Sản xuất Bia, Rượu, NGK

I.    TỔNG QUAN PHẦN MỀM 

Giải pháp phần mềm BRAVO (ERP-VN) ứng dụng tại các doanh nghiệp trong lĩnh vực SẢN XUẤT BIA, RƯỢU, NƯỚC GIẢI KHÁT là một giải pháp quản trị tổng thể, hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực – tài lực – vật lực) cũng như trợ thủ đắc lực cho các bộ phận từ Kinh doanh, Mua hàng, Kế toán đến Điều hành sản xuất, Hành chính – Nhân sự… nhằm chia sẻ thông tin một cách hiệu quả thông qua quy trình xử lý công việc đã được quy chuẩn khi khảo sát và thiết kế phần mềm theo đặc thù của ngành sản xuất Bia, Rượu, Nước giải khát.

Các bộ phận cùng sử dụng trên một hệ thống phần mềm theo một quy trình khép kín, cho phép liên kết và kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận (dữ liệu đầu ra của bộ phận này là dữ liệu đầu vào của một bộ phận khác) để phục vụ công tác quản lý và hỗ trợ thao tác nghiệp vụ cho từng bộ phận được nhanh chóng, chính xác nhằm cải thiện tối đa hiệu quả sản xuất kinh doanh.

II.    BÀI TOÁN ĐẶC THÙ CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT BIA, RƯỢU, NƯỚC GIẢI KHÁT

1.    Khái quát đặc thù doanh nghiệp sản xuất Bia, Rượu, Nước giải khát

a.     Tổng quát

Ngành thực phẩm – đồ uống (Bia – Rượu – NGK) ở Việt Nam đã có từ lâu nhưng phát triển nhanh trong hơn một thập kỷ vừa qua, trên cơ sở:

–        Chính sách đổi mới, mở cửa của Nhà nước.

–        Nền kinh tế phát triển nhanh, nhu cầu và mức sống của người dân được cải thiện.

–        Du lịch quốc tế và FDI tăng mạnh.

b.    Thành quả đạt được

–        Nhiều cơ sở sản xuất mới được xây dựng với trang thiết bị, công nghệ hiện đại.

–        Sản xuất ra nhiều sản phẩm phong phú, có chất lượng cao.

–        Đã có đóng góp lớn cho ngân sách Nhà nước.

–        Đã từng bước đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng.

c.     Cơ hội và thách thức

–        Ngành Nước giải khát được đầu tư lớn và có tốc độ phát triển tốt trong thời gian qua.

–        Sức tiêu dùng Việt Nam ngày càng mạnh. Thị trường lớn, cơ cấu dân số trẻ, năng động. Người tiêu dùng, đặc biệt giới trẻ, khá nhạy bén, tiếp thu tốt và hiểu biết về thương hiệu.

–        Việt Nam là một trong những nền kinh tế phát triển nhanh nhất ở Châu Á trong những năm gần đây.

–        Áp lực cạnh tranh ngày càng gay gắt trong ngành NGK là động lực cho một thị trường năng động và kích thích phát triển.

–        Tính cạnh tranh ngày càng tăng cao thông qua việc Việt Nam gia nhập WTO (2007), trở thành thành viên ASEAN AEC (2015), TPP đã được ký kết.

–        Các rào cản thị trường và hạn chế thương mại bị loại bỏ dần, khả năng tiếp cận nguồn vốn và thị trường nước ngoài tốt hơn.

–        Thị trường trong nước lớn, chi phí lao động thấp và quá trình cổ phần hóa các doanh nghiệp Nhà nước mạnh mẽ.

–        Ngành du lịch phát triển tốt và cơ hội phát triển thị trường xuất khẩu ngày càng tăng cao.

2.    Phạm vi và quy trình vận hành hệ thống phần mềm

Các bước vận hành:

(1) Bộ phận Kinh doanh tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng và điều phối với Nhà máy để tiến hành sản xuất cho kịp tiến độ giao hàng đã thỏa thuận.

(2) Nhà máy đề xuất nguyên liệu, nhận nguyên liệu từ kho, tiến hành nhập kho sau khi sản xuất hoàn tất và thống kê sản xuất: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, giờ công, hiệu quả, năng suất…

(3) Bộ phận Mua hàng tiến hành mua hàng và nhập kho để đảm bảo nhu cầu tại từng bộ phận, nhu cầu tồn kho tối ưu và nhu cầu sản xuất.

(4A,B) Doanh số bán hàng nhân viên kinh doanh và sản lượng sản xuất của công nhân tại Nhà máy được tập hợp tại Bộ phận Hành chính – Nhân sự để tính lương.

(5A,B,C,D) Dữ liệu từ các bộ phận được chia sẻ, kế thừa tại Bộ phận Tài chính – Kế toán để thực hiện các công tác quản lý doanh thu, công nợ, chi phí…

3.    Mô tả một số quy trình nghiệp vụ đặc thù

BỘ PHẬN KINH DOANH

–        Quản lý, lưu trữ thông tin khách hàng

–        Theo dõi bảng giá bán hàng theo mặt hàng, đơn vị áp dụng (công ty thành viên, khách hàng) và thời gian áp dụng

–        Lập đơn hàng bán, lệnh bán hàng để chuyển xuống Bộ phận Kho tiến hành xuất hàng

–        Theo dõi chi tiết tình trạng giao hàng: Mã xe, Biển số xe, Tài xế đi giao, Lệnh bán hàng, Mặt hàng, Số lượng

–        Quản lý chính sách bán hàng áp dụng cho các đơn vị, nhà phân phối

–        Theo dõi thực hiện bán hàng và thanh toán

BỘ PHẬN MUA HÀNG

–        Quản lý, lưu trữ thông tin nhà cung cấp

–        Quản lý mua hàng nội địa và nhập khẩu các loại nguyên phụ liệu, hóa chất, dầu, mực in…

–        Lập kế hoạch mua hàng chi tiết theo từng vật tư

–        Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp

–        Theo dõi ký quỹ để mở L/C phục vụ việc mua hàng

–        Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng mua

–        Theo dõi hợp đồng, đơn hàng với nhà cung cấp

–        Theo dõi tiến độ giao hàng và công nợ

–        Quản lý hạn sử dụng của lô hàng

–        Chương trình tính toán đưa ra báo cáo nhu cầu vật tư nhằm hỗ trợ người dùng đưa ra quyết định mua hàng kịp thời, hợp lý.

BỘ PHẬN KHO

–        Quản lý vật tư, thành phẩm theo mã, theo kho

–        Quản lý chi tiết lô, hạn sử dụng của từng vật tư, thành phẩm

–        Quản lý bao bì thành phẩm:

• Kho xuất, kho nhập
• Theo thông báo lệnh số
• Mã xe, biển số xe

–        Quản lý ký cược vỏ chai hoặc của khách hàng gửi, xử lý các trường hợp hư hỏng

BỘ PHẬN SẢN XUẤT

–        Dữ liệu được phân tách theo các công đoạn tại xưởng chiết, xưởng pha chế và luân chuyển theo quy trình sản xuất.

–        Lập kế hoạch sản xuất, chi tiết theo tuần (máy sản xuất, ca sản xuất…)

–        Thống kê số lượng bán thành phẩm, thành phẩm trong kỳ

–        Theo dõi hao hụt nguyên liệu sản xuất.

BỘ PHẬN ĐIỀU VẬN

–        Kế thừa thông tin lệnh bán hàng từ Bộ phận Kinh doanh

–        Xây dựng bảng giá đối với xe tự vận chuyển hoặc xe thuê ngoài

–        Quản lý hàng hóa đi giao theo các đơn hàng: Số xe, Tài xế, Tên hàng, Số lượng…

–        Kiểm tra tình trạng và điều phối các xe đi giao hàng, xác định và xử lý theo các hình thức:

• Xe thuê ngoài : Đưa hóa đơn xuống tự sắp xếp đi
• Khách hàng tự vận chuyển
• Xe công ty:  Phân theo tuyến theo quận/ huyện

–        Kiểm tra GPS: Xe đi và xe về có đúng địa điểm hay không, theo dõi xe về có kết rỗng hay về xe không để Bộ phận Kho rỗng nhập cược hoặc mượn vỏ.

BỘ PHẬN TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

–        Lập và theo dõi kế hoạch doanh thu, chi phí

–        Quản lý tiền mặt/ tiền gửi ngân hàng

–        Quản lý công nợ phải trả/ phải thu

–        Kế toán hàng tồn kho

–        Quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ

–        Tính giá thành sản xuất bia, nước giải khát, cồn, rượu: Phương án cụ thể nhiều công đoạn tập hợp chi phí theo từng sản phẩm

–        Kế toán tổng hợp

–        Báo cáo tài chính và Báo cáo thuế theo quy định hiện hành

BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

–        Quản lý hồ sơ nhân sự đội ngũ sales, tiếp thị:

• Thông tin sơ yếu lý lịch
• Hợp đồng lao động
• Quyết định khen thưởng, kỷ luật

–        Khai báo công thức tính lương thực tế theo từng cấp bậc vị trí: Trưởng sales, Sales, Quản lý tiếp thị, Tiếp thị.

III.      GIẢI PHÁP PHẦN MỀM BRAVO^® TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT BIA, RƯỢU, NƯỚC GIẢI KHÁT

1.    Mô hình cài đặt phần mềm

Giải pháp BRAVO (ERP-VN) có thể hỗ trợ 02 mô hình cài đặt phần mềm khác nhau: mô hình cài đặt dữ liệu tập trung (Online – kết nối trực tuyến) và mô hình dữ liệu phân tán (Offline – đồng bộ định kỳ). Tuy nhiên, dựa trên kinh nghiệm đã triển khai, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất Bia, Rượu, Nước giải khát thường được phân tán tại nhiều địa điểm (văn phòng, nhà máy chế biến, nhà máy đóng gói…), chức năng hoạt động tại mỗi nơi cũng khác nhau. BRAVO xây dựng hệ thống dữ liệu cần đảm bảo tối ưu việc phân luồng dữ liệu phù hợp với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, kiểm soát chặt chẽ để quy trình nghiệp vụ vận hành được chính xác, thuận lợi, vì vậy, BRAVO sẽ thực hiện mô hình cài đặt dữ liệu tập trung (Online).

Mô tả mô hình

TRỤ SỞ CHÍNH (hoặc nơi mà doanh nghiệp chọn đặt máy chủ – có thể là các data center)

–        Trên máy chủ (Server) sẽ được cài đặt Phần mềm BRAVO bao gồm Chương trình phần mềm và Cơ sở dữ liệu. 

–        Dữ liệu sẽ được phân vùng thành các đơn vị cơ sở (ĐVCS): Trụ sở chính, Nhà máy, Công ty con. Phần mềm hỗ trợ lên Báo cáo tài chính và Báo cáo thuế riêng cho từng đơn vị.

–        Chức năng điều chỉnh loại trừ tài khoản nội bộ và hợp nhất dữ liệu giúp nhà quản trị có thể xem được Báo cáo tài chính hợp nhất của toàn công ty.

NHÀ MÁY/ CÔNG TY CON/ KHO

–        Các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy Client) sẽ được khai báo (tên máy, ID người dùng) và được cài các Chương trình phần mềm để người dùng truy cập và nhập liệu trực tuyến vào ĐVCS tương ứng trên máy chủ thông qua đường truyền mạng tốc độ cao.

–        Danh mục sử dụng chung cho cả hệ thống.

–        Không giới hạn số lượng máy con trong hệ thống mạng LAN của các địa điểm này.

Các User sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan. Mỗi user người dùng/ nhóm user người dùng hoặc bộ phận sẽ có thiết kế layout (giao diện) riêng phù hợp với nghiệp vụ quản lý của từng người sử dụng hoặc bộ phận. Giải pháp phần mềm BRAVO^®7 cho phép kết nối các địa điểm từ xa thông qua hệ thống đường truyền Internet với yêu cầu cơ bản về đường truyền (mạng ADSL thông dụng). Dữ liệu được lưu tập trung trên Server sẽ được backup định kỳ hoặc liên tục thông qua cơ chế backup tự động của phần mềm.

Khuyến cáo: Để đảm bảo tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì Bravo khuyến cáo trang bị thêm 01 máy chủ dự phòng (máy chủ backup) phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: thay thế Server chính vận hành hệ thống và backup dữ liệu của phần mềm. Trên Server chính và Server backup tích hợp các ổ cứng vật lý tương đương và cấu hình theo các giải pháp Raid ổ cứng: Raid 0, Raid 1, Raid 10).

2.    Giải pháp sử dụng liên phòng ban

Giải pháp phần mềm BRAVO được thiết kế và sử dụng cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp sản xuất Bia, Rượu, Nước giải khát. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành phần mềm và đảm bảo tính bảo mật giữa các phòng ban, BRAVO sẽ thiết kế riêng cho mỗi bộ phận hoặc thậm chí là mỗi vị trí người sử dụng các “layout” cụ thể. Mỗi “layout” sẽ quy định về giao diện, các tính năng, nghiệp vụ, dữ liệu, báo cáo phù hợp với vị trí người sử dụng. “Layout” là lớp giao diện mà người sử dụng sẽ thao tác với các tính năng, hệ thống dữ liệu của phần mềm. Lớp cơ sở dữ liệu giữa các “layout” sẽ dùng trên một cơ sở dữ liệu để đảm bảo dữ liệu giữa các bộ phận phòng ban có tính liên kết và kế thừa với nhau.

Một số layout chính bao gồm: