Cách thức để triển khai ERP thành công

10 Tháng Tám, 2016

Sử dụng hệ thống phần mềm ERP vào quản lý doanh nghiệp đang là xu hướng được nhiều công ty lựa chọn, đặc biệt là các công ty vừa và lớn muốn áp dụng để quản trị tốt nguồn lực của mình từ đó nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Có được những công cụ phần mềm thôi là chưa đủ, công cụ đó phải được qua bàn tay và khối óc của con người biến nó trở thành một hệ thống quản trị, một giải pháp toàn vẹn cho doanh nghiệp.

Mỗi nhà cung cấp giải pháp ERP sẽ có những quy trình làm việc khác nhau, tương ứng đó sẽ có các bước khác nhau để triển khai một hệ thống ERP hoàn chỉnh. Nắm bắt quy trình làm việc và đặc biệt là quy trình triển khai giải pháp ERP giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn lộ trình cho việc triển khai, những yêu cầu doanh nghiệp cần phải đáp ứng cũng như đánh giá được mức độ chuyên nghiệp của đơn vị cung cấp. Dưới đây là một trong những quy trình được nhiều nhà cung cấp áp dụng hiện nay để triển khai giải pháp ERP mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng

Nhà cung cấp dịch vụ sẽ khảo sát: hệ thống hạ tầng, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, các nghiệp vụ, hồ sơ chứng từ, bảng biểu, báo cáo… từ đó xây dựng nên hồ sơ đánh giá hiện trạng làm căn cứ cho quá trình triển khai sau này.

Từ thông tin khảo sát này, nhà cung cấp sẽ hiểu hơn về hoạt động của doanh nghiệp, còn doanh nghiệp sẽ biết được để triển khai giải pháp đó thì cần hoàn thiện những nội dung gì để có thể triển khai được.

Bước 2: Chuẩn hóa hạ tầng cơ sở

Trước khi tiến hành triển khai thì 2 bên đối tác cần thống nhất để chuẩn hóa hạ tầng cơ sở, thống nhất một số vấn đề như: chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hồ sơ và tài liệu… Nhà cung cấp có thể đề xuất cải tạo, nâng cấp hệ thống hoặc tư vấn về những vấn đề liên quan đến quy trình hoạt động của doanh nghiệp. Trong phần chuẩn bị này thì còn cần chuẩn hóa chi tiết một số tài liệu triển khai như:

  • Chuẩn hóa bộ danh mục và hệ thống mã về vật tư, tài sản, khách hàng, nhân viên và các đối tượng liên quan khác.
  • Xây dựng lại cây danh mục tài khoản hạch toán kế toán và danh mục bút toán theo bài toán quản lý mới
  • Thống kê và chuẩn mực lại nguồn lực của doanh nghiệp như các hệ thống máy móc, thời gian sản xuất, quy trình, định mức và tài liệu liên quan
  • Xây dựng các bài toán như: bài toán giá thành, bài toán quản lý kế hoạch, cách thức quản lý vật tư, các chỉ tiêu và thông số quản trị hàng hóa sản phẩm, báo cáo quản trị…
  • Hệ thống mẫu biểu và chứng từ
  • Sổ sách kế toán, bóc tách số liệu cho phù hợp với các nghiệp vụ trong hệ thống

Bước 3: Hoạch định dự án

Sau khi đã có 2 bước chuẩn bị nền tảng thì nhà cung cấp cùng với doanh nghiệp sẽ cùng nhau hoạch định kế hoạch tổng thể như: Lộ trình cụ thể về thời gian làm việc, nguồn nhân lực thực hiện dự án… Đây là cơ sở để quá trình triển khai dựa vào đó mà thực hiện nhằm đến được cái đích đã đặt ra.

Bước 4: Khởi động và vận hành dự án

Khởi động và vận hành dự án là quá trình nhà cung cấp tiến hành khảo sát, thiết lập, cài đặt, chỉnh sửa hệ thống ERP và đào tạo để những người tham gia trực tiếp vào hệ thống đó của khách hàng để có thể sử dụng được phần mềm. Đây là giai đoạn chính và dài nhất của quá trình triển khai hệ thống ERP.

Bước 5: Nghiệm thu dự án

Thời gian triển khai dự án ERP cho mỗi doanh nghiệp là không giống nhau và cũng có thể thay đổi so với thời gian dự kiến ban đầu. Thường dự án ERP nghiệm thu khi hệ thống thiết kế đáp ứng được các nhu cầu nghiệp vụ mà doanh nghiệp đề ra. Các bộ phận sử dụng phần mềm thao tác tốt và lên được các báo cáo cần thiết. Việc nghiệm thu dự án xong không có nghĩa là quá trình hỗ trợ của nhà cung cấp đã hoàn thành. Thường sau quá trình triển khai của bộ phận kỹ thuật thì trong quá trình sử dụng bộ phận bảo hành sẽ cùng hỗ trợ để hệ thống ERP được vận hành tốt. Khác với những sản phẩm tiêu dùng khác, thường các doanh nghiệp sẽ chọn những nhà cung cấp uy tín để có thể nâng cấp hệ thống khi cần thiết.

Không phải quá trình triển khai hệ thống ERP nào cũng diễn ra thành công. Có nhiều lý do dẫn đến việc triển khai thất bại. Vì thế thường các doanh nghiệp lựa chọn rất kỹ nhà cung cấp. Đặc biệt là trong quá trình triển khai cả 2 bên đều thiện chí và hỗ trợ nhau để dự án được hoàn thành tốt như mong đợi. Việc hiểu rõ các vấn đề và lập kế hoạch để quản trị dự án là một trong những yếu tố giúp tăng tỷ lệ thành công và mức độ thành công lên cao hơn.

BT Tổng hợp