Tại sao nên sử dụng phần mềm kế toán?

05 Tháng Tám, 2016

Doanh nghiệp có thể tốn nhiều tiền để tuyển nhân viên kế toán chuyên nghiệp, nhưng chỉ có nhân viên tốt là chưa đủ. Để tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc của những nhân viên đó thì họ cần đến một phần mềm kế toán tốt. Nhà lãnh đạo không nên tốn quá nhiều thời gian vào các nghiệp vụ kế toán vì họ cần nhiều thời gian hơn quan tâm đến việc những chiến lược của doanh nghiệp mình.

Nếu bạn đang băn khoăn không biết có nên sử dụng phần mềm kế toán hay không, những thông tin dưới đây sẽ giúp bạn đưa ra quyết định cho doanh nghiệp của mình:

Hỗ trợ tác nghiệp và tiết kiệm thời gian

Một trong những khía cạnh tốt nhất khi sử dụng phần mềm kế toán là bạn sẽ không phải tốn quá nhiều thời gian như khi sử dụng hệ thống kế toán cũ. Kế toán là một quá trình liên quan đến chi tiết. Nó liên quan đến các quy định, luật lệ, thuế và nhiều tính toán phức tạp khác. Một phần mềm kế toán đã được thiết kế phù hợp với quy định, luật lệ, thuế… hiện hành sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng chế độ kế toán hiện hành. Hơn nữa, nó giúp bạn giải quyết tất cả các phép tính phức tạp. Điều doanh nghiệp cần làm là nhập liệu và in ra kết quả.

Đặt biệt, một phần mềm kế toán tốt sẽ giúp không chỉ kế toán trong công tác tác nghệp để cho ra báo cáo sổ sách nhanh chóng và chính xác mà còn trợ giúp lãnh đạo có được số liệu một cách đa chiều. Từ đó nhà lãnh đạo có nhiều thông tin hỗ trợ hơn trong hoạt động ra quyết của mình khi điều hành công ty.

Thông tin chính xác

Vì bạn không cần phải bỏ thời gian ra tính toán các số liệu rắc rối nên sự sai sót do con người được giảm thiểu. Các phần mềm kế toán được lập trình có độ chính xác cao và hiếm khi xảy ra lỗi. Việc sai sót do việc tính toán thủ cộng sẽ bị loại bỏ hoàn toàn bởi bạn sẽ không còn phải làm bằng tay nữa. Các phần mềm được lập trình sẽ giúp bạn tự động hóa trong việc lấy dữ liệu từ những chỉ tiêu khai báo. Do vậy, thường sai sót chỉ là do quá trình nhập liệu của doanh nghiệp hoặc do thông tin sai lệch của việc khai báo từ ban đầu.

Hầu hết các phần mềm kế toán đều có phần hỗ trợ hướng dẫn cách nhập liệu cũng như cách sử dụng phần mềm. Ngoài ra, đối với phần mềm của một số nhà cung cấp chất lượng, quá trình sử dụng còn luôn có sự hỗ trợ từ phía nhà cung cấp khi gặp sự cố đặc biệt là quá trình lên báo cáo. Việc luôn có sự đồng hành của đơn vị cung cấp phần mềm sẽ giúp cho quá trình làm việc giảm thiểu đáng kể sai sót cũng như cải thiện chất lượng sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

Dễ sử dụng

Hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay trên thị trường đều dễ hiểu và dễ sử dụng. Phần lớn, doanh nghiệp chỉ cần dành thời gian cài đặt chương trình và nhập dữ liệu vào hệ thống. Họ không cần phải tốn thời gian đọc hướng dẫn sử dụng để biết chương trình được xây dựng như thế nào.

Hiện này, nhiều doanh nghiệp ưu tiên sử dụng những phần mềm được thiết kế mở, linh động điểu chỉnh để phù hợp với nhu cầu nghiệp vụ của mình. Các phần mềm kế toán đều có chức năng lưu giữ các báo cáo với các mục đích khác nhau, theo dõi công nợ, thanh toán cho nhà cung cấp, báo cáo thuế, báo cáo quỹ tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và quản lý bảng lương nhân viên… chỉ trong thời gian ngắn.

Lên cáo cáo nhanh chóng

Một trong những điều khiến các doanh nghiệp ưu tiên sử dụng các phần mềm kế toán là khả năng lên nhiều báo cáo theo nhu cầu của từng doanh nghiệp trong thời gian nhanh nhất. Các báo cáo được thiết lập sẵn trên phần mềm, đến kỳ, doanh nghiệp chỉ cần chạy các báo cáo cần thiết. Nếu quá trình nhập liệu trong kỳ đúng, báo cáo cuối kỳ sẽ được lên đúng. Các báo cáo có thể xuất ra file Excel, Pdf hoặc Word hay các định khác để sử dụng. Đặc biệt, các phần mềm kế toán cho phép lập các báo cáo theo ý muốn và phần mềm sẽ tự động lên báo cáo hàng ngày, tuần hoặc tháng.

Tính lương đơn giản

Hiện này, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng máy chấm công để quản lý giờ làm việc của nhân viên cũng là căn cứ để tính lương hàng tháng. Phần mềm kế toán hiện này được tích hợp để lấy dữ liệu từ máy chấm công cộng với những căn cứ khác như hệ số lương, kết quả của quá trình làm việc hay sản lượng sản phẩm,… tùy theo tính chất lương của doanh nghiệp để từ đó tính toánh và tổng hợp lên bảng lương hàng tháng. Thay vì việc tính bằng tay, phần mềm kế toán giải quyết nhanh gọn công việc tốn thời gian và thường xảy ra sai sót này. Hơn thế, phần mềm còn gửi chi tiết lương hàng tháng cho từng nhân viên qua email.

Hỗ trợ công tác thuế

Ngoài phần tuyệt khi sử dụng phần mềm kế toán tính toán số liệu liên quan đến lương nhân viên là mọi việc sẽ thuận tiện hơn quyết toán thuế TNCN hằng năm thì công tác hạch toán kê khai các khoản thuế khác cũng rất dễ dàng. Với việc kê khai thuế VAT, bạn chỉ cần kết xuất dữ liệu ra để cập nhật lên phần mềm của cơ quan thuế mà không cần phải sửa đổi gì thêm. Bên cạnh việc áp dụng quy định của các luật thuế, thông tư, nghị định hướng dẫn được nhà cung cấp phần mềm hỗ trợ cập nhật giúp bộ phận kế toán thường xuyên có phương án và kết quả làm việc phù hợp nhất theo từng thời điểm. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian liên quan đến quyết toán thuế.

Với tốc độ phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, việc sử dụng các phần mềm kế toán được xem là hiển nhiên trong rất nhiều doanh nghiệp. Để lựa chọn cho mình một nhà cung cấp phần mềm kế toán phù hợp, trước tiên mỗi doanh nghiệp cần hiểu rõ được nhu cầu, mong muốn và khả năng chi trả của mình. Sau đó tìm hiểu kỹ về các nhà cung cấp trên thị trường và sáng suốt lựa chọn cho mình người bạn đồng hành để cũng giải quyết nỗi lo về những con số. 

BT Tổng hợp