Phần mềm BRAVO ứng dụng trong doanh nghiệp Dệt may

I. TỔNG QUAN PHẦN MỀM

  • Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể BRAVO (ERP – VN) ứng dụng tại các đơn vị trong lĩnh vực DỆT MAY là một giải pháp quản trị tổng thể hỗ trợ cho các doanh nghiệp giải quyết kịp thời các yêu cầu soát xét các nguyên phụ liệu tiêu hao trong quá trình may gia công bằng việc quản lý logic và xuyên suốt số liệu từ ban đầu đến khi kết thúc sản xuất cho từng đơn hàng.
  • Các module hỗ trợ xử lý nghiệp vụ cho từng bộ phận như Kinh doanh, Xuất Nhập khẩu, Mua hàng, Sản xuất, Kế toán, Kho,… được tích hợp trên cùng một hệ thống tạo ra tính liên kết cao trong quá trình luân chuyển dữ liệu giữa các bộ phận giúp Ban Lãnh đạo nắm bắt kịp thời tiến độ đơn hàng, doanh thu, chi phí,… thông qua nhiều hình thức như smartphone, máy tính bảng, laptop.
  • Với hệ thống mở, cùng với năng lực và kinh nghiệm triển khai của BRAVO, nên cho phép dễ dàng tùy chỉnh hoặc thiết kế mở rộng modules, tính năng, nghiệp vụ quản lý trên hệ thống phần mềm trong tương lai khi doanh nghiệp phát triển và có nhu cầu thay đổi cho phù hợp với thực tế.

II. BÀI TOÁN ĐẶC THÙ CỦA DOANH NGHIỆP DỆT MAY

1. Khái quát đặc thù doanh nghiệp dệt may

Doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh với sự tham gia của nhiều bộ phận (Kế hoạch Kinh doanh, Kỹ thuật, Xuất nhập khẩu, Kho, Thống kê sản xuất, Kế toán, Nhân sự)… cùng phối hợp thực hiện một chuỗi các công việc từ lúc phát sinh đơn hàng, xử lý đơn hàng, thực hiện sản xuất và kết thúc đơn hàng, thực hiện quyết toán nguyên phụ liệu. Có 2 hình thức đơn hàng là đơn hàng CM và đơn hàng FOB.

Hoạt động sản xuất được thực hiện theo PO nên các quá trình lập định mức báo giá, định mức sản xuất, cân đối nguyên phụ liệu, cấp phát nguyên phụ liệu, lên kế hoạch sản xuất, thống kê sản xuất, nhập kho thành phẩm,… đều được gắn kết với các PO với mục đích tại bất cứ thời điểm nào, đều nắm được lượng thừa thiếu nguyên phụ liệu cho từng hợp đồng/ Style/ PO để thực hiện quyết toán với hải quan.

2. Phạm vi và quy trình vận hành hệ thống

Các bước vận hành chính

QT

NỘI DUNG CHI TIẾT

PHÁT SINH ĐƠN HÀNG

  1. Dựa trên định mức báo giá từ Bp. Kỹ thuật, Bp. Kế hoạch - Kinh doanh lập và gửi báo giá cho khách hàng. Định mức báo giá có thể thay đổi nhiều lần dựa trên các lần đàm phán giữa Kinh doanh và khách hàng. Sau khi khách hàng xác nhận sẽ chuyển thành định mức đặt hàng.
  2. Bp. Kế hoạch - Kinh doanh lập và theo dõi PO trên hệ thống, xác nhận thời gian giao hàng với khách hàng. (Hỗ trợ import thông tin đặt hàng khách hàng gửi vào theo định dạng excel BRAVO quy định và tự động tạo PO trên hệ thống).
  3. Bp. Kinh doanh lập kế hoạch sản xuất tổng quát cho PO chuyển xuống cho các xí nghiệp may để chuẩn bị sản xuất các đơn hàng.

XỬ LÝ ĐƠN HÀNG

  1. Dựa trên định mức sản xuất từ Bp. Kỹ thuật, Bp. Kế hoạch - Kinh doanh tiến hành cân đối nguyên phụ liệu và lập đề nghị mua hàng.
  2. Sau khi đề nghị mua hàng được xét duyệt, cập nhật báo giá nhà cung cấp trên hệ thống. Thực hiện so sánh báo giá nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp.
  3. Báo giá nhà cung cấp sau khi được xét duyệt sẽ được thừa kế dữ liệu tạo thành Đơn đặt hàng mua.
  4. Đối với nguyên phụ liệu nhập khẩu, Nhà cung cấp gửi packing list cho Bp. Kế hoạch kinh doanh, chương trình hỗ trợ import packing list theo mẫu BRAVO quy định vào hệ thống. Theo dõi thời gian giao hàng trên đơn đặt hàng mua và khi hàng về kho, Bp. Kế hoạch kinh doanh lập lệnh nhập nguyên phụ liệu, thừa kế dữ liệu từ packing list. Bp. Xuất nhập khẩu kiểm tra lệnh nhập so với tờ khai và bổ sung thông tin số tờ khai trên lệnh nhập.
  5. Bp. Kho thực hiện nhập kho theo lệnh nhập, kiểm tra chất lượng NPL, xác nhận số lượng nhập kho và hoàn thành nhập kho.

THỰC HIỆN ĐƠN HÀNG VÀ KẾT THÚC

  1. Từ kế hoạch sản xuất tổng quát, Bp. Thống kê sản xuất phát lệnh sản xuất cho các xí nghiệp thực hiện sản xuất.
  2. Dựa trên cân đối NPL, Bp. Kế hoạch – Kinh doanh lập lệnh cấp phát NPL để Bp. Kho thực hiện xuất kho NPL cho xí nghiệp. Xí nghiệp thực hiện phân chuyền và tiến hành sản xuất.
  3. Bp. Kỹ thuật cập nhật sơ đồ tỷ lệ trên hệ thống, xí nghiệp thực hiện cắt, may và hoàn thành. Lần lượt tại mỗi công đoạn, Bp. Thống kê sản xuất ghi nhận lại phiếu theo dõi bàn cắt, phiếu thống kê rải chuyền và phiếu thống kê thành phẩm. Số liệu thống kê được chia sẻ cho Bp. Nhân sự để thực hiện tính lương theo sản phẩm và Bp. Kế hoạch kinh doanh theo dõi được tiến độ thực hiện đơn hàng.

 

  1. Từ phiếu theo dõi bàn cắt, chương trình tự động tính toán được tiêu hao thực tế và xác định được số lượng thừa thiếu của cây vải. Cuối ngày tự động sinh ra phiếu xả vải thể hiện số lượng nhập về, số lượng hao hụt và số lượng thực tế (xử lý các trường hợp thừa/ thiếu cây vải, hàng lỗi, phế phẩm).
  2. Bp. Xuất nhập khẩu thực hiện quyết toán NPL và Bp. Kế hoạch kinh doanh tiến hành lập packing list cho hàng xuất.
  3. Bp. Kho nhập kho thành phẩm theo packing list và chia sẻ phiếu nhập kho để Bp. Kế toán tính giá thành.
  4. Bp. Kế hoạch kinh doanh tiến hành cập nhật lệnh xuất hàng và Bp. Xuất nhập khẩu kiểm tra và bổ sung thông tin số tờ khai trên lệnh xuất. Bp. Kho thực hiện xuất kho thành phẩm theo lệnh xuất hàng.

3. Mô tả một số quy trình nghiệp vụ đặc thù

3.1. BỘ PHẬN KẾ HOẠCH - KINH DOANH

  • Cập nhật và theo dõi báo giá (Báo giá được lập dựa trên định mức báo giá từ Bp. Kỹ thuật cung cấp);
  • Cập nhật và theo dõi PO (Hỗ trợ import thông tin đặt hàng khách hàng gửi theo mẫu excel BRAVO quy định, tự động tạo PO trên hệ thống);
  • Cập nhật kế hoạch sản xuất tổng quát thể hiện thông tin: Số hợp đồng, PO, Style, Màu, Size, Số lượng;
  • Thực hiện cân đối nguyên phụ liệu theo PO;
  • Cập nhật đề nghị mua hàng và xét duyệt đề nghị mua hàng;
  • Cập nhật và theo dõi báo giá nhà cung cấp, so sánh báo giá nhà cung cấp;
  • Lựa chọn nhà cung cấp và tạo đơn đặt hàng mua theo PO;
  • Theo dõi thông tin packing list nguyên phụ liệu và cập nhật lệnh nhập nguyên phụ liệu (đối với trường hợp mua nội địa) và lệnh nhập nguyên phụ liệu theo packing list (đối với trường hợp mua nhập khẩu);
  • Cập nhật lệnh cấp phát nguyên phụ liệu dựa theo bảng cân đối nguyên phụ liệu;
  • Theo dõi tiến độ sản xuất thực hiện đơn hàng, lập packing list hàng xuất và lập lệnh xuất hàng.

3.2. BỘ PHẬN KỸ THUẬT

  • Cập nhật định mức báo giá theo PO (phục vụ cho Bp. Kế hoạch kinh doanh làm việc với khách hàng) bao gồm các thông tin: Style, Mã NPL, Tên NPL, ĐVT, Trọng lượng;
  • Nhận kế hoạch sản xuất tổng quát từ Bp. Kế hoạch kinh doanh và cập nhật định mức sản xuất (Thừa kế từ dữ liệu định mức báo giá và chỉnh sửa);
  • Lập sơ đồ tỷ lệ theo bàn cắt từ Nhà Máy, xác định phối size như thế nào bao gồm các thông tin: Style, PO, tên sơ đồ, ĐVT, Size, Số lượng.

3.3. BỘ PHẬN XUẤT NHẬP KHẨU

  • Kiểm tra lệnh nhập NPL đối chiếu với thông tin trên tờ khai hải quan. Bổ sung thông tin số tờ khai trên lệnh nhập NPL;
  • Theo dõi thông tin thừa thiếu nguyên phụ liệu theo từng PO và thực hiện quyết toán nguyên phụ liệu, báo cáo hải quan;
  • Thừa kế lệnh xuất hàng và bổ sung thông tin số tờ khai hải quan trên lệnh xuất.

3.4. BỘ PHẬN KHO

  • Thực hiện KCS Nguyên phụ liệu trước khi nhập kho;
  • Nhập kho nguyên phụ liệu theo lệnh nhập. Phiếu nhập kho có các thông tin chính: PO khách hàng, số hợp đồng, thông tin vật tư, thông tin cây vải: màu, size, art, lô, chi tiết theo mã số cây tự sinh ra theo định dạng ngày về/ mã số cây – mã số cây là duy nhất để quản lý, chỉ cập nhật số lượng thực tế hàng về, không cho phép sửa thông tin của các mặt hàng theo tờ khai.
  • Xuất kho nguyên phụ liệu theo lệnh cấp phát;
  • Nhập kho thành phẩm theo packing list;
  • Xuất kho thành phẩm theo lệnh xuất hàng;
  • Xuất kho điều chuyển yếu tố (PO/ Style/ Màu/ Lot);
  • Xuất hủy xử lý số dư nguyên vật liệu;
  • Thực hiện Kiểm kê kho định kỳ;
  • Tổng hợp Nhập - Xuất – Tồn kho theo yếu tố.

3.5. BỘ PHẬN THỐNG KÊ SẢN XUẤT

  • Theo dõi kế hoạch sản xuất tổng quát và lập lệnh sản xuất: phân chuyền nào thực hiện;
  • Lần lượt tại mỗi công đoạn sản xuất, ghi nhận phiếu thống kê tại từng công đoạn:
  • Phiếu theo dõi bàn cắt: theo dõi các thông tin chính Style, PO, Màu, Sơ đồ, Số bàn cắt, Cây vải số. Cập nhật thông tin vải thực nhận, chương trình tự động tính toán được số lớp dự kiến cắt được (dựa trên sơ đồ tỷ lệ). Sau khi cắt thực tế, cập nhật số lớp thực tế cắt được, số đầu cây, chương trình tính được vải thực tế tiêu hao. Cuối ngày, chương trình tự động sinh ra phiếu xả vải (thể hiện thông tin số lượng vải nhập về, số lượng hao hụt, số lượng thực tế sử dụng);
  • Phiếu thống kê rải chuyền: theo dõi các thông tin chính Style, PO, Màu, Tổ may, Thống kê rải chuyền theo từng size;
  • Phiếu thống kê thành phẩm.
  • Cung cấp báo cáo tiến độ sản xuất thực hiện đơn hàng.

3.6. BỘ PHẬN KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

  • Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng:
  • Lập phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi theo mẫu của các ngân hàng ngay trên phần mềm. Có thể in trực tiếp các phiếu này từ phần mềm;
  • Các hạch toán về tiền sẽ được tự động lên các bảng kê, sổ sách, sổ cái và báo cáo có liên quan.
  • Kế toán mua hàng & công nợ phải trả:
  • Theo dõi dữ liệu đơn đặt hàng/ hợp đồng mua từ BP Kinh doanh - Kế hoạch, hạch toán phiếu nhập mua, chi phí vận chuyển bốc dỡ, thuế nhập khẩu, VAT vào phần mềm;
  • Theo dõi công nợ hạn thanh toán, báo cáo hạn thanh toán, nhắc nhở thanh toán trên phần mềm;
  • Theo dõi bù trừ công nợ.
  • Kế toán bán hàng & công nợ phải thu
  • Theo dõi dữ liệu đơn đặt hàng/ hợp đồng bán (PO) từ BP Kinh doanh - Kế hoạch, hạch toán hóa đơn bán hàng, hàng bán trả lại, thuế xuất khẩu, VAT vào phần mềm;
  • Theo dõi công nợ, hạn thanh toán;
  • Theo dõi giá trị chiết khấu trong trường hợp chính sách bán hàng áp dụng là chính sách chiết khấu.
  • Kế toán hàng tồn kho
  • Hạch toán nhập mua, phiếu nhập thành phẩm, phiếu xuất kho, phiếu xuất CCDC, xuất điều chuyển kho vào phần mềm;
  • Tính giá vốn tự động theo nhiều phương pháp;
  • Theo dõi dữ liệu hàng tồn kho thông qua các báo cáo nhập - xuất - tồn từ Kho.
  • Kế toán TSCĐ, CCDC
  • Thiết lập thông tin quản lý tài sản trên phần mềm: số lượng, giá trị, bộ phận sử dụng, tình trạng sử dụng…;
  • Tự động tính và hạch toán khấu hao tài sản, phân bổ công cụ dụng cụ;
  • Quản lý tăng giảm, biến động tài sản cố định qua các thời kỳ như nâng cấp, đình chỉ khấu hao, tiếp tục khấu hao, thanh lý…
  • Kế toán giá thành
  • Chương trình tự động tập hợp chi phí thông qua các chứng từ được lập;
  • Cập nhật phiếu nhập kho thành phẩm;
  • Đánh giá sản phẩm dở dang;
  • Khai báo phương thức tính giá thành với tiêu thức đa dạng, phù hợp theo mô hình sản xuất của doanh nghiệp (khai báo ngay trên phần mềm);
  • Kết chuyển chi phí và tính giá thành sản phẩm, đơn hàng.
  • Kế toán thuế, hạch toán lương
  • Theo dõi dữ liệu tiền lương từ Bp. Nhân sự - Tiền lương, tiến hành hạch toán lương, hạch toán BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và thuế TNCN vào phiếu kế toán trên phần mềm.
  • Kế toán tổng hợp
  • Chương trình lập các phiếu bổ sung nghiệp vụ hạch toán khác và các nghiệp vụ kế toán ngoài bảng;
  • Tự động tạo bút toán khóa sổ, kết chuyển và phân bổ, tạo bút toán định kỳ;
  • Khai thác hệ thống báo cáo: Sổ sách kế toán; Báo cáo thuế; Báo cáo quyết toán tài chính; Báo cáo quản trị, Phân tích tài chính… Một số báo cáo quản trị khác theo yêu cầu của doanh nghiệp

3.7. BỘ PHẬN NHÂN SỰ

  • Cập nhật, theo dõi Hồ sơ CBNV:
  • Cập nhật các thông tin liên quan về nhân viên để quản lý danh sách CBNV (mã nhân viên, mã hồ sơ lưu, tên CBNV, bộ phận, địa chỉ, ngày sinh, bộ phận công tác, chức vụ…);
  • Tương ứng với từng hồ sơ CBNV, cán bộ Bp. Nhân sự - Tiền lương sẽ truy vết các thông tin liên quan: thông tin cá nhân, chi tiết đào tạo, phát sinh tạm ứng, công cụ dụng cụ đang dùng, quan hệ gia đình, các quyết định trong suốt quá trình làm việc (QĐ tăng/ giảm lương, QĐ thuyên chuyển/ bổ nhiệm, QĐ nghỉ việc…).
  • Cập nhật, theo dõi Hợp đồng lao động:
  • Cập nhật, theo dõi các thông tin về hợp đồng của từng CBNV (mã hợp đồng, ngày hợp đồng, loại hợp đồng, lương cơ bản, mức lương hưởng BHXH…);
  • Đối với các hợp đồng có thời hạn, phần mềm BRAVO sẽ cảnh báo trước khi đến hạn một khoảng thời gian (khoảng thời gian do người sử dụng chủ động lựa chọn khai báo) để cán bộ phụ trách xem xét vấn đề ký kết tiếp tục.
  • Quản lý chấm công, phân ca làm việc:
  • Phần mềm BRAVO kết nối trực tiếp với máy chấm công, liên kết để lấy thời gian vào - ra thực tế của từng nhân viên, làm cơ sở để xác định việc đi muộn/ về sớm/ tăng ca;
  • Đồng thời với các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ không lương, công tác… sẽ thực hiện chấm công bổ sung;
  • Xử lý các tình huống điều chuyển ca, nghỉ bù sau tăng ca, nghỉ các ngày lễ trong năm…
  • Tính lương:
  • Phần mềm cho phép khai báo và thực hiện tính lương theo nhiều phương thức khác nhau: tính lương theo thời gian, tính lương theo đơn giá sản phẩm từng công đoạn;
  • Khai báo các tham số tính lương, tham số tính phụ cấp, tham số tính phụ cấp… trên phần mềm;
  • Cập nhật đơn giá lương sản phẩm từng công đoạn, thừa kế sản lượng từ Bp. Thống kê - Sản xuất để tính lương theo sản phẩm cho công nhân;
  • Tính các khoản trích theo lương, tính thuế TNCN.
  • Chuyển dữ liệu cho Bp. Kế toán hạch toán lương.

III. GIẢI PHÁP PHẦN MỀM BRAVO TẠI DOANH NGHIỆP DỆT MAY

1. Mô hình cài đặt phần mềm

Giải pháp BRAVO ERP-VN có 2 mô hình cài đặt phần mềm bao gồm: mô hình cài đặt dữ liệu tập trung Online và mô hình dữ liệu phân tán – đồng bộ định kỳ. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dệt may, các bộ phận tại văn phòng (Kế hoạch Kinh doanh, Xuất Nhập khẩu, Kế toán, Nhân sự…) và các điểm sản xuất (Nhà máy, Xí nghiệp, Kho…) thường được trang bị đầy đủ cơ sở hạ tầng kỹ thuật và đường truyền internet đồng bộ nên BRAVO sẽ cài đặt mô hình dữ liệu theo cơ chế tập trung Online để dữ liệu được cập nhật và kiểm soát tức thời, nâng cao hiệu quả quản lý.

Mô tả chi tiết

Tại trụ sở chính:

  • Cài đặt 01 phần mềm BRAVO bao gồm “chương trình chạy” và “cơ sở dữ liệu” trên máy chủ (Server).
  • Tại các phòng ban, các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy Client) sẽ được khai báo (tên máy, ID người dùng) và được cài các "chương trình chạy” để người dùng cập nhật thông tin, dữ liệu vào phần mềm.
  • Các User sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan. Mỗi bộ phận sẽ có thiết kế layout (giao diện) riêng phù hợp với nghiệp vụ quản lý của từng bộ phận.

Tại nhà máy và các chi nhánh:

  • Cài đặt phần mềm BRAVO chỉ bao gồm “chương trình chạy” (không bao gồm “cơ sở dữ liệu”) trên các máy Client của các bộ phận, user tham gia sử dụng phần mềm để cập nhật và truyền nhận dữ liệu online về phần mềm trên máy chủ tại trụ sở chính.
  • Các user được phân cấp, phân quyền nhằm đảm bảo tính độc lập, trách nhiệm khi cập nhật dữ liệu vào hệ thống.

(Khuyến cáo: để đảm bảo về tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì BRAVO khuyến cáo trang bị thêm một máy chủ dự phòng, máy chủ backup phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: thay thế server chính vận hành hệ thống và back up dữ liệu của phần mềm. Trên server chính và server backup tích hợp các ổ cứng vật lý tương đương và cấu hình theo các giải pháp Raid ổ cứng: Raid 0, Raid 1, Raid 10).

2. Giải pháp sử dụng liên phòng ban

Giải pháp phần mềm BRAVO được thiết kế và sử dụng cho tất cả các bộ phận/ phòng ban trong doanh nghiệp. Mỗi bộ phận/ hoặc thậm chí là mỗi vị trí người sử dụng sẽ được thiết kế riêng các “layout”, mỗi “layout” sẽ quy định về giao diện, các tính năng, nghiệp vụ, dữ liệu, báo cáo dữ liệu phù hợp với vị trí người sử dụng. Layout là lớp giao diện mà người sử dụng sẽ thao tác với các tính năng, hệ thống dữ liệu của phần mềm. Lớp cơ sở dữ liệu giữa các layout sẽ dùng trên một cơ sở dữ liệu để đảm bảo dữ liệu giữa các bộ phận phòng ban có tính liên kết và kế thừa với nhau.

Một số layout chính bao gồm

  • Layout Ban lãnh đạo
  • Layout Bộ phận Kế hoạch - Kinh doanh
  • Layout Bộ phận Kỹ thuật
  • Layout Bộ phận Xuất Nhập khẩu
  • Layout Bộ phận Thống kê sản xuất
  • Layout Bộ phận Kho
  • Layout Bộ phận Kế toán
  • Layout Bộ phận Nhân sự

Mô tả các layout được khai báo trên phần mềm BRAVO

3. Một số quy trình nghiệp vụ đặc thù trên giải pháp BRAVO ứng dụng cho doanh nghiệp dệt may

3.1. Đặc thù hệ thống danh mục

  • Danh mục vật tư hàng hóa, nguyên phụ liệu (đặc thù theo màu, art, size)

3.2. Đặc thù hoạt động kế hoạch kinh doanh và xuất nhập khẩu

  • Theo dõi PO: Bp. Kế hoạch Kinh doanh có thể import file excel thông tin đặt hàng ® tự động tạo PO trên phần mềm. Hoặc cập nhật trực tiếp PO.

  • Cân đối Nguyên phụ liệu
  • Tiếp nhận PO, thừa kế định mức sản xuất từ Bp. Kỹ thuật và tiến hành cân đối Nguyên phụ liệu;
  • Dựa vào cân đối Nguyên phụ liệu để làm việc với khách hàng về nhu cầu Nguyên phụ liệu (đối với đơn hàng CM) hoặc nhu cầu cần mua Nguyên phụ liệu (đối với đơn hàng FOB).

  • Lệnh nhập nguyên phụ liệu:
  • Bp. Kế hoạch Kinh doanh theo dõi thông tin packing list NPL nhập kho và lập lệnh nhập NPL;
  • Bp. Xuất nhập khẩu thừa kế lệnh nhập và bổ sung thông tin số tờ khai trên lệnh nhập.

  • Cấp phát nguyên phụ liệu:

  • Lệnh xuất hàng:

Bp. Kế hoạch Kinh doanh theo dõi tiến độ sản xuất thực hiện đơn hàng, lập packing list hàng xuất và lập lệnh xuất hàng. Bp. Xuất nhập khẩu thừa kế lệnh xuất hàng và bổ sung thông tin số tờ khai trên lệnh xuất, chuyển xuống kho để kho xuất thành phẩm.

  • Cập nhật và theo dõi packing list hàng xuất

  • Thực hiện quyết toán nguyên phụ liệu, báo cáo hải quan

3.3. Đặc thù hoạt động kho

  • Nhập kho Nguyên phụ liệu theo lệnh nhập
  • Thực hiện KCS Nguyên phụ liệu trước khi nhập kho;
  • Phiếu nhập kho có các thông tin chính: PO khách hàng, số hợp đồng, thông tin vật tư, thông tin cây vải: màu, size, art, lô, chi tiết theo mã số cây tự sinh ra theo định dạng ngày về/ mã số cây – mã số cây là duy nhất để quản lý, chỉ cập nhật số lượng thực tế hàng về, không cho phép sửa thông tin của các mặt hàng theo tờ khai.

  • Xuất kho Nguyên phụ liệu đi sản xuất

Thực hiện xuất kho Nguyên phụ liệu theo lệnh cấp phát

  • Nhập kho thành phẩm

Bp. Kho thừa kế thông tin packing list để tiến hành nhập kho thành phẩm. Trên phiếu nhập kho thành phẩm theo dõi nhập kho theo lệnh sản xuất nào, cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan theo dõi tình hình thực hiện sản xuất. Dữ liệu nhập kho thành phẩm được chia sẻ cho Bp. Kế toán để tính giá thành.

  • Xuất kho thành phẩm

Thực hiện xuất kho thành phẩm theo lệnh xuất hàng nhận được từ Bp. Kế hoạch kinh doanh.

  • Xuất điều chuyển yếu tố

Sử dụng trong trường hợp sản xuất đơn hàng ưu tiên hoặc xử lý số dư nguyên phụ liệu, chuyển qua đơn hàng khác.

3. Đặc thù hoạt động sản xuất

  • Dữ liệu thống kê

Tại mỗi công đoạn sản xuất, Thống kê ghi nhận phiếu thống kê sau từng công đoạn:

  • Phiếu theo dõi bàn cắt;
  • Phiếu thống kê rải chuyền;
  • Phiếu thống kê thành phẩm.

Xem thêm: Các bài toán đặc thù ngành nghề khác Tại đây

IV. HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP PHẦN MỀM BRAVO TẠI DOANH NGHIỆP DỆT MAY

1. Bộ phận Kế hoạch – kinh doanh

  • Luôn có thông tin chính xác, tức thời về các định mức kỹ thuật. Hỗ trợ tối ưu cho quá trình giao dịch, đàm phán giá với khách hàng.
  • Thừa kế được toàn bộ dữ liệu định mức từ bộ phận Kỹ thuật để bổ sung màu và lên cân đối NPL. Giảm thiểu tối đa các thao tác nhập liệu, hỗ trợ quá trình hoạt động được diễn ra nhanh chóng.
  • Cập nhật tức thời và theo dõi liên tục tiến độ mua hàng, nhập hàng.
  • Giảm thiểu tối đa các giao dịch nội bộ bằng cách chia sẻ và cung cấp thông tin nội bộ tức thời. Ví dụ: chia sẻ thông tin về tình hình giao hàng theo PO, hàng tồn kho, tình hình mua NPL…
  • Giúp kiểm soát tốt nhất về chất lượng nhà cung cấp trong quá trình mua và nhập hàng. Ví dụ: theo dõi chặt chẽ tiến độ giao hàng, cảnh báo sớm đối với các đơn hàng sắp hết hạn giao hàng… phục vụ kịp thời quá trình sản xuất.
  • Việc đồng nhất tên gọi và quy cách cho sản phẩm trong toàn hệ thống đảm bảo tính chính xác trong giao dịch về bán, xuất, nhập hàng trong toàn hệ thống.

2. Bộ phận Kỹ thuật

  • Cung cấp công cụ cập nhật định mức báo giá, định mức sản xuất theo từng PO để bộ phận liên quan thừa kế dữ liệu, tương tác trên cùng hệ thống;
  • Lập Sơ đồ tỉ lệ theo bàn cắt từ nhà máy, xác định phối size như thế nào.

3. Bộ phận Xuất nhập khẩu

  • Đối chiếu thông tin trên lệnh nhập nguyên phụ liệu/ lệnh xuất hàng và thông tin trên tờ khai hải quan để kịp thời phát hiện sai sót.
  • Kịp thời nhận số liệu nhập - xuất – tồn nguyên phụ liệu trên hệ thống để thực hiện quyết toán nguyên phụ liệu, báo cáo hải quan;

4. Bộ phận Kho

  • Chủ động trong công tác quản lý, điều hành nhập – xuất kho NPL, vật tư và thành phẩm;
  • Giảm thiểu thời gian thao tác nhập liệu (có thể thừa kế dữ liệu từ các bộ phận tác nghiệp khác như: đơn hàng từ Bp Kinh doanh, lệnh sản xuất, packing list….) và nâng cao hiệu quả giá trị kho hàng;
  • Cảnh báo không cho phép xuất âm kho, tránh những trường hợp xuất nhầm mã hàng và hợp đồng;
  • Lên được các báo cáo tồn kho nguyên phụ liệu tại bất kỳ thời điểm nào theo từng mã hàng, từng hợp đồng, PO.

5. Bộ phận Thống kê sản xuất

  • Hỗ trợ thống kê về tình hình sản xuất của tất cả các công đoạn (cắt, may, hoàn thiện…);
  • Báo cáo thống kê hằng ngày, hằng giờ về tình hình tất cả các chuyền, các Xí nghiệp…;
  • Luôn được cung cấp các số liệu thống kê về các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất một cách nhanh chóng và chính xác phục vụ công tác tính lương sản phẩm cho nhân viên và phân tích tiến độ thực hiện đơn hàng.

6. Bộ phận Nhân sự

  • Quản lý hồ sơ nhân viên một cách chi tiết (mã nhân viên, mã hồ sơ lưu, tên nhân viên, bộ phận, địa chỉ, bộ phận công tác, chức vụ...). Tương ứng với từng hồ sơ, hệ thống sẽ truy vết các thông tin liên quan trong suốt quá trình làm việc
  • Cập nhật, theo dõi Hợp đồng lao động của từng nhân viên. Cảnh báo nóng các thông tin sắp hết hạn hợp đồng của nhân viên. Xây dựng hệ thống quản lý nhân viên một cách chặt chẽ.
  • Hệ thống kết nối trực tiếp với máy chấm công, lấy thời gian vào ra thực tế của từng nhân viên phục vụ công việc xác định việc đi muộn/ về sớm/ tăng ca. Đồng thời xử lý chấm công bổ sung cho các tình huống điều chuyển ca, nghỉ ốm, công tác ….
  • Cho phép khai báo và thực hiện tính lương theo nhiều phương thức khác nhau. Chuyển các dữ liệu để bộ phận Kế toán thừa kế hạch toán lương.
  • Theo dõi bảo hiểm và tình hình thanh toán bảo hiểm cho nhân viên.

7. Bộ phận Kế toán

  • Giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán;
  • Kiểm soát tốt các khoản chi phí phát sinh, doanh thu thông qua cơ chế liên kết dữ liệu tức thời trong toàn hệ thống, từ đó giúp cho doanh nghiệp có một góc nhìn về tài chính một cách tổng quát, kịp thời, đầy đủ và chính xác;
  • Hỗ trợ các công tác nghiệp vụ yêu cầu sự chính xác cao như tính giá vốn, tính giá thành sản phẩm, hạch toán lương nhân viên;
  • Hỗ trợ trong việc phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống theo từng hợp đồng, từng mã hàng.

8. Ban lãnh đạo

  • Công cụ hỗ trợ phê duyệt, giao việc trong quản lý và vận hành hoạt động của doanh nghiệp từ xa;
  • Cung cấp cho lãnh đạo những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến tình hình sản xuất, kinh doanh, tình hình tài chính, nhân sự… của công ty;
  • Các công cụ báo cáo, phân tích về các chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp.

V. DANH SÁCH KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU NGÀNH DỆT MAY