Phần mềm BRAVO ứng dụng tại các đơn vị SXKD Thiết bị điện dân dụng

I. TỔNG QUAN PHẦN MỀM

Phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp BRAVO (ERP-VN) khi ứng dụng tại các đơn vị chuyên về SẢN XUẤT và KINH DOANH THIẾT BỊ ĐIỆN DÂN DỤNG được tùy chỉnh theo đặc thù ngành của các doanh nghiệp. Hệ thống được xây dựng với mục đích trợ giúp cho doanh nghiệp quản trị và vận hành các quy trình giữa các bộ phận chặt chẽ, nhanh chóng, giảm bớt các công đoạn thủ công. Đặc biệt, hệ thống còn giải quyết các bài toán chuyên sâu đặc thù ngành như quản lý đấu thầu, quản lý chất lượng, quản lý bảo hành sản phẩm, quản lý thiết bị đo lường…

II. BÀI TOÁN ĐẶC THÙ CỦA DOANH NGHIỆP

1. Khái quát đặc thù doanh nghiệp

Thiết bị điện dân dụng gần như là thiết bị thiết yếu cho sinh hoạt hằng ngày của con người và đặc biệt cho hoạt động sản xuất. Thiết bị điện có đặc điểm đòi hỏi tính an toàn và chuẩn xác cao nên việc quản lý chất lượng, đo lường được đưa lên hàng đầu. Theo đó, quy trình kinh doanh của thiết bị này cũng có những nghiệp vụ, đặc thù riêng.

Hiểu được nhu cầu quản lý và các đặc thù của Doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh sản phẩm này, BRAVO tư vấn và đưa giải pháp phần mềm ứng dụng cho tổng thể doanh nghiệp giải quyết các bài toán đặc thù, nắm bắt tiến trình công việc, tăng tính kiểm soát cho quản lý.

2. Phạm vi và quy trình vận hành hệ thống phần mềm

3. Mô tả một số bài toán quản lý đặc thù

a. Quản lý bán hàng

  • Theo dõi kế hoạch doanh số Bán hàng;
  • Chính sách bảng giá bán;
  • Quản lý hạn mức nợ đối với kênh bán sỉ;
  • Quản lý quy trình đấu thầu và theo dõi thực hiện hợp đồng thầu: từ tìm kiếm khách hàng, đến lập và gửi hồ sơ thầu, theo dõi đấu thầu, xúc tiến hợp đồng trúng thầu;
  • Quản lý quy trình bán hàng kênh bán sỉ, kênh bán lẻ: từ tìm kiếm khách hàng, đến báo giá, lập đơn đặt hàng, hợp đồng bán hàng; theo dõi qua các cấp duyệt;
  • Tiếp nhận và theo dõi các khiếu nại khách hàng.

b. Quản lý chất lượng

  • Ghi nhận kết quả đánh giá chất liệu Nguyên vật liệu đầu vào và Thành phẩm đầu ra;
  • Bảo hành sản phẩm;
  • Theo dõi thiết bị đo lường.

c. Quản lý phát triển sản phẩm: Lưu trữ thông tin sản phẩm phát triển, hồ sơ thiết kế… Từ đó tra cứu hồ sơ theo nhiều chỉ tiêu.

d. Quản lý sản xuất

  • Quản lý sản xuất theo nhiều công đoạn
  • Lập và theo dõi Kế hoạch sản xuất, theo dõi tiến độ Lệnh sản xuất

III. GIẢI PHÁP CỦA PHẦN MỀM BRAVO TẠI CÁC DOANH NGHIỆP

1. Giải pháp sử dụng liên phòng ban

Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp BRAVO (ERP- VN) được thiết kế và sử dụng cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh thiết bị điện dân dụng. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành phần mềm và đảm bảo tính bảo mật giữa các phòng ban, BRAVO sẽ thiết kế riêng cho mỗi phòng ban hoặc thậm chí là mỗi vị trí người sử dụng các “layout” cụ thể. Mỗi “layout” sẽ quy định về giao diện, các tính năng, nghiệp vụ, dữ liệu, báo cáo phù hợp với vị trí người sử dụng. “Layout” là lớp giao diện mà người sử dụng sẽ thao tác với các tính năng, hệ thống dữ liệu của phần mềm. Lớp cơ sở dữ liệu giữa các “layout” sẽ dùng trên một cơ sở dữ liệu để đảm bảo dữ liệu giữa các bộ phận phòng ban có tính liên kết và kế thừa với nhau:

  • Layout Administrator
  • Layout Ban Giám Đốc công ty
  • Layout bộ phận Bán hàng sỉ/lẻ
  • Layout bộ phận Đấu thầu
  • Layout bộ phận Mua hàng
  • Layout bộ phận Kho hàng
  • Layout bộ phận Tài chính – Kế toán
  • Layout Kế toán trưởng
  • Layout Quản lý Nhân sự
  • Layout Chấm công – Tính lương

2. Một số quy trình quản lý nghiệp vụ trên giải pháp phần mềm BRAVO áp dụng cho Doanh nghiệp Sản xuất – Kinh doanh thiết bị điện dân dụng

a. Quy trình quản lý nghiệp vụ bán hàng

(1) Lập và theo dõi kế hoạch Doanh số bán hàng

Chương trình hỗ trợ khai báo kế hoạch doanh số bán hàng theo nhiều chỉ tiêu: kỳ (tháng/quy/năm), vùng kinh doanh/nhóm/nhân viên kinh doanh, loại hàng/mặt hàng, kênh bán, loại khách hàng/khách hàng, số lượng, giá trị…. Từ đó, chương trình hỗ trợ báo cáo so sánh giữa khai báo kế hoạch và thực hiện (theo nhiều dạng báo cáo biểu đồ khác nhau).

Báo cáo so sánh thực tế và kế hoạch Doanh thu theo qua nhiều kỳ

(2) Chính sách bảng giá bán

Bảng giá được phê duyệt của cấp lãnh đạo sẽ được cập nhật vào chương trình. Theo đó, giá bán sẽ tự động áp vào báo giá, đơn hàng bán, giúp cho chính sách giá được áp dụng đồng nhất, tăng tính kiểm soát và giảm thiểu sai sót.

(3) Quản lý hạn mức nợ đối với kênh bán sỉ

Chương trình hỗ trợ cho khai báo hạn mức nợ cho từng loại khách hàng/mã khách hàng cụ thể. Từ đó, chương trình hỗ trợ cảnh báo và thông tin khi duyệt đơn hàng bán.

Mẫu khai báo hạn mức nợ

(4) Quản lý quy trình đấu thầu và theo dõi thực hiện hợp đồng trúng thầu

  • Quy trình hồ sơ đấu thầu

  • Quy trình hồ sơ trúng thầu

  • Thông tin hồ sơ: Mã hồ sơ, File scan kết quả hồ sơ, Xác nhận vận hành, Phê duyệt mẫu, Type test, Firmware, Phần cứng
  • Theo dõi Hợp đồng Đấu thầu:
  • Thương thảo hợp đồng
  • Ký hợp đồng
  • % tạm ứng hợp đồng (bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng, đề nghị tạm ứng)
  • Theo dõi sản xuất, kiểm định (xin lịch kiểm định từ P. Quản lý chất lượng)
  • Thông báo chứng kiến kiểm định, lấy mẫu
  • Phối hợp CĐT thực hiện chứng kiến kiểm định, lấy mẫu
  • Xác định lịch hoàn thành lô hàng, thời gian kiểm định hoàn tất (XSX, P. Quản lý chất lượng, Kho vật tư)
  • Liên hệ hãng vận chuyển lên lịch giao hàng (Kho vật tư)
  • Phiếu yêu cầu xuất kho
  • Thông báo giao hàng; bảng kê quy cách đóng gói hàng hóa, số lượng container
  • Thủ tục giao hàng
  • Liên hệ kết quả thử nghiệm mẫu
  • Xuất hóa đơn theo yêu cầu CĐT (lịch phân bổ của CĐT)
  • Chứng nhận số lượng, chất lượng; chứng nhận bảo hành bảo trì; chứng nhận xuất xưởng; yêu cầu xuất kho; đề nghị thanh toán.
  • Hợp đồng liên danh: Yêu cầu Hồ sơ mở thầu, liên danh để đạt các yêu cầu cần thiết cụ thể
  • Hợp đồng theo lô, dự án: khi giá trị đơn hàng giá trị lớn hoặc theo yêu cầu khách hàng.
  • Hợp đồng bảo trì: Theo dõi hết hạn và xúc tiến hợp đồng bảo trì.
  • Đơn hàng bán lẻ: Báo giá, thanh toán trước khi thực hiện.

(5) Quản lý quy trình bán hàng kênh bán sỉ, kênh bán lẻ

  • Theo dõi quy trình bán hàng

  • Lập và theo dõi các công việc xúc tiến báo giá

Cập nhật Báo giá

  • Lập và theo dõi tình hình thực hiện đơn hàng

Cập nhật Đơn đặt hàng bán

(6) Tiếp nhận và theo dõi các khiếu nại khách hàng

  • Lập Phiếu tiếp nhận thông tin của khách hàng
  • Sổ theo dõi thông tin phản hồi của khách hàng
  • Phiếu chuyển thông tin của khách hàng
  • Giải quyết thông tin và thông báo

b. Quản lý chất lượng

(1) Kiểm tra đánh giá nguyên vật liệu/bán thành phẩm đầu vào

(2) Kiểm tra mẫu thành phẩm trước khi nhập kho

  • Chi tiết chức năng
  • Thông tin yêu cầu kiểm mẫu thành phẩm: Loại thành phẩm kiểm mẫu (Công tơ 1 pha, 3 pha, DCU, Module GPRS,Module PLC...), ID bắt đầu và ID kết thúc, số lượng, số lô, số ID lấy mẫu, nhân viên kiểm tra…
  • Sau khi thực hiện kiểm mẫu đạt, chương trình hỗ trợ hiển thị thông báo số lượng cần nhập kho cho Bộ phận quản lý kho.

(3) Bảo hành sản phẩm

  • Chi tiết chức năng
  • Xây dựng danh mục lỗi;
  • Xây dựng danh mục nguyên nhân lỗi;
  • Chương trình hỗ trợ quét mã vạch sản phẩm để kiểm tra lịch sử thông tin sản phẩm, thông tin bán hàng, thông tin bảo hành (như số ID, tên sản phẩm, lô sản xuất, hợp đồng số, ngày xuất bán, ngày bảo hành…);
  • Chương trình hỗ trợ truy xuất được nguồn gốc nguyên vật liệu sản xuất của sản phẩm;
  • Theo dõi tiến độ bảo hành và hoàn trả;
  • Hỗ trợ báo cáo thống kê bảo hành.

(4) Kiểm định công tơ điện tư theo ĐLVN 39: 2012

  • Chi tiết chức năng
  • Tiếp nhận yêu cầu và lập phiếu yêu cầu kiểm định. Hỗ trợ in, kết xuất file Phiếu yêu cầu kiểm định theo mẫu;
  • Hỗ trợ kết nối thông tin từ Phần mềm kiểm định (kết nối qua database, kết nối qua excel).

(5) Quản lý thiết bị đo lường

  • Thống kê thiết bị đo lường (tên thiết bị, mã số thiết bị, chu kỳ kiểm định, ngày kiểm định, ngày đến hạn kiểm định, hình thức kiểm định, chứng nhận kiểm định, ghi chú);
  • Tính năng thông báo thiết bị sắp hết hạn kiểm định để lên kế hoạch thực hiện kiểm định - hiệu chuẩn.

c. Quản lý phát triển sản phẩm: Lưu trữ thông tin sản phẩm phát triển, hồ sơ thiết kế (model, phiên bản phần cứng, phiên bản Firmware, mô tả tính năng…), thông tin kỹ thuật linh kiện trong việc mua hàng và sản xuất. Từ đó, chương trình hỗ trợ tra cứu hồ sơ theo nhiều chỉ tiêu.

d. Quản lý sản xuất

  • Quy trình chứng từ sản xuất

  • Chi tiết chức năng
  • Hỗ trợ tính năng liên kết, thừa hưởng dữ liệu giữa các phiếu chứng từ;
  • Theo dõi tiến độ từng công đoạn, cảnh báo lệnh quá hạn chưa hoàn thành;
  • Theo dõi xuất nguyên vật liệu vượt định mức;
  • Thống kê số lượng sản phẩm hoàn thành đạt chất lượng, số lượng hàng hư hỏng.

IV. HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BRAVO TẠI CÁC DOANH NGHIỆP

  • Công cụ để thực hiện quy trình nghiệp vụ bán hàng và liên kết các bộ phận khác;
  • Hỗ trợ nhiều thông tin và tăng tính cảnh báo khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng (chính sách giá, hạn mức nợ, tồn kho…);
  • Nắm bắt nhanh những cơ hội bán hàng, các khách hàng lớn.

  • Công cụ để thực hiện quy trình đấu thầu, Kiểm soát tiến độ đấu thầu;
  • Kiểm soát và đáp ứng nhanh những quy định khắt khe của hồ sơ thầu.

  • Kiểm soát thời gian các đơn hàng mua, hợp đồng mua đã ký kết đảm bảo đáp ứng cho hoạt động sản xuất;
  • Kiểm soát vòng quay hàng tồn kho, chu kỳ nhập hàng, tính toán nhu cầu vật tư phù hợp với từng giai đoạn và đáp ứng kế hoạch sản xuất;
  • Hỗ trợ đánh giá nhà cung cấp từ công cụ tra cứu lịch sử giá, chất lượng kiểm định, thời gian giao hàng…

  • Chủ động và nắm bắt nhanh lệnh nhập, xuất kho từ các bộ phận liên quan;
  • Giảm thời gian nhập liệu, tăng độ chính xác;
  • Quản trị tồn kho hiệu quả và chính xác.

  • Nắm bắt nhanh và quản trị tốt tình hình thực hiện các lệnh sản xuất, cảnh báo lệnh quá hạn chưa hoàn thành;
  • Liên kết thông tin nhanh từ các bộ phận kho, bán hàng, mua hàng….

  • Giảm thiểu công tác nhập lại dữ liệu phát sinh tại các bộ phận do tính chất kế thừa dữ liệu và nâng cao vai trò kiểm soát của kế toán;
  • Hỗ trợ tối đa các công tác nghiệp vụ yêu cầu sự chính xác cao như tính giá vốn, tính giá thành sản phẩm;
  • Hỗ trợ tối đa trong việc phân tích, tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh toàn hệ thống;
  • Hỗ trợ quản trị dòng tiền, đảm bảo tính cân đối của dòng tiền trong doanh nghiệp. Sử dụng hiệu quả nguồn tiền.

  • Giảm thiểu thời gian tính công bằng thủ công, tăng tính chính xác và minh bạch dữ liệu công;
  • Cung cấp thông tin nhanh về nhân sự khi cần, từ đó quản lý và đáp ứng chính sách nhân sự tốt hơn;
  • Hỗ trợ thông tin, tra cứu nhanh về lương, các vấn đề khác khi nhân sự có khiếu nại.

  • Công cụ hỗ trợ phê duyệt, giao việc trong quản lý và vận hành hoạt động của doanh nghiệp từ xa;
  • Cung cấp cho lãnh đạo những thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất về tất cả các vấn đề liên quan đến tình hình sản xuất, kinh doanh, tình hình tài chính, nhân sự… của công ty;
  • Các công cụ báo cáo, phân tích về các chỉ tiêu tài chính của doanh nghiệp.

V. DANH SÁCH KHÁCH HÀNG TIÊU BIỂU NGÀNH SẢN XUẤT VÀ KINH DOANH THIẾT BỊ ĐIỆN DÂN DỤNG SỬ DỤNG PHẦN MỀM BRAVO

  1. Công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện VI-NA-SI-NO
  2. Công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện THIBIDI
  3. Công ty Cổ Phần Thiết Bị Công Nghiệp Hữu Hồng
  4. Công ty TNHH Thiết bị Điện Công Nghiệp Cát Vạn Lợi
  5. Công ty Cổ Phần Thiết Bị Điện Cẩm Phả
  6. Tổng Công ty Thiết Bị Điện Đông Anh
  7. Công ty Cổ Phần Đầu Tư Xây Dựng Và Công Nghệ Việt Nhật