Kế toán bán hàng và công nợ phải thu trên phần mềm BRAVO

03 Tháng Tám, 2019

Với thiết kế là một trong số những modules chính của giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể BRAVO 8 (ERP-VN), phân hệ Quản lý tài chính – Kế toán của BRAVO được kế thừa và sở hữu nhiều tính năng mang tính quản trị của toàn hệ thống. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi xin được tạm gọi tắt phân hệ Quản lý Tài chính – kế toán BRAVO 8 là “phần mềm kế toán BRAVO”. Không phải một phần mềm đơn lẻ, mà là một phần mềm kế toán quản trị, sản phẩm của BRAVO sở hữu nhiều tính năng nổi bật.

Với một phần mềm kế toán thì phần hành kế toán bán hàng và công nợ phải thu là một phần quan trọng và không thể tách rời. Phần hành đảm nhiệm các công việc liên quan đến nghiệp vụ bán hàng, ghi nhận doanh thu, chiết khấu, giá vốn của từng khách hàng theo từng đơn hàng, hợp đồng bán, hóa đơn,... đồng thời ghi nhận công nợ bán hàng, và lập báo cáo thuế đầu ra.

1. Các chứng từ giao dịch

1.1. Hóa đơn bán hàng

  • Là chứng từ ghi nhận nghiệp vụ bán hàng hóa dịch vụ được bán ra và doanh thu nhận được
  • Là hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho trong trường hợp không lập phiếu xuất kho riêng, in mẫu Phiếu xuất kho đính kèm.
  • Việc hạch toán các cặp định khoản ghi nhận doanh thu, thuế GTGT đầu ra, công nợ phải thu/thanh toán ngay cũng như tài khoản giá vốn và tài khoản vật tư liên quan được thực hiện tự động thông qua việc xác định mã loại giao dịch được khai báo trước và thiết lập khai báo các Tài khoản hạch toán mặc định cho vật tư.
  • Cho phép theo dõi được số lượng tồn kho tức thời trên chứng từ nhập liệu -> kiểm soát tốt tồn kho ngay thời điểm xuất hàng.
  • Cho phép xuất hóa đơn cho các mặt hàng có các mức thuế suất khác nhau, các mặt hàng có tỷ lệ chiết khấu khác nhau. Đồng thời ghi nhận việc kê khai thuế để lên bảng kê thuế đầu ra.

  • Ràng buộc không cho xuất hóa đơn khi công nợ khách hàng vượt hạn mức cho phép.
  • Theo dõi xuất hóa đơn bán của Công trình nào, Đơn đặt hàng nào, Hợp đồng bán nào => Có cơ sở theo dõi tình trạng từng công trình, đơn hàng bán, hợp đồng bán.
  • Với nghiệp vụ bán hàng có ứng trước từ khách hàng, Chương trình có hỗ trợ thêm chức năng Trừ ứng trước mà ko cần phải can thiệp vào chứng từ hóa đơn để cấn trừ.
  • Cho phép in hóa đơn theo các hình thức: đặt in, tự in. Hiện nay hóa đơn bán hàng có tích hợp Hóa đơn điện tử phát hành hóa đơn theo cách thức có token hoặc không qua token với đầy đủ các chức năng: Phát hành hóa đơn, điều chỉnh hóa đơn,… với các nhà cung cấp như VNPT, VNPT Token, Viettel, Viettel Token, Bkav, Thái Sơn, ITT, …

  • Giá vốn hàng bán được ghi nhận tự động thông qua chức năng tính giá vốn theo các phương pháp: trung bình tháng, nhập trước xuất trước, trung bình di động, giá đích danh.
  • Phân quyền theo dõi hóa đơn cụ thể đến từng ô nhập liệu. Ví dụ cho phép thấy giá bán mà không thấy được giá vốn đối với nhân viên Kinh doanh, còn đối với Thủ kho thì chỉ thấy được số lượng, giá vốn mà không thấy được giá bán…
  • Các mặt hàng bán được theo dõi đa dạng theo nhiều yếu tố: màu sắc, kích cỡ, phẩm cấp, số serial, hạn dùng, theo dõi lô hàng, vị trí...
  • Các mặt hàng bán có thể được theo dõi nhiều đơn vị tính thông qua khai báo đơn vị tính quy đổi, ví dụ từ cuộn qua ký, từ thùng qua hộp…
  • Các hóa đơn bán hàng được chi tiết cho nhiều mảng: hóa đơn dịch vụ, hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng.
  • Xuất hóa đơn với loại tiền nội tệ hoặc ngoại tệ. Theo dõi đánh giá chênh lệch tỷ giá phát sinh cho từng nghiệp vụ bán hàng phát sinh theo đúng thông tư ban hành.

1.2. Hàng bán bị trả lại

  • Là chứng từ nhập hàng đã bán bị trả lại vào kho.
  • Các cặp định khoản được hỗ trợ hạch toán tự động: doanh thu hàng bán trả lại, công nợ, giá vốn và hàng tồn kho.
  • Có công cụ hỗ trợ nhập liệu lấy dữ liệu từ chi tiết hóa đơn xuất bán và tự động ghi nhận giảm giá vốn đúng bằng lúc xuất bán.
  • Theo dõi trả lại hàng bán của hóa đơn nào, đơn đặt hàng nào, hợp đồng bán nào.

1.3. Chứng từ thanh toán:

  • Là các chứng từ thu tiền như Phiếu thu, Phiếu Báo có hoặc Phiếu bù trừ công nợ.
  • Cho phép thanh toán công nợ chi tiết đến từng đối tượng, công trình, hóa đơn, đơn đặt hàng, Hợp đồng bán.
  • Hỗ trợ chức năng Thanh toán nợ mà không phải can thiệp chứng từ gốc thu tiền.
  • Cho phép khai báo định dạng số chứng từ cho các chứng từ trước như: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ, Giấy báo có, phiếu bù trừ, phiếu nhập kho… theo một quy luật nhất định, các chứng từ thêm sau sẽ tự động tăng theo chứng từ trước đó. Trường hợp chèn chứng từ thì Số chứng từ sẽ được linh hoạt đánh lại thông qua chức năng Đánh lại số chứng từ theo danh sách được chọn.
  • Các mẫu in chứng từ được thiết kế theo đúng mẫu của BTC ban hành.
  • Có chức năng tự động xử lý chênh lệch công nợ phải thu ngoại tệ trong trường hợp tiền ngoại tệ đã tất toán nhưng tiền nội tệ thì còn.

2. Hệ thống báo cáo:

2.1. Đặc điểm chung:

  • Từ báo cáo tổng hợp -> truy xuất đến báo cáo bảng kê chi tiết -> truy xuất đến chứng từ gốc rất linh hoạt.
  • Chức năng F12 gọi máy tính để tính toán cộng trừ nhân chia các cột dữ liệu trên báo cáo linh hoạt, hạn chế sai sót khi người sử dụng tự gõ số.
  • Các báo cáo được canh chỉnh linh động như file excel: co giãn độ rộng cột, lựa chọn in 2 mặt, in theo số trang cần in,…
  • Cho phép kết xuất dữ liệu theo định dạng excel, word, PDF hoặc xml
  • Các tên ký theo chức danh được khai báo sẵn theo ngày hiệu lực theo phòng ban được khai báo ở Danh mục chữ ký, tiết kiệm thời gian trong việc viết tên ký ở các báo cáo.
  • Phân quyền chạy báo cáo chi tiết đén từng user đăng nhập

2.2. Báo cáo bán hàng

  • Sổ chi tiết bán hàng, Báo cáo bán hàng.
  • Bảng kê hóa đơn bán hàng
  • Phân tích doanh số bán hàng, Báo cáo phân tích bán hàng: cho phép phân tích theo nhiều chỉ tiêu như Vùng, nhân viên bán hàng, khách hàng, mặt hàng, nhóm hàng, hợp đồng bán, đơn đặt hàng bán,…
  • Báo cáo so sánh doanh số nhân viên bán hàng.
  • Bảng tổng hợp thực hiện đơn đặt hàng.
  • Báo cáo chi tiết hợp đồng bán theo mặt hàng, nhóm hàng.
  • Tổng hợp phát sinh công nợ theo công trình.
  • Thiết lập các màn hình cảnh báo nhanh về 1 số nội dung như: 10 đơn hàng lớn nhất chưa hoàn thành, Tình hình bán hàng theo nhóm vật tư, 10 khách hàng có doanh số lớn nhất, Tuổi nợ phải thu,...
  • Các báo cáo biểu đồ so sánh thực tế và kế hoạch doanh thu

2.3. Báo cáo công nợ phải thu:

  • Sổ chi tiết công nợ phải thu.
  • Sổ tổng hợp công nợ phải thu.
  • Báo cáo công nợ phải thu theo hạn thanh toán.
  • Bảng cân đối chi tiết hóa đơn theo hạn thanh toán
  • Báo cáo công nợ phải thu theo hạn thanh toán theo nhân viên
  • Tổng hợp công nợ phải thu theo hợp đồng
  • Biên bản đối chiếu công nợ
  • Sổ nhật ký bán hàng
  • Sổ nhật ký thu tiền
  • Báo cáo số dư hạn mức công nợ

2.4. Báo cáo thuế đầu ra

  • Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra.
  • Tờ khai thuế giá trị gia tăng: có hỗ trợ kết xuất file xml để đưa vào chương tình HTKK thuế.
  • Bảng kê hóa đơn, hàng hóa dịch vụ bán ra chịu thuế TTĐB.
  • Tờ khai thuế TTĐB.
  • Bảng kê tình hình sử dụng hóa đơn
  • ….

3. Kết nối với phòng kinh doanh

Phần hành kế toán bán hàng và công nợ phải thu trên phần mềm kế toán BRAVO hỗ trợ tác nghiệp đến nhiều bộ phận trong quy trình hoạt động sản xuất và kinh doanh. Tiêu biểu trong đó phải nhắc tới bộ phận kinh doanh, đây là một bộ phận mà phần hành này trợ giúp tác nghiệp vô cùng hiệu quả.

  • Theo dõi từ báo giá, xét duyệt giá đến lập đơn hàng, hợp đồng bán.
  • Lập hóa đơn có thể kế thừa dữ liệu từ đơn hàng, hợp đồng bán đã lập.
  • Tại cửa sổ từng đơn hàng, hợp đồng bán có thể theo dõi được tình hình của từng đơn hàng: Số lượng đã thực hiện, Số lượng cón chưa thực hiện, Công nợ đã thu, Công nợ còn phải thu,…
  • Bán hàng có khai báo giá theo bảng giá, chính sách giá -> tại chứng từ hóa đơn bán hàng có thể cập nhật giá theo bảng giá hoặc chính sách giá hiệu lực.
  • Tính chiết khấu bán hàng theo chính sách chiết khấu khai báo.
  • Lập Bảng tổng hợp thực hiện đơn đặt hàng bán, hợp đồng bán.
  • Sổ theo dõi đơn đặt hàng bán.
  • Báo cáo phân bổ hàng cho các đơn hàng

Xem thêm:

>>> Hệ thống phần mềm ERP BRAVO 8.

>>> Kế toán Mua hàng – Công nợ phải trả trên phần mềm BRAVO

--- TuyetNA ---