Sử dụng phần mềm kế toán giúp tiết kiệm thời gian và chi phí

20 Tháng Mười Hai, 2016

Kế toán là bộ phận cực kỳ quan trọng trong bất cứ doanh nghiệp nào. Do đó, công việc kế toán cũng có nhiều đòi hỏi khắt khe về độ chính xác. Ngoài việc tập trung tuyển dụng những nhân sự kế toán giỏi chuyên môn thì việc áp dụng công nghệ thông tin và quản lý là xu hướng đã được thực hiện từ khá lâu. Dễ dàng nhận thấy lợi tích từ phần mềm kế toán mang lại cho doanh nghiệp là rất lớn. Cùng điểm lại những lợi ích cơ bản của phần mềm kế toán.

1. Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp

Một trong những khía cạnh tốt nhất khi sử dụng phần mềm kế toán là bạn sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian. Kế toán là một quá trình liên quan đến chi tiết. Nó liên quan đến các quy định, luật lệ, thuế và nhiều tính toán phức tạp khác. Một phần mềm kế toán đã được thiết kế phù hợp với quy định, luật lệ, thuế… hiện hành sẽ giúp doanh nghiệp luôn tuân thủ với luật pháp. Hơn nữa, nó giúp bạn giải quyết tất cả các phép tính phức tạp. Điều doanh nghiệp cần làm là nhập liệu và in ra kết quả.

2. Chính xác

Vì bạn không cần phải bỏ thời gian ra tính toán các số liệu rắc rối nên sự sai sót do con người được giảm thiểu. Các chương trình kế toán có độ chính xác rất cao và hiếm khi gây ra lỗi. Sai sót duy nhất doanh nghiệp có thể gặp phải là do nhập dữ liệu và thông tin sai lệch từ ban đầu. Hầu hết các phần mềm kế toán đều có phần hỗ trợ hướng dẫn cách sử dụng toàn bộ quy trình nhập liệu thông tin khách hàng và nhân viên. Đặc biệt với những phần mềm kế toán được thiết kế tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của từng doanh nghiệp đang trở nên phổ biến như hiện nay thì việc sử dụng các phần mềm còn có sự hỗ trợ của cán bộ kỹ thuật của nhà cung cấp phần mềm. Hình thức hướng dẫn này góp phần giảm thiểu sai sót và cải thiện chất lượng số sách kế toán của doanh nghiệp.

3. Lên các báo cáo nhanh chóng và chính xác

Một trong những điều tuyệt nhất khi sử dụng phần mềm kế toán là khả năng tạo các bản báo cáo theo ý muốn của doanh nghiệp trong thời gian nhanh nhất. Bạn có thể tạo ra báo cáo chỉ trong vòng vài giây, đây là một cải tiến rất lớn so với phương thức truyền thống với bảng biểu và những phép tính. Các báo cáo có thể xuất ra file Excel hoặc Word để sử dụng lập báo cáo tài chính hàng năm. Đặc biệt, các phần mềm kế toán cho phép lập các báo cáo theo ý muốn và phần mềm sẽ tự động lên báo cáo hàng ngày, tuần hoặc tháng.

4. Lên bảng lương chính xác và nhanh chóng

Số tiền phải trả cho bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân… có thể bị nhân viên tính toán sai. Phần mềm kế toán sẽ giải quyết công việc buồn tẻ này và nó sẽ tự động tính sẵn các số liệu liên quan đến lương. Phần mềm còn gửi chi tiết lương hàng tháng cho từng nhân viên qua email.

Đặc biệt, với những công ty có sử dụng phần mềm ERP liên phòng ban thì phần mềm kế toán còn được kết nói với phần mềm của bộ phận nhân sự hay chấm công. Từ đó việc tính lương hàng tháng càng trở nên dễ dàng và chính xác hơn.

5. Các vấn đề liên quan đến thuế được giải quyết nhanh chóng

Phần tuyệt vời nhất khi sử dụng phần mềm kế toán tính toán số liệu liên quan đến lương nhân viên là mọi việc sẽ thuận tiện hơn quyết toán thuế hằng năm. Tất cả thông tin được lưu trữ ở phần mềm kế toán có thể được chuyển đến các chương trình thuế một cách dễ dàng. Chủ doanh nghiệp đơn giản chỉ cần xem lại thông tin và gởi đến những nơi có liên quan. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian liên quan đến quyết toán thuế.

>> Xem thêm: 6 điểm khác biệt của kế toán quản trị và kế toán tài chính