Hiện nay đã có rất nhiều các doanh nghiệp ứng dụng giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP thành công. Bài viết này sẽ cùng bạn tìm hiểu về ERP.
1.1. Định nghĩa
Phần mềm ERP có tên gọi chính xác là Hệ thống ERP - Enterprise Resource Planning systems. Về bản chất đây là hệ thống các ứng dụng Công nghệ thông tin được thiết kế và tích hợp trên hệ thống máy tính của Doanh nghiệp. Đây được coi là Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp quản trị các quy trình kinh doanh, chia sẻ thông tin giữa các phòng ban chức năng, giữa các công đoạn trong toàn bộ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ dẫn đến những cải tiến vược bật trong hoạt động kinh doanh như gia tăng hiệu suất công việc, giảm chi phí (thời gian, nhân lực, vật lực), tăng doanh thu...
1.2. Vai trò
Quản lý và kiểm soát công việc theo các quy trình lưu chuyển thông tin và xét duyệt, cho phép tùy chỉnh quy trình theo đặc thù từng doanh nghiệp.
Tạo và phân nhóm khách hàng, nhà cung cấp, quản lý và phân tích thông tin đa chiều về khách hàng, nhà cung cấp, tích hợp hoàn toàn với kế toán và quản trị quan hệ khách hàng...
Quản lý chi tiết thông tin, thuộc tính hàng hóa. Cho phép phân loại sản phẩm - dịch vụ linh hoạt theo nhóm, danh mục ... Quản lý quy đổi đơn vị linh hoạt. Cho phép lập nhiều bảng giá theo nhiều tiêu chí khác nhau như giá bán mặc định, giá bán theo chiến dịch tiếp thị, giá cho khách hàng thành viên ...
Lập kế hoạch nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp,... quản lý đầy đủ quy trình mua hàng từ dự báo mua hàng, lập yêu cầu báo giá, cho đến theo dõi kế hoạch nhập hàng. Tích hợp tốt với quản lý kho, kế toán.
Lập và quản lý báo giá, đơn hàng... Quản lý đầy đủ quy trình bán hàng từ lập báo giá cho đến giao hàng và xuất hóa đơn. Tích hợp quản lý điểm bán hàng (POS), hỗ trợ đổi/trả hàng, hỗ trợ kết nối máy đọc/in mã vạch, màn hình cảm ứng, tích hợp thương mại điện tử B2B & B2C.
Quản lý dịch vụ khách hàng đầy đủ từ khâu ghi nhận đầu mối/tiềm năng bán hàng, phân tích khách hàng cho đến quản lý tài khoản, lịch tiếp xúc và xúc tiến bán hàng. Hỗ trợ tiếp thị tự động: eMarketing (Web, eMail), Mobile Marketing (Sms), Call center. Hỗ trợ, chăm sóc khách hàng sau bán hàng từ trả lời thắc mắc, hướng dẫn sử dụng đến ghi nhận yêu cầu, phàn nàn từ khách hàng,… Tích hợp quản lý bán hàng, mua hàng, kho, kế toán giúp kết nối các bộ phận.
Hỗ trợ đầy đủ các phương thức quản lý tiên tiến: quản lý đa định mức nguyên vật liệu, đa công đoạn sản xuất, đa nguồn lực sản xuất,… Tích hợp đầy đủ các phương thức tính giá vốn hàng hóa, chi phí sản xuất,...Cho phép tự thiết lập các quy tắc sản xuất tự động hoặc tự đề xuất mua nguyên vật liệu, tồn kho tối thiểu, tối ưu... Tích hợp hoàn toàn với quản lý kho, kế toán, mua/bán hàng, nhân sự.
Xem thêm phân hệ nhằm quản lý sản xuất hiệu quả
Cho phép quản lý nhiều địa điểm kho, loại kho… cho phép chuyển đổi nhiều đơn vị tính, quản lý nhập/xuất hàng, kiểm hàng, tình trạng giao hàng, chuyển kho nội bộ, tra cứu tồn kho thực tế, số lượng tồn nhưng đã được khách hàng đặt mua, số lượng hàng đặt mua sắp về, giá trị tồn kho, tồn kho tối ưu … Tích hợp hoàn toàn với sản xuất, kế toán, mua/bán hàng.
Quản lý toàn diện các quy trình và nghiệp vụ nhân sự như: Quản lý cơ cấu nhân sự, quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý kĩ năng, kinh nghiệm, quản lý tuyển dụng và đào tạo, đánh giá năng lực nhân viên, quản lý lịch làm việc/công tác (timesheets), quản lý chi phí, nghỉ phép, nghỉ lễ, bảo hiểm, chấm công và tính lương tự động… Tích hợp hoàn toàn với kế toán, sản xuất, dự án.
Hệ thống và phân loại hồ sơ tài liệu nội bộ, giúp chia sẻ tài liệu nhanh chóng và an toàn, rất hữu ích trong việc theo dõi quản lý các tài liệu như tài liệu dự án, sản phẩm, hợp đồng, kế hoạch, ... giúp tiết kiệm thời gian và tránh "mất" tài liệu.
Báo cáo thống kê kèm theo ở mỗi phân hệ, đồng thời cho phép lập báo biểu dưới dạng biểu đồ rất trực quan và hữu ích cho việc theo dõi các chỉ số, danh sách công việc và các thông tin thường dùng, hỗ trợ cho công tác quản trị và ra quyết định...
Hệ thống BI cho phép doanh nghiệp khai thác toàn bộ dữ liệu trong Phần mềm ERP để lập các báo cáo về khách hàng, về thị trường, về sản phẩm, về đối tác ... nhằm hỗ trợ cho công tác lập kế hoạch và ra quyết định, cắt giảm chi phí và phát hiện các cơ hội kinh doanh mới.
1.3. Lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp
2.1. Khi nào Doanh nghiệp cần đầu tư ERP
Nếu không muốn sở hữu một Doanh nghiệp luôn đi sau những đối thủ khác thì các nhà Lãnh đạo cần phải xem xét đến việc đầu tư hệ thống ERP. Tuy nhiên việc đầu tư vào thời điểm nào sẽ thích hợp là vấn đề quan trọng, đó là một trong những thời điểm sau đây:
2.2. Tuân thủ và chấp hành đúng quy trình Tư vấn từ Nhà cung cấp.
Nếu cố gắng chấp hành đúng trình tự các bước A, B, C, D từ nhà cung cấp và hoạch định rõ ràng chiến lược ngay từ đầu thì việc triển khai ERP không khó. Trưởng ban quản lý dự án nên là người nắm giữ chức vụ quan trọng, và có quyền quyết định tất cả.
Với kinh nghiệm nhiều năm điều hành và quản lý ở mảng sản phẩm ERP, ông Tôn Minh Thiên – Giám đốc Chi nhánh Công ty Cổ phần mềm Mềm BRAVO tại TP. Hồ Chí Minh cho biết:
Để thành công ứng dụng – triển khai các hệ thống ERP, doanh nghiệp cần thực hiện lần lượt 4 trình tự sau:
>>> Để lựa chọn được nhà cung cấp uy tín, chất lượng phù hợp các bạn ĐỪNG nên bỏ qua tham khảo các tiêu chí lựa chọn này.
2.3. Khi triển khai ERP Doanh nghiệp có thể phải Cơ cấu tổ chức lại Nhân sự
Khi ứng dụng ERP, tất cả các số liệu đều phải chính xác, minh bạch và rõ ràng. Đây là một đòn đánh tâm lý rất lớn đối với những nhân sự có hành vi gian dối, khuất tất trong bộ máy. Để triển khai được ERP, quy trình hoạt động của doanh nghiệp sẽ được quy chuẩn theo sự Tư vấn từ nhà cung cấp. Vì vậy sẽ có những vị trí nhân sự được cắt bỏ hoặc bổ sung.
Ngoài ra sau khi doanh nghiệp ứng dụng ERP, một lượng lớn khối lượng công việc thủ công sẽ được giảm tải, khi đó duy trì với số lượng nhân sự ở thời điểm trước khi triển khai sẽ bị dư thừa. Việc điều chuyển bộ phận hoặc cắt giảm là điều tất yếu để giúp tối ưu chi phí và hiệu quả nhân sự.
Theo ông Nguyễn Văn Cường – Kế toán trưởng Tổng Công ty Cổ phần Dệt may Hòa Thọ - Khách hàng thân thiết của BRAVO cho biết: “Lợi ích thấy rõ nhất sau khi sử dụng phần mềm đó là giúp chúng tôi giảm từ 40-50% sức lao động”.
2.4. Cân nhắc dùng các sản phẩm ERP của Việt Nam hay quốc tế tùy vào quy mô và nguồn lực của doanh nghiệp
Ông Lê Đức Nghĩa – Chủ tịch Công ty Cổ phần Gỗ An Cường là người đã có tới 20 năm kinh nghiệm đầu tư và phát triển hệ thồng ERP cho doanh nghiệp mình đã chia sẻ:
Trước khi đầu tư hệ thống phần mềm ERP, Gỗ An Cường đã thuê riêng một đơn vị tư vấn. Họ khuyên rằng nếu doanh nghiệp có nhu cầu kêu gọi đầu tư quốc tế thì nên đầu tư hệ thống ERP quốc tế. Bởi nếu có hệ thống ERP chuẩn quốc tế các nhà đầu tư đánh giá doanh nghiệp cao hơn 10%. Tuy nhiên để triển khai được hệ thống ERP quốc tế, Gỗ An Cường cần phải thực hiện tái cấu trúc doanh nghiệp để phù hợp với quy định của hệ thống. Chi phí cho việc này tốn khoảng ½ triệu USD. Tiếp đó An Cường đã chi thêm triệu đô nữa để triển khai phần mềm ERP của nước ngoài. Sau đó mỗi năm họ tốn thêm vài tỷ đồng cho tiền bản quyền, phí bảo trì, chi phí nhân sự IT vận hành hệ thống…
Có thể nhận thấy rằng, các sản phẩm ERP quốc tế đề cao sự chuẩn chỉnh nên nếu các Doanh nghiệp Việt chưa có cấu trúc chuẩn hóa theo quy trình của họ, hoặc không đầu tư thêm chi phí thuê công ty tư vấn tái cấu trúc thì nguy cơ triển khai thất bại là rất cao. Thực tế đã có nhiều Doanh nghiệp lớn đã triển khai thất bại dù đã đổ rất nhiều tiền vào dự án. Do mức độ tương thích thấp nên tỷ lệ triển khai thành công các dự án ERP quốc tế chỉ đạt mức 50:50.
Trước khi đầu tư, nâng cấp sử dụng phần mềm quốc tế, Gỗ An Cường đã có tới 17 năm sử dụng ERP của nhà cung cấp BRAVO.
Theo quan sát của ông Nghĩa, không như trước đây, hiện tại các doanh nghiệp ERP Việt đã phát triển đủ lớn mạnh có khả năng đáp ứng nhu cầu của đủ loại quy mô doanh nghiệp và lĩnh vực kinh doanh.
Phần mềm ERP Việt hay quốc tế mỗi loại đều có những ưu nhược điểm riêng, việc lựa chọn phần mềm nào doanh nghiệp cần phải xem xét rất cẩn thận để có quyết định phù hợp nhất với quy mô và nguồn lực của chính mình.
>>> Có thể bạn quan tâm: Cách sử dụng Phần mềm ERP tại Việt Nam.
2.5. Đầu tư cơ sở vật chất và nguồn lực phù hợp cho việc vận hành hệ thống ERP hiệu quả
Khi quyết định sử dụng ERP, doanh nghiệp cần xác định một khoản ngân sách riêng để nâng cấp đầu tư cơ sở vật chất vận hành ERP, bao gồm: hệ thống máy tính, cơ sở hạ tầng server (máy chủ),… Về yêu cầu chi tiết, doanh nghiệp sẽ nhận được sự tư vấn hợp lý từ bên nhà cung cấp để sao cho phù hợp nhất với quy mô và nguồn lực của doanh nghiệp.
Ngoài ra việc đào tạo, nâng cấp trình độ chuyên môn từ đội ngũ Nhân sự cũng là vấn đề các Doanh nghiệp cần chú trọng. Thực tế đã có rất nhiều Doanh nghiệp, triển khai dự án ERP thất bại do nguồn lực về Nhân sự của họ đã không tương thích được với cấu trúc, quy trình làm việc của hệ thống. Một số kỹ năng doanh nghiệp cần chuẩn bị trau dồi cho đội ngũ nhân sự như về Ngoại ngữ, tác phong, thái độ làm việc. ERP là một ứng dụng vận hành theo cả hệ thống, mỗi bộ phận, mỗi người dùng là một mắt xích tạo nên một quy trình logic và liên kết với nhau. Vì vậy vai trò và trách nhiệm của mỗi người dùng đều rất quan trọng, mỗi nhân sự cần phải nâng cao trách nhiệm trong công việc để không bị ảnh hưởng đến chuỗi quy trình vận hành chung trong doanh nghiệp.
3.1. Nhận được sự đánh giá cao từ các tổ chức chuyên gia CNTT
DANH HIỆU SAO KHUÊ, TOP 50 LEADING ICT là những Danh hiệu danh giá hàng đầu cho các sản phẩm và Doanh nghiệp CNTT tại Việt Nam, được phát động và tổ chức bởi Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA). Các chương trình thu hút được hàng trăm đề cử và diễn ra trong khuôn khổ nhiều tiêu chí khắt khe nhưng BRAVO vẫn nhiều lần giành danh hiệu và đạt được các thứ hạng cao.
Sản phẩm BRAVO 8 (ERP-VN) đạt Giải thưởng Danh hiệu Sao Khuê năm 2020
Cho tới năm 2020, lần thứ 5 liên tiếp thương hiệu “BRAVO” được vinh danh và cũng là lần thứ 2 liên tiếp sản phẩm BRAVO 8 (ERP-VN) được công nhận về chất lượng tại Sao Khuê.
Đến thời điểm năm 2019, cũng là lần thức 5 liên tiếp công ty Cổ phần phần mềm BRAVO lọt TOP 50 Doanh nghiệp CNTT hàng đầu tại Việt Nam.
3.2. Là nhà cung cấp uy tín và đã có kinh nghiệm triển khai lâu năm cho nhiều Doanh nghiệp, Tập đoàn lớn tại Việt Nam
Với việc chọn lựa hướng đi ngay từ ban đầu là phát triển và cung cấp giải pháp phầm mềm quản trị doanh nghiệp tùy chỉnh theo yêu cầu, sản phẩm của BRAVO chuyên sâu phù hợp với khách hàng là các doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn. Một dãy dài tên tuổi danh tiếng đầu ngành như THACO, Sabeco, Hòa Phát, Kềm Nghĩa, ACV, Vietcombank, Khóa Việt Tiệp, Tân Á Đại Thành… đều là khách hàng tiêu biểu của BRAVO.
>>> Danh sách khách hàng tiêu biểu theo từng ngành nghề Kinh doanh của BRAVO.
Thành lập từ năm 1999, sau hơn 20 năm nỗ lực và phát triển đến hiện tại BRAVO có khoảng honw 3.600 khách hàng cùng quy mô lên tới 350 nhân sự, 75% trong đó là các kỹ sư công nghệ.
3.3. Sơ lược về tính năng nổi bật phiên bản BRAVO 8 (ERP-VN)
Sản phẩm BRAVO 8 (ERP-VN) được lập trình bằng nền tảng công nghệ .NET với ngôn ngữ lập trình C# trên hệ cơ sở dữ liệu SQL.
Với cấu trúc 3 lớp, sản phẩm BRAVO rất thuận tiện trong việc hiệu chỉnh theo các yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, từng ngành nghề.
Phần mềm ERP BRAVO cho phép dễ dàng sửa đổi, thêm bớt tính năng dùng trong từng phân hệ. Có thể tích hợp mở rộng thêm những phân hệ mới hoặc kết nối với các phần mềm thứ 2 theo yêu cầu từ Doanh nghiệp. Ngoài ra, BRAVO 8 (ERP-VN) cho phép người dùng tự thiết kế lại giao diện hiển thị, biểu mẫu nhập liệu, mẫu in và biểu mẫu của các báo cáo.
BRAVO 8 (ERP-VN) có giao diện được thiết kế hiện đại theo xu hướng tối giản và “phẳng hóa” thiết kế của các hệ thống phần mềm trên thế giới, giúp cho BRAVO 8 tối ưu trong truy xuất và hiển thị khi chạy đa nền tảng.
Ngoài ra với thiết kế đặc biệt trong giao diện của BRAVO 8, người dùng có thể thay đổi theme của dashboard, tùy biến các thông số hiển thị cho dashboard theo ý thích (như màu nền, ảnh nền, cỡ chữ, kiểu chữ…).
Hệ thống phần mềm ERP của BRAVO quản lý người dùng theo tên đăng nhập và mật khẩu. Cơ chế phân quyền theo nhóm người dùng, theo chức năng xử lý và theo từng trường thông tin của chứng từ giúp cho việc sử dụng và quản lý sẽ phù hợp nhất với từng cấp bậc của user.
Chương trình có khả năng ghi chép lại toàn bộ nhật ký thao tác của người dùng; lưu trữ được cả giá trị cũ và giá trị mới sau khi thao tác sửa đổi dữ liệu.
Trên phiên bản BRAVO 8, với việc tích hợp sẵn công nghệ WCF giúp giải quyết tối ưu vấn đề bảo mật trong quy mô Tập đoàn, Tổng công ty, Doanh nghiệp quy mô nhiều chi nhánh… Khi cần kết nối truyền nhận dữ liệu giữa các đơn vị sẽ thông qua Internet, mà không cần thiết lập WAN hay VPN.
Cơ sở dữ liệu của BRAVO 8 được thiết kế tối ưu để đáp ứng việc lưu trữ, xử lý Dữ liệu lớn (Big Data) cho khách hàng, đặc biệt ở những doanh nghiệp kinh doanh trong những lĩnh vực đặc thù có khối lượng giao dịch, chứng từ, thông tin phát sinh trong ngày cực lớn.
Phần mềm BRAVO cho phép người dùng có thể tự khai báo, định nghĩa quy trình xử lý tuần tự các công việc, nghiệp vụ cho phù hợp với thực tế.
Trình tự thao tác công việc sẽ tự động được luân chuyển theo đúng trình tự công việc (WorkFlow) đã thiết kế trên phần mềm. Mỗi người chỉ cần hoàn thiện thao tác của mình và dữ liệu sẽ tự động được liên kết tới các hệ thống tiếp theo của quy trình nghiệp vụ, đồng thời hiển thị cảnh báo cho người sử dụng ở công đoạn kế tiếp của quy trình biết, thông qua trạng thái của các giao dịch trên phần mềm.
Mới đây, vừa có thêm một số tính năng mới quan trọng nổi bật được bổ sung trong các bản cập nhật của BRAVO 8 Core Framework từ phiên bản 4.1.3 đến 4.5.x như: Kết nối và liên lạc tức thời; Cập nhật thêm nhiều công cụ nhập liệu và hiển thị dữ liệu; Truy xuất dữ liệu qua mạng diện rộng (WAN); …
Chi tiết về các tính năng bổ sung trên phiên bản cập nhật => Xem Tại đây