Chi phí và cách hệ thống ERP hoạt động trong doanh nghiệp

23 Tháng Bảy, 2021

Dù hoạt động trong lĩnh vực nào thì các doanh nghiệp đều sẽ có những giải pháp phần mềm phù hợp, đáp ứng tối đa cho quy trình hoạt động. Ở đây, chúng ta sẽ đi tìm hiểu về hệ thống phần mềm ERP – “Enterprise Resource Planning” (Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp), một giải pháp được đánh giá cao, mang nhiều đặc điểm ưu việt trong việc hỗ trợ quản trị và vận hành của các doanh nghiệp hiện nay.

Vậy cụ thể, hệ thống này hoạt động như thế nào, chi phí đầu tư triển khai ra sao…? Bài viết dưới đây sẽ gợi ý câu trả lời tới bạn.

1. Định nghĩa ERP

ERP là từ viết tắt của cụm từ “Enterprise Resource Management” – một quy trình tổng hợp giúp thu thập và tổ chức dữ liệu kinh doanh thông qua một hệ thống phần mềm tích hợp. Phần mềm ERP chứa các ứng dụng tự động hóa các hệ thống kinh doanh như sản xuất, bán hàng, kế toán, quản trị nhân lực,…

Mô hình hệ thống phần mềm ERP cho doanh nghiệp

Nói cách khác, ERP tạo điều kiện thuận lợi cho mọi hoạt động của công ty. Giải pháp ERP giúp tự động hóa và tích hợp các quy trình kinh doanh, nhờ đó doanh nghiệp có thể giảm thiểu số lượng nhân lực tham gia vận hành và chi phí nhân công phải chi trả.

2. Cách một hệ thống ERP trong hoạt động trong doanh nghiệp

Một trong những điểm hấp dẫn nhất của hệ thống ERP là sở hữu nhiều chức năng đi kèm, cụ thể gồm:

1. Tài chính / Kế toán

Một module kế toán sẽ giúp giảm thời gian làm việc cho nhân viên kế toán của doanh nghiệp. (Ví dụ như thời gian nhập thông tin vào bảng tính theo cách thủ công). Bên cạnh đó, một phân hệ kế toán từ hệ thống phần mềm ERP sẽ được tự động hóa và tích hợp để thực hiện các công việc khác như tự động gửi hóa đơn cho khách hàng có số dư mà chưa thanh toán.

2. Nguồn nhân sự

Với module nhân sự, doanh nghiệp sẽ được tự động cập nhật mọi thông tin về đơn đăng ký của ứng viên, cách tính tiền thưởng cho nhân viên và cập nhật thời gian nghỉ có lương của nhân viên (PTO – Paid time off),… Module này có thể tích hợp với module kế toán để tự động hoàn trả cho những nhân viên nào còn dư lương PTO. Việc tích hợp này hoạt động bằng cơ chế để module kế toán tính toán số tiền phải trả cho những nhân viên có số ngày PTO còn lại. Sau đó, tự động nộp khoản thanh toán vào tài khoản ngân hàng của nhân viên mà đã được lưu trữ trong module nhân sự.

Tại các doanh nghiệp lớn hiện nay, việc quản trị KPI của các nhóm đối tượng nhân viên, quản lý tuyển dụng, quản lý chấm công bằng những phương tiện 4.0 (vân tay, khuôn mặt, thẻ từ...) là việc là cần thiết và bắt buộc trong quy trình hoạt động. Các hệ thống ERP chuyên nghiệp cũng đã phát triển thêm những tính năng mới cho module nhân sự nhằm giải yêu cầu từ bài toán trên của doanh nghiệp.

3. Sản xuất, chế tạo

Bất kỳ công ty sản xuất hoặc phân phối nào cũng nên triển khai sớm hệ thống ERP để có thể hưởng lợi tối đa từ việc sở hữu hệ thống này. Bởi các công cụ trong phần mềm ERP giúp hợp lý hóa một số khía cạnh của quy trình sản xuất như: lập kế hoạch sản xuất, quản lý khối lượng công việc của nhân viên, theo dõi hiệu quả kế hoạch sửa chữa máy móc, thiết bị...

4. Quản trị quan hệ khách hàng

Ý nghĩa từ việc ứng dụng module CRM (Quản lý quan hệ khách hàng) nhằm giúp cải thiện mối quan hệ của khách hàng với doanh nghiệp, đảm bảo khách hàng sẽ có trải nghiệm tốt nhất với sản phẩm, dịch vụ đơn vị cung cấp. CRM có thể phân tích lịch sử mua hàng và duyệt web của khách hàng; từ đó, CRM gửi quảng cáo cho các khách hàng mục tiêu tùy theo sản phẩm họ đã xem.

Ngoài ra, các giải pháp CRM và TMS (Transporation Management System – Hệ thống quản trị vận tải) có thể tích hợp, cập nhật cho nhà quản trị chi tiết về tình trạng giao hàng đối với những đơn đặt hàng của khách hàng. Module CRM kết hợp với các hệ thống khác như E-Commerce (thương mại điện tử), Marketing Automation (Marketing tự động)… sẽ tạo nên một hệ sinh thái One-Stop thuận tiện nhất cho người dùng và doanh nghiệp.

5. Theo dõi tồn kho

Một chức năng đặc biệt quan trọng mà hệ thống ERP cung cấp cho người dùng là việc tự động theo dõi hàng tồn kho của doanh nghiệp. Công cụ này trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ.

Từ đó, doanh nghiệp có thể hợp lý hóa quy trình phân phối sản phẩm; lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông.

Những ngành nào có thể áp dụng hệ thống ERP 

Hệ thống phần mềm ERP có thể được sử dụng trong nhiều quy mô doanh nghiệp khác nhau, từ doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và lớn, cho đến mô hình tập đoàn. Đặc biệt, ERP thích hợp sử dụng với các công ty trong một số ngành nghề như: 

  • Ngành sản xuất, chế tạo 
  • Ngành bán lẻ 
  • Ngành sản xuất/ phân phối 
  • Dược phẩm 
  • Dịch vụ khách hàng 
  • Công nghệ 
  • Quốc phòng 
  • Ngành xây dựng

3. Chi phí triển khai hệ thống ERP

Chi phí là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi cân nhắc đưa ERP vào quá trình hoạt động. Hệ thống ERP được định giá phù hợp với nhu cầu của đối tượng mục tiêu. Đơn giá triển khai của một dự án ERP là khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp, số lượng module và mô hình triển khai thực tế tại doanh nghiệp. ERP chạy trên nền tảng đám mây dành cho nhiều người thuê (SaaS), thường có phí thấp hơn so với phần mềm được cài chuyên biệt cho doanh nghiệp sử dụng. Hệ thống ERP đám mây không sử dụng phần cứng cũng như không cần thuê chuyên gia hệ thống. Với giải pháp này, nhà cung cấp sẽ bảo trì và tính phí hàng năm cho khách hàng, tùy theo từng loại và số lượng người dùng.

Giá áp dụng hệ thống ERP cũng sẽ khác nhau dựa trên lượng module sử dụng. Các module căn bản là nhân sự, tài chính, CRM..., các module khác thêm vào sẽ được tính phí riêng. Với phần mềm cài đặt riêng, các doanh nghiệp phải mua giấy phép (license) vĩnh viễn nhưng chỉ cần trả 1 lần. Với phần mềm ERP chạy trên nền tảng đám mây, giá sẽ thay đổi tùy theo loại và số lượng module sử dụng. Người dùng cần phải trả phí bảo trì cho máy chủ và cơ sở hạ tầng để lưu trữ phần mềm.

Hệ thống ERP có thể có chi phí phát sinh, bao gồm chi phí triển khai và vận hành liên quan đến bảo trì, nâng cấp và hỗ trợ. Các chi phí này sẽ khác nhau tùy theo từng nhà cung cấp.

Một doanh nghiệp ứng dụng ERP ngay khi đang ở quy mô vừa sẽ có thuận lợi là dễ dàng triển khai và sớm hình thành quy trình hoạt động chuẩn. Ứng dụng ERP là xu hướng quản trị tất yếu, một bước tiến quan trọng trong chiến lược phát triển kinh doanh, đòi hỏi mỗi nhà quản lý cần trang bị sớm cho doanh nghiệp của mình.

BRAVO là một trong những đơn vị hàng đầu trên thị trường Việt Nam hiện nay về cung cấp giải pháp ERP. Với kinh nghiệm hơn 21 năm triển khai cho hơn 3.800 khách hàng, việc hợp tác với một đối tác uy tín và có nền tảng phát triển tốt với nhiều lợi ích gia tăng như BRAVO, sẽ giúp các doanh nghiệp tiến nhanh hơn trong công cuộc số hóa để bắt kịp sự phát triển mạnh mẽ của CMCN 4.0 trên thế giới.

>> Tham khảo: Hiệu quả sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp BRAVO 8R2 (ERP-VN)
>> Xem thêm: Những lưu ý để triển khai ERP thành công