7 bước chọn phần mềm ERP

02 Tháng Tám, 2016

Với rất nhiều lựa chọn ERP trên thị trường ngày nay, chọn gói phần mềm hay giải pháp ERP phù hợp cho doanh nghiệp của bạn có thể là một công việc khó khăn. Nhiều công ty nghĩ rằng bất cứ phần mềm nào cũng có thể sử dụng được và họ chỉ đơn giản nhìn vào tính năng của phần mềm. Thất bại trong việc triển khai các giải pháp ERP thời gian qua được biết đến rộng rãi chỉ ra rằng cần phải rất cẩn trọng trong việc lựa chọn, từ việc đánh giá hiện trạng nội bộ, nhà cung cấp giải pháp và loại hình giải pháp (nội địa hay của nước ngoài). Thêm nữa, ERP là giải pháp chuyển đổi cho doanh nghiệp nhằm cung cấp lợi thế cạnh tranh cho công ty, vì vậy không nên đánh giá thấp quyết định về vấn đề này hoặc ra quyết định với thông tin không đầy đủ.

Vậy đâu là cách tốt nhất để tìm giải pháp ERP phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn? Đây là 7 bước giúp bạn chọn phần mềm phù hợp cho tổ chức của mình:

  • Đánh giá yếu tố kỹ thuật. Mặc dù ERP là một giải pháp bao gồm phần mềm và các hoạt động tư vấn triển khai, nhưng nó mang tính thương mại hơn là công nghệ. Việc hiểu rõ làm thế nào một giải pháp phần mềm sẽ ăn khớp với cơ sở hạ tầng hiện nay, hệ thống quy trình của doanh nghiệp của bạn cần thay đổi như thế nào là một điều quan trọng.
  • Thực hiện quy trình xem xét và phân tích. Mọi giải pháp đều vận hành trên nền tảng hệ thống quy trình của doanh nghiệp. Do đó một hệ thống có vận hành trơn tru thì khi bạn quyết định áp dụng hay triển khai giải pháp ERP thì việc trước tiên là cần rà soát lại hệ thống quy trình nội bộ của đơn vị. Bạn nên xác định, dẫn chứng và cụ thể hóa hệ thống quy trình của đơn vị mình bằng tài liệu, các quy trình kinh doanh đó có những khó khăn và những điểm mạnh gì. Bạn cũng nên suy nghĩ về các quy trình trong tương lai cũng như yêu cầu thương mại tương ứng. Các nhà cung cấp phần mềm tiềm năng cuối cùng sẽ sử dụng các quy trình và yêu cầu nói trên để chứng minh năng lực sản phẩm của họ trong bối cảnh doanh nghiệp của bạn.
  • Mở rộng danh mục nhà cung cấp lựa chọn. Có nhiều quan điểm trong việc lựa chọn nhà cung cấp hoặc giải pháp ERP. Ngược với quan niệm thông thường, số lượng nhà phân phối phần mềm ERP không chỉ là 2 đến 3 mà nhiều hơn thế. Mặc dù có thể chỉ có 2 đến 3 nhà phân phối chiếm phần lớn thị phần và đầu tư tiếp thị, nhưng cũng có nhiều giải pháp khác trên thị trường, với mức độ tính năng và sức mạnh khác nhau. Rất nhiều công ty lựa chọn dựa trên thương hiệu hoặc dựa trên những gì mà đối thủ cạnh tranh làm. Doanh nghiệp cần xem xét nhiều lựa chọn để chọn ra cái tốt nhất cho nhu cầu thương mại và lợi thế cạnh tranh chính mình. Như dù bạn lựa chọn theo hình thức gì đi nữa, điều quan trọng nhất là nhà cung cấp đó phải thể hiện được kinh nghiệm lâu năm và những dự án có tính chất tương tự như mô hình doanh nghiệp của bạn. Những yếu tố kinh nghiệm đó giúp bạn phần nào việc xây dựng ngôn ngữ giao tiếp chung trong quá trình vận hành triển khai dự án.
  • Theo dõi lợi ích tiềm năng của hệ thống mới. Nếu không tính toán khía cạnh này, có thể bạn sẽ không thể đạt được nó. Dự án ERP cũng không có gì khác khi bạn đầu tư một dự án bất kỳ. Doanh nghiệp của bạn sẽ nhìn vào ERP như một cách để tối đa hóa lợi ích, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, hay quy mô tăng trưởng, vì vậy bạn nên đánh giá và tính toán lợi ích theo những chỉ tiêu này nếu muốn biết trọn vẹn tiềm năng của ERP.
  • Xây dựng kế hoạch triển khai từ thực tế. Khi vẫn đang trong quá trình mua bán, bạn không nên quá tin tưởng vào ước lượng về thời gian triển khai của nhà cung cấp. Việc xây dựng một kế hoạch triển khai dự án toàn diện là một điều quan trọng. Kế hoạch này nên bao gồm không chỉ các hoạt động cần thiết để cài đặt phần mềm mà cả các hoạt động cần thiết để bảo đảm rằng giải pháp phần mềm đó hoạt động bình thường và đã được người sử dụng kiểm tra, chấp nhận. Bạn nên hoạch định và xây dựng kế hoạch này trước khi lựa chọn phần mềm. Vì vậy bạn có thể hiểu đầy đủ về chi phí và tài nguyên cần thiết để đạt được thành công cho dự án. Kế hoạch triển khai dự án nên bao gồm tất cả, từ hạ tầng phần cứng hoặc nền tảng công nghệ bạn muốn thay đổi, hệ thống quy trình thương mại mà bạn đang áp dụng hoặc sẽ áp dụng tại mỗi phòng ban của đơn vị, thiết kế luồng công việc của mỗi bộ phận cho đến việc đồng bộ dữ liệu, hội thảo tập huấn học tập, các bài kiểm tra, và các hoạt động quản lý thay đổi trong tổ chức.
  • Hiểu rõ tổng chi phí sở hữu. Trong chu kỳ mua bán, đại diện nhà cung cấp phần mềm ERP chỉ cung cấp chi phí ròng của việc bạn triển khai giải pháp mà không thể đánh giá các chi phí khác mà doanh nghiệp bạn phải bỏ ra để triển khai giải pháp như chi phí đầu tư về hệ thống hạ tầng phần cứng, chi phí thay đổi nhân sự hoặc xây dựng quy trình, tái cơ cấu, bổ sung tài nguyên, bảo trì cùng nhiều hoạt động khác. Tuy nhiên, sẽ tốt hơn nếu bạn chuẩn bị, đánh giá và lập kế hoạch về các loại chi phí tiềm tàng này. Bạn nên chắc chắn rằng mình đã nhận biết hết các “chi phí chìm” của việc triển khai ERP để có thể biết thực sự tổng chi phí cho việc bạn sở hữu giải pháp đó.
  • Tìm kiếm lời khuyên khách quan và độc lập. Hỏi đồng nghiệp, nhân viên và các mối quan hệ khác để có thêm những nhận định khách quan về nhà cung cấp mà bạn lựa chọn chưa bao giờ là một phương án tồi. Bạn có thể có được nhiều thông tin hơn chỉ là kết quả đánh giá một giải pháp nào đó. Bạn cũng có thể biết giải pháp nào họ sử dụng hay tiến cử cho công ty của bạn. Thực hiện nghiên cứu trên mạng hoặc thuê một nhà tư vấn ERP nếu cần thiết khi bạn loay hoay trong quá trình lựa chọn. Trong mọi trường hợp, đừng cho rằng bạn có câu trả lời đúng nếu chưa hề có kinh nghiệm với ERP. Tìm các lời khuyên độc lập về ERP để xác nhận những gì bạn nghe từ đại diện bán phần mềm có đúng hay không luôn là những thông tin hữu ích và việc nên làm.

Việc thực hiện theo 7 bước này không đảm bảo bạn và doanh nghiệp của bạn sẽ tạo nên một trong những câu chuyện thành công về ERP nhưng có thể bạn sẽ chuẩn bị tốt và lựa chọn được nhà cung cấp chất lượng doanh nghiệp của mình, để từ đó bạn có thể tránh được những điều không mong muốn trong quá trình triển khai mà vẫn thường được biết đến.

BT theo Eric Kimberling