Phần mềm DMS – Giải pháp quản lý hệ thống kênh phân phối BRAVO

24 Tháng Ba, 2021

I. Tổng quan Giải pháp Phần mềm DMS BRAVO

Phần mềm DMS là một giải pháp được BRAVO tập trung nghiên cứu, phát triển và thiết kế để nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng trong các doanh nghiệp có hệ thống kênh phối cồng kềnh và phức tạp.

Giải pháp trợ giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình trong hoạt động phân phối hàng hóa ra thị trường, cập nhật real-time mọi diễn biến tại từng điểm, kênh bán về hàng hóa, nhân viên bán hàng (salesman), hàng tồn, công nợ…

Phần mềm hỗ trợ kết nối dữ liệu tới tất cả các bộ phận cho dù trực tiếp hay gián tiếp tham gia vào quy trình phân phối hàng hóa tại doanh nghiệp. Cụ thể như: Bộ phận Kho, Bộ phận Kinh doanh, Bộ phận Logistics, Bộ phận Kế toán, Bộ phận Chăm sóc khách hàng, Nhà phân phối, Đại lý, Điểm bán lẻ…

II. Chi tiết về Giải pháp Phần mềm DMS BRAVO

1. Mô hình và phạm vi ứng dụng hệ thống phần mềm

1.1. MÔ HÌNH SALES IN

Tổng quan mô hình: Bán hàng trực tiếp cho khách hàng, ghi nhận trực tiếp doanh thu cho công ty gồm: Nhà phân phối, siêu thị, các khách hàng: sân bay, nhà hàng, tiệm bánh, chuỗi cafe quốc tế, food court, trường học quốc tế, phòng tập gym, khu vui chơi trẻ em..

Phạm vị triển khai phần mềm:

  • Văn Phòng Công ty: Bộ phận Kế toán; Bộ phận Kho; Bộ phận Logistics; Bộ phận Kinh doanh

1.2. MÔ HÌNH SALES OUT

Tổng quan mô hình: Bán hàng cho nhà phân phối và bố trí nhân viên Sales của công ty tại Nhà phân phối để hỗ trợ bán hàng cho nhà phân phối. Sales thị trường làm việc trực tiếp với đại lý/ điểm bán hàng không ghi nhận trực tiếp doanh thu cho công ty nhưng lại tiêu thụ hàng của công ty từ các nhà phân phối

Phạm vị triển khai phần mềm:

  • Văn Phòng Công ty: Bộ phận Kế toán; Bộ phận Kho; Bộ phận Logistics; Bộ phận Kinh doanh; Bộ phận Sales thị trường
  • Nhà phân phối

2. Quy trình Quản lý Vận hành và Giải pháp Phần mềm DMS BRAVO

2.1.HÌNH THỨC BÁN HÀNG SALES IN

2.1.1. Tìm kiếm và xác nhận khách hàng chính thức của Sales in

  • Bộ phận tham gia

  • Sơ đồ quy trình

  • Mô tả phương án:
  • (1) – Sales Manager xây dựng mục tiêu kinh doanh theo từng nhân viên Sales (chỉ tiêu tìm kiếm khách hàng mới)
  • (2) – Sau khi tiếp nhận mục tiêu, nhân viên Sales thực hiện tìm kiếm khách hàng và ghi nhận thông tin khách hàng (cập nhật trực tiếp trên Bravo apps - chụp ảnh ghi nhận tọa độ khách hàng)
  • (3) – Nhân viên Chăm sóc khách hàng theo dõi thông tin khách hàng trên hệ thống. Liên hệ khách hàng, xác nhận lại thông tin Sales đã ghi nhận trên hệ thống và thực hiện đánh giá mức độ tiềm năng.

=> Bravo hỗ trợ kết nối với tổng đài điện thoại để ghi nhận lịch sử các cuộc gọi

  • (4)  – Từ các thông tin đánh giá của Sales và Chăm sóc khách hàng, Sales manager tiếp tục thực hiện các nghiệp vụ đánh giá để xác nhận khách hàng có thể hợp tác – Cập nhật trực tiếp đánh giá trên hệ thống (cập nhật trực tiếp trên Bravo apps - chụp ảnh ghi nhận xác minh lại tọa độ khách hàng)
  • (5) – Nhân viên Sales theo dõi thông tin khách hàng, sau khi đã được Sales manager đánh giá thì sẽ thực hiện đăng ký tạo mã khách hàng chính thức trên Bravo Apps
  • (6) – Thông tin yêu cầu tạo mã sẽ được gửi đến và thông báo trên Bravo Apps của Sales manager – thực hiện phê duyệt mã khách hàng trực tiếp trên apps (mã khách hàng có thể sử dụng thực hiện giao dịch)  

=> Trường hợp không được phê duyệt, hệ thống sẽ ghi nhận lý do từ chối và gửi phản hồi về user liên quan

  • (7) – Sau khi khách hàng đã trở thành chính thức để hợp tác trên hệ thống. Bravo cung cấp tính năng phân tuyến phục vụ cho công việc viếng thăm khách hàng

=> Hệ thống hỗ trợ tính năng gợi ý tuyến đi hiệu quả cho Sales thông qua tọa độ khách hàng mỗi khi Sales có kế hoạch viếng thăm khách hàng (Lưu ý: yêu cầu khách hàng cần làm việc và trả phí thuê bao với phía Google để được định tuyến một cách chuẩn xác)

  • Giao diện minh họa

Kế hoạch kinh doanh

Giao diện cập nhật khách hàng trên Bravo Apps

Giao diện chăm sóc khách hàng

Giao diện đăng ký tạo mã Khách hàng chính thức

2.1.2. Quy trình bán hàng

  • Bộ phận tham gia

  • Sơ đồ quy trình

  • Mô tả phương án:
  • (1) – Bp. Sales admin cập nhật và theo dõi Bảng giá bán (phân ra theo từng kênh phân phối)Chính sách chiết khấu đối với từng kênh
  • (2) – Nhân viên Sales đàm phán với khách hàng. Thực hiện cập nhật Đơn hàng bán trực tiếp trên Bravo apps – thừa kế dữ liệu giá bán và chính sách khuyến mãi

=> Dữ liệu đơn hàng bán sẽ được gửi đến và thông báo trên Bravo Apps của Sales manager → thực hiện phê duyệt trực tiếp trên apps => => Trường hợp không được phê duyệt, hệ thống sẽ ghi nhận lý do từ chối và gửi phản hồi về user liên quan

  • (3) – Sau khi đơn hàng bán được phê duyệt, Kho tiếp nhận dữ liệu và thực hiện kiểm tra tồn kho và chuẩn bị hàng hóa

=> Căn cứ vào dữ liệu tồn kho tại các Kho, nhân viên kho sẽ xác định chuẩn bị hàng từ kho nào để thực điều phối hàng (giữa các kho) để tiện cho việc tập hợp đủ hàng cần giao

- Kho lập Phiếu xuất giao hàng và chuyển đến cho Bp. Logictis thực hiện phân xe và tuyến đường.

- Nhân viên Logictis tiếp nhận phiếu xuất, cập nhật Phiếu vận chuyển (thừa kế dữ liệu từ phiếu xuất và đơn hàng bán).  Thực hiện phân xe và tuyến đường

  • (4) – Đồng thời, Bp. Kế toán xuất hóa đơn bán hàng để đính kèm khi xuất giao hàng
  • (5) – Lái xe tiếp nhận Phiếu vận chuyển và Hóa đơn bán hàng, thực hiện giao hàng đến cho khách hàng

=> Trong  lúc chuẩn bị hàng, hệ thống Bravo có thể hỗ trợ định tuyến dựa vào tọa độ khách hàng đã lưu để bộ phận Logictis (lái xe) có thể xác định tuyến đường giao hàng hiệu quả trên Bravo Apps (Lưu ý: yêu cầu khách hàng cần làm việc và trả phí thuê bao với phía Google để được định tuyến một cách chuẩn xác)

=> Các bộ phận liên quan sẽ được thừa kế dữ liệu để theo dõi quá trình giao nhận hàng hóa

  • (6) – Kế toán theo dõi và thu hồi công nợ. Trường hợp Sales chịu trách nhiệm thu hồi công nợ, Bravo hỗ trợ giao diện cập nhật thu tiền ngay trên Apps để dữ liệu có thể được chuyển tức thời về bộ phận kế toán theo dõi
  • (7) – Bp. Sales admin theo dõi quá trình thực hiện và tính thưởng Sales in

  • Giao diện minh họa

Duyệt đơn hàng bán trên App và Win

Giao diện Phiếu xuất kho giao hàng

Apps cho lái xe giao hàng

2.1.3. Quy trình theo dõi thu hồi đổi trả date

  • Bộ phận tham gia

  • Sơ đồ quy trình

  • Mô tả quy trình
  • (1) – Nhân viên Sales theo dõi tồn kho theo date của điểm phân phối và cập nhật Phiếu đề nghị thu hồi date trực tiếp trên Bravo Apps trong trường hợp phát sinh hàng hết date mà nhà phân phối không bán hết

=> Hệ thống cảnh báo các mặt hàng cận date

  • (2) – Dữ liệu đề nghị thu hồi sẽ được gửi đến và thông báo trên Bravo Apps của Sales manager → thực hiện phê duyệt trực tiếp trên apps 

=> Trường hợp không được phê duyệt, hệ thống sẽ ghi nhận lý do từ chối và gửi phản hồi về user liên quan

  • (3) – Sau khi đề nghị được duyệt, Sales thực hiện thu hồi từ khách hàng
  • (4) – Hàng về đến kho, nhân viên Kho cập nhật Phiếu nhập kho thu hồi hàng date (dựa vào dữ liệu từ phiếu đề nghị thu hồi đã được duyệt
  • (5) – Nhân viên Sales theo dõi quá trình nhập kho, tiếp tục cập nhật Phiếu đề nghị xuất trả trên Bravo apps

=> Một phiếu đề nghị xuất trả có thể tổng hợp từ nhiều lần thu hồi date

  • (6) – Dữ liệu đề nghị xuất trả sẽ được gửi đến và thông báo trên Bravo Apps của Sales manager → thực hiện phê duyệt trực tiếp trên apps 

=> Trường hợp không được phê duyệt, hệ thống sẽ ghi nhận lý do từ chối và gửi phản hồi về user liên quan

  • (7) – Sau khi đề nghị xuất trả được phê duyệt, Kho tiếp nhận dữ liệu và thực hiện kiểm tra tồn kho và chuẩn bị hàng hóa

=> Căn cứ vào dữ liệu tồn kho tại các Kho, nhân viên kho sẽ xác định chuẩn bị hàng từ kho nào để thực điều phối hàng (giữa các kho) để tiện cho việc tập hợp đủ hàng cần giao

=> Kho lập Phiếu xuất giao hàng trả và chuyển đến cho Bp. Logictis thực hiện phân xe và tuyến đường

  • (8) (9) – Nhân viên Logictis tiếp nhận phiếu xuất, cập nhật Phiếu vận chuyển (thừa kế dữ liệu từ phiếu xuất).  Thực hiện phân xe và tuyến đường – có thể kết hợp với các chuyến giao hàng bán để nâng cao hiệu suất

=> Lái xe tiếp nhận Phiếu vận chuyển, thực hiện giao hàng đến cho khách hàng

=> Trong  lúc chuẩn bị hàng, hệ thống Bravo có thể hỗ trợ định tuyến dựa vào tọa độ khách hàng đã lưu để bộ phận Logictis (lái xe) có thể xác định tuyến đường giao hàng hiệu quả trên Bravo Apps (Lưu ý: yêu cầu khách hàng cần làm việc và trả phí thuê bao với phía Google để được định tuyến một cách chuẩn xác)

=> Các bộ phận liên quan sẽ được thừa kế dữ liệu để theo dõi quá trình giao nhận hàng hóa

2.1.4. Hiệu quả quản lý

  • Xây dựng mục tiêu kinh doanh và theo dõi thực tế thực hiện so với mục tiêu đặt ra
  • Dữ liệu khách hàng được tập hợp chung trên một hệ thống giúp ban lãnh đạo, bộ phận kinh doanh và các bộ phận khác liên quan khai thác thông tin, tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng theo nhiều tiêu thức
  • Cung cấp ứng dụng để Sales có thể khai thác thông tin và cập nhật dữ liệu bất kỳ thời điểm nào khi có mạng internet
  • Theo dõi được tình trạng của khách hàng (các nhà phân phối) : mục tiêu, tiềm năng, đang giao dịch, bỏ mã không theo dõi,… để Sales Admin kịp thời tương tác, đôn đốc và hỗ trợ Bp. Sales
  • Kiểm soát thực tế công việc chăm sóc của Bp. Thị trường tại NPP, đánh giá chất lượng quá trình chăm sóc của Bp. Sales
  • Lưu lại lịch sử thực tế công việc viếng thăm khách hàng và đánh giá tiềm năng khách hàng theo nhiều tiêu chí
  • Theo dõi tình hình bán hàng theo từng Sales
  • Cung cấp tuyến đường hiệu quả để Sales chủ động lập kế hoạch tuyến tiết kiệm thời gian:

- Chủ động sắp xếp các điểm đi và lập kế hoạch tuyến đường

- Chương trình gợi ý tuyến đường hiệu quả và tự động sắp xếp kế hoạch tuyến. (Kết nối với hệ thống thứ 3: Google map)

  • Theo dõi bán hàng và công nợ của NPP
  • Cung cấp tuyến đường gợi ý hiệu quả để Bp. Logictis phân tuyến dễ dàng chủ động lập kế hoạch tuyến tiết kiệm thời gian
  • Theo dõi độ phủ của thị trường, các điểm phân phối mới để mở rộng thêm các thị trường tiềm năng và định hướng các thị trường chưa khai thác
  • Các bộ phận có thể tương tác với nhau trên hệ thống như Sales Admin, Sales, RSM/ASM/ Sales Sup, Kế toán, Kho, Logictis đảm bảo dữ liệu được xử lý thông suốt

2.2. QUY TRÌNH BÁN HÀNG SALES OUT

2.2.1. Tìm kiếm và xác nhận khách hàng chính thức của Sales out

  • Bộ phận tham gia

  • Sơ đồ quy trình

  • Mô tả phương án
  • (1) – RSM/ ASM/ SUP xây dựng mục tiêu kinh doanh theo từng nhân viên Sales (chỉ tiêu tìm kiếm khách hàng mới)
  • (2) -  Sau khi nhận được mục tiêu do cấp quản lý giao, Sales Thực hiện tìm kiếm khách hàng và ghi nhận thông tin khách hàng trên hệ thống (cho phépchụp ảnh ghi nhận tọa độ địa điểm của khách hàng)
  • (3) – CSKH tiến hành liên hệ lại khách hàng, xác nhận lại thông tin Sales đã ghi nhận trên hệ thống
  • (4) – SUP và quản lý khu vực thực hiện các nghiệp vụ đánh giá để xác nhận khách hàng Sales tìm kiếm được có thể hợp tác được hay không
  • (5) – Sales đăng ký tạo mã khách hàng chính thức trên hệ thống. Trong quá trình lập đơn hàng, thu tiền, chăm sóc khách hàng,… chỉ hiển thị mã chính thức. Thông tin khách hàng tìm kiếm được đều được lưu trữ trong hồ sơ dữ liệu khách hàng trên hệ thống và được chia sẻ cho các bộ phận liên quan theo dõi (Ví dụ: Sales Admin, SUP…)
  • (6) – RSM/ ASM/ SUP thực hiện phê duyệt mã khách hàng

2.2.2. Quy trình bán hàng Sales out

a. Hình thức Sales out theo đơn và Nhà phân phối cho đại lý nợ và khoản nợ tính trên nhân viên Sales

  • Bộ phận tham gia

  • Sơ đồ quy trình

  • Mô tả phương án
  • (1) – RSM/ ASM/ SUP xây dựng mục tiêu kinh doanh theo từng nhân viên Sales (chỉ tiêu doanh số, viếng thăm khách hàng,…)
  • (2) – Sales Admin thiết lập bảng giá bán hàng và các chính sách bán hàng để Sales tham chiếu khi lập đơn hàng
  • (3) – Sales lập đơn đặt hàng bán, tính toán khuyến mãi (khuyến mãi từ công ty quy định)
  • (4) – Các cấp quản lý thực hiện phê duyệt đơn hàng
  • (5) – Nhà phân phối nhận đơn hàng, thực hiện xuất kho giao hàng cho khách hàng và công nợ ghi nhận cho Sales có đơn hàng
  • (6) - Nhà phân phối và Sales theo dõi quá trình giao nhận hàng hóa
  • (7) – Sales theo dõi công nợ của khách hàng/ đại lý. Sales căn cứ số liệu công nợ của các khách hàng đi thu tiền khách hàng. Hệ thống sẽ cung cấp chức năng thu tiền trên App cho Salse. Thu tiền xong chụp ảnh post điểm cũng được tính là 1 lần viếng thăm.
  • (8) - Sales tiến hành nộp tiền cho nhà phân phối.
  • (9) -  Công ty theo dõi quyết toán khuyến mãi với nhà phân phối khi kết thúc chương trình khuyến mãi (đối với các dạng chương trình khuyến mãi tặng hàng mà công ty chưa có giao hàng tặng đến nhà phân phối).
  • (10) - Tính thưởng Sales out
  • (11) – SUP lập kế hoạch tuyến để Sales thực hiện viếng thăm khách hàng. Hệ thống cho phép kết nối với google map để gợi ý sắp xếp tuyến đường hiệu quả.
  • (12) Dựa theo kế hoạch tuyến được giao, Sales thực hiện viếng thăm khách hàng. Sales Sales ghi nhận công việc viếng thăm trên hệ thống thông qua BRAVO Apps, bao gồm các thông tin chính: Thời gian; Khách hàng; Nội dung; Người hỗ trợ (nếu có); Đính kèm post điểm; Đính kèm vị trí.

Trong quá trình viếng thăm khách hàng, chương trình cung cấp thông tin nhanh hỗ trợ cho Sales chăm sóc Cửa hàng/ Điểm bán lẻ như Các giao dịch chăm sóc gần nhất, Doanh số kế hoạch tháng của Cửa hàng/ Điểm bán lẻ đó, Doanh số thực tế đã phát sinh tháng của Cửa hàng/ Điểm bán lẻ đó,….

  • Giao diện minh họa

Giao diện kế hoạch tuyến và cập nhật công việc chăm sóc khách hàng (App điện thoại)

Báo cáo post điểm nhân viên

b. Hình thức Sales out theo đơn và Nhà phân phối không cho đại lý nợ (Bán thu tiền ngay)

  • Bộ phận tham gia

  • Sơ đồ quy trình

  • Mô tả phương án
  • (1) - RSM/ ASM/ SUP xây dựng mục tiêu kinh doanh theo từng nhân viên Sales (chỉ tiêu doanh số, viếng thăm khách hàng,…)
  • (2) – Sales Admin thiết lập bảng giá bán hàng và các chính sách bán hàng để Sales tham chiếu khi lập đơn hàng
  • (3) – Sales lập đơn đặt hàng bán, tính toán khuyến mãi (khuyến mãi từ công ty quy định)
  • (4) – Các cấp quản lý thực hiện phê duyệt đơn hàng
  • (5) – Nhà phân phối nhận đơn hàng, thực hiện xuất kho giao hàng cho khách hàng và nhân viên sales sẽ nộp cho nhà phân phối khoản tiền tương ứng với đơn hàng (Sales tự bỏ tiền ra ký quỹ, khi giao hàng cho đại lý, thu tiền lại)
  • (6) -  Công ty theo dõi quyết toán khuyến mãi với nhà phân phối khi kết thúc chương trình khuyến mãi (đối với các dạng chương trình khuyến mãi tặng hàng mà công ty chưa có giao hàng tặng đến nhà phân phối).
  • (7) - Tính thưởng Sales out
  • (8) – SUP lập kế hoạch tuyến để Sales thực hiện viếng thăm khách hàng. Hệ thống cho phép kết nối với google map để gợi ý sắp xếp tuyến đường hiệu quả.
  • (9) Dựa theo kế hoạch tuyến được giao, Sales thực hiện viếng thăm khách hàng. Sales Sales ghi nhận công việc viếng thăm trên hệ thống thông qua BRAVO Apps, bao gồm các thông tin chính: Thời gian; Khách hàng; Nội dung; Người hỗ trợ (nếu có); Đính kèm post điểm; Đính kèm vị trí

Trong quá trình viếng thăm khách hàng, chương trình cung cấp thông tin nhanh hỗ trợ cho Sales chăm sóc Cửa hàng/ Điểm bán lẻ như Các giao dịch chăm sóc gần nhất, Doanh số kế hoạch tháng của Cửa hàng/ Điểm bán lẻ đó, Doanh số thực tế đã phát sinh tháng của Cửa hàng/ Điểm bán lẻ đó,…

  • Giao diện minh họa

Giao diện báo cáo độ phủ điểm bán hàng

c. Hình thức Sales out không theo đơn

  • Bộ phận tham gia

  • Sơ đồ quy trình

  • Mô tả phương án
  • (1) – Sales Admin thiết lập bảng giá bán hàng trên hệ thống
  • (2) – Sales đến nhà phân phối và làm phiếu mượn hàng. Dựa vào giá bán đã được thiết lập trên hệ thống kết hợp với phiếu mượn hàng từ Sales, Nhà phân phối có thể theo dõi lượng tiền Sales phải nộp lại tương ứng với hàng đã mượn từ Nhà phân phố
  • (3) – Sales thực hiện đi giao hàng tại các đại lý, thực hiện chụp ảnh post điểm trên phiếu giao hàng.
  • (4) – Cuối ngày nộp tiền và hàng còn dư lại cho nhà phân phối (Số hàng mượn đầu ngày – Số hàng trả)*Giá bán = Lượng tiền phải nộp lại nhà phân phối).
  • (5) -  Công ty theo dõi quyết toán khuyến mãi với nhà phân phối khi kết thúc chương trình khuyến mãi (đối với các dạng chương trình khuyến mãi tặng hàng mà công ty chưa có giao hàng tặng đến nhà phân phối).
  • (6) - Tính thưởng Sales out.
    1. Hiệu quả quản lý
  • Cung cấp ứng dụng để Sales có thể khai thác thông tin và cập nhật dữ liệu bất kỳ thời điểm nào khi có mạng internet
  • Cung cấp ứng dụng cho NPP tương tác trên hệ thống, hỗ trợ cho doanh nghiệp theo dõi tồn kho NPP và tỷ lệ hàng công ty được bán ra theo từng NPP
  • Theo dõi công nợ 2 bước: công nợ của đại lý với Salescông nợ của Sales với nhà phân phối
  • Cung cấp tuyến đường hiệu quả để  SUP chủ động lập kế hoạch tuyến tiết kiệm thời gian:

- Trường hợp 1: SUP chủ động sắp xếp các điểm đi và lập kế hoạch tuyến đường

- Trường hợp 2: Chương trình gợi ý tuyến đường hiệu quả và tự động sắp xếp kế hoạch tuyến. (Kết nối với hệ thống thứ 3: Google map)

  • Theo dõi mục tiêu kinh doanh, các công việc do SUP giao và tự chủ động xây dựng kế hoạch công việc
  • Giám sát thực tế công việc viếng thăm khách hàng , cảnh báo khi có sự trùng lặp các điểm đến
  • Theo dõi các trường hợp Sales đi sai tuyến so với kế hoạch tuyến đã được SUP sắp xếp
  • Theo dõi độ phủ của thị trường, các điểm bán mới để mở rộng thêm các thị trường tiềm năng và định hướng các thị trường chưa khai thác
  • Quản lý toàn bộ các hoạt động viếng thăm chăm sóc khách hàng của Sales è đánh giá chất lượng quá trình chăm sóc, thay đổi nhân viên phụ trách (nếu cần thiết)
  • Theo dõi tình hình bán hàng theo từng Sales, đánh giá điểm bán thành công

Trên thị trường hiện nay đã có nhiều nhà cung cấp phần mềm DMS với giải pháp đưa ra có thể đáp ứng cơ bản đầy đủ, hoặc một phần nào đó nhu cầu quản trị của doanh nghiệp. Tuy nhiên để có thể sở hữu một Giải pháp phần mềm mang tính hệ thống, đáp ứng bài toán quản trị phức tạp trên quy mô lớn, doanh nghiệp cần lựa chọn và tìm kiếm một nhà cung cấp có uy tín và năng lực, với sản phẩm phần mềm được linh động tùy chỉnh theo mọi yêu cầu của doanh nghiệp. Với lợi thế kinh nghiệm nhiều năm trên thị trường Giải pháp ERP tổng thể, Chúng tôi tin rằng sẽ đem tới Quý Khách hàng một Giải pháp toàn diện, trở thành “Bí quyết quản trị” cho Doanh nghiệp.