Phần mềm BRAVO ứng dụng tại các đơn vị Xổ số Kiến thiết

I. TỔNG QUAN PHẦN MỀM

Phần mềm BRAVO (ERP-VN) khi ứng dụng tại các đơn vị chuyên về ngành XỔ SỐ được tùy chỉnh theo đặc thù của các doanh nghiệp trong ngành. Hệ thống được xây dựng với mục đích trợ giúp cho doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về quản trị và vận hành các quy trình đã xây dựng trên phần mềm theo cơ chế: “cùng nhau phối hợp – cùng nhau chia sẻ – cùng nhau kiểm soát – cùng nhau hoàn thành” giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp, nhằm cải thiện và tối đa hiệu quả sản xuất kinh doanh. 

II. BÀI TOÁN ĐẶC THÙ CỦA NGÀNH XỔ SỐ KIẾN THIẾT

Các đơn vị chuyên về ngành Xổ Số sẽ xây dựng những quy trình khép kín, nâng cao khả năng phối hợp, kiểm soát và phân phối nguồn lực một cách tối ưu, nhanh gọn và hiệu quả. Theo đó, quy trình ứng dụng sẽ được vận hành như sau:

1.   Hệ thống tổ chức dữ liệu

 

2.   Mô tả những hoạt động chính:

a. (1) (2): Kế hoạch Phát hành vé và lên doanh thu

  • Lập kế hoạch phân phối vé: Nhân viên bộ phận Phát hành tiến hành lập kế hoạch phân phối vé để chia về cho từng văn phòng đại diện (mỗi khu vực sẽ có các đầu số khác nhau ,kế hoạch phân phối sẽ chia đầu số cho từng khu vực).
  • Đặt in: bộ phận Phát hành tiến hành đặt in vé và bao bì.
  • Nhập vé về: thực hiện nhập và theo dõi tình hình vé về. Theo dõi tình hình gia công vé từ các nhà gia công bên ngoài chi tiết đến từng đối tượng nhận gia công, số lượng, loại vé và ngày gia nhận. Tiến hành kiểm tra và số liệu đặt vé.
  • Xuất vé phát hành đại lý: bộ phận Phát hành lập phiếu xuất phát hành cho các Đại lý để quản lý số lượng phát hành theo từng loại vé, bộ vé, đối tượng… Kiểm tra các thông tin về bộ vé, thế chấp, đối tượng Đại lý:

-     Các đài nhỏ (Phú Yên, Daklak…) sẽ quay số 1 tuần 1 kỳ, các đài lớn (Đà Nẵng…) sẽ quay số 1 tuần 2 kỳ;

-     Bộ phận Phát hành sẽ tiến hành xuất vé trước 1 tuần. Đồng thời, quản lý hoá đơn và các phiếu xuất nội bộ;

-     Tại ngày quay số các đại lý sẽ thực hiện trả vé trước giờ quay tại các điểm thu hồi nhất định.

  • Nhập vé từ Đại lý trả về:  Nhập số liệu vé từ Đại lý báo về làm cơ sở chốt số vé trả.
  • Thực hiện kiểm Bước 1: bộ phận Phát hành thu hồi vé và nhập vào chương trình (tại mỗi văn phòng đại diện sẽ tự nhập kiểm đếm, tại văn phòng công ty cũng sẽ thực hiện nhập kiểm đếm đối với vé trả về văn phòng công ty).

-     Cập nhật bảng kê chốt số Vé trả;

-     Tiến hành nhận vé từ Đại lý trả về;

-     Cập nhật số lượng theo bảng kê;

-     Bộ phận Kế toán theo dõi nhập kho.

  • Lên doanh thu Bước 1: 

  • Thực hiện kiểm đếm Bước 2: ở bước này tuỳ vào mỗi đơn vị sẽ phân cho bộ phận Phát hành hoặc bộ phận Phúc tra thực hiện.

-     Tiến hành kiểm đếm lại những vé ở Bước 1 để loại vé thừa, vé thiếu, vé không hợp lệ hoặc vé của đài khác trả nhầm (vé không hợp lệ: là những vé của kỳ trước, vé bị rách…).

  • Lên doanh thu Bước 2: lên được các Báo cáo doanh thu, hoa hồng của kì báo cáo.

  • Tạo chứng từ tiêu thụ vé: bộ phận Kế toán tạo chứng từ tiêu thụ vé (hỗ trợ tính được tiền nhận – vé trả, tính được doanh thu, hoa hồng cho từng kỳ, Đại lý).

​b. (3) (4a) (4b): Trả thưởng – Phúc tra số liệu trả thưởng

  • Khai báo số liệu: bộ phận phúc tra tiến hành cập nhật khai báo

-     Khai báo các tham số lên hệ thống (% phí uỷ quyền và các chi phí khác);

-     Khai báo những tiêu chí tính toán trả thưởng để chương trình tự động tính và lập bảng kê trả thưởng;

-     Cập nhật danh sách trúng thưởng theo từng đối tượng;

-     Danh mục trả thưởng: có giá trị giải thưởng dựa trên cơ cấu vé.

  • Tính số liệu trả thưởng: bộ phận trả thưởng tiến hành phân loại và tính số liệu trả thưởng.

-     Phân loại trả thưởng theo nhiều hình thức khác nhau (tiền mặt, đối tượng, trừ công nợ);

-     Tự động tính tất cả chi phí theo khai báo và phát sinh.

  • Bảng trả thưởng kế hoạch xổ số: sau khi biết kết quả trả thưởng dựa vào bảng tổng hợp phân phối vé truyền thống và kết quả xổ số, người sử dụng có thể biết được chi tiết các giải trúng ở khu vực và giá trị là bao nhiêu theo kế hoạch trả thưởng.
  • Tiến hành trả thưởng: người trúng thưởng có thể được trả thưởng tại các văn phòng đại diện hoặc văn phòng công ty ® Lập phiếu chi trả thưởng, phiếu lĩnh tiền.
  • Cập nhật phiếu uỷ quyền trả thưởng: bộ phận trả thưởng tiến hành lập phiếu uỷ quyền (trong trường hợp các đại lý thanh toán trả thưởng giúp các văn phòng đại diện hoặc văn phòng công ty đối với những vé trúng thưởng có giá trị dưới 20 triệu ® các đại lý sẽ được hưởng hoa hồng uỷ quyền trúng thưởng = giá trị trúng thưởng * 0.2%). Bộ phận phúc tra kế thừa dữ liệu.
  • Phúc tra số liệu trả thưởng: bộ phận phúc tra kế thừa dữ liệu từ bộ phận trả thưởng (danh sách trả thưởng) tiến hành phúc tra:

-     Cập nhật kết quả quả kiểm đếm thực tế;

-     Tự động lập danh sách đối chiếu, liên kết số liệu từ nhiều nguồn khác nhau để tính số liệu trả thưởng chính xác;

-     Xây dựng bảng dữ liệu đối chiếu và tìm kiếm, bộ phận Phúc tra có thể kiểm tra và lập báo cáo so sánh ngay trên phần mềm.

c. (5a) (5b): Quản lý Nhân sự – chấm công – tiền lương

  • Cập nhật, theo dõi Hồ sơ CBNV:

-     Cập nhật các thông tin liên quan về nhân viên để quản lý danh sách CBNV (mã nhân viên, mã hồ sơ lưu, tên CBNV, bộ phận, địa chỉ, ngày sinh, bộ phận công tác, chức vụ…).

-     Tương ứng với từng hồ sơ CBNV, cán bộ BP Nhân sự Tiền lương sẽ truy vết các thông tin liên quan: thông tin cá nhân, chi tiết đào tạo, phát sinh tạm ứng, công cụ dụng cụ đang dùng, quan hệ gia đình, các quyết định trong suốt quá trình làm việc (QĐ tăng/ giảm lương, QĐ thuyên chuyển/ bổ nhiệm, QĐ nghỉ việc, …).

  • Cập nhật, theo dõi Hợp đồng lao động:

-     Cập nhật, theo dõi các thông tin về hợp đồng của từng CBNV (mã hợp đồng, ngày hợp đồng, loại hợp đồng, lương cơ bản, mức lương hưởng BHXH…).

-     Đối với các hợp đồng có thời hạn, phần mềm BRAVO sẽ cảnh báo trước khi đến hạn một khoảng thời gian (khoảng thời gian do người sử dụng chủ động lựa chọn khai báo) để cán bộ phụ trách xem xét vấn đề ký kết tiếp tục.

  • Quản lý chấm công, phân ca làm việc:

-     Phần mềm BRAVO kết nối trực tiếp với máy chấm công, liên kết để lấy thời gian vào ra thực tế của từng nhân viên, làm cơ sở xác định việc đi muộn/ về sớm/ tăng ca.

-     Đồng thời với các trường hợp nghỉ ốm, nghỉ phép, nghỉ không lương, công tác,… sẽ thực hiện chấm công bổ sung.

-     Xử lý các tình huống điều chuyển ca, nghỉ bù sau tăng ca, nghỉ các ngày lễ trong năm, …

-     Các văn phòng đại diện thực hiện chấm công và sẽ được tổng hợp tại văn phòng công ty.

  • Tính lương:

-     Phần mềm cho phép khai báo và thực hiện tính lương theo nhiều phương thức khác nhau: tính lương theo thời gian…

-     Khai báo các tham số tính lương, tham số tính phụ cấp, tham số tính phụ cấp,… trên phần mềm.

-     Theo dõi quá trình thực hiện chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm  tế, Bảo hiểm tai nạn lao động và các khoản chi nghĩa vụ theo quy định cho CBCNV trong toàn Công ty.

-     Tính các khoản trích theo lương, tính thuế TNCN.

-     Chuyển dữ liệu cho BP Kế toán hạch toán lương.

d. (6a) (6b): Quản lý Kế toán

  • Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng:

-     Lập phiếu thu, phiếu chi, ủy nhiệm chi theo mẫu của các ngân hàng ngay trên phần mềm. Có thể in trực tiếp các phiếu này từ phần mềm.

-     Cập nhật phiếu chi trả thưởng, phiếu lĩnh tiền, phiếu uỷ quyền trả thưởng…

-     Các hạch toán về tiền sẽ được tự động lên các bảng kê, sổ sách, sổ cái và báo cáo có liên quan.

  • Kế toán mua hàng & công nợ phải trả:

-     Theo dõi dữ liệu đơn đặt hàng/ hợp đồng mua từ BP Kế hoạch – Phát hành, hạch toán phiếu nhập mua, thuế nhập khẩu, VAT vào phần mềm.

-     Theo dõi công nợ hạn thanh toán, Báo cáo hạn thanh toán, nhắc nhở thanh toán trên phần mềm.

-     Theo dõi bù trừ công nợ.

  • Kế toán hàng tồn kho:

-     Hạch toán nhập mua, phiếu xuất kho, phiếu xuất CCDC, xuất điều chuyển kho vào phần mềm.

-     Tính giá vốn tự động theo nhiều phương pháp.

-     Theo dõi dữ liệu hàng tồn kho thông qua các Báo cáo nhập xuất tồn từ Kho.

  • Kế toán TSCĐ, CCDC:

-     Thiết lập thông tin quản lý tài sản trên phần mềm: số lượng, giá trị, bộ phận sử dụng, tình trạng sử dụng, …

-     Tự động tính và hạch toán khấu hao tài sản, phân bổ công cụ dụng cụ.

-     Quản lý tăng giảm, biến động tài sản cố định qua các thời kỳ như nâng cấp, đình chỉ khấu hao, tiếp tục khấu hao, thanh lý, …

  • Kế toán thuế, hạch toán lương:

-     Tính thuế tự động (Thuế thu nhập Đại lý, thuế thu nhập người trúng thưởng, thuế thu nhập cá nhân CBNV công ty).

-     Theo dõi dữ liệu tiền lương từ BP Nhân sự Tiền lương, tiến hành hạch toán lương, hạch toán BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và thuế TNCN vào phiếu kế toán trên phần mềm.

  • Kế toán tổng hợp:

-     Chương trình lập các phiếu bổ sung nghiệp vụ hạch toán khác và các nghiệp vụ kế toán ngoài bảng.

-     Tự động tạo bút toán khóa sổ, kết chuyển và phân bổ, tạo bút toán định kỳ.

-     Khai thác hệ thống Báo cáo: Sổ sách kế toán; Báo cáo thuế; Báo cáo quyết toán tài chính; Báo cáo quản trị, Phân tích tài chính... Một số Báo cáo quản trị khác theo yêu cầu của doanh nghiệp.

III. GIẢI PHÁP CỦA PHẦN MỀM BRAVO

Đặc điểm chung của các ngành Xổ Số là địa bàn, phạm vi sản xuất kinh doanh phân tán tại nhiều địa điểm, khu vực khác nhau (văn phòng & các văn phòng đại diện…). Do vậy, ngoài nhu cầu của khách hàng, thì khi xây dựng giải pháp BRAVO tiến hành tư vấn các giải pháp tổ chức, phân luồng dữ liệu để thuận tiện trong các công tác nghiệp vụ, chặt chẽ trong việc quản lý các vấn đề phát sinh và tổng hợp mọi hoạt động trong hệ thống tổ chức sản xuất kinh doanh của khách hàng.

a. Mô hình tổ chức cập nhật và khai thác dữ liệu hệ thống:

Như đã đề cập, do các địa điểm sử dụng phần mềm dàn trải theo các vùng địa lý nên BRAVO cần xây dựng một hệ thống dữ liệu kết hợp giữa giải pháp dữ liệu đồng bộ và phân tán nhằm đảm bảo tính tức thời của dữ liệu (phục vụ các vấn đề kế thừa, theo dõi và quản lý dữ liệu phát sinh) và tính liên tục của dữ liệu. 

  • Sơ đồ

  • Mô tả:

Tại trụ sở chính:

+ Cài đặt 01 phần mềm BRAVO bao gồm “chương trình chạy” và “cơ sở dữ liệu” trên máy chủ (Server).

+ Tại các phòng ban, các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy Client) sẽ được khai báo (tên máy, ID người dùng) và được cài các "chương trình chạy” để người dùng cập nhật thông tin, dữ liệu vào phần mềm.

+ Các User sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan. Mỗi bộ phận sẽ có thiết kế layout (giao diện) riêng phù hợp với nghiệp vụ quản lý của từng bộ phận.

 Tại chi nhánh và các văn phòng đại diện:

+ Cài đặt phần mềm BRAVO chỉ bao gồm “chương trình chạy” (không bao gồm “cơ sở dữ liệu”) trên các máy Client của các bộ phận, user tham gia sử dụng phần mềm để cập nhật và truyền nhận dữ liệu online về phần mềm trên máy chủ tại trụ sở chính.

+ Các user được phân cấp, phân quyền nhằm đảm bảo tính độc lập, trách nhiệm khi cập nhật dữ liệu vào hệ thống.

(Khuyến cáo: để đảm bảo về tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì BRAVO khuyến cáo trang bị thêm một máy chủ dự phòng, máy chủ backup phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: thay thế server chính vận hành hệ thống và back up dữ liệu của phần mềm. Trên server chính và server backup tích hợp các ổ cứng vật lý tương đương và cấu hình theo các giải pháp Raid ổ cứng: Raid 0, Raid 1, Raid 10).

b. Phân nhóm các lớp dữ liệu người dùng tại từng địa điểm sử dụng:

Ngoài việc kế thừa dữ liệu phát sinh trong hệ thống thì tại từng phòng ban có những nghiệp vụ riêng, độc lập và đôi khi là bảo mật với các phòng ban khác. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành, thao tác trên phần mềm thì BRAVO chia giao diện người dùng theo từng lớp (Layout). Cụ thể:

Tại Trụ sở chính:

+ Layout Ban giám đốc công ty

+ Layout Kế hoạch phát hành

+ Layout Phúc tra – trả thưởng

+ Layout Kế toán tài chính

+ Layout Nhân sự tiền lương

Tại chi nhánh:

+ Layout Ban giám đốc công ty

+ Layout Kế hoạch phát hành

+ Layout Phúc tra – trả thưởng

+ Layout Kế toán tài chính

+ Layout Nhân sự – tiền lương

Tại văn phòng đại diện:

+ Layout Kế hoạch phát hành

+ Layout Phúc tra – trả thưởng

+ Layout Kế toán tài chính

+ Layout chấm công

c. Tổ chức, bóc tách cơ sở dữ liệu phần mềm

Để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý và tổng hợp dữ liệu phát sinh tại từng địa điểm vận hành phần mềm, thì BRAVO tư vấn theo các phương án tổ chức dữ liệu phù hợp với từng quy mô của doanh nghiệp. Theo đó, trên cơ sở dữ liệu của phần mềm (database) sẽ được chia nhỏ theo các khay dữ liệu (gọi là khay đơn vị cơ sở) tương ứng với từng điểm sử dụng để nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu phát sinh tại từng điểm. Và có 01 khay dữ liệu tổng hợp đóng vai trò tổng hợp/ hợp nhất dữ liệu phát sinh toàn hệ thống. 

d. Xử lý các nghiệp vụ đặc thù của sản xuất kinh doanh

  • Bộ phận Kế hoạch phát hành

Xây dựng kế hoạch phát hành năm cho từng loại vé . Theo dõi quá trình phát hành xuất vé đi các Văn phòng Đại diện, Đại lý. Thực hiện đặt hàng in và gia công vé, bao bì. Các công việc được thực hiện ngay trên phần mềm BRAVO giúp cho bộ phận phát hành có thể quản lý chính xác tình hình xuất vé, nhận vé trả về. Chuyển số liệu sang các bộ phận kế toán để tiếp tục tác nghiệp.

Các công việc chính trong quy trình:

- Lập và quản lý Kế hoạch phát hành Vé;

- Theo dõi tình hình nhập Vé đặt về;

- Theo dõi cơ cấu giải thưởng đối với từng loại vé;

- Theo dõi gia công vé từ các nhà cung cấp bên ngoài, theo dõi chi tiết đối tượng nhận gia công, số lượng, loại vé, ngày giao nhận;

- Lập phiếu xuất phát hành cho các Đại lý để quản lý số lượng phát hành theo từng loại Vé, bộ vé, đối tượng…;

- Nhập số liệu Vé trả từ Đại lý báo về để làm cơ sở chốt số Vé trả;

- Chia sẻ số liệu phát hành với Bộ phận Kế toán để theo dõi nhập kho;

- Liên kết số liệu giữa các bộ phận Tài chính để xem những thông tin liên quan;

- Cập nhật số lượng kiểm đếm Bước 2 để xác định chính xác số Vé trả về và lưu vào cơ  sở dữ liệu trung tâm để chia sẻ sang các bộ phận khác, tiếp tục tác nghiệp;       

- Lập các Báo cáo so sánh kế hoạch và thực tế phát sinh;

- Thực hiện các tác vụ chuyển số liệu sang bộ phận khác theo từng phần cần chia sẻ ngay trên phần mềm BRAVO bằng các công cụ tự động;

- Chuyển Báo cáo quản trị phục vụ cho lãnh đạo công ty.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

Kế hoạch phân vé

Cập nhật phân seri vé

Danh mục vé số, vật tư vé số

Kết quả Xổ số và truyền thông

Cập nhật kết quả Xổ số

  • Bộ phận Trả thưởng – Phúc tra

Thực hiện tổng hợp các số liệu trả thưởng theo từng loại đối tượng khác nhau. Lập danh sách trả thưởng chi tiết theo từng dạng đã được khai báo (mức hoa hồng, phí ủy quyền trả thưởng). Chương trình phần mềm sẽ giúp cho bộ phận trả thưởng có được hệ thống danh sách và các Báo cáo chi tiết về trả thưởng.

Các công việc chính trong quy trình:

- Cập nhật danh sách trúng thưởng theo từng đối tượng;

-  Phân loại trả thưởng theo nhiều hình thức khác nhau;

- Các công cụ tự động được tạo ra nhằm giúp cho việc liên kết số liệu từ nhiều nguồn khác nhau để tính số liệu trả thưởng chính xác;

- Lập các phiếu chi trả thưởng, phiếu lĩnh tiền, phiếu ủy quyền trả thưởng…;

- Khai báo những tiêu chí tính toán trả thưởng để chương trình tự động tính và lập bảng kê trả thưởng;

- Chia sẻ số liệu để thực hiện Báo cáo quản trị cho lãnh đạo và làm nguồn đầu vào để bộ phận Kế toán thực hiện tạo các chứng từ Kế toán;

- Xây dựng các bảng dữ liệu, đối chiếu và tìm kiếm giúp cho bộ phận phúc tra có thể kiểm tra và lập các Báo cáo so sánh ngay trên phần mềm.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO

Cập nhật trả thưởng: Theo dõi trả thưởng từng ngày trong tháng chi tiết bộ vé, loại vé, mệnh giá, tổng lượng, tổng tiền…

Cập nhật phúc tra trả thưởng vé truyền thống

Bảng tổng hợp vé trúng thưởng đã trả thưởng

Báo cáo tổng hợp vé trúng thưởng đã phúc tra

  • Quản lý tại văn phòng Đại diện

Các công việc chính trong quy trình:

- Quản lý thực hiện Biên nhận tiền, Giấy nhận tiền trúng thưởng vé xổ số cho các Đại lý và thực hiện tạo chứng từ kế toán (Phiếu thu/ phiếu chi) tự động theo mặc định đã được khai báo sẵn cho các nghiệp vụ, nhằm giúp cho Văn phòng công ty thừa kế được chứng từ kế toán tại VPĐD ngay lập tức;

- Tổng hợp trả thưởng vé trúng thưởng cho từng kí hiệu hoặc tổng hợp;

- Theo dõi chi tiết tồn kho các Đại lý;

- Cập nhật thường xuyên số lượng vé Đại lý trả bước1 và bước 2 (tùy theo nhiệm vụ Văn phòng công ty giao cho VPĐD được thực hiện bao nhiêu bước);

- Cập nhật doanh thu đến hạn của các loại hình vé xổ số và tự động tạo ra các chứng từ tiêu thụ tự động xác định doanh thu;

- Cập nhật doanh thu khi nộp tiền của các loại hình vé Bóc, Cào và tự động tạo ra các chứng từ tiêu thụ tự động xác định doanh thu;

- Thực hiện lập và in các giấy tờ trên phần mềm: Giấy báo nộp tiền bán vé XSKT, Bảng phân bổ vé KTTT phát hành cho Tổng đại lý, Biên bản xác nhận công nợ...;

- Liên kết số liệu với Văn phòng Công ty qua mạng Internet.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

Giao diện chính – theo từng đơn vị

Giấy nhận tiền vé trúng thưởng xổ số

Tổng hợp doanh thu tiêu thụ vé số

  • Bộ phận Nhân sự – tiền lương

Các công việc chính trong quy trình:

- Quản lý và cập nhật các dữ liệu việc lập kế hoạch và quá trình tuyển dụng kể từ khi phát sinh nhu cầu đến khâu ký hợp đồng với nhân viên;

- Cập nhật, lưu trữ hồ sơ, lý lịch trích ngang, hợp đồng lao động, các hệ số tính lương chi tiết đến từng nhân viên trong công ty;

- Theo dõi quá trình công tác, ngày phép, nghỉ chế độ quan hệ gia đình, trình độ chuyên môn, quá trình đào tạo;

- Cập nhật, kiểm soát và lưu trữ các Quyết định bổ nhiệm, thay đổi chức danh, lương năng suất, vị trí công tác v.v...;

- Quản lý và thông báo kịp thời kỳ nâng lương, hợp đồng lao động, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội;

- Theo dõi quá trình thực hiện chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm tai nạn lao động và các khoản chi nghĩa vụ theo quy định cho CBCNV trong toàn công ty;

- Tính lương, các khoản phụ cấp, BHXH – Y tế, thuế thu nhập cho cán bộ nhân viên và tự động hạch toán các khoản đó theo từng bộ phận ứng với khoản mục phí khác nhau;

- Tìm kiếm thông tin và truy xuất liên kết số liệu với các phòng ban khác, báo cáo chi tiết, đầy đủ, kịp thời thông tin cho lãnh đạo.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

Quản lý hồ sơ nhân sự

Bảng lương thực lĩnh

  • Bộ phận Kế toán – Tài chính

Đây là phần hành cốt lõi của mọi hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Quản lý tài chính là một phần của hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp nhằm quản lý các giải pháp về tài chính, nghiệp vụ kế toán và hệ thống Báo cáo tài chính của doanh nghiệp... Từ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ và đánh giá tình hình tài chính của mình trên nhiều góc độ khác nhau để đưa ra nhưng quyết định hợp lý.

Các công việc chính trong quy trình:

- Quản lý các luồng tiền luân chuyển;

- Quản lý mua vật tư, xuất hóa đơn doanh thu các loại;

- Quản lý hàng tồn kho;

- Quản lý Kê khai, tính Thuế trên nhiều tiêu thức và loại khác nhau;

- Thừa kế số liệu từ các bộ phận khác để lập các chứng từ kế toán như: nhập vé, kiểm đếm;

- Lập các báo cáo theo quyết định mới nhất của ngành Xổ số;

- Sử dụng các công cụ tự động trên BRAVO để tạo các số liệu và đối chiếu: Tạo hóa đơn ghi nhận doanh thu tự động, tạo phiếu chi…;

- Thực hiện lập và in hóa đơn đặc thù ngay trên phần mềm;

- Liên kết số liệu với các bộ phận liên quan thừa kế và kiểm tra đối chiếu dữ liệu.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

Cách thức tổ chức báo cáo

Bảng cân đối kế toán

Thuyết minh Báo cáo Tài chính

 

  • Một số báo cáo đặc thù

Vé số Truyền trống

- Bảng kê trả thưởng vé Truyền thống bằng chuyển khoản;

- Bảng kê trả thưởng vé Truyền thống với khách vãng lai bằng tiền mặt;

- Bảng kê trả thưởng vé Truyền thống với đại lý bằng tiền mặt;

- Bảng kê trả thưởng vé Truyền thống;

- Bảng tổng hợp giải đặc biệt, giải nhất vé Truyền thống – Theo ngày;

- Bảng tổng hợp giải đặc biệt, giải nhất vé Truyền thống – Theo bộ phận;

- Quyết toán trả thưởng vé Truyền thống;

- Bảng tổng hợp ủy quyền 0.2% trả thưởng vé Truyền thống;

- Bảng tổng hợp trả thưởng vé truyền thống không bao gồm PUQT 0.2 %;

- Báo cáo tính hình chi ủy quyền trả thưởng.

Vé số Bóc: 

Bảng kê trả thưởng vé Bóc bằng chuyển khoản;

- Bảng kê trả thưởng vé xổ số bóc khách vãng lai bằng tiền mặt;

- Bảng thanh toán vé trúng thưởng với đại lý bằng tiền mặt;

- Bảng kê trả thưởng vé Bóc;

- Bảng tổng hợp giải nhất, đặc biệt vé bóc – Theo ngày mở thưởng;

- Bảng tổng hợp giải nhất, đặc biệt vé Bóc – Theo bộ phận;

- Quyết toán trả thưởng vé Bóc;

- Bảng tổng hợp chi phí ủy quyền 0.2% trả thưởng vé Bóc;

- Bảng tổng hợp chi phí ủy quyền 0.2% trả thưởng trả thưởng vé bóc không tách;

- Bảng tổng hợp trả thưởng vé Bóc không bao gồm PUQTT 0,2%.

Vé số Cào:

Bảng kê trả thưởng vé Cào bằng chuyển khoản;

- Bảng kê trả thưởng vé Cào khách vãng lai bằng tiền mặt;

- Bảng kê trả thưởng vé Cào với đại lý bằng tiền mặt;

- Bảng kê trả thưởng vé Cào;

- Bảng tổng hợp giải nhất vé Cào – Theo ngày mở thưởng;

- Bảng tổng hợp giải nhất vé Cào – Theo bộ phận;

- Quyết toán trả thưởng vé Cào;

- Bảng tổng hợp ủy quyền 0.2% trả thưởng vé Cào.

Vé Lô tô

Tạo ngày mở thưởng vé lô tô;

- Bảng thanh toán vé trúng thưởng với đại lý bằng tiền mặt (LT);

- Bảng kê trả thưởng vé xổ số lô tô(mẫu mới);

- Bảng tổng hợp và bàn giao vé trúng thưởng vé xổ số lô tô;

- Thông báo quyết toán trả thưởng vé XSKT(Lô tô – được duyệt);

- Thông báo quyết toán trả thưởng vé XSKT(TT+Bóc+Lô tô CN gởi về);

- Thông báo quyết toán trả thưởng vé XSKT(TT + Bóc+ Lô tô được duyệt);

- Bảng tổng hợp và bàn giao vé trúng thưởng vé xổ số lô tô.

Báo cáo kiểm tra

Bảng tổng hợp đối chiếu tiền mặt hàng ngày (từ 5 triệu trở xuống);

- Bảng tổng hợp chi ủy quyền trả thưởng bằng tiền mặt (Tổng hợp );

- Bảng kê tổng hợp chi phí trả thưởng bằng tiền mặt tại VPCT (Tổng hợp );

- Nhập vé báo về (Tổng hợp );

- Bảng tổng hợp trả thưởng toàn công ty (Mẫu 1);

- Bảng tổng hợp trả thưởng toàn công ty (Mẫu 2);

- Bảng kê tổng hợp trả thưởng (Tổng hợp).

IV. HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BRAVO

1.   Hiệu quả quản trị:

  • Ban lãnh đạo có thể nhìn được “bức tranh tổng thể” về hoạt động kinh doanh của đơn vị: từ lúc phát hành vé đến xác định doanh thu thực tế, cũng như hiệu quả mang lại trong một thời điểm, thời kỳ một cách nhanh chóng và chính xác nhất nhờ vào hệ thống liên kết số liệu logic giữa các phòng ban.
  • Hệ thống lưu trữ và phân tích số liệu liên năm giúp Ban lãnh đạo có được những Báo cáo thống kê, phân tích tình hình kinh doanh giữa các kỳ, các năm nhanh nhất trên hệ thống phần mềm nhằm đưa ra những quyết định chỉ đạo kịp thời.
  • Ngoài ra hệ thống phần mềm BRAVO còn kết hợp cho phép truy xuất các báo cáo nhanh dành cho Ban lãnh đạo qua Apps BRAVO phát triển trên thiết bị di động Smartphone, Tablet với nền tảng IOS và Android, nhằm gia tăng “tần suất hoạt động” Công ty tại “bất kỳ thời điểm, địa điểm” nào.

2.   Hiệu quả quản trị tác động đến đối tượng từng bộ phận:

+ Hỗ trợ các nhân viên có thể xây dựng kế hoạch phát hành năm và theo dõi trên phần mềm.

+ Phần mềm hỗ trợ nhập liệu và lên số liệu tức thời giúp cho nhân viên có thể kiểm tra nhanh chóng và chính xác.

+ Quản lý thông tin và tình hình xuất vé, nhập vé từ Đại lý trả về một các chặt chẽ.

+ Cập nhật số lượng kiểm, đếm giúp xác định chính xác số vé. Dữ liệu được chia sẻ với các bộ phận khác tức thời, hỗ trợ cho các bộ phận liên quan có thể tác nghiệp một cách nhanh chóng.

 

+ Tự động tính được tất cả các chi phí theo khai báo và phát sinh.

+ Cập nhật và kiểm soát kết quả kiểm đếm thực tế, đồng thời thừa kế dữ liệu kiểm đếm từ bộ phận Phát hành giúp cho bộ phận Phúc tra có thể kiểm tra và lập báo cáo so sánh ngay trên phần mềm.

+ Kiểm soát được số liệu trả thưởng từ các văn phòng đại diện và văn phòng công ty, quản lý hoa hồng của các Đại lý thông qua Phiếu uỷ quyền.

+ Dữ liệu sẽ được luân chuyển về bộ phận Kế toán, từ đó có thể lên được doanh thu tiêu thụ, hoa hồng cho từng kỳ, từng Đại lý.

 

+ Quản lý thực hiện Biên nhận tiền, Giấy nhận tiền trúng thưởng vé xổ số cho các Đại lý và thực hiện tạo chứng từ kế toán (phiếu thu/ phiếu chi) tự động theo mặc định đã được khai báo sẵn cho các nghiệp vụ nhằm giúp cho Văn phòng công ty thừa kế được chứng từ kế toán tại VPĐD ngay lập tức.

+ Theo dõi được chi tiết tồn kho các Đại lý.

+ Xử lý tổng hợp số liệu trả thưởng và lên báo cáo trả thưởng tổng hợp, chi tiết tại VPĐD một cách nhanh chóng và chính xác.

+ Cập nhật doanh thu và tự động tạo ra các chứng từ tiêu thụ tự động, xác định doanh thu.

+ Liên kết số liệu với Văn phòng Công ty qua mạng Internet.

 

+ Quản lý hồ sơ nhân viên một cách chi tiết (mã nhân viên, mã hồ sơ lưu, tên nhân viên, bộ phận, địa chỉ, bộ phận công tác, chức vụ…). Tương ứng với từng hồ sơ, hệ thống sẽ truy vết các thông tin liên quan trong suốt quá trình làm việc.

+ Cập nhật, theo dõi Hợp đồng lao động của từng nhân viên. Cảnh báo nóng các thông tin sắp hết hạn hợp đồng của nhân viên. Xây dựng hệ thống quản lý nhân viên một cách chặt chẽ.

+ Hệ thống kết nối trực tiếp với máy chấm công, lấy thời gian vào ra thực tế của từng nhân viên phục vụ công việc xác định việc đi muộn/ về sớm/ tăng ca. Đồng thời xử lý chấm công bổ sung cho các tình huống điều chuyển ca, nghỉ ốm, công tác…

+ Cho phép khai báo và thực hiện tính lương theo nhiều phương thức khác nhau. Chuyển các dữ liệu để bộ phận Kế toán kế thừa hạch toán lương.

+ Theo dõi bảo hiểm và tình hình thanh toán bảo hiểm cho nhân viên.

 

+ Giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán.

+ Kiểm soát tốt các khoản chi phí phát sinh, doanh thu thông qua cơ chế liên kết dữ liệu tức thời trong toàn hệ thống, từ đó giúp cho doanh nghiệp có một góc nhìn về tài chính một cách tổng quát, kịp thời, đầy đủ và chính xác.

+ Hỗ trợ các công tác nghiệp vụ yêu cầu sự chính xác cao như tính giá vốn, hạch toán lương nhân viên.

+ Hỗ trợ trong việc phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống.

+ Cập nhật dữ liệu tức thời, so sánh kỳ này và kỳ trước bất cứ thời điểm nào.

V. DANH SÁCH KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU NGÀNH XỔ SỐ HIỆN ĐANG SỬ DỤNG PHẦN MỀM BRAVO

1. Tổng Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết & DV In Đà Nẵng

2. Công ty TNHH Xổ số Kiến thiết Phú Yên

3. Công ty TNHH Xổ số Kiến thiết Lâm Đồng

4. Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Quảng Nam 

5. Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Đăk Nông

6. Công ty TNHH Xổ số Kiến thiết Bình Định 

7. Công ty TNHH Xổ số Kiến thiết Khánh Hòa

8. Công ty TNHH Xổ số Kiến thiết Đăk Lăk

9. Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Quảng Trị

10. Công ty TNHH MTV Xổ số Kiến thiết Cần Thơ

 

 Xem thêm:

>> Giải pháp phần mềm ERP BRAVO.

>> Thông tin khác về Công ty Cổ phần Phần mềm BRAVO

MỌI THÔNG TIN CHI TIẾT VUI LÒNG LIÊN HỆ:

Văn phòng tại Hà Nội:

Add: Tầng 3, tòa nhà 101 Láng Hạ, Đống Đa

Email: hanoi@bravo.com.vn

Tel:  0243 776 2472

Văn phòng tại Đà Nẵng: 

Add: Tầng 4, 466 Nguyễn Hữu Thọ, Cẩm Lệ

Email: danang@bravo.com.vn

Tel: 0236 3633 733

 

Văn phòng tại Tp. HCM:

Add: 2B, Lầu 2, 116-118 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường 6, Quận 3

Email: hcm@bravo.com.vn

Tel: 0283 930 3352