Phần mềm BRAVO ứng dụng tại đơn vị sản xuất thép xây dựng

I. TỔNG QUAN PHẦN MỀM

Phần mềm BRAVO (ERP-VN) khi ứng dụng tại các đơn vị chuyên về SẢN XUẤT THÉP XÂY DỰNG (Thép thanh, thép cuộn) được tùy chỉnh theo đặc thù của các doanh nghiệp trong ngành. Hệ thống được xây dựng với mục đích trợ giúp cho doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về quản trị và vận hành các quy trình đã xây dựng trên phần mềm. Hỗ trợ kết nối nghiệp vụ giữa các bộ phận nhằm kế thừa, kiểm soát dữ liệu phát sinh, tăng cường hiệu suất công việc và nâng cao khả năng quản trị của doanh nghiệp. 

II. BÀI TOÁN ĐẶC THÙ SẢN XUẤT, KINH DOANH THÉP XÂY DỰNG

1.  Khái quát đặc thù sản xuất thép

Ngành công nghiệp sản xuất thép trải qua nhiều khâu, công đoạn khác nhau và vận hành theo một chu trình khép kín. Nhiều công nghệ sản xuất thép được ứng dụng và tiêu biểu nhất là: công nghệ lò cao liên động khép kín (hay còn gọi là sản xuất thép từ thượng nguồn), đại diện cho công nghệ sản xuất này ở Việt Nam là các nhà máy luyện thép của Tập đoàn Hòa Phát. Và công nghệ lò điện hồ quang, hoạt động theo phương thức đúc liên tục (đại diện tiêu biểu là gang thép Thái Nguyên, thép Phú Mỹ).

Theo công nghệ lò cao thì quá trình sản xuất trải qua 4 bước chính như sau:

-  Bước 1: Khai thác và tuyển Quặng

-  Bước 2: Luyện Gang

-  Bước 3: Luyện Thép

-  Bước 4: Cán Thép

Từ khi thành lập, BRAVO đã xây dựng các giải pháp phần mềm quản lý ứng dụng tại các nhà máy thép với các phần hành tiên phong là Quản trị tài chính kế toán, Quản lý bán hàng, Quản lý kho và theo nhu cầu mở rộng của khách hàng, chúng tôi nghiên cứu quy trình vận hành và phát triển ứng dụng tích hợp thêm các phần hành Quản lý mua hàng, Thống kê sản xuất, Quản lý chất lượng, Quản lý giao nhận => tạo thành một giải pháp toàn diện, được ứng dụng sâu rộng tại các công ty, nhà máy sản xuất thép đang hoạt động tại Việt Nam. 

2. Quy trình vận hành sản xuất kinh doanh

 

Mô tả những hoạt động chính:

a. Hoạt động khai thác quặng và luyện gang:

-  Đối với các đơn vị có hoạt động khai thác quặng thì quặng sắt được khai thác, chế biến và tuyển lựa đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật yêu cầu như thành phần hóa học, kích thước hạt và được vận chuyển, tập kết tại nhà máy.

-  Theo kế hoạch sản xuất và định mức sản xuất theo từng mẻ, quặng sẽ được vận chuyển vào bàn cân (cân bàn, hoặc cân băng tải) để đưa vào lò luyện => các sản phẩm gang lỏng là nguyên liệu đầu vào cho quá trình luyện thép.

b. Hoạt động luyện thép và cán thép

-  Các sản phẩm từ luyện gang (gang lỏng) là đầu vào cho quá trình luyện thép, tạo thành các sản phẩm phôi thép theo mác thép đã quy định => các thanh phôi sẽ qua giá cán, tạo thành các thanh thép và cuộn thép thành phẩm.

-  Khi các thanh (cuộn thép) được cán xong sẽ được cắt theo chiều dài tiêu chuẩn và đưa qua cân điện tử để đóng bó, cắt cuộn theo đơn trọng quy định. Mặt khác, theo các mẻ sản xuất thì các thành phẩm thép sẽ được lấy mẫu và kiểm tra hàm lượng hóa tính, đo và kiểm tra cơ lý tính để xác định chất lượng, phân loại sản phẩm (loại A, loại B).

-  Sau khi quá trình kiểm tra chất lượng, đóng bó và cân xong => các thông tin sẽ được cán bộ nhà cân, cán bộ quản lý chất lượng cập nhật thông tin vào hệ thống để in Etiket, giấy chứng nhận chất lượng theo các bó thép (cuộn thép thành phẩm).

-  Thành phẩm sau khi trải qua các công đoạn sẽ được nhập kho căn cứ vào thông tin mã vạch trên các Eticket gắn kèm.

-  Toàn bộ quá trình sẽ được bộ phận thống kê, bộ phận KCS kiểm tra đối chiếu và cập nhật sản lượng vào hệ thống để theo dõi.

c. Hoạt động bán hàng

Hoạt động bán hàng được thực hiện với sự kết hợp liên tục giữa nhiều bộ phận trong hệ thống, bao gồm:

-  Tại văn phòng: thực hiện các quá trình đàm phán, giao dịch để hình thành đơn hàng, hợp đồng bán => sau đó lập các thông báo, lệnh xuất hàng xuống nhà máy.

-  Tại nhà máy: Bộ phận kho nhận lệnh xuất hàng để tạo các phiếu xuất kho tương ứng. Song song đó, bộ phận KCS, nhà cân sẽ lập các tích kê bán hàng để điều phối quá trình xuất hàng (các tích kê sẽ được sắp xếp theo thứ tự và thông báo trên bảng điện tử để thông báo cho khách hàng đến lấy hàng). Khi hàng được xuất lên kho và xe qua bàn cân, cán bộ nhà cân tiến hành kiểm tra hàng trước khi bảo vệ cho xe ra khỏi nhà máy.

d. Hoạt động mua và cấp phát vật tư

-  Đóng vai trò điều phối vật tư phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh.

-  Căn cứ vào tồn kho thực tế và kế hoạch sản xuất để lập dự trù vật tư.

-  Dựa trên phát sinh thực tế, phòng vật tư kế thừa, kiểm soát và xử lý các nhóm “đề nghị vật tư” từ các bộ phận cập nhật.

-  Sau khi hoàn thiện các “đề nghị vật tư”, tiến hành hỏi hàng, thu thập báo giá và đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất.

-  Sau khi lãnh đạo phê duyệt nhà cung cấp, tiến hành lập các đơn hàng, hợp đồng (theo báo giá) và theo dõi quá trình mua hàng.

-  Khi nhận được thông báo giao hàng từ nhà cung cấp, tiến hành lập các “thông báo/lệnh nhập hàng” xuống các bộ phận liên quan như: phòng Kỹ thuật, phòng Quản lý chất lượng, Kho,…để sắp xếp nhân sự kiểm tra, đánh giá hàng hóa, nguyên liệu và tiến hành nhập mua.

-  Song song đó, tiến hành lập hồ sơ thanh toán cho nhà cung cấp và chuyển cho kế toán tiến hành thanh toán.

-  Sau khi quá trình mua và nhập hàng thành công; tiến hành khảo sát và đánh giá chất lượng từng nhà cung cấp làm căn cứ để lựa chọn, mua hàng trong các lần tiếp theo.

-  Các công việc chính trong quy trình: Dự trù vật tư, Kiểm soát đề nghị mua, Tập hợp báo giá và đánh giá nhà cung cấp, Quản lý hợp đồng/đơn hàng mua, Lập lệnh/thông báo nhập hàng, Theo dõi tình trạng nhập mua, Lập hồ sơ thanh toán mua hàng, Khảo sát và đánh giá nhà cung cấp.

e. Quản lý Kế toán

-  Là bộ phận kế thừa toàn bộ dữ liệu phát sinh trong hệ thống.

-  Đóng vai trò kiểm soát các hoạt động tài chính phát sinh tương ứng tới từng nghiệp vụ sản xuất kinh doanh.

-  Các công việc chính trong quy trình: Kế toán tiền mặt; Kế toán tiền ngân hàng; Kế toán bán hàng và công nợ phải thu; Kế toán mua hàng và công nợ phải trả; Kế toán hàng tồn kho; Kế toán tài sản và CCDC; Kế toán giá thành (tính giá thành theo từng công đoạn); Kế toán thuế; Kế toán quản trị (tổng hợp dữ liệu kế toán toàn hệ thống: văn phòng, nhà máy, chi nhánh).

III. GIẢI PHÁP CỦA PHẦN MỀM BRAVO TẠI CÁC NHÀ MÁY SẢN XUẤT THÉP XÂY DỰNG

1. Tổ chức cơ sở dữ liệu phần mềm:

Đặc điểm chung của các doanh nghiệp sản xuất là địa bàn, phạm vị sản xuất kinh doanh phân tán tại nhiều địa điểm, khu vực khác nhau (văn phòng, nhà máy, kho bán hàng, chi nhánh…). Do vậy, ngoài nhu cầu của khách hàng thì khi xây dựng giải pháp BRAVO tiến hành tư vấn các giải pháp tổ chức, phân luồng dữ liệu để thuận tiện trong các công tác nghiệp vụ, chặt chẽ trong việc quản lý các vấn đề phát sinh và tổng hợp mọi hoạt động trong hệ thống tổ chức sản xuất kinh doanh của khách hàng.

a. Mô hình tổ chức cập nhật và khai thác dữ liệu hệ thống:

Như đã đề cập, do các địa điểm sử dụng phần mềm dàn trải theo các vùng địa lý nên BRAVO cần xây dựng một hệ thống dữ liệu kết hợp giữa giải pháp dữ liệu đồng bộ và phân tán nhằm đảm bảo tính tức thời của dữ liệu (phục vụ các vấn đề kế thừa, theo dõi và quản lý dữ liệu phát sinh) và tính liên tục của dữ liệu (nhằm đảm bảo việc bán hàng và sản xuất phải liên tục khi có sự cố về kết nối, giảm độ trễ trong các giao dịch cần tính liên tục như bán hàng, nhập hàng…).

Mô hình dữ liệu:

​

Mô tả:

Tại trụ sở chính:

​+ Cài đặt 01 phần mềm BRAVO bao gồm “chương trình chạy” và “cơ sở dữ liệu” trên máy chủ (Server).

+ Tại các phòng ban, các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy Client) sẽ được khai báo (tên máy, ID người dùng) và được cài các "chương trình chạy” để người dùng cập nhật thông tin, dữ liệu vào phần mềm.

+ Các User sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan. Mỗi bộ phận sẽ có thiết kế layout (giao diện) riêng phù hợp với nghiệp vụ quản lý của từng bộ phận.

 Tại nhà máy và các chi nhánh:

​+ Cài đặt phần mềm BRAVO chỉ bao gồm “chương trình chạy” (không bao gồm “cơ sở dữ liệu”) trên các máy Client của các bộ phận, user tham gia sử dụng phần mềm để cập nhật và truyền nhận dữ liệu online về phần mềm trên máy chủ tại trụ sở chính.

+ Các user được phân cấp, phân quyền nhằm đảm bảo tính độc lập, trách nhiệm khi cập nhật dữ liệu vào hệ thống.

(Khuyến cáo: để đảm bảo về tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì BRAVO khuyến cáo trang bị thêm một máy chủ dự phòng, máy chủ backup phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: thay thế server chính vận hành hệ thống và back up dữ liệu của phần mềm. Trên server chính và server backup tích hợp các ổ cứng vật lý tương đương và cấu hình theo các giải pháp Raid ổ cứng: Raid 0, Raid 1, Raid 10).

b. Phân nhóm các lớp dữ liệu người dùng tại từng địa điểm sử dụng:

Ngoài việc kế thừa dữ liệu phát sinh trong hệ thống thì tại từng phòng ban có những nghiệp vụ riêng, độc lập và đôi khi là bảo mật với các phòng ban khác. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành, thao tác trên phần mềm thì BRAVO chia giao diện người dùng theo từng lớp (Layout). Cụ thể:

c. Tổ chức, bóc tách cơ sở dữ liệu phần mềm

Để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý và tổng hợp dữ liệu phát sinh tại từng địa điểm vận hành phần mềm thì BRAVO tư vấn theo các phương án tổ chức dữ liệu phù hợp với từng quy mô của doanh nghiệp. Theo đó, trên cơ sở dữ liệu của phần mềm (database) sẽ được chia nhỏ theo các khay dữ liệu (gọi là khay đơn vị cơ sở) tương ứng với từng điểm sử dụng để nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu phát sinh tại từng điểm. Và có 01 khay dữ liệu tổng hợp đóng vai trò tổng hợp/hợp nhất dữ liệu phát sinh toàn hệ thống. 

d. Xử lý các nghiệp vụ đặc thù của sản xuất kinh doanh

Quản lý chất lượng các thành phẩm phôi thép:

• Mục đích để kiểm soát chất lượng các thành phẩm phôi thép thành phẩm và truy vết dữ liệu khi phát sinh sự cố về chất lượng sản phẩm khi phân phối ra thị trường.
• Các công việc chính bao gồm: Cập nhật thông tin tiêu chuẩn chất lượng; Cập nhật thông tin quy cách sản phẩm; Cập nhật thông tin quy định thông số sản phẩm; Cập nhật thông tin thành phần hóa học; Cập nhật chứng nhận chất lượng phôi.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

Cập nhật thông tin Mac thép

 Cập nhật thông tin mẻ phôi

Cập nhật thông tin quy cách sản phẩm

Quản lý chất lượng các thành phẩm cán thép (thép thanh, thép cuộn)

• Khi các sản phẩm cán thép được sản xuất xong và chạy ra khỏi băng tải, cán bộ bộ phận trực thuộc tiến hành các công đoạn kiểm tra chất lượng và đóng bó nhập kho. 
• Các công việc chính bao gồm: Tạo thông tin và in Etiket theo từng bó (cuộn) thép; Phiếu kiểm tra cơ lý tính; Phiếu chứng chỉ chất lượng; Biên bản xử lý sản phẩm không phù hợp; Phiếu tích kê bán hàng. 

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

Cập nhật thông tin và in phiếu Etiket

Biên bản xử lỗi sản phẩm không phù hợp

Phiếu cân Tích kê bán hàng

Quản lý kho thành phẩm cán thép:

• Với đặc tính sản phẩm cồng kềnh và chiếm nhiều diện tích, do vậy từ thời điểm nhập kho đến khi xuất kho, các sản phẩm phải được sắp xếp một cách khoa học theo các vị trí được quy định trong kho nhằm tăng cường hiệu quả và thời gian nhập xuất, kiểm kê hàng hóa. 
• Các công việc chính bao gồm: Quản lý nhập xuất tồn kho bằng mã vạch trên Etiket; Quản lý nhập xuất tồn kho theo vị trí; Kiểm kê kho bằng thiết bị PDA.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

Quản lý Nhập xuất tồn kho theo vị trí

Xuất hàng hóa theo Etiket

Quản lý bán hàng:

•  Các công việc bán hàng, xuất khẩu được tiến hành tại văn phòng (trụ sở chính, các chi nhánh) và việc xuất hàng, giao hàng được tiến hành tại nhà máy. Do vậy, phần mềm cần giải quyết các yêu cầu cao về độ chính xác trong công tác xử lý đơn hàng/hợp đồng bán, tính liên tục trong quá trình xuất hàng.
• Tại văn phòng, cán bộ kinh doanh có thể kiểm soát và theo dõi lưu lượng hàng hóa sản xuất (qua các tiến trình thống kê sản xuất), tồn kho khả dụng (các sản phẩm có khả năng bán được). Tuy nhiên, ngoài các chức năng tự động của hệ thống thì trong quy trình vận hành, doanh nghiệp phải ấn định các mốc thời gian hoàn thiện dữ liệu giữa các địa điểm sử dụng.
• Theo đó, công việc sản xuất thường diễn ra liên lục và cần phải ấn định thời điểm chốt số liệu sản xuất của từng ngày để các bộ phận kinh doanh kế thừa, nắm bắt được sản lượng thực tế của ngày hôm đó => làm căn cứ xây dựng đơn hàng, làm lệnh xuất hàng. (Ví dụ: quy định trước 8h hàng ngày các bộ phận sản xuất tại nhà máy phải cập nhật, hoàn thiện dữ liệu sản xuất của ngày hôm trước để kinh doanh thực hiện các công đoạn bán hàng).
• Từ thời điểm kinh doanh hoàn thiện đơn hàng/hợp đồng và lập các “lệnh giao hàng” thì dữ liệu sẽ phải được hiển thị tức thời tại Kho, nhà cân và kế toán nhà máy để lập các thủ tục giao hàng cho khách. Do vậy, ngoài yếu tố công nghệ hỗ trợ của phần mềm, phần cứng thì doanh nghiệp cũng cần trang bị hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin (máy chủ, đường truyền internet, hệ thống điện) để đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. 

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

Đơn đặt hàng

Lệnh xuất hàng

Tích kê bán hàng

Đặc thù mua hàng:

• Nghiệp vụ mua hàng thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của phòng Mua hàng (hoặc phòng Vật tư). Tuy nhiên, quy trình vận hành lại liên đới tới tất cả các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Vì vậy, việc ứng dụng phần mềm vào Quản lý mua hàng cũng cần phải tách nhiệm vụ, phạm vi ứng dụng tại từng bộ phận, phòng ban.
• Xử lý đề nghị/yêu cầu mua: tại từng điểm sử dụng phần mềm (văn phòng, nhà máy, chi nhánh), mọi bộ phận sẽ lập các loại “đề nghị/yêu cầu mua vật tư” qua bản cứng (theo form mẫu quy định của doanh nghiệp) => mục đích để giảm tải các loại dữ liệu dư thừa và hạn chế tối đa lượng người dùng tương tác trên phần mềm.
• Sau khi được trưởng bộ phận (hoặc người phụ trách) xác nhận, phê duyệt thì sẽ được chuyển về một bộ phận chính (ví dụ Phòng Kỹ thuật Cơ điện, Phòng Tổ chức) để tổng hợp các loại đề nghị/yêu cầu mua vật tư và cập nhật vào phần mềm. Bộ phận này sẽ căn cứ vào các yếu tố của vật tư (tồn tức thời, tồn khả dụng, dự trữ,…) để phê duyệt các đề nghị mua => các đề nghị được phê duyệt, chấp nhận sẽ được hiển thị trên màn hình dữ liệu tại Phòng Vật tư (mua hàng) tại Trụ sở chính/văn phòng đại diện.
• Tại phòng Mua hàng, cán bộ phụ trách mua hàng kiểm tra, phê duyệt các đề nghị/yêu cầu mua vật tư và tiến hành các quá trình hỏi hàng/thu thập báo giá/so sánh báo giá để trình ban lãnh đạo công ty phê duyệt. Sau khi lãnh đạo phê duyệt, phòng Mua hàng tiến hành lập các đơn hàng/hợp đồng (theo nhà cung cấp, báo giá đã được lựa chọn) để tiến hành mua hàng.
• Trước khi hàng về tới điểm giao hàng, phòng Mua hàng lập các “thông báo nhập hàng” tới các bộ phận liên quan để chuẩn bị về người, về không gian địa lý phục vụ quá trình nhập kho. Khi Nhà cung cấp (NCC) giao hàng đến kho, cán bộ phòng Kỹ thuật kết thợp với phòng Quản lý chất lượng (QLCL) tiến hành kiểm tra hàng hóa. Nếu đạt tiêu chuẩn thì ký vào “Biên bản giao nhận hàng hóa” có chữ kỹ của Đơn vị giao hàng, bảo vệ nhà máy, phòng Kỹ thuật/QLCL và thủ kho sau đó tiến hành nhập kho. Nếu không đạt tiêu chuẩn, không cho nhập kho và trả hàng về NCC.
• Trên hệ thống, ngoài các bộ phận trực tiếp liên quan tới việc mua/nhập hàng thì các bộ phận đề nghị sẽ theo dõi được tiến độ, tình trạng nhập hàng để lập các “đề nghị cung ứng/xuất lĩnh vật tư” để bộ phận kho tiến hành xuất vật tư. 

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO

Kiểm soát và phê duyệt đề nghị mua vật tư

Tập hợp báo giá nhà cung cấp

Lập đơn hàng/hợp đồng mua

IV. HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BRAVO

V. DANH SÁCH KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU NGÀNH SẢN XUẤT THÉP XÂY DỰNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM BRAVO

 

Xem thêm: 

>>> Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp (BRAVO 8 ERP-VN)

>>> Giải pháp Phần mềm BRAVO cho các ngành nghề đặc thù khác

 

MỌI THÔNG TIN CHI TIẾT VUI LÒNG LIÊN HỆ: