Phần mềm BRAVO ứng dụng tại các đơn vị Kinh doanh Dịch vụ Vận tải

I. TỔNG QUAN PHẦN MỀM

Giải pháp phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp BRAVO 8 (ERP-VN) khi ứng dụng tại các doanh nghiệp trong lĩnh vực KINH DOANH DỊCH VỤ VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC (các dịch vụ vận tải biển, vận tải đường bộ,…) sẽ được BRAVO thực hiện khảo sát và tư vấn, thiết kế, tùy chỉnh phần mềm theo đặc thù riêng của ngành.

Với những đặc thù riêng của ngành như: Quản lý xe, quản lý tàu, quản lý Booking… thì nghiệp vụ QUẢN LÝ CONTAINER là trọng tâm của cả hệ thống. BRAVO xây dựng các chức năng để người dùng quản lý các quy trình sau trên phần mềm như:

  • Quy trình quản lý và điều hành Container;
  • Quy trình khai thác tàu Container;
  • Quy trình quản lý vỏ Container;
  • Quy trình quản lý kỹ thuật Container (sửa chữa, vệ sinh,…).

Việc ứng dụng phần mềm BRAVO vào quản trị đối với doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực vận tải như có thêm một “bí quyết riêng” trong việc quản trị và đáp ứng kịp thời các yêu cầu của khách hàng, của thị trường trong ngành.

II. ĐẶC THÙ QUẢN LÝ CONTAINER TẠI CÁC CÔNG TY KINH DOANH DỊCH VỤ LOGISTIC

1. KHÁI QUÁT ĐẶC THÙ NGÀNH

Dịch vụ vận tải đa phương thức là phương thức vận chuyển hàng hóa bằng ít nhất hai phương thức vận tải trong chuỗi vận tải Door – to – Door:

Đối với dịch vụ vận tải đa phương thức (vận tải nội địa, vận tải quốc tế) thì dịch vụ vận chuyển hàng bằng CONTAINER giúp giảm chi phí vận tải, giá thành sản phẩm được giảm thiểu đáng kể, góp phần nâng cao năng suất lao động cũng như chất lượng của các công ty hoạt động sản xuất kinh doanh trong ngành vận tải (các operator) và đảm bảo các yêu cầu về an toàn hàng hóa, thời gian nhận hàng của các chủ hàng (consignee).

Trên đặc thù đó, để giảm thiểu tối đa về “chi phí” vận hành và “thời gian” giao nhận hàng thì các giao dịch xử lý về thủ tục giữa chủ hàng và đơn vị vận tải, giữa các phòng ban nghiệp vụ trong đơn vị vận tải cần phải nhanh chóng và chính xác.

Do vậy, việc quản lý và theo dõi tình trạng của các CONTAINER sử dụng để vận chuyển hàng hóa đối với các doanh nghiệp vận tải luôn là vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm, tìm kiếm và đầu tư các các công cụ mạnh mẽ để hỗ trợ quản lý, khai thác Container.

2. QUY TRÌNH VẬN HÀNH

MÔ TẢ NHỮNG HOẠT ĐỘNG CHÍNH

2.1. Quản lý Kinh doanh – Thương vụ

  • Như các doanh nghiệp khác, tại các đơn vị vận tải đường bộ, đường biển thì các hoạt động, giao dịch về kinh doanh (thương vụ) luôn là điểm khởi đầu trong chuỗi hoạt động sản xuất kinh doanh.
  • Các nghiệp vụ về quản lý thông tin của khách hàng, đại lý, đối tác luôn luôn được cải tiến để nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty.
  • Để phối hợp và xử lý tốt nhất các giao dịch trong công tác bán hàng thì các hệ thống hỗ trợ như phần mềm, phần cứng… luôn được sử dụng hết công suất để đáp ứng nhu cầu quản lý trong công tác bán hàng.
  • Ngoài ra, việc kết nối với các hệ thống khác – các bộ phận khác đang vận hành trong doanh nghiệp đóng vai trò to lớn trong công tác kiểm soát, quản lý và kế thừa thông tin nhằm giải quyết các sự vụ/nghiệp vụ một các chính xác và nhanh chóng.
  • Các quy trình nghiệp vụ quản lý bao gồm:
  • Bảng giá bán hàng
  • Định mức cước biển
  • Định mức chi phí cung đường
  • Booking Online (Web, Mobile Apps)
  • Book Cont (thuê cont)
  • Giấy đề nghị mượn container
  • Lệnh cấp vỏ
  • Dự kiến xuất tàu
  • Lệnh giao hàng
  • Thỏa thuận lưu khoang - Booking Note
  • Booking chuyển vỏ
  • Vận đơn đường biển
  • Hóa đơn bán hàng
  • Thu phí

2.2. Quản lý Logistics – Khai thác

  • Là trung tâm của hệ thống với chuỗi các nghiệp vụ “Quản lý và Khai tác container”;
  • Từ việc tiếp nhận thông tin từ phòng Kinh doanh đến thực hiện các giao dịch xử lý với Kho/Bãi, Tàu/xe, khách hàng.
  • Khối lượng công việc là rất lớn với chuối các quy trình nghiệp vụ như sau:
  • Quản lý các container thuộc sở hữu của công ty, đi mượn hoặc thuê của đối tác;
  • Quản lý các nghiệp vụ khai thác container như: Cấp rỗng, đóng hàng, hạ hàng…;
  • Quản lý các nghiệp vụ vệ sinh, sửa chữa, điện lạnh… container;
  • Tính chi phí phát sinh liên quan đến lưu container (DEM/DET), vệ sinh, sửa chữa…;
  • Quản lý các trạng thái, tồn container tại doanh nghiệp, trên quá trình vận chuyển và tại khách hàng.

2.3. Kết nối dữ liệu với các Module/hệ thống khác

  • Trong các công việc khai thác Container thì ngoài phần mềm quản trị nội bộ thì các hệ thống phần cứng, phần mềm khai thác tại kho bãi, cảng biển,… được các doanh nghiệp vận tải nghiên cứu, đầu tư và ứng dụng mạnh mẽ (handle, phần mềm xếp dỡ Container,…);
  • Các nhóm dữ liệu phát sinh trên các hệ thống khác nhau phải có tính kết nối, kế thừa để đảm bảo thông tin xuyên suốt phục vụ các nhu cầu của phòng Khai thác, các phòng ban nghiệp vụ và ban lãnh đạo doanh nghiệp.

III. GIẢI PHÁP CỦA BRAVO TRONG NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ CONTAINER

1. TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU PHẦN MỀM

Với chuỗi vận tải Door – to – Door thì doanh nghiệp phải tổ chức hệ thống rải rác tại rất nhiều địa điểm/tỉnh thành/quốc gia khác nhau. Do vậy, việc tổ chức cơ sở dữ liệu để phân tách dữ liệu tại từng địa điểm sử dụng và tổng hợp dữ liệu phục vụ nhu cầu quản trị của lãnh đạo là vấn đề đầu tiên cần phải giải quyết trên hệ thống.

1.1. Mô hình tổ chức cập nhật và khai thác dữ liệu hệ thống

Như đã đề cập, do các địa điểm sử dụng phần mềm dàn trải theo các vùng địa lý nên BRAVO cần xây dựng một hệ thống dữ liệu kết hợp giữa giải pháp dữ liệu đồng bộ đảm bảo tính tức thời của dữ liệu (phục vụ các vấn đề kế thừa, theo dõi và quản lý dữ liệu phát sinh) và tính liên tục của dữ liệu (nhằm đảm bảo việc bán hàng và sản xuất phải liên tục khi có sự cố về kết nối, giảm độ trễ trong các giao cần tính liên tục như bán hàng, nhập hàng,…).

a. Mô tả phương án

Tại trụ sở chính

  • Cài đặt 01 phần mềm BRAVO 8 (ERP – VN) bao gồm “chương trình chạy” và “cơ sở dữ liệu” trên máy chủ (Server).
  • Tại các phòng ban, các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy Client) sẽ được khai báo (tên máy, ID người dùng) và được cài các "chương trình chạy” để người dùng cập nhật thông tin, dữ liệu vào phần mềm.
  • Các User sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan.

Tại các chi nhánh

  • Cài đặt phần mềm BRAVO 8 (ERP-VN) chỉ bảo gồm “chương trình chạy” (không bao gồm “cơ sở dữ liệu”) trên các máy Client của các bộ phận, user tham gia sử dụng phần mềm để cập nhật và truyền nhận dữ liệu online về phần mềm trên máy chủ tại trụ sở chính.
  • Các user được phân cấp, phân quyền nhằm đảm bảo tính độc lập, trách nhiệm khi cập nhật dữ liệu vào hệ thống.

b. Mô hình dữ liệu

1.2. Phân nhóm các lớp dữ liệu người dùng tại từng địa điểm sử dụng

Ngoài việc kế thừa dữ liệu phát sinh trong hệ thống thì tại từng phòng ban có những nghiệp vụ riêng, độc lập và đôi khi là bảo mật với các phòng ban khác. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành, thao tác trên phần mềm thì BRAVO chia giao diện người dùng theo từng lớp (Layout). Cụ thể:

Văn phòng công ty

  • Layout Ban Giám đốc công ty
  • Layout Phòng Kinh doanh – Thương vụ
  • Layout Phòng Logistic - Khai thác

Chi nhánh

  • Layout Phòng Kế toán
  • Layout Phòng Nhân sự

2. THIẾT KẾ CÁC CHỨC NĂNG HỖ TRỢ XỬ LÝ CÁC NGHIỆP VỤ ĐẶC THÙ

2.1. Phòng Kinh doanh – Thương vụ

Thiết kế các danh mục

  • Danh mục tàu
  • Danh mục xe
  • Danh mục tuyến/chuyến
  • Danh mục đối tác/khách hàng
  • Thỏa thuận lưu khoang – Booking Note
  • Định mức chi phí cung đường
  • Chính sách bán hàng
  • Danh mục cảng/bãi
  • Danh mục phương thức vận chuyển (term)
  • Danh mục nhóm hàng hóa
  • Danh mục biểu cước
  • Định mức chi phí tàu

Thiết kế các chứng từ xử lý nghiệp vụ

  • Booking Online trên Mobiles Apps/Web (cho phép khách hàng lập Booking và theo dõi, kiểm tra tình trạng thực hiện việc theo dõi các thông tin cấp Container rỗng, thỏa thuận lưu khoang, báo cáo theo dõi booking);
  • Phiếu Booking (tiếp nhận thông tin từ Apps/Web và cho phép nhân viên bán hàng cập nhật dữ liệu tức thời các giao dịch đặt hàng của chủ hàng);
  • Phiếu Booking chuyển vỏ (sử dụng để chuyển vỏ container giữa các địa điểm);
  • Vận đơn đường biển (Bill of Loading);
  • Lệnh giao hàng;
  • Hóa đơn bán hàng.

Thiết kế báo cáo quản trị

  • Hệ thống báo cáo cảnh báo nhanh (Dashboard);
  • Hệ thống các mẫu biểu theo mẫu chung của ngành;
  • Hệ thống các báo cáo quản trị riêng của doanh nghiệp.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO

Định mức chi phí cung đường

Định mức chi phí cước biển

Thỏa thuận lưu khoang

Phiếu Bookcont

Lệnh giao hàng

2.2. Phòng Logistics – Khai thác

Thiết kế hệ thống danh mục

  • Danh mục loại container
  • Danh mục container
  • Danh mục hạng mục sửa chữa container
  • Danh mục đối tác/khách hàng
  • Thỏa thuận lưu khoang – Booking Note
  • Định mức chi phí cung đường
  • Danh mục trạng thái luân chuyển container
  • Danh mục lỗi hư hỏng container
  • Danh mục nhóm hàng hóa
  • Danh mục biểu cước
  • Định mức chi phí tàu
  • Chính sách bán hàng

 

Thiết kế các chứng từ xử lý nghiệp vụ

  • Phiếu cập nhật thông tin “theo dõi biến động chủ sở hữu khai thác container”;
  • Phiếu cập nhật thông tin “theo dõi biến động chất lượng container”;
  • Phiếu cập nhật thông tin “mua bảo hiểm container”;
  • Báo giá sửa chữa container;
  • Phiếu cập nhật thông tin “theo dõi luân chuyển trạng thái và tồn container”;
  • Phiếu cấp container rỗng;
  • Phiếu hạ container;
  • Phiếu xuất tàu;
  • Phiếu nhập tàu;
  • Phiếu trả container rỗng – chờ vệ sinh;
  • Phiếu trả container rỗng – sẵn sàng đóng hàng;
  • Phiếu container chờ sửa chữa;
  • Phiếu luân chuyển trạng thái container;
  • Tính chi phí D/O, vệ sinh, điện lạnh container;
  • Tính phí DEM/DET.

Thiết kế hệ thống báo cáo quản trị

  • Hệ thống báo cáo cảnh báo nhanh (Dashboard);
  • Hệ thống báo cáo quản trị (báo cáo tình trạng container, tồn kho container, luân chuyển container, chi phí,…).

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO

Danh mục trạng thái container

Cập nhật biến động trạng thái container

Cập nhật container hạ hàng

Cập nhật dữ liệu cắm điện lạnh

Tính phí D/O, Vệ sinh,…

 

Tính phí DEM/DET

IV. HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM

  • Quản lý toàn bộ các thông tin khách hàng trên hệ thống;
  • Tiếp nhận và chia sẻ dữ liệu với các bộ phận khác (khai thác, kế toán);
  • Tiếp nhận booking của khách hàng nhanh chóng (qua hệ thống booking Online được thiết kế theo yêu cầu trên Web hoặc Apps);
  • Theo dõi được toàn bộ tình trạng container, công nợ khách hàng;

  • Theo dõi thời gian, tình trạng lưu container/ thời hạn lưu bãi;
  • Theo dõi chi phí nhiên liệu, tiền luật cầu phà, tiền thu khách hàng, tiền chi trả đơn vị vận chuyển thuê ngoài;
  • Quản trị các nghiệp vụ khai thác như Thuê Cont, Thuê Bãi, Thuê xe…;
  • Kết nối dữ liệu với các bộ phận khác trong công ty;

  • Kế thừa toàn bộ dữ liệu từ các bộ phận, chi nhánh phục vụ công tác kiểm tra, hạch toán kế toán;
  • Giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán;
  • Hỗ trợ tối đa trong việc phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống;

  • Quản trị kế hoạch sản xuất kinh doanh và theo dõi quá trình/trạng thái thực hiện;
  • Cung cấp cho Ban Quản trị những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến sản xuất, kinh doanh của công ty;
  • Theo dõi được tình trạng công nợ đối với khách hàng, nhà cung cấp;
  • Theo dõi được tình trạng các đầu xe công ty đang quản lý;
  • Lên các báo cáo so sánh, đánh giá dựa trên các chỉ tiêu phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp;

V. DANH SÁCH KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU TRONG NGÀNH KINH DOANH DỊCH VỤ VẬN TẢI ĐANG SỬ DỤNG PHẦN MỀM BRAVO

1. Công ty TNHH Vận tải Container Hải An

2. Công ty Cổ phần Vận tải và Xếp dỡ Hải An

3. Công ty TNHH Đại lý và Tiếp Vận Hải An

4. Công ty Cổ phần OMEGA Hà Nội

5. Công ty TNHH Đại lý Vận tải Safi

6. Công ty TNHH Đại lý Vận tải Cosfi

7. Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Thái Bình Dương

8. Công ty Cổ phần Vận tải biển Container Vinalines

9. Công ty TNHH Công nghệ Vận tải LOGIVAN

10. Công ty Cổ phần Vận tải biển Hòa Phát

11. …