Sản xuất Kinh doanh Ô tô

Giải pháp phần mềm BRAVO (ERP-VN) ứng dụng tại các doanh nghiệp trong lĩnh vực SẢN XUẤT – KINH DOANH Ô TÔ là một giải pháp quản trị tổng thể, hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý
Sản xuất kinh doanh ô tô
OVERVIEW

Tổng quan

Phần mềm BRAVO (ERP-VN) khi ứng dụng tại các đơn vị chuyên về KINH DOANH, PHÂN PHỐI VÀ DỊCH VỤ Ô TÔ được tùy chỉnh theo đặc thù ngành của các doanh nghiệp. Hệ thống được xây dựng với mục đích trợ giúp cho doanh nghiệp quản trị và vận hành các quy trình giữa các bộ phận chặt chẽ, nhanh chóng, giảm bớt các công đoạn thủ công. Đặc biệt, hệ thống còn giải quyết các bài toán chuyên sâu đặc thù ngành giữa Công ty phân phối và Các cấp Đại lý.

PARTICULAR PROBLEM

II. BÀI TOÁN ĐẶC THÙ CỦA DOANH NGHIỆP

1.   Khái quát đặc thù doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh Ô tô

Doanh nghiệp vận hành theo một chuỗi các công việc phối hợp giữa các bộ phận với nhau, từ Bộ phận tư vấn bán hàng, Bộ phận mua hàng, Bộ phận kho, Bộ phận dịch vụ sửa chữa và phụ tùng, Bộ phận tài chính kế toán). Đồng thời, doanh nghiệp cần quản lỹ chặt chẽ các chính sách của hãng, chính sách áp dụng cho Đại Lý…

2.   Phạm vi và quy trình vận hành hệ thống phần mềm

Phạm vi và quy trình vận hành hệ thống phần mềm sản xuất ô tô

3. Mô tả một số bài toán quản lý đặc thù

  • Theo dõi quy trình đặt hàng nhà cung cấp và nhập xe.
  • Theo dõi qui trình đặt hàng nhà cung cấp và nhập phụ tùng.
  • Quản lý thông tin khách hàng.
  • Quản lý quy trình bán hàng.
  • Ứng dụng Mobile App cho Nhân viên bán hàng.
  • Cập nhật công việc chăm sóc khách hàng.
  • Xem tài liệu xe: catalog, Hình ảnh…
  • Quản lý chính sách phân phối.
  • Quản lý bảng giá bán cho đại lý.
  • Quản lý chương trình khuyến mãi cho xe, cho phụ tùng.
  • Theo dõi đơn đặt hàng của đại lý.
  • Theo dõi xử lý hồ sơ xe và duyệt bảo hành.
  • Theo dõi kích hoạt bảo hành.
  • Theo dõi quy trình dịch vụ sửa chữa – bảo hành.
  • Theo dõi tiến độ dịch vụ.
  • Tính giá thành dịch vụ sửa chữa.
  • Báo cáo thống kê dịch vụ.
  • Theo dõi danh sách khách hàng cần chăm sóc.
  • Kết nối tổng đài Call Center để lưu trữ dữ liệu chăm sóc.
  • Báo cáo đánh giá sau chăm sóc.
  • Quản lý thông tin xe, phụ tùng.
  • Theo dõi quy trình nhập – xuất hàng hóa.
  • Theo dõi mã vạch vật tư.
  • Theo dõi xe đích danh theo số khung, số máy, thùng xe.
  • Theo dõi tồn kho theo kho.
  • Báo cáo kho.
SOLUTION - FUCTION

III. GIẢI PHÁP CỦA PHẦN MỀM BRAVO® TẠI CÁC DOANH NGHIỆP

1.   Giải pháp sử dụng liên phòng ban

Giải pháp phần mềm BRAVO được thiết kế và sử dụng cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp kinh doanh – phân phối – dịch vụ ô tô. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành phần mềm và đảm bảo tính bảo mật giữa các phòng ban, BRAVO sẽ thiết kế riêng cho mỗi phòng ban hoặc thậm chí là mỗi vị trí người sử dụng các “layout” cụ thể. Mỗi “layout” sẽ quy định về giao diện, các tính năng, nghiệp vụ, dữ liệu, báo cáo phù hợp với vị trí người sử dụng. “Layout” là lớp giao diện mà người sử dụng sẽ thao tác với các tính năng, hệ thống dữ liệu của phần mềm. Lớp cơ sở dữ liệu giữa các “layout” sẽ dùng trên một cơ sở dữ liệu để đảm bảo dữ liệu giữa các bộ phận phòng ban có tính liên kết và kế thừa với nhau.

–    Layout Administrator

–    Layout Ban Giám Đốc công ty

–    Layout Bộ phận Mua hàng

–    Layout Bộ phận Bán hàng/ Nhân viên tư vấn bán hàng

–    Layout Bộ phận Quản lý điều phối xe

–    Layout Bộ phận Dịch vụ/ Quản trị xưởng/ Nhân viên tư vấn dịch vụ/ Kỹ thuật viên

–    Layout Bộ phận Kho

–    Layout Bộ phận Tài chính – Kế toán

2.   Một số quy trình quản lý nghiệp vụ trên giải pháp phần mềm Bravo áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh ô tô

(a) Quy trình quản lý nghiệp vụ mua hàng 

–  Theo dõi quy trình mua hàng và nhập xe

Căn cứ trên nhu cầu số lượng đặt hàng định kỳ và dự báo tình hình kinh doanh, bộ phận yêu cầu lập Yêu cầu nhập xe.

Các bước duyệt mua hàng

Các bước duyệt mua hàng

Cập nhật yêu cầu mua hàng

Cập nhật yêu cầu mua hàng

Cập nhật đơn đặt hàng mua

Cập nhật đơn đặt hàng mua 

–  Theo dõi quy trình nhập mua hàng và nhập phụ tùng

Căn cứ trên nhu cầu của từng RO dịch vụ phát sinh, bộ phận yêu cầu lập Yêu cầu nhập phụ tùng.

Các bước duyệt mua phụ tùng

–  Hệ thống báo cáo mua hàng

  • Báo cáo so sánh kế hoạch và thực tế mua hàng.
  • Báo cáo đơn đặt hàng mua theo thời gian giao hàng: Thống kê số lượng (nhóm theo đơn hàng, chi tiết theo mặt hàng) sẽ nhận từ nhà cung cấp trong các khoảng thời gian quy định.
  • Sổ theo dõi đơn đặt hàng mua: Theo dõi tiến độ đơn hàng (số lượng/ giá trị) theo từng mặt hàng (đã đặt hàng/ đã thực hiện/ chưa thực hiện).

Báo cáo so sánh kế hoạch và thực tế mua hàng

Báo cáo so sánh kế hoạch và thực tế mua hàng

(b) Quản lý bán hàng 

–  Quản lý thông tin khách hàng

  • Cập nhật và lưu giữ thông tin khách hàng (Mã khách hàng, Tên khách hàng, Loại khách hàng, Loại Đại lý, Địa chỉ, Điện thoại, Mã số thuế,… Phần mềm BRAVO 8 có chức năng tự động lấy thông tin doanh nghiệp thông qua việc cập nhật “Mã số thuế” để hỗ trợ người sử dụng cập nhật thông tin chi tiết khách hàng được nhanh hơn, chính xác hơn.
  • Phần mềm có chức năng phân quyền khách hàng theo nhân viên kinh doanh.
  • Các thông tin được lưu trữ một cách đầy đủ và chi tiết để thuận tiện trong quá trình khai thác thông tin và chăm sóc khách hàng sau này (chế độ ưu đãi, tri ân chúc mừng nhân các dịp lễ tết,…).

–  Quy trình bán hàng

Sơ đồ quy trình bán hàng

Sơ đồ quy trình bán hàng

–  Nhu cầu khách hàng

Tư vấn bán hàng (TVBH) tiếp nhận thông tin nhu cầu từ khách hàng và cập nhật thông tin “Nhu cầu khách hàng” vào phần mềm hoặc thông qua ứng dụng BRAVO Apps.

Cập nhật nhu cầu khách hàng qua ứng dụng Bravo apps

–  Báo giá bán hàng

Báo giá bàn hàng

Báo giá bán hàng

–  Hợp đồng bán xe

Hợp đồng bán xe

Hợp đồng bán xe

–  Thực hiện ghép xe theo hợp đồng

Cập nhật ghép xe theo hợp đồng

Cập nhật ghép xe theo hợp đồng

–  Thông báo khách hàng thanh toán

Thông báo khách hàng thanh toán

Thông báo khách hàng thanh toán

–  Yêu cầu xuất kho phụ kiện

  • Trường hợp hợp đồng có bán kèm phụ kiện, TVBH lập phiếu yêu cầu xuất kho phụ kiện để lắp vào xe.
  • Kho thực hiện xuất phụ kiện để Bộ phận Dịch vụ thực hiện lắp ráp phụ kiện.
  • Sau khi lắp ráp hoàn chỉnh, Bộ phận Kế toán thực hiện xuất hóa đơn để đi đăng ký, đăng kiểm.

–  Đề nghị xuất xe và hồ sơ xe

  • Trường hợp trong hợp đồng bán xe có làm dịch vụ đăng ký, đăng kiểm thì TVBH thực hiện lập đề nghị để lấy xe và hồ sơ đi làm cho khách.
  • Bộ phận Kế toán cập nhật thực tế thời gian bàn giao hồ sơ xe, Bộ phận Kho cập nhật thời gian thực tế giao xe cho TVBH.
  • Sau khi hoàn thành, TVBH cập nhật thời gian hoàn thành thực tế và bàn giao xe lại cho Bộ phận Kho.

–  Kế hoạch giao xe

Cập nhật kế hoạch giao xe

Cập nhật kế hoạch giao xe

–  Bàn giao xe và kích hoạt bảo hành

TVBH lập biên bản bàn giao xe, các bộ phận liên quan xác nhận.

Cập nhật biên bản bàn giao xe

Cập nhật biên bản bàn giao xe

–  Hệ thống báo cáo bán hàng

  • Báo cáo tỷ lệ nguồn khách hàng thành công.
  • Báo cáo tỷ lệ thị trường/ khu vực khách hàng thành công.
  • Lịch giao xe.
  • Danh sách khách hàng đã ký hợp đồng nhưng chưa giao xe.
  • Báo cáo theo dõi ghép xe.
  • Báo cáo tồn xe.
  • Báo cáo theo dõi xe.
  • Biểu đồ doanh thu bán xe.
  • Báo cáo kết quả thực hiện chỉ tiêu bán hàng.
  • Báo cáo thực hiện kế hoạch công việc.

Biểu đồ doanh thu bán xe

Báo cáo tồn xe vật lý

(c) Quản lý điều phối xe

–  Chính sách phân phối theo Đại lý, theo dòng xe, theo kỳ, theo công văn.

Quản lý điều phối xe

–  Quản lý giá bán cho đại lý

Quản lý giá bán cho đại lý

–  Theo dõi đơn đặt hàng của đại lý

Định kỳ hoặc khi có phát sinh, đại lý tiến hành đặt hàng cho từng dòng xe.

Đơn hàng định kỳ

–  Theo dõi xử lý hồ sơ xe

Theo dõi xử lý hồ sơ xe

–  Theo dõi và duyệt bảo hành

Yêu cầu bảo hành

(d) Quản lý dịch vụ (Bảo hành – Bảo dưỡng – Sửa chữa)

–  Quy trình quản lý dịch vụ

Quy trình bảo dưỡng sửa chữa

–  Khai báo chính sách bảo hành, bảo dưỡng sửa chữa (BDSC)

  • Căn cứ vào chính sách bảo hành, bảo dưỡng của hãng xe quy định và showroom (nếu có) thực hiện cập nhật khai báo theo từng hãng xe, loại xe, nhóm xe trên hệ thống.
  • Chương trình cung cấp danh sách nhắc nhở khách hàng mua xe tại showroom khi đến hạn bảo hành, BDSC -> phục vụ cho Bộ phận CSKH thực hiện gửi tin nhắn, điện thoại nhắc nhở khách hàng.

Khai báo chính sách bảo hành, bảo dưỡng sửa chữa (BDSC)

–  Khai báo quy định các gói bảo dưỡng, sửa chữa (BDSC)

Khai báo quy định các gói bảo dưỡng, sửa chữa (BDSC)

–  Bảng giá dịch vụ, phụ tùng, phụ kiện

Bảng giá dịch vụ, phụ tùng, phụ kiện

– Quản lý lịch hẹn: xử lý các trường hợp sau

Quản lý lịch hẹn: xử lý các trường hợp sau

–  Báo giá dịch vụ BDSC/ Báo giá hạng mục ngoài bảo hành.

–  Kiểm tra tồn kho phụ tùng/ phụ kiện.

–  Quyết toán lệnh sửa chữa

Quyết toán lệnh sửa chữa

–  Xuất hóa đơn khách hàng, thu tiền và bàn giao xe.

–  Hệ thống báo cáo dịch vụ

  • Bảng theo dõi lịch hẹn của CVDV trong ngày.
  • Báo cáo kết quả lịch hẹn.
  • Báo cáo năng lực CVDV
  • Tình hình sửa chữa của thợ trong ngày.
  • Báo cáo lệnh sửa chữa dở dang (đang tạm dừng, chờ phụ tùng, …)
  • Thống kê lệnh sửa chữa chưa lập quyết toán nghiệm thu sửa chữa.
  • Thống kê quyết toán nghiệm thu sửa chữa chưa phát sinh hóa đơn bán hàng.
  • Lịch sử sửa chữa xe tại showroom theo từng xe/ theo thời gian.
  • Nhật ký theo dõi lượt xe vào/ ra trong ngày.
  • Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh dịch vụ.
  • Báo cáo doanh thu dịch vụ theo nhiều tiêu thức.
  • Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch dịch vụ.
  • Báo cáo theo dõi vật tư, phụ tùng, phụ kiện nợ khách hàng.
  • Báo cáo theo dõi yêu cầu xuất vật tư.

(e) Quản trị xưởng

–  Theo dõi lệnh sửa chữa

  • Thực hiện lập lệnh sửa chữa, thừa kế thông tin từ báo giá sửa chữa và dựa vào bảng tiến độ tại xưởng, thực hiện phân công giao việc bao gồm phân xe vào khoang và phân công Kỹ thuật viên (KTV) thực hiện.
  • Trên lệnh sửa chữa thể hiện các thông tin chính: Thời gian thực hiện, Loại hình sửa chữa (Đồng sơn, Sửa chữa, Bảo dưỡng,…), Vật tư sử dụng, Dịch vụ thực hiện, Nhân công thực hiện, Khuyến cáo – phụ tùng, Kỳ bảo dưỡng tiếp theo,…

–  Yêu cầu xuất kho phụ tùng, phụ kiện

–  Thực hiện sửa chữa

  • Hệ thống ghi nhận thời gian thực tế thực hiện dựa vào thao tác bấm giờ của KTV và thể hiện qua các bảng tiến độ tại xưởng dịch vụ, tại màn hình TV tại phòng chờ khách hàng.
  • Các thao tác Bắt đầu/ Kết thúc/ Tạm dừng sửa chữa được ghi nhận lại theo thời gian thực cho từng lượt sửa chữa và được dùng cho công tác thống kê, phân tích các vấn đề diễn ra tại xưởng nhằm nâng cao khả năng đáp ứng năng lực sửa chữa.

–  Bảng theo dõi tiến độ sửa chữa. Xem tình trạng xe sửa chữa thông qua màn hình Tivi tại phòng chờ

(f) Quản lý chăm sóc khách hàng 

–  Quy trình chăm sóc khách hàng

Quy-trinh-cham-soc-khach-hang

Quy trình chăm sóc khách hàng

–  Thực hiện gọi chăm sóc khách hàng thông qua kết nối tổng đài Call Center.

–  Hệ thống báo cáo chăm sóc khách hàng.

  • Báo cáo tỷ lệ hẹn.
  • Kết quả khảo sát khách hàng mua xe mới.
  • Kết quả khảo sát khách hàng sử dụng dịch vụ.
  • Báo cáo kết quả liên hệ nhắc nhở khách hàng.
  • Báo cáo kết quả chăm sóc khách hàng Noshow.
  • Báo cáo tỷ lệ khách hàng quay lại sau khi mua xe theo tháng/ theo model xe.
  • Báo cáo tỷ lệ khách hàng không quay lại theo khoảng thời gian.
  • Báo cáo thống kê cuộc gọi  – ý kiến khách hàng.
application efficiency

IV. HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BRAVO TẠI CÁC DOANH NGHIỆP

1. Bộ phận Mua hàng

  • Kiểm soát thời gian các đơn hàng xe/ phụ tùng, đảm bảo đáp ứng cho hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ bảo trì, sửa chữa.

  • Kiểm soát vòng quay hàng tồn kho, chu kỳ nhập hàng, tính toán nhu cầu vật tư phù hợp.

  • Hỗ trợ đánh giá nhà cung cấp từ công cụ tra cứu lịch sử giá, chất lượng, thời gian giao hàng…

2. Bộ phận Bán hàng

  • Công cụ để thực hiện quy trình nghiệp vụ bán hàng và liên kết các bộ phận khác.

  • Hỗ trợ nhiều thông tin và tăng tính cảnh báo khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng (chính sách giá, hạn mức nợ, tồn kho…)

  • Nắm bắt nhanh những cơ hội bán hàng, chăm sóc và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt hơn.

3. Bộ phận Điều phối xe

  • Công cụ Kiểm soát chính sách giá, chương trình bán hàng, đặt hàng từ các đại lý.

4. Bộ phận Kho

  • Chủ động và nắm bắt nhanh lệnh nhập, xuất kho từ các bộ phận liên quan.

  • Giảm hiệu thời gian nhập liệu, tăng độ chính xác.

  • Quản trị tồn kho hiệu quả và chính xác.

5. Bộ phận Dịch vụ

  • Nắm bắt nhanh và quản trị tốt tình hình thực hiện các lệnh sửa chữa RO, cảnh báo lệnh quá hạn chưa hoàn thành.

  • Liên kết thông tin nhanh từ các bộ phận kho, bán hàng, mua hàng…

6. Bộ phận Tài chính – Kế toán

  • Giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận do tính chất kế thừa dữ liệu và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán.

  • Hỗ trợ tối đa các công tác nghiệp vụ yêu cầu sự chính xác cao như tính giá vốn, tính giá thành dịch vụ.

  • Hỗ trợ tối đa trong việc phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống.

  • Hỗ trợ quản trị dòng tiền, đảm bảo tính cân đối của dòng tiền trong doanh nghiệp. Sử dụng hiệu quả nguồn tiền.

7. Ban Giám đốc

  • Công cụ hỗ trợ phê duyệt, giao việc trong quản lý và vận hành doanh nghiệp từ xa.

  • Cung cấp cho lãnh đạo những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến tình hình kinh doanh, tài chính, của công ty.

TYPICAL CUSTOMERS

V. DANH SÁCH KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU

1. Công Ty TNHH Thaco Auto

2. Công Ty Cổ Phần City Auto

3. Công Ty Tnhh Trend Motor Việt Nam

4. Công Ty TNHH Nguyễn Quang Sài Gòn Ô Tô

5. Công Ty TNHH Hino Motor Việt Nam

6. Công Ty TNHH MTV Ô Tô Ngọc Thành

7. Công Ty TNHH Cơ Khí Ô Tô An Thái

8. Công Ty Cổ Phần Ô Tô Việt Nhật

9. Công Ty Cổ Phần Ô Tô TMT

10. Công Ty Cổ Phần Kỹ Thuật Dịch Vụ Thành Công

11. Công Ty CP XNK Thương Mại Và Dịch Vụ Vĩnh Phúc

12. Công Ty TNHH Toyota Okayama Đà Nẵng

13. TCT Cơ Khí GTVT Sài Gòn (Samco) 

bravo insight

Giải pháp BRAVO (ERP-VN) theo ngành nghề đặc thù

Việc nghiên cứu và phát triển những giải pháp cho từng ngành nghề đặc thù nhằm để BRAVO có thể mang tới cho khách hàng sản phẩm hoàn thiện và tối ưu nhất, mang lại nhiều lợi ích và đáp ứng được những yêu cầu quản trị đặc thù của khách hàng.

    tư vấn khách hàng