Những sự cố khi triển khai giải pháp ERP

15 Tháng Tám, 2016

Quá trình triển khai một dự án ERP thường kéo dài, ít nhất là vài tháng, với những dự án lớn thời gian có thể kéo dài từ 1-2 năm. Do vậy, trong quá trình triển khai cũng thường xảy ra những sự cố khiến quá trình triển khai có thể không đạt được kết quả như mong muốn.

Đó là những sự việc xảy ra không nằm trong kế hoạch dự định và có thể ảnh hưởng đến tiến độ triển khai dự án, do đó cả hai phía phải điều chỉnh lại kế hoạch triển khai hoặc hợp đồng buộc phải thanh lý giữa chừng. Để hạn chế điều đó xảy ra, ban quản lý dự án nên lường trước các sự cố có thể xảy ra và phương án đề phòng. Các sự cố thường xảy ra theo các dạng sau:

  • Sự cố về nhân sự

Trong quá trình triển khai, có thể xảy ra sự thay đổi về nhân sự từ cả hai phía: nhà cung cấp và khách hàng. Đó là thể là nhân viên trong ban dự án nghỉ việc hoặc vì lý do nào đó mà không tiếp tục tham gia dự án nữa. Khác với các dự án khác, việc triển khai ERP là sự phối hợp của cả 2 bên, do vậy bất cứ việc thay đổi nhân sự nào cũng sẽ ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Để tránh tình trạng này xảy ra, cả 2 bên phải luôn có sự chuẩn bị dự phòng về nguồn nhân lực để ứng phó với các sự cố nếu thiếu nhân sự.

  • Đối với nhà cung cấp phần mềm, khi có sự thay đổi về nhân sự đang triển khai phần mềm thì sự ảnh hưởng đến tiến độ của dự án cũng rất lớn nếu công ty phần mềm không có kế hoạch bổ sung thay thế nhân sự phù hợp về trình độ. Nhân viên mới phải có khả năng tiếp nhận một cách chi tiết các phần công việc của nhân viên cũ để lại, đôi khi khối lượng thông tin cần tiếp nhận rất lớn và đòi hỏi nhân viên có trình độ cao mới có thể tiếp nhận được một cách có chất lượng.
  • Về phía khách hàng, một trong những thay đổi về nhân sự ảnh hưởng nhất tới dự án là thay thế nhân sự chủ chốt ví dụ: kế toán trưởng, giám đốc tài chính… Sự thay đổi này có thể làm ảnh hưởng tới tiến độ dự án, trong những trường hợp xấu hơn dự án có thể bị tạm ngừng.

Đối với một dự án ERP, khi nhiều phòng ban cùng tham gia vào hệ thống nghĩa là rất nhiều người cùng có ảnh hưởng tới thành công của dự án thì việc quản trị nhân sự dự án sao cho tốt là điều vô cùng quan trọng đảm bảo sự thành bại của quá trình triển khai.

  • Thiện chí hợp tác của nhân viên 2 bên: khách hàng và nhà cung cấp

Không chỉ riêng gì dự án ERP, tất cả các quan hệ hợp tác muốn thành công thì đều phải dựa trên thiện chí làm việc của cả 2 bên.

Đối với dự án ERP, đặc thù là phần mềm được thiết kế theo nhu cầu của riêng của từng khách hàng, do vậy thường một trong những mâu thuẫn hay xảy ra là khách hàng yêu cầu chỉnh sửa nhiều. Nhưng có nhiều vấn đề không phù hợp với cả hệ thống nên nhà cung cấp sẽ không đáp ứng được. Hơn nữa, thời gian làm việc dài, khối lượng công việc thường khá lớn nên không tránh khỏi những căng thẳng và mâu thuẫn trong quá trình làm việc.

Để tránh được điều đó, điều đầu tiên là tất cả mọi vấn đề về công việc cần được thể hiện rõ trong hợp đồng. Nhà cung cấp cũng nên tạo ấn tượng tốt, thiện chí trong việc hỗ trợ khách hàng để quá trình làm việc diễn ra thuận lợi hơn. Trong cư xử, từ sự khác nhau về cách nhìn nhận và xử lý các vấn đề có thể nảy sinh các “mâu thuẫn” giữa các nhân viên làm việc hai phía với nhau. Đôi khi chỉ là một câu nói hoặc một sự nóng giận làm cho mối quan hệ trở nên căng thẳng. Thông thường sự căng thẳng xảy ra giữa các nhân viên cấp dưới do họ chưa biết đặt việc công lên trên cá nhân, do tuổi trẻ nông nổi hoặc do tính tình nóng nảy khi mà áp lực công việc đang căng thẳng. Tuy vậy các “mâu thuẫn” giữa các nhân viên cấp dưới của hai bên với nhau đôi khi cũng dẫn đến sự việc không mong muốn là một bên phải thay đổi nhân sự do đề nghị của phía bên kia.

  • Các sự cố về kỹ thuật

Có một số sự cố kỹ thuật có thể xảy ra như máy tính của doanh nghiệp bị nhiễm loại virus gây hậu quả nghiêm trọng (như loại virus phá huỷ đĩa cứng, virus xoá một số tệp ngẫu nhiên trong thư mục bất kỳ trên đĩa cứng…). Hoặc đôi khi máy tính, máy chủ  bị "chết" trong quá trình triển khai khiến thời gian triển khai phải dừng lại đột ngột để chờ hãng nhập hàng về thay thế. Những sự cố này có thể dự đoán trước và chuẩn bị phương án xử lý.

  • Các sự cố bất khả kháng khác

Một số sự cố bất khả kháng khác như một bên doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp phần mềm giải thể thì dự án cũng sẽ bị thất bại. Một số trường hợp khác như công ty mẹ đột nhiên quyết định áp dụng phần mềm khác thay thế phần mềm đang triển khai, hoặc doanh nghiệp rơi vào các vụ rắc rối với pháp luật và có nguy cơ đóng cửa… Đôi khi do không còn nhân sự triển khai dự án do có quá nhiều nhân viên tham gia dự án xin nghỉ việc mà doanh nghiệp cũng buộc phải dừng dự án. Việc dừng dự án và thanh lý hợp đồng khi chưa hoàn thành xong triển khai cũng thường được đề cập rõ trong hợp đồng về cách thức xử lý.

Một dự án ERP thành công phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, có những vấn đề chủ quan, có những vấn đề khách quan và có những vấn đề có thể kiểm soát được thì cả doanh nghiệp lẫn nhà cung cấp nên chuẩn bị trước những phương án để phối hợp cùng nhau nhằm tạo nên sự thành công của dự án.

BT Tổng hợp