
- Nhận dữ liệu thời gian vào – ra (kết nối trực tiếp với data của Máy chấm công để lấy dữ liệu gốc)
- Bổ sung thời gian vào – ra: Trường hợp máy chấm công bị lỗi, không ghi nhận được giờ vào ra của nhân viên hoặc trường hợp nhân viên thiếu giờ vào – ra, thực hiện thêm Bổ sung thời gian vào – ra để cập nhật thông tin thời gian
- Cập nhật “Xin nghỉ phép” và phê duyệt
- Bảng tổng hợp chấm công
- Tính thời gian tăng ca
- Tính công đi trễ, về sớm
- Theo dõi không chấm công trong ngày/ tăng ca/ đi trễ, về sớm
- Tổng hợp bảng công chi tiết theo từng nhân viên
- Phần mềm cho phép khai báo và thực hiện tính lương theo nhiều phương thức khác nhau: tính lương theo thời gian, tính lương theo đơn giá sản phẩm từng công đoạn;
- Khai báo các tham số tính lương, tham số tính phụ cấp, tham số tính phụ cấp… trên phần mềm;
- Cập nhật đơn giá lương sản phẩm từng công đoạn, thừa kế sản lượng từ Bp. Thống kê – Sản xuất để tính lương theo sản phẩm cho công nhân;
- Tính các khoản trích theo lương, tính thuế TNCN.
- Chuyển dữ liệu cho Bp. Kế toán hạch toán lương.
solution - fuction
Giải pháp BRAVO - Tính năng nổi bật
1. Tổ chức cơ sở dữ liệu phần mềm
Sơ đồ mô hình triển khai
Mô tả chi tiết phương án
Phương án cài đặt phần mềm là cơ sở dữ liệu tập trung Online theo mô hình client/ server (Các máy client đóng vai trò ra lệnh và truyền về server. Các server sẽ nhận lệnh, tính toán và trả kết quả về cho các máy client). Cụ thể như sau:
- Cài đặt 01 phần mềm Bravo 8R3 bao gồm chương trình chạy và cơ sở dữ liệu tại Trụ sở chính
Tại Khối Văn phòng Công ty: các máy client được khai báo các thông tin về Máy như: Tên máy/ Người sử dụng/ Địa chỉ MAC của máy vào phần mềm tại máy chủ và được cài đặt “chương trình chạy” để truy cập phần mềm qua mạng LAN/ WAN. Danh sách các Bộ phận được cài đặt – ứng dụng phần mềm như sau: Bộ phận Kinh doanh; Bộ phận Kỹ thuật; Bộ phận Mua hàng; Bộ phận Xuất nhập khẩu; Bộ phận QA – QC; Bộ phận Kế toán; Bộ phận Nhân sự – Tiền lương; Ban Lãnh đạo
- Cài đặt 01 APP BRAVO phục vụ công tác duyệt chứng từ và xem báo cáo nhanh của Ban Lãnh đạo Công ty
- Cài đặt 01 phần mềm Bravo 8R3 chỉ bao gồm chương trình chạy, người dùng truy cập và nhập liệu trực tuyến kết nối với dữ liệu máy chủ thông qua đường truyền mạng
Tại Các Nhà máy: các máy client được khai báo các thông tin về Máy như: Tên máy/ Người sử dụng/ Địa chỉ MAC của máy vào phần mềm tại máy chủ và được cài đặt “chương trình chạy” để truy cập phần mềm qua mạng LAN/ WAN. Danh sách các Phòng ban được cài đặt – ứng dụng phần mềm như sau: Bộ phận Kế hoạch – Sản xuất; Bộ phận Kho
- Dữ liệu tập trung trên máy chủ tại Trụ sở Văn phòng sẽ được sao lưu thường xuyên trên server backup để đảm bảo an toàn dữ liệu cho hệ thống phần mềm.
Lưu ý: Để đảm bảo về tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì Bravo khuyến cáo Quý Khách hàng trang bị thêm 01 máy chủ dự phòng phục vụ cho 02 nhiệm vụ chính: thay thế server chính vận hành hệ thống và backup dữ liệu của phần mềm (hoặc tích hợp thêm các ổ cứng vật lý và cấu hình server chạy theo cơ chế nhiều ổ cứng cùng thời điểm – RAID 0, RAID 10)
2. Giải pháp sử dụng liên phòng ban
Giải pháp phần mềm BRAVO được thiết kế và sử dụng cho tất cả các bộ phận/ phòng ban trong doanh nghiệp. Mỗi bộ phận/ hoặc thậm chí là mỗi vị trí người sử dụng sẽ được thiết kế riêng các “layout”, mỗi “layout” sẽ quy định về giao diện, các tính năng, nghiệp vụ, dữ liệu, báo cáo dữ liệu phù hợp với vị trí người sử dụng. Layout là lớp giao diện mà người sử dụng sẽ thao tác với các tính năng, hệ thống dữ liệu của phần mềm. Lớp cơ sở dữ liệu giữa các layout sẽ dùng trên một cơ sở dữ liệu để đảm bảo dữ liệu giữa các bộ phận phòng ban có tính liên kết và kế thừa với nhau.
Một số layout chính bao gồm
- Layout Ban lãnh đạo
- Layout Bộ phận Kinh doanh
- Layout Bộ phận Kỹ thuật
- Layout Bộ phận Mua hàng
- Layout Bộ phận Thống kê sản xuất
- Layout Bộ phận Kho
- Layout Bộ phận QA – QC
- Layout Bộ phận Xuất Nhập khẩu
- Layout Bộ phận Kế toán
- Layout Bộ phận Nhân sự
3. Xử lý các quy trình nghiệp vụ đặc thù
a. Đặc thù hệ thống danh mục
- Danh mục vật tư hàng hóa, nguyên phụ liệu (đặc thù theo màu, art, size)
b. Đặc thù kinh doanh
- Thừa kế định mức từ Bp. Kỹ thuật
- Theo dõi đơn đặt hàng/ hợp đồng bán: Nhân viên kinh doanh có thể import file excel thông tin đặt hàng ® tự động tạo PO trên phần mềm. Hoặc cập nhật trực tiếp PO
- Chức năng đính kèm file hỗ trợ đính kèm file thông tin vào từng đơn đặt hàng bán
- Cân đối Nguyên phụ liệu
- Cập nhật Bảng tính giá thành kế hoạch: Để tránh trường hợp mua hàng vượt giá trị đã đàm phán với khách hàng. Nhân viên Kinh doanh cập nhật “Bảng tính giá thành kế hoạch” trên hệ thống (Chi tiết theo đơn hàng/ style, theo định mức cần bao nhiêu nguyên vật liệu, số lượng, % hao hụt, hiển thị giá đã đàm phán với khách hàng)
- Lệnh xuất giao hàng: Theo dõi dữ liệu và tiến độ thực hiện đơn hàng từ Bp. Sản xuất, sau khi sản xuất xong thực hiện cập nhật Lệnh xuất giao hàng chuyển đến Kho để thực hiện xuất giao hàng, kiểm soát chặt chẽ dữ liệu xuất kho, tránh sai sót. Đồng thời chuyển dữ liệu đến Bp. Xuất nhập khẩu để thực hiện các thủ tục Hải Quan
- Hệ thống báo cáo phân tích
c. Đặc thù mua hàng
- Đề nghị mua hàng: lập kế hoạch đặt mua và đề nghị mua hàng. Hỗ trợ lấy các PO chưa lập kế hoạch mua
- Thực hiện nhập mua
- Tạo đơn đặt hàng mua từ cân đối nguyên phụ liệu
- Việc kiểm soát giá sẽ được thể hiện qua tính năng cảnh báo vượt giá thành (dữ liệu từ Bảng tính giá) và không cho phép người mua lưu dữ liệu, yêu cầu nhân viên thu mua phải đàm phán và làm việc lại với nhà cung cấp
- Lệnh nhập hàng (Lệnh nhập NVL)
- Khi hàng về kho, dựa vào dữ liệu packing list nhà cung cấp à nhân viên mua hàng cập nhật Lệnh nhập hàng để chuyển về kho
- Kho chỉ thừa kế lệnh nhập, cập nhật số liệu thực tế vào phiếu nhập kho, không được phép tạo thêm mã
==> Cung cấp báo cáo so sánh chênh lệch giữa số liệu đặt hàng và thực Hệ thống báo cáo
- Hệ thống báo cáo:
- Sổ theo dõi đơn đặt hàng mua;
- Bảng tổng cộng đơn đặt hàng mua theo tháng;
- Phân tích kết quả thực hiện đơn đặt hàng mua theo thời gian thực hiện đơn hàng;
- So sánh thực tế và Kế hoạch mua hàng.
d. Đặc thù Kho thông minh
- Theo dõi quản lý Kho theo Sơ đồ vị trí: từ bản vẽ thực tế mặt bằng kho, BRAVO sẽ thiết kế tích hợp trên phần mềm BRAVO để bộ phận kho sử dụng do đặc thù quản lý kho theo vị trí cần phải trực quan đến từng khu vực, vị trí lưu trữ.
- Cấp mã vạch (Barcode/ QRcode): Khi hàng về kho, bộ phận kho sẽ thực hiện in đồng loạt mã vạch dựa trên lệnh nhập theo Packing List với số định danh duy nhất mang tính tạm thời và chưa phân vị trí. Chủ yếu phục vụ dán liên cây vải với thao tác nhập vải nhanh nhất có thể
Dán mã vạch lên nguyên liệu
App BRAVO trên thiết bị quét PDA: Để thuận lợi cho công việc cơ động của bộ phận kho trong quá trình nhập hàng. BRAVO đã thiết kế một phân nhánh chương trình chạy trên các thiết bị quét PDA kết nối với cơ sở dữ liệu trung tâm (Data Center) qua mạng Internet (Wifi hoặc 3G) từ thiết bị.
- NHẬP KHO: Gán thông tin vị trí nhập kho: Khi bốc vải xuống xếp lên Pallet nhân viên kho sẽ sử dụng thiết bị PDA để gán vị trí còn trống đã xác định trước đó, đồng thời quét mã vạch các thông tin còn lại trên cây vải theo số thứ tự duy nhất của mã vạch đi kèm như: số yard, số Lot, số roll,…tương ứng với lệnh nhập theo Packing List đã có trên hệ thống
- XUẤT KHO: Kiểm tra Final: Vật tư khi được tập kết chuẩn bị giao xuống Xưởng may sẽ được nhận viên kiểm tra. Nhân viên Kho sẽ sử dụng thiết bị quét mã vạch PDA để thực hiện kiểm tra. Trên thiết bị quét có cài App của BRAVO liên kết với Phiếu đề nghị lĩnh vật tư. Nếu phát hiện bất kỳ cây vải nào xuất sai so với phiếu đề nghị, hệ thống sẽ cảnh báo ngay lập tức. Sau khi hoàn thành kiểm tra thì số liệu xuất sẽ được ghi nhận về dữ liệu trung tâm (Data Center)
- Quét mã vạch kiểm tra cây vải
e. Đặc thù sản xuất
- Kế hoạch sản xuất
- Lập lệnh sản xuất
- Thống kê BTP/ Thành phẩm: Cập nhật Phiếu thống kê BTP/TP, ghi nhận số lượng thực tế sản xuất. ==> Theo dõi được tiến độ thực hiện đơn hàng và chênh lệch so với kế hoạch
- Theo dõi packing list hàng xuất
- Nhập nguyên phụ liệu
- Xuất đi gia công
- Xuất đi sản xuất
- Nhập thành phẩm
- Hệ thống báo cáo: Báo cáo tổng hợp kết quả sản xuất theo thời gian; Báo cáo theo dõi nhu cầu nguyên vật liệu sản xuất; Báo cáo thống kê sản xuất;
f. Đặc thù Xuất nhập khẩu
- Thừa kế dữ liệu sản xuất, cập nhật packing list thành phẩm
- Cập nhật invoice hàng xuất
- Thừa kế toàn bộ dữ liệu phát sinh trong quá trình sản xuất đơn hàng để khai báo Hải quan
- Hệ thống báo cáo Hải quan
application efficiency
Hiệu quả sử dụng
1. Bộ phận Kinh doanh
- Luôn có thông tin chính xác, tức thời về các định mức kỹ thuật. Hỗ trợ tối ưu cho quá trình giao dịch, đàm phán giá với khách hàng.
- Thừa kế được toàn bộ dữ liệu định mức từ bộ phận Kỹ thuật để bổ sung màu và lên cân đối NPL. Giảm thiểu tối đa các thao tác nhập liệu, hỗ trợ quá trình hoạt động được diễn ra nhanh chóng.
- Thực hiện cân đối nguyên phụ liệu theo PO
- Công cụ hỗ trợ tính giá thành kế hoạch, kiểm soát được giá trị mua hàng, giảm thiểu Mua vượt so với nhu cầu, tránh gây lãng phí tài nguyên doanh nghiệp
- Cập nhật tức thời và theo dõi liên tục tiến độ mua hàng, nhập hàng.
- Theo dõi tiến độ sản xuất thực hiện đơn hàng xuyên suốt
2. Bộ phận Kỹ thuật
- Cung cấp công cụ cập nhật định mức báo giá, định mức sản xuất theo từng PO để bộ phận liên quan thừa kế dữ liệu, tương tác trên cùng hệ thống;
3. Bộ phận Mua hàng
- Hỗ trợ tính toán nhu cầu vật tư theo mục đích sử dụng, phân tích hiệu quả mua hàng
- Giảm thiểu tối đa các giao dịch nội bộ bằng cách chia sẻ và cung cấp thông tin nội bộ tức thời. Ví dụ: chia sẻ thông tin về tình hình giao hàng theo PO, hàng tồn kho, tình hình mua NPL…
- Giúp kiểm soát tốt nhất về chất lượng nhà cung cấp trong quá trình mua và nhập hàng. Ví dụ: theo dõi chặt chẽ tiến độ giao hàng, cảnh báo sớm đối với các đơn hàng sắp hết hạn giao hàng… phục vụ kịp thời quá trình sản xuất.
- Việc đồng nhất tên gọi và quy cách cho sản phẩm trong toàn hệ thống đảm bảo tính chính xác trong giao dịch về bán, xuất, nhập hàng trong toàn hệ thống.
4. Bộ phận Kho
- Chủ động trong công tác quản lý, điều hành nhập – xuất kho NPL, vật tư và thành phẩm;
- Giảm thiểu thời gian thao tác nhập liệu (có thể thừa kế dữ liệu từ các bộ phận tác nghiệp khác như: đơn hàng từ Bp Kinh doanh, lệnh sản xuất, packing list….) và nâng cao hiệu quả giá trị kho hàng;
- Lên được các báo cáo tồn kho nguyên phụ liệu tại bất kỳ thời điểm nào theo từng mã hàng, từng hợp đồng, PO.
- Đối với các kho thông minh sử dụng công nghệ Barcode/QRcode, thực hiện nhập xuất kho kết hợp với thiết bị có công nghệ Barcode/ QRcode để kiểm soát quá trình nhập xuất kho nguyên liệu có dán mã vạch Barcode/ QRcode. Kết nối với thiết bị quét mã vạch Barcode/ QRcode vào hệ thống phần mềm BRAVO phục vụ cho quá trình nhập xuất nguyên phụ liệu và thành phẩm
- Hệ thống hỗ trợ kiểm tra phát hiện sai sót tự động trong quá trình nhập xuất hàng thông qua quét mã vạch Barcode/ QRcode, kiểm soát trên thiết bị máy quét PDA (được cài đặt Bravo App) đưa ra các cảnh báo kịp thời nhằm tránh nhầm lẫn khi nhập xuất hàng từ kho.
- Chuẩn hóa quá trình lưu trữ, sắp xếp kho một cách khoa học và gọn gàng nhằm tối ưu năng lực của kho
- Phân tích dữ liệu kho trên phạm vi diện rộng gồm nhiều kho tại nhiều vị trí địa lý khác nhau bằng nhiều công cụ truy xuất, tổng hợp,.. Nâng cao khả năng điều hành kho một cách trực quan, khoa học trên hệ thống quản lý kho theo vị trí của BRAVO giúp người điều hành kho có thể theo dõi chính xác các vị trí đang lưu trữ hàng kèm theo các công cụ hỗ trợ tìm kiếm, truy xuất theo sơ đồ mặt cắt của kho thực tế.
5. Bộ phận Kế hoạch Sản xuất
- Luôn chủ động và kiểm soát tốt hoạt động sản xuất của mình, nâng cao hiệu quả sản xuất, gia tăng lợi thế cạnh tranh và từ đó nâng cao vị thế của doanh nghiệp trên thị trường
- Hỗ trợ thống kê về tình hình sản xuất của tất cả các công đoạn (cắt, may, hoàn thiện…)
- Báo cáo thống kê hằng ngày, hằng giờ về tình hình tất cả các chuyền, các Xí nghiệp…
- Luôn được cung cấp các số liệu thống kê về các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất một cách nhanh chóng và chính xác phục vụ công tác tính lương sản phẩm cho nhân viên và phân tích tiến độ thực hiện đơn hàng, đồng thời các bộ phận liên quan theo dõi được tiến độ hoàn thành PO
6. Bộ phận QA – QC
- Hỗ khai báo các tiêu chí đánh giá, quản lý chặt chẽ tiêu chuẩn từ đầu vào đến lúc sản xuất và cho ra thành phẩm
- Cung cấp công cụ Bravo Apps trên các thiết bị Smartphone hỗ trợ cập nhật nhanh trong quá trình đánh giá, có thể đính kèm hình ảnh sản phẩm lỗi để thể hiện một cách trực quan
- Dữ liệu kết nối tức thời với các bộ phận trong quá trình nhập/ xuất/ sản xuất
7. Bộ phận Xuất nhập khẩu
- Đối chiếu thông tin trên lệnh nhập nguyên phụ liệu/ lệnh xuất hàng và thông tin trên tờ khai hải quan để kịp thời phát hiện sai sót.
- Kịp thời nhận số liệu nhập – xuất – tồn nguyên phụ liệu trên hệ thống để thực hiện quyết toán nguyên phụ liệu, báo cáo hải quan;
8. Bộ phận Nhân sự – Tiền lương
- Theo dõi các công tác của bộ phận nhân sự từ lúc tuyển dụng, đào tạo đến trong quá trình công tác của nhân viên
- Quản lý hồ sơ nhân viên một cách chi tiết (mã nhân viên, mã hồ sơ lưu, tên nhân viên, bộ phận, địa chỉ, bộ phận công tác, chức vụ…). Tương ứng với từng hồ sơ, hệ thống sẽ truy vết các thông tin liên quan trong suốt quá trình làm việc
- Cập nhật, theo dõi Hợp đồng lao động của từng nhân viên. Cảnh báo nóng các thông tin sắp hết hạn hợp đồng của nhân viên. Xây dựng hệ thống quản lý nhân viên một cách chặt chẽ.
- Hệ thống kết nối trực tiếp với máy chấm công, lấy thời gian vào ra thực tế của từng nhân viên phục vụ công việc xác định việc đi muộn/ về sớm/ tăng ca. Đồng thời xử lý chấm công bổ sung cho các tình huống điều chuyển ca, nghỉ ốm, công tác ….
- Cho phép khai báo và thực hiện tính lương theo nhiều phương thức khác nhau. Chuyển các dữ liệu để bộ phận Kế toán thừa kế hạch toán lương.
- Theo dõi bảo hiểm và tình hình thanh toán bảo hiểm cho nhân viên.
9. Bộ phận Tài chính – Kế toán
- Giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán;
- Kiểm soát tốt các khoản chi phí phát sinh, doanh thu thông qua cơ chế liên kết dữ liệu tức thời trong toàn hệ thống, từ đó giúp cho doanh nghiệp có một góc nhìn về tài chính một cách tổng quát, kịp thời, đầy đủ và chính xác;
- Hỗ trợ các công tác nghiệp vụ yêu cầu sự chính xác cao như tính giá vốn, tính giá thành sản phẩm, hạch toán lương nhân viên;
- Hỗ trợ trong việc phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống theo từng hợp đồng, từng mã hàng.
9. Ban lãnh đạo
- Công cụ hỗ trợ phê duyệt, giao việc trong quản lý và vận hành hoạt động của doanh nghiệp từ xa;
- Cung cấp cho lãnh đạo những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến tình hình sản xuất, kinh doanh, tình hình tài chính, nhân sự… của công ty;
- Các công cụ báo cáo, phân tích về các chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp.
Typical customers
Danh sách khách hàng tiêu biểu
