Phần mềm BRAVO ứng dụng tại đơn vị SXKD Nội thất - Vật liệu Xây dựng

I.    TỔNG QUAN PHẦN MỀM 

Giải pháp phần mềm BRAVO (ERP-VN) ứng dụng tại các doanh nghiệp trong lĩnh vực SẢN XUẤT KINH DOANH NỘI THẤT – VẬT LIỆU XÂY DỰNG là một giải pháp quản trị tổng thể, hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực – tài lực – vật lực) cũng như trợ thủ đắc lực cho các bộ phận từ Kinh doanh, Mua hàng, Kế toán đến Điều hành sản xuất, Hành chính – Nhân sự… . Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp BRAVO (ERP- VN) nhằm chia sẻ thông tin một cách hiệu quả thông qua quy trình xử lý công việc đã được quy chuẩn khi khảo sát và thiết kế phần mềm theo đặc thù của ngành kinh doanh vật liệu xây dựng.

Các bộ phận cùng sử dụng trên một hệ thống phần mềm theo một quy trình khép kín, cho phép liên kết và kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận (dữ liệu đầu ra của bộ phận này là dữ liệu đầu vào của một bộ phận khác) để phục vụ công tác quản lý và hỗ trợ thao tác nghiệp vụ cho từng bộ phận được nhanh chóng, chính xác nhằm cải thiện tối đa hiệu quả sản xuất kinh doanh.

II.    BÀI TOÁN ĐẶC THÙ CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH NỘI THẤT – VẬT LIỆU XÂY DỰNG

1. Phạm vi và quy trình vận hành hệ thống phần mềm

​  

Quy trình vận hành:

(1) Bộ phận Kinh doanh tiếp nhận đơn hàng từ khách hàng và điều phối với Nhà máy để tiến hành sản xuất cho kịp tiến độ giao hàng đã thỏa thuận.

(2) Nhà máy đề xuất nguyên liệu, nhận nguyên liệu từ kho, tiến hành nhập kho sau khi sản xuất hoàn tất và thống kê sản xuất: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, giờ công, hiệu quả, năng suất…

(3) Bộ phận Mua hàng tiến hành mua hàng và nhập kho để đảm bảo nhu cầu tại từng bộ phận, nhu cầu tồn kho tối ưu và nhu cầu sản xuất.

(4A,B) Doanh số bán hàng nhân viên kinh doanh và sản lượng sản xuất của công nhân tại Nhà máy được tập hợp tại bộ phận Hành chính – Nhân sự để tính lương.

(5A,B,C,D) Dữ liệu từ các bộ phận được chia sẻ, kế thừa tại bộ phận Tài chính – Kế toán để thực hiện các công tác quản lý doanh thu, công nợ, chi phí…

2.    Mô tả một số nghiệp vụ hoạt động chính

BỘ PHẬN KINH DOANH

  • Quản lý thông tin khách hàng từ nhiều kênh: Đại lý, Dự án, Khách lẻ;
  • Tạo bảng giá bán hàng theo quy định, phân loại giá theo kênh khách hàng, giá bán lẻ hoặc theo bộ;
  • Lập kế hoạch doanh số bán hàng theo kỳ;
  • Thiết lập các chương trình khuyến mãi theo từng thời điểm nhằm thúc đẩy kinh doanh và giải quyết bài toán tối ưu kho: Chiết khấu theo doanh số bán, tặng kèm các mặt hàng phù hợp;
  • Lập báo giá chào hàng, đơn hàng bán, hợp đồng bán;
  • Kiểm soát hạn mức công nợ của khách hàng để quyết định chi xúc tiến bán hàng;
  • Lập yêu cầu sản lượng cung cấp dựa vào đơn hàng bán và nhu cầu tiêu thụ của thị trường;
  • Quản lý nghiệp vụ mượn trả hàng nội bộ.

BỘ PHẬN MUA HÀNG

  • Quản lý, lưu trữ thông tin nhà cung cấp;
  • Lập kế hoạch mua hàng chi tiết theo từng vật tư;
  • Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp;
  • Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng mua;
  • Theo dõi hợp đồng, đơn hàng với nhà cung cấp;
  • Kiểm tra chất lượng hàng về theo các đơn hàng mua;
  • Lập yêu cầu nhận hàng chuyển cho bộ phận kho và theo dõi tiến độ nhận hàng;
  • Lập kế hoạch thanh toán nhà cung cấp.

BỘ PHẬN KHO

  • Quản lý vật tư, thành phẩm theo mã, theo kho;
  • Thực hiện quy trình nhận hàng theo yêu cầu của bộ phận mua hàng;
  • Quản lý chi tiết lô thành phẩm.

BỘ PHẬN KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG (KCS)

  • Theo dõi và kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu, hàng hóa nhập về;
  • Ghi nhận tình trạng của nguyên vật liệu.

BỘ PHẬN SẢN XUẤT

  • Ghi nhận yêu cầu sản lượng từ bộ phận kinh doanh;
  • Kiểm tra năng lực sản xuất hiện tại;
  • Lập yêu cầu cung cấp vật tư sản xuất;  
  • Lập kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất chi tiết theo ngày, tuần (máy sản xuất, ca sản xuất…);
  • Kiểm soát chất lượng bán thành phẩm, thành phẩm trong kỳ;
  • Theo dõi tiến độ sản xuất của lệnh sản xuất;
  • Thống kê bán thành phẩm tại mỗi công đoạn;
  • Thống kê và theo dõi hao hụt nguyên liệu sản xuất.

BỘ PHẬN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN

  • Lập và theo dõi kế hoạch doanh thu, chi phí;
  • Quản lý tiền mặt/ tiền gửi ngân hàng;
  • Quản lý khế ước vay, hợp đồng tín dụng;
  • Quản lý công nợ phải trả/ phải thu;
  • Kế toán hàng tồn kho;
  • Quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ;
  • Tính giá thành sản phẩm;
  • Kế toán tổng hợp;
  • Báo cáo Tài chính và Báo cáo Thuế theo quy định hiện hành;
  • Giải pháp hợp nhất dữ liệu đối với các doanh nghiệp quản lý mô hình nhiều công ty thành viên;
  • Báo cáo quản trị đặc thù.

BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ

  • Quản lý quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân sự;
  • Quản lý hồ sơ nhân sự gồm: Thông tin sơ yếu lý lịch, Hợp đồng lao động, Quyết định khen thưởng, kỷ luật;
  • Kết nối thiết bị máy chấm công, phân bổ ca làm việc;
  • Tính lương theo nhiều tiêu thức: lương doanh số kinh doanh, lương năng suất…;
  • Bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân.

III.      GIẢI PHÁP PHẦN MỀM BRAVO® TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH NỘI THẤT – VẬT LIỆU XÂY DỰNG

1.    Mô hình cài đặt phần mềm

Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp BRAVO (ERP-VN) có thể hỗ trợ 02 mô hình cài đặt phần mềm khác nhau: mô hình cài đặt dữ liệu tập trung (Online – kết nối trực tuyến) và mô hình dữ liệu phân tán (Offline – đồng bộ định kỳ). Tuy nhiên, dựa trên kinh nghiệm đã triển khai, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh nội thất – xây dựng thường được phân tán tại nhiều địa điểm (công ty mẹ, đơn vị thành viên và các nhà máy), chức năng hoạt động tại mỗi nơi cũng khác nhau. BRAVO xây dựng hệ thống dữ liệu cần đảm bảo tối ưu việc phân luồng dữ liệu phù hợp với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, kiểm soát chặt chẽ để quy trình nghiệp vụ vận hành được chính xác, thuận lợi, vì vậy, BRAVO sẽ thực hiện mô hình cài đặt dữ liệu tập trung (Online).

Mô tả mô hình

TRỤ SỞ CHÍNH (hoặc nơi mà doanh nghiệp chọn đặt máy chủ - có thể là các data center)

  • Trên máy chủ (Server) sẽ được cài đặt Phần mềm BRAVO bao gồm Chương trình phần mềm và Cơ sở dữ liệu. 
  • Dữ liệu sẽ được phân vùng thành các đơn vị cơ sở (ĐVCS): Trụ sở chính, Nhà máy, Công ty con. Phần mềm hỗ trợ lên Báo cáo Tài chính và Báo cáo Thuế riêng cho từng đơn vị.
  • Chức năng điều chỉnh loại trừ tài khoản nội bộ và hợp nhất dữ liệu giúp nhà quản trị có thể xem được Báo cáo tài chính hợp nhất của toàn công ty.

NHÀ MÁY/ CÔNG TY CON/ KHO

  • Các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy Client) sẽ được khai báo (tên máy, ID người dùng) và được cài các chương trình phần mềm để người dùng truy cập và nhập liệu trực tuyến vào ĐVCS tương ứng trên máy chủ thông qua đường truyền mạng tốc độ cao.
  • Danh mục sử dụng chung cho cả hệ thống.
  • Không giới hạn số lượng máy con trong hệ thống mạng LAN của các địa điểm này.

Các User sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan. Mỗi user người dùng/ nhóm user người dùng hoặc bộ phận sẽ có thiết kế layout (giao diện) riêng phù hợp với nghiệp vụ quản lý của từng người sử dụng hoặc bộ phận. Giải pháp phần mềm BRAVO 8 ERP - VN cho phép kết nối các địa điểm từ xa thông qua hệ thống đường truyền Internet với yêu cầu cơ bản về đường truyền (mạng ADSL thông dụng). Dữ liệu được lưu tập trung trên Server sẽ được backup định kỳ hoặc liên tục thông qua cơ chế backup tự động của phần mềm.

Khuyến cáo: Để đảm bảo tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì BRAVO khuyến cáo trang bị thêm 01 máy chủ dự phòng (máy chủ backup) phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: thay thế Server chính vận hành hệ thống và backup dữ liệu của phần mềm. Trên Server chính và Server backup tích hợp các ổ cứng vật lý tương đương và cấu hình theo các giải pháp Raid ổ cứng: Raid 0, Raid 1, Raid 10).

2.    Giải pháp sử dụng liên phòng ban

Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp BRAVO (ERP-VN) được thiết kế và sử dụng cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nội thất – xây dựng. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành phần mềm và đảm bảo tính bảo mật giữa các phòng ban, BRAVO sẽ thiết kế riêng cho mỗi bộ phận hoặc thậm chí là mỗi vị trí người sử dụng các “layout” cụ thể. Mỗi “layout” sẽ quy định về giao diện, các tính năng, nghiệp vụ, dữ liệu, báo cáo phù hợp với vị trí người sử dụng. “Layout” là lớp giao diện mà người sử dụng sẽ thao tác với các tính năng, hệ thống dữ liệu của phần mềm. Lớp cơ sở dữ liệu giữa các “layout” sẽ dùng trên một cơ sở dữ liệu để đảm bảo dữ liệu giữa các bộ phận phòng ban có tính liên kết và kế thừa với nhau.

Một số layout chính bao gồm:

Tại Trụ sở chính và các công ty con

  • Layout Administrator
  • Layout Ban Giám Đốc Công ty
  • Layout Bộ phận Kinh doanh Bán lẻ
  • Layout Bộ phận Kinh doanh dự án
  • Layput Bộ phận Mua hàng
  • Layput Kho hàng
  • Layout Bộ phận Tài chính – Kế toán
  • Layout Kế toán trưởng
  • Layout Quản lý Nhân sự
  • Layout Chấm công – Tính lương

Tại Nhà máy:

  • Layout Ban Giám Đốc Nhà máy
  • Layout Điều độ Sản xuất
  • Layout Trưởng ca Sản xuất
  • Layout Kho Nhà máy
  • Layout Quản lý Chất lượng
  • Layout Kế toán Nhà máy

Tại Kho: Layout Kho hàng

3.    Một số nghiệp vụ đặc thù trong giải pháp phần mềm BRAVO áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất kinh doanh nội thất – vật liệu xây dựng

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG

  • Lập bảng giá bán hàng: Bán lẻ và Theo bộ
  • Thời điểm hiệu lực
  • Thông tin hàng hóa: Mã, Tên, Màu sắc, Kích thước, Đơn vị tính
  • Khu vực áp dụng
  • Ghi nhận nhu cầu khách hàng và lập báo giá: Căn cứ vào đối tượng khách hàng lẻ hoặc dự án
  • Đối tượng khách hàng: Khách lẻ, Dự án
  • Thông tin mặt hàng bán
  • Ngày dự kiến giao hàng
  • Chiết khấu, giảm giá (có thể đối chiếu với tồn kho thực tế để xác định số lượng bán)

  • Lập đơn hàng bán, hợp đồng bán: Thông tin khách hàng, Mặt hàng bán, Điều khoản thanh toán, Chính sách chiết khấu
  • Thiết lập quy trình mượn trả hàng nội bộ: Áp dụng cho các nhân viên kinh doanh, xử lý trong trường hợp cần bán gấp theo thứ tự ưu tiên của dự án
  • Hàng có sẵn trong kho, có thể xuất bán ngay
  • Hàng có sẵn trong kho nhưng không thể bán
  • Phiếu mượn hàng
  • Phiếu trả hàng
  • Phiếu giữ chỗ

  • Cảnh báo công nợ: Kiểm tra hạn mức nợ của khách hàng để quyết định xúc tiến đơn hàng, nếu vượt quá quy định cho phép phải cần một cấp quản lý duyệt để tiếp tục.
  • Báo cáo:
  • Danh sách khách hàng;
  • Báo cáo nhắc ngày thành lập/ ngày sinh của khách hàng;
  • Báo cáo phân tích doanh thu: So sánh giữa kế hoạch và thực tế doanh thu;
  • Danh sách chương trình khuyến mãi: Tổng hợp các chương trình khuyến mãi hiện có;
  • Báo cáo thống kê số lượng bán, doanh số bán theo từng chương trình khuyến mãi;
  • Báo cáo so sánh hạn mức nợ và số dư nợ;
  • Bảng kê báo giá: Liệt kê chi tiết các báo giá phát sinh trong khoảng thời gian xem báo cáo;
  • Báo cáo cơ hội bán hàng: Thể hiện các báo giá chưa phát sinh đơn hàng chính thức và còn trong thời hạn báo giá;
  • Báo cáo đơn đặt hàng bán theo thời gian giao hàng: Thống kê số lượng cần giao cho khách hàng trong các khoảng thời gian quy định;
  • Báo doanh thu theo ngày;
  • Báo cáo tình hình mượn trả hàng.

 

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ MUA HÀNG

  • Lập yêu cầu mua hàng: Từ số lượng đăng ký của bộ phận kinh doanh, bộ phận sản xuất, được cấp quản lý duyệt để lập đơn hàng đặt mua nhà cung cấp.

  • Lập đơn hàng mua, hợp đồng mua: Sau khi được duyệt nhà cung cấp, số lượng mua:
  • Thông tin nhà cung cấp
  • Thông tin mặt hàng
  • Phương thức vận chuyển
  • Phương thức thanh toán

  • Yêu cầu nhập hàng: Sau khi có xác nhận của nhà cung cấp thời gian giao hàng, Bộ phận Mua hàng sẽ lập phiếu yêu cầu nhập hàng chuyển đến Bộ phận kho tiếp nhận.

  • Kiểm tra hàng về: Bộ phận KCS tiếp nhận và kiểm tra chất lượng hàng hóa trước khi lưu kho, ghi nhận tình trạng để có phương án xử lý đối với hàng hóa bị hỏng.
  • Đề nghị thanh toán: Căn cứ vào tình hình đơn hàng mua thực tế, lập đề nghị thanh toán để xử lý công nợ với nhà cung cấp.

  • Báo cáo:
  • Báo cáo đơn đặt hàng mua theo thời gian giao hàng: Thống kê số lượng (nhóm theo đơn hàng, chi tiết theo mặt hàng) sẽ nhận từ nhà cung cấp trong các khoảng thời gian quy định;
  • Sổ theo dõi đơn đặt hàng mua: Theo dõi tiến độ đơn hàng (số lượng/ giá trị) theo từng mặt hàng (đã đặt hàng/ đã thực hiện/ chưa thực hiện);
  • Báo cáo kiểm tra hàng về theo ngày;
  • Báo cáo tình hình nhập hàng theo yêu cầu.

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ SẢN XUẤT TẠI NHÀ MÁY:

  • Thiết lập bộ định mức sản phẩm (BOM): Khai báo chi tiết các yếu tố vật tư, chi phí cấu thành nên sản phẩm.
  • Lập yêu cầu cung ứng vật tư: Theo kế hoạch sản lượng của Bộ phận Kinh doanh, bộ phận Sản xuất dựa vào tình hình thực tế tồn kho và BOM sẽ lập yêu cầu vật tư.
  • Kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất: Căn cứ vào năng lực sản xuất thực tế, lập kế hoạch bắt đầu tiến hành dựa vào thời gian giao hàng cho khách hàng:
  • Chi tiết các mặt hàng theo từng công đoạn nào
  • Quy cách mặt hàng
  • Số lượng vật tư cần

  • Báo cáo:
  • Tình trạng sản xuất theo kế hoạch
  • Thống kê tiến độ sản xuất theo công đoạn

IV. HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP PHẦN MỀM BRAVO TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH NỘI THẤT – VẬT LIỆU XÂY DỰNG

1.    Hiệu quả quản trị

Các bộ phận sử dụng trên một hệ thống phần mềm theo một quy trình khép kín, cho phép sự liên kết và kế thừa dữ liệu giữa các phòng ban (dữ liệu đầu ra của bộ phận này là dữ liệu đầu vào của một bộ phận khác). Phần mềm hỗ trợ tác nghiệp trong quá trình hoạt động giúp hệ thống có một quy trình rõ ràng và công việc được phân bổ cho từng phòng ban hợp lý.

  • Nhập xuất dữ liệu nhanh, chính xác: Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, phần mềm có khả năng truy xuất ngược dữ liệu và truy xuất dữ liệu đa chiều.
  • Mỗi phòng ban có thể tự quản lý lại được cơ chế hoạt động, thấy được các lỗ hổng và có thể khắc phục kịp thời giúp Ban Quản trị luôn chủ động và tránh được các rủi ro trong quá trình hoạt động (kiểm soát được tồn kho sau khi kết thúc đơn hàng theo từng mã hàng và từng hợp đồng).
  • Khả năng phân quyền linh hoạt: Phân quyền cho từng người sử dụng, từng bộ phận.
  • Cho phép quản trị mô hình chuỗi doanh nghiệp theo dạng đơn vị cơ sở trên cùng một phiên bản phần mềm.
  • Hệ thống phần mềm có thiết kế mở, linh động, rất dễ dàng trong việc mở rộng phạm vi quản lý, thiết kế thêm các tính năng mới.

2.    Hiệu quả đối với từng đối tượng sử dụng

  • Luôn có thông tin chính xác, tức thời về các định mức kỹ thuật giúp hỗ trợ tối ưu cho quá trình giao dịch, đàm phán giá với khách hàng.
  • Việc đồng nhất tên gọi và quy cách cho sản phẩm trong toàn hệ thống đảm bảo tính chính xác trong giao dịch về bán, xuất, nhập hàng trong toàn hệ thống.

  • Cập nhật tức thời và theo dõi liên tục tiến độ mua hàng, nhập hàng.
  • Giảm thiểu tối đa các giao dịch nội bộ liên quan tới quá trình mua và cung ứng vật tư.
  • Giúp kiểm soát tốt nhất về chất lượng nhà cung cấp trong quá trình mua và nhập hàng. Ví dụ: theo dõi chặt chẽ tiến độ giao hàng, cảnh báo sớm đối với các đơn hàng sắp hết hạn giao hàng… phục vụ kịp thời quá trình sản xuất.
  • Theo dõi tiến độ giao hàng, nguyên liệu, chuẩn bị kho bãi nhận hàng.
  • Lưu trữ thông tin nhà cung cấp và lịch sử giao dịch.

  • Chủ động trong công tác quản lý, điều hành nhập – xuất kho NPL, vật tư và thành phẩm.
  • Giảm thiểu thời gian thao tác nhập liệu (có thể thừa kế dữ liệu từ các bộ phận tác nghiệp khác như: đơn hàng từ Bộ phận Kinh doanh…) và nâng cao hiệu quả giá trị kho hàng.
  • Lên được các Báo cáo tồn kho nguyên phụ liệu tại bất kỳ thời điểm nào theo từng mã hàng, từng hợp đồng, PO.

  • Luôn nắm được số liệu thống kê về các yếu tố liên quan đến quá trình sản xuất một cách nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ tối đa cho quá trình điều độ, giám sát sản xuất.
  • Thống kê kịp thời, chính xác, chi tiết nguyên vật liệu sử dụng, bán thành phẩm, thành phẩm thu được, cung cấp thông tin cho các bộ phận liên quan nắm bắt kịp thời.

  • Giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán.
  • Kiểm soát tốt các khoản chi phí phát sinh, doanh thu thông qua cơ chế liên kết dữ liệu tức thời trong toàn hệ thống, từ đó giúp cho doanh nghiệp có một góc nhìn về tài chính một cách tổng quát, kịp thời, đầy đủ và chính xác.
  • Hỗ trợ các công tác nghiệp vụ yêu cầu sự chính xác cao như tính giá vốn, tính giá thành sản phẩm, hạch toán lương nhân viên.
  • Hỗ trợ trong việc phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống theo từng hợp đồng, từng mã hàng.

  • Lưu trữ, truy xuất đầy đủ nhanh chóng hồ sơ nhân viên.
  • Theo dõi lịch sử nhân viên, quá trình làm việc chi tiết.
  • Tính lương nhanh chóng, chính xác, phù hợp quy chế lương của từng bộ phận.
  • Hỗ trợ tối đa các báo cáo theo quy định cũng như các Báo cáo thống kê nhân sự, đánh giá hiệu quả nhân sự.

V. DANH SÁCH CÁC KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU NGÀNH SẢN XUẤT KINH DOANH NỘI THẤT – VẬT LIỆU XÂY DỰNG

  • Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ An Biên
  • Công ty TNHH Rita Võ
  • Công ty Cổ phần Tập đoàn UNIS
  • Công ty Cổ phần Gạch men Ý Mỹ
  • Công ty TNHH Gạch men Hoàng Gia
  • Công ty Cổ phần Gạch ngói Đồng Nai
  • Công ty CP Cửa sổ Nhựa Châu Âu
  • Công ty TNHH An Cường
  • Công ty TNHH MTV Nhất Gỗ