Một số nguyên tắc giúp kiểm soát dự án ERP

11 Tháng Tám, 2016

Quản lý doanh nghiệp bằng hệ thống giải pháp ERP là xu hướng ngày càng được nhiều doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và lớn lựa chọn trong thời kỳ bùng nổ công nghệ thông tin và cạnh tranh ngày càng gay gắt.

Tuy nhiên, do đặc thù các hệ thống ERP khi triển khai cho mỗi doanh nghiệp là không giống nhau, do vậy không chỉ tìm kiếm được một nhà cung cấp tốt là chắc chắn doanh nghiệp bạn sẽ triển khai ERP thành công. Dưới đây là một số nguyên tắc giúp cho quá trình triển khai ERP có thể diễn ra thành công:

1. Đảm bảo đội ngũ tham gia triển khai dự án

Khi triển khai dự án, không chỉ đội kỹ thuật, tất cả mọi người đều phải tham gia quá trình đánh giá nhà cung cấp và lập kế hoạch, đưa ra các tiêu chí như: chi phí đầu tư, chi phí bảo trì, năng lực triển khai, khả năng đáp ứng, thời gian triển khai… Điều này sẽ giúp ban quản lý dự án xác định được tất cả những lợi ích thực sự (cho từng phòng ban nghiệp vụ của doanh nghiệp) và chi phí tiềm ẩn khi tiến hành triển khai dự án để công việc thiết kế cũng như triển khai được hoàn thiện tốt nhất.

2. Không rút ngắn quá trình đánh giá các nhà cung cấp

Nhiều doanh nghiệp muốn đẩy nhanh quá trình triển khai ERP mà không dành thời gian xác định tìm hiểu và lựa chọn kỹ các nhà cung cấp, đó là một quyết định sai lầm. Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp là điều kiện đầu tiên đảm bảo việc triển khai thành công. Trước khi tìm kiếm nhà cung cấp, các doanh nghiệp nên lên rõ những chỉ tiêu cho đối tác của mình dựa trên nhu cầu và nghiệp vụ đặc trưng của doanh nghiệp. Đối với nhiều doanh nghiệp lớn, họ còn mở thầu để lựa chọn được nhà cung cấp tốt, đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn cũng nên dành thời gian xem xét kỹ lưỡng.

3. Thành lập ban chỉ đạo dự án

Để đảm bảo dự án được diễn ra thành công, cần có một ban quản lý dự án để chỉ đạo sát sao. Đặc biết cần có một người quản trị dự án am hiểu về ERP và có thể dành thời gian xuyên suốt dự án cùng điều phối và điều chỉnh khi cần thiết. Ban chỉ đạo nên xác định và kiểm soát các chỉ số đánh giá hiệu quả trong suốt quá trình triển khai dự án và sau khi hệ thống go - live.

4. Lập kế hoạch dự án và khung triển khai một cách cụ thể

Có được lộ trình làm việc cụ thể về: Thời gian, nguồn nhân lực, tài chính… là điều hết sức cần thiết cho tất cả mọi dự án không riêng gì với việc triển khai ERP. Doanh nghiệp cần lên khung triển khai cụ thể, đặc biệt là đối với những dự án triển khai cho các công ty lớn với nhiều chi nhánh khắp cả nước thì việc điều phối nhân sự hoặc phối hợp nhân lực giữa các vùng miền cần được lên kế hoạch trước cẩn thận.

5. Xác định thời điểm triển khai hợp lý

Nhiều doanh nghiệp thường dựa vào trực quan, tuy nhiên không hoàn toàn như vậy. Có những doanh nghiệp dù đang tiến hành sản xuất kinh doanh với các quy trình thủ công và công nghệ lạc hâụ, không hoàn toàn phù hợp để triển khai ERP ngay lập tức. Bởi lẽ có thể có những giải pháp hiệu quả và ít tốn kém hơn nhiều so với ERP, như sắp xếp lại các quy trình sản xuất kinh doanh, hay tối ưu hóa các hệ thống công nghệ hiện tại.

Tóm lại: khi bắt đầu áp dụng ERP cho doanh nghiệp mình; bản thân doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị 1 đội ngũ đủ kiến thức về sản phẩm để làm việc trực tiếp với nhà cung cấp cũng như có đủ quyền hạn để đẩy thúc đẩy dự án hoạt động tốt.

BT Tổng hợp