Phần mềm BRAVO ứng dụng tại đơn vị Sản xuất Bê tông thương phẩm
Doanh nghiệp Sản xuất Bê tông thương phẩm phải vừa đồng thời đáp ứng các nhu cầu sản xuất và đáp ứng…
Tổng quan
Tại Việt Nam, quá trình “đô thị hóa – công nghiệp hóa” ngày càng phát triển mạnh mẽ, theo đó hệ thống cơ sở hạ tầng phục vụ quá trình này cũng được chính phủ, các doanh nghiệp tập trung phát triển như: Hệ thống giao thông công cộng, các khu công nghiệp và đặc biệt là các khu đô thị mới.
Để đáp ứng nhu cầu xây dựng cơ sở hạ tầng ngày càng phát triển đó, các chủ đầu tư xây dựng phụ thuộc rất nhiều vào các nhà thầu phụ có khả năng đáp ứng được các sản phẩm phụ trợ vừa đảm bảo chất lượng, vừa đảm bảo được tiến độ thực hiện theo các yêu cầu về thời gian khắt khe của dự án. Một trong các ngành phụ trợ đóng vai trò quan trọng đối với các dự án là ngành SẢN XUẤT BÊ TÔNG THƯƠNG PHẨM (BÊ TÔNG TƯƠI).
Tại các doanh nghiệp này, có những đặc thù sản xuất riêng (Quy trình sản xuất khác rất nhiều so với các ngành nghề sản xuất khác) và đồng thời doanh nghiệp cũng phải đáp ứng các nhu cầu sản xuất, thi công theo các dự án xây dựng. Vi vậy, việc ứng dụng các quy trình quản lý chặt chẽ và hệ thống PHẦN MỀM QUẢN TRỊ hỗ trợ các lãnh đạo doanh nghiệp và các phòng ban xử lý các chu trình nghiệp vụ phức tạp của ngành sản xuất này.
Phần mềm BRAVO 8 (ERP-VN) khi ứng dụng tại các đơn vị chuyên về BÊ TÔNG THƯƠNG PHẨM (BÊ TÔNG TƯƠI) được tùy chỉnh theo các nghiệp vụ rất đặc thù của các doanh nghiệp trong ngành. Hệ thống được xây dựng với mục đích trợ giúp cho doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về quản trị và vận hành các quy trình đã xây dựng trên phần mềm theo mục tiêu “đảm bảo chất lượng và đảm bảo tiến độ”..
II. BÀI TOÁN ĐẶC THÙ CỦA NGÀNH SẢN XUẤT BÊ TÔNG THƯƠNG PHẨM
1. Hệ thống tổ chức dữ liệu
2. Mô tả những hoạt động chính
- Là điểm khởi đầu của quá trình sản xuất kinh doanh
- Các dự án, công trình và hộ dân cư (khách hàng lẻ) tập trung ở mọi tỉnh thành trên cả nước do vậy phạm vi kinh doanh là rất rộng, khoảng cách giữa các khu vực bán hàng và sản xuất tương đối lớn.
- Bê tông là sản phẩm đặc thù được sản xuất theo yêu cầu riêng của từng đối tượng khách hàng (dự án, khách lẻ). Do vậy thông tin liên hệ giữa kinh doanh và kế hoạch sản xuất (kỹ thuật, điều độ, vận hành trạm) luôn là tức thời để đảm bảo độ chính xác về sản phẩm, tiến độ và chi phí trên từng đơn hàng.
Các công việc trong quy trình
- Phân vùng kinh doanh
- Quản lý thông tin dự án, khách hàng
- Lập báo giá bán hàng
- Đề nghị thiết kế bảng cấp phối
- Quản lý đơn hàng, hợp đồng
- Giải quyết sự cố
- Theo dõi công nợ
- Lập kế hoạch sản xuất và chuyển cho các Trạm trộn…
- Kế hoạch hôm trước chưa thực hiện sẽ được lập trong kế hoạch tiếp theo
- Theo dõi và điều chuyển xe Bơm, xe Bồn
- Quản lý thông tin, hồ sơ xe
- Kiểm soát việc sản xuất theo kế hoạch
- Giải quyết sự cố
Các công việc chính trong quy trình
– Bộ phận kế hoạch
- Tiếp nhận đơn hàng từ kinh doanh
- Phân tích đơn hàng
- Lập kế hoạch sản xuất (theo từng trạm)
- Triển khai kế hoạch sản xuất
- Giải quyết sự cố
– Bộ phận quản lý xe
- Quản lý thông tin nhân sự
- Quản lý hồ sơ xe
- Lập biên bản giao nhận xe
- Cập nhật và theo dõi phát sinh liên quan đến xe (Sữa chữa, đăng kiểm, số Km xe chạy)
– Vận hành trạm trộn
- Nhận thiết kế “Đề nghị cấp phối” (từ phòng Kinh doanh)
- Nhận kế hoạch sản xuất (từ phòng Kế hoạch)
- Quản lý sản xuất và chất lượng bê tông
- Kiểm tra tải trọng xe và bê tông
- Kiểm tra vận chuyển xe
- Quản lý xe và nhân sự
- Phòng mua hàng được phân 2 nhóm: Mua Nguyên vật liệu (NVL) và mua vật tư (công cụ dụng cụ, phụ tùng ô tô…)
- Tổng hợp thông tin đề nghị mua từ các trạm, văn phòng và thực hiện quá trình mua
- Theo dõi Nhập – Xuất – Tồn theo từng trạm trộn
Các công việc chính trong quy trình
- Đề nghị xuất vật tư/ Đề nghị mua vật tư
- Cập nhật và so sánh, lựa chọn báo giá nhà cung cấp
- Quản lý đơn hàng, hợp đồng mua
- Thông báo nhập mua (chi tiết theo từng trạm)
- Theo dõi nhập mua (chi tiết theo từng trạm)
- Theo dõi công nợ phải trả NCC
- Quản lý chi tiết Nhập – Xuất – Tồn nguyên vật liệu (Cát, đá, xi, phụ gia) tại từng trạm
- Kết nối dữ liệu với phần mềm của trạm trộn để cập nhật thông tin xuất NVL cho sản xuất
- Theo dõi tồn kho theo nhiều đơn vị tính (M3, kg)
- Kết nối dữ liệu với kế toán, mua hàng
Các công việc chính trong quy trình
- Nhập và theo dõi nhập mua (NVL, phụ tùng thiết bị)
- Xuất và theo dõi xuất NVL lên Xi – Lô
- Nhận và đối dữ liệu từ phần mềm quản lý trạm với dữ liệu cấp phối (dữ liệu của phiếu xuất NVL cho sản xuất)
- Theo dõi xuất phụ tùng đi sửa chữa
- Theo dõi xuất bán bê tông (nhận dữ liệu phiếu xuất bê tông từ phần mềm quản lý trạm và đối chiếu với phiếu cân ra cổng)
- Là bộ phận kế thừa toàn bộ dữ liệu phát sinh trong hệ thống
- Đóng vai trò kiểm soát các hoạt động tài chính phát sinh tương ứng tới từng nghiệp vụ sản xuất kinh doanh.
Các công việc chính trong quy trình
- Kế toán tiền mặt
- Kế toán bán hàng
- Kế toán mua hàng
- Kế toán công nợ, tạm ứng
- Kế toán kho
- Kế toán TSCĐ và CCDC
- Kế toán giá thành (giá thành bê tông, cọc, gạch)
- Kế toán thuế, hạch toán lương
- Kế toán tổng hợp
- Quản lý quá trình mua hàng (vật tư, thiết bị văn phòng) độc lập với phòng vật tư
- Quản lý hành chính (văn bản, cập phát đồng phục lao động)
- Quản lý nhân sự, chấm công, tính lương
Các công việc trong quy trình
- Quản lý tuyển dụng
- Quản lý đào tạo
- Quản lý hồ sơ nhân sự
- Quản lý chấm công và thống kê
- Đánh giá nhân sự
- Tính lương
- Quản lý cấp phát đồng phục, dụng cụ
- Bảo hiểm
III. GIẢI PHÁP CỦA BRAVO TRONG NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ CONTAINER
1. Tổ chức cơ sở dữ liệu phần mềm
Đặc điểm chung của các doanh nghiệp sản xuất Bê tông thương phẩm là địa bàn, phạm vị sản xuất kinh doanh phân tán tại nhiều địa điểm, khu vực khác nhau (văn phòng, trạm trộn,…). Do vậy, ngoài nhu cầu của khách hàng thì khi xây dựng giải pháp BRAVO tiến hành tư vấn các giải pháp tổ chức, phân luồng dữ liệu để thuận tiện trong các công tác nghiệp vụ, chặt chẽ trong việc quản lý các vấn đề phát sinh và tổng hợp mọi hoạt động trong hệ thống tổ chức sản xuất kinh doanh của khách hàng.
a. Mô hình tổ chức cập nhật và khai thác dữ liệu hệ thống
Như đã đề cập, do các địa điểm sử dụng phần mềm dàn trải theo các vùng địa lý nên BRAVO cần xây dựng một hệ thống dữ liệu kết hợp giữa giải pháp dữ liệu đồng bộ đảm bảo tính tức thời của dữ liệu (phục vụ các vấn đề kế thừa, theo dõi và quản lý dữ liệu phát sinh) và tính liên tục của dữ liệu (nhằm đảm bảo việc bán hàng và sản xuất phải liên tục khi có sự cố về kết nối, giảm độ trễ trong các giao dịch cần tính liên tục như bán hàng, nhập hàng,…).
Mô tả phương án
Tại trụ sở chính
- Cài đặt 01 phần mềm BRAVO 8 (ERP – VN) bao gồm “chương trình chạy” và “cơ sở dữ liệu” trên máy chủ (Server);
- Tại các phòng ban, các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy Client) sẽ được khai báo (tên máy, ID người dùng) và được cài các “chương trình chạy” để người dùng cập nhật thông tin, dữ liệu vào phần mềm;
- Các User sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan.
Tại nhà máy và các chi nhánh
- Cài đặt phần mềm BRAVO 8 (ERP-VN) chỉ gồm “chương trình chạy” (không bao gồm “cơ sở dữ liệu”) trên các máy Client của các bộ phận, user tham gia sử dụng phần mềm để cập nhật và truyền nhận dữ liệu online về phần mềm trên máy chủ tại trụ sở chính.
- Các user được phân cấp, phân quyền nhằm đảm bảo tính độc lập, trách nhiệm khi cập nhật dữ liệu vào hệ thống.
(Khuyến cáo: để đảm bảo về tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì BRAVO khuyến cáo trang bị thêm một máy chủ dự phòng, máy chủ backup phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: thay thế server chính vận hành hệ thống và back up dữ liệu của phần mềm. Trên server chính và server backup tích hợp các ổ cứng vật lý tương đương và cấu hình theo các giải pháp Raid ổ cứng: Raid 0, Raid1, Raid 10).
Mô hình dữ liệu
b. Phân nhóm các lớp dữ liệu người dùng tại từng địa điểm sử dụng
Ngoài việc kế thừa dữ liệu phát sinh trong hệ thống thì tại từng phòng ban có những nghiệp vụ riêng, độc lập và đôi khi là bảo mật với các phòng ban khác. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành, thao tác trên phần mềm thì BRAVO chia giao diện người dùng theo từng lớp (Layout). Cụ thể:
Văn phòng công ty
| Trạm trộn
|
2. Xử lý các nghiệp vụ đặc thù của sản xuất kinh doanh trong đơn vị sản xuất bê tông thương phẩm
a. Đặc thù bán hàng
- Phân vùng bán hàng, phân quyền truy cập của nhân viên bán hàng (nhân viên phụ trách vùng nào thì chỉ theo dõi được các khách hàng trong vùng đó)
- Quản lý bảng giá bê tông (theo MAC, Độ sụt, trạm,..)
- Quản lý báo giá bán hàng (báo giá dự án, báo giá khách hàng lẻ)
- Quản lý đơn hàng, hợp đồng bán
- Cập nhật đề nghị cấp phối theo từng đơn hàng, hợp đồng bán
- Quản lý và theo dõi công nợ bán hàng
Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO
Giao diện Module Bán hàng trên BRAVO 8 (ERP – VN)
Bảng giá bê tông
Báo giá bán hàng
Đề nghị cấp phối
Hợp đồng bán
Đơn đặt hàng bán
b. Đặc thù sản xuất
- Tiếp nhận đơn hàng
- Thiết kế bảng cấp phối (chi tiết theo từng MAC, độ sụt,…)
- Lập kế hoạch sản xuất (chi tiết theo từng trạm)
- Lập phiếu thống kê xuất bê tông
- Thống kê bơm bê tông (tại công trình).
Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO
Giao diện quản lý sản xuất tại các trạm trộn
Giao diện Kế hoạch sản xuất
Bảng cấp phối sản xuất
Phiếu thống kê xuất bê tông
Phiếu thống kê Bơm bê tông
c. Quản lý xe và tài sản, thiết bị
- Quản lý hồ sơ xe, thiết bị
- Lập biên bản giao xe và theo dõi nhật trình xe
- Quản lý bảo dưỡng xe, thiết bị
- Lập phiếu xuất lĩnh vật tư và nghiệm thu sửa chữa
- Theo dõi nhập trình xe
Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO
Biên bản bàn giao xe
Đề nghị xuất vật tư sửa chữa và nghiệm thu
IV. HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BRAVO TẠI CÁC DOANH NGHIỆP
1. Bộ phận Kinh doanh
- Phân vùng kinh doanh và quản lý được chính sách bán hàng theo từng vùng, theo từng nhóm khách hàng (khách hàng dự án, khách hàng lẻ), theo từng nhân viên kinh doanh.
- Quản trị và xử lý nhanh chóng các Đề nghị cấp phối, báo giá, đơn hàng hợp đồng khi có sự liên kết thông tin tức thời với phòng Kỹ thuật, Phòng Kế toán, Vận hành.
- Theo dõi được công nợ, tiến độ cấp bê tông, đổ bê tông chi tiết đến từng dự án, chủ đầu tư
- Việc đồng nhất tên gọi và quy cách cho sản phẩm trong toàn hệ thống đảm bảo tính chính xác trong giao dịch về bán, xuất, nhập hàng trong toàn hệ thống (giảm thiểu tối đa sự nhầm lẫn khi giao dịch có yếu tố về ngôn ngữ vùng miền).
2. Bộ phận Sản xuất
- Kết nối thông tin chặt chẽ với phòng kinh doanh trong quá trình lập cấp phối cho từng MAC bê tông
- Kết nối thông tin chặt chẽ với các trạm trộn
- Nhờ việc quản lý được nguồn gốc, chất lượng của nguyên vật liệu và đặc biệt nắm bắt được thời gian không sản xuất (máy hỏng, sửa chữa…) cũng như tỷ lệ sản phẩm lỗi tại từng công trình (sai độ sụt), có thể quản lý được chất lượng từng sản phẩm và truy vết nguồn gốc khi phát hiện sản phẩm bê tông không đảm bảo yêu cầu của khách hàng.
- Kiểm soát được sản lượng bê tông cấp cho các dự án
- Quản lý và theo dõi được thời gian kiểm tra độ sụt/đúc mẫu tại từng công trình
3. Bộ phận Điều phối xe
- Quản lý toàn bộ các chứng chỉ, giấy tờ theo xe. Đồng thời xây dựng và quản lý được các thời hạn sửa chữa, bảo trì, kiểm điện chi tiết theo từng đầu xe
- Quản lý và theo dõi được tình trạng sử dụng của các xe (xe xúc lập, xe bồn, xe bơm)
- Cập nhật lịch xe và điều xe theo thời gian thực
- Theo dõi và kiểm soát toàn bộ quãng đường di chuyển, xăng dầu tiêu hao, bê tông dư thừa theo từng đầu xe.
4. Bộ phận Tài chính – Kế toán
- Giảm thiểu toàn bộ quá trình nhập liệu từ kho – trạm về văn phòng -> kiểm soát chặt chẽ quá trình nhập – xuất NVL cho sản xuất.
- Theo dõi
- Giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán
- Theo dõi dữ liệu
- Hỗ trợ tối đa trong việc phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống.
5. Bộ phận Ban giám đốc
- Cung cấp cho ban quản trị những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến sản xuất, kinh doanh của công ty.
- Quản trị thông tin chi tiết về tình hình sản xuất kinh doanh tại từng trạm, từng dự án/công trình đang thi công.
- Lên các báo cáo so sánh, đánh giá dựa trên các chỉ tiêu phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp
V. DANH SÁCH KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU
1. Công ty TNHH Bê tông và Xây dựng Minh Đức
2. Công ty TNHH Việt Đức (Bê tông Việt Đức)
3. Công ty Cổ phần Bê tông Hamaco
4. Công ty Cổ phần Bê tông và Xây dựng Thừa Thiên Huế
5. Công ty TNHH MTV Bê tông Xuân Mai
6. Công ty Cổ phần Bê tông ly tâm Thủ Đức
7. Công ty Cổ phần Bê tông ly tâm Đồng Nai
8. Công ty Cổ phần Bê tông ly tâm Dung Quất
9. Công ty Cổ phần Bê tông Hòa Cầm
10. Công ty Cổ phần Đăng Hải
11…
