Kế toán mở rộng hay ERP

16 Tháng Tám, 2016

Cái khó khi triển khai ERP Để doanh nghiệp áp dụng được thành công ERP, điều bắt buộc là doanh nghiệp phải có được các quy trình hoạt động và quản lý phù hợp với các quy trình có sẵn hoặc được sửa đổi, xây dựng riêng cho doanh nghiệp trong hệ thống ERP. Điều này tưởng chừng như có thể được thực hiện không quá khó khăn nhưng lại thường xuyên là vấn đề nan giải khi doanh nghiệp tiến hành triển khai dự án ERP.

Cái khó nằm ở chỗ là nếu các quy trình quản lý của doanh nghiệp chưa hình thành rõ rệt hoặc ban lãnh đạo không thấy thoả mãn với các quy trình hiện có thì doanh nghiệp có thể chọn phương án cố gắng áp dụng theo phần mềm nhưng khi đó đòi hỏi sự thay đổi rất lớn về tổ chức, quản lý, điều hành và phân công công việc trong doanh nghiệp. Đôi khi là những khó khăn không thể vượt qua được. Còn nếu ban lãnh đạo doanh nghiệp thấy đã thoả mãn với các quy trình hiện có đang áp dụng (ví dụ doanh nghiệp đã áp dụng ISO) thì doanh nghiệp có thể thực hiện triển khai ERP theo cách không cần nhà tư vấn và sẽ lựa chọn giải pháp ERP may đo được theo các quy trình hiện có của doanh nghiệp. Cách làm này lại kéo theo nguy cơ khác là nếu doanh nghiệp chọn nhà cung cấp giải pháp ERP không có đủ năng lực thực hiện phần mềm may đo thì dự án sẽ dễ thất bại.

Như vậy, câu hỏi đặt ra là: Làm thế nào để doanh nghiệp có được các quy trình phù hợp với phần mềm và làm thế nào để có được phần mềm phù hợp với quy trình hiện có của doanh nghiệp?

Câu trả lời là: Cùng nhau tìm ra lời giải.

Cùng nhau tìm ra lời giải

Khi triển khai một dự án ERP thì nhà tư vấn có thể có mặt hoặc không nhưng doanh nghiệp và nhà cung cấp giải pháp phần mềm thì luôn có mặt. Để có được các quy trình quản lý phù hợp với phần mềm và phần mềm phù hợp với các quy trình thì cách tốt nhất là tất cả các bên cùng ngồi lại để tìm ra các đáp án cho từng vấn đề. Nếu doanh nghiệp không thuê nhà tư vấn (do kinh phí hạn hẹp) thì doanh nghiệp sẽ cùng với nhà cung cấp giải pháp ERP thực hiện việc này. Các đơn vị cung cấp giải pháp ERP thông thường vẫn sẵn sàng khả năng tư vấn nào đó cho doanh nghiệp mặc dù không phải là nhà tư vấn chuyên nghiệp. Nếu không có mặt nhà tư vấn có kinh nghiệm thì doanh nghiệp và nhà cung cấp ERP sẽ phải làm việc nhiều hơn để tìm ra lời giải nhưng không phải là không thực hiện được.

Một quy trình khi đặt ra thì phải thoả mãn được các câu hỏi: Như thế nào? Có đáp ứng yêu cầu tác nghiệp và cung cấp thông tin của doanh nghiệp hay không? Và đặc biệt là đã có sẵn chức năng tương ứng trên phần mềm chưa, nếu chưa thì thời gian và kinh phí cho việc sửa đổi bổ sung phần mềm là bao nhiêu? Rõ ràng là chỉ khi doanh nghiệp trả lời rằng “các quy trình này đáp ứng được yêu cầu của tôi” và nhà cung cấp phần mềm trả lời rằng “tôi có thể thực hiện được trên phần mềm với thời gian và kinh phí mà doanh nghiệp đưa ra”. Nếu các câu trả lời này chưa được thoả đáng thì các bên sẽ còn phải tiếp tục làm việc, đưa ra giải pháp tốt hơn để đi đến được sự thống nhất. Doanh nghiệp có thể trình bày yêu cầu của mình, nhà cung cấp có thể trình bày quy trình trên phần mềm, nhà tư vấn đưa ra ý kiến sao cho dự án được tiến chuyển có hiệu quả. Tất cả phải cùng nhau nỗ lực để tìm ra đáp án cho mọi vấn đề. Chỉ có cách duy nhất này mới có thể đưa dự án ERP tới thành công.

Giải pháp cho các doanh nghiệp cỡ vừa và lớn

Thông thường chỉ những tập đoàn hay tổng công ty siêu lớn mới có đủ khả năng tài chính để thuê bên tư vấn thứ 3 đi cùng doanh nghiệp cho tới khi dự án ERP kết thúc. Còn đối với các công ty cỡ vừa và lớn không đủ khả năng này thì sẽ tham khảo ý kiến tư vấn của nhà cung cấp giải pháp ERP và cùng nhà cung cấp đưa ra các quy trình sao cho thời gian và kinh phí để sửa đổi, bổ sung phần mềm là khả thi. Trong trường hợp này, các quy trình thống nhất ban đầu có thể không hoàn toàn tối ưu nên sẽ được thường xuyên điều chỉnh trong suốt quá trình triển khai để mang lại một kết quả mong muốn.

Các quy trình tiên tiến và phức tạp có sẵn trong các giải pháp ERP ngoại thường xuyên tỏ ra xa lạ đối với các công ty có quy mô vừa và lớn ở Việt nam. Cũng là do việc sửa đổi các quy trình này tỏ ra khó khăn và tốn nhiều kinh phí trên phần mềm ngoại. Các nhà cung cấp ERP nội địa sẽ tỏ ra thích hợp hơn với các công ty như thế này ở Việt nam.

BRAVO cùng doanh nghiệp tìm ra giải pháp

Công ty phần mềm BRAVO có đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng cùng doanh nghiệp tìm ra giải pháp để có thể triển khai dự án ERP thành công. Đặc biệt, giải pháp quản trị doanh nghiệp BRAVO (BRAVO 7 ERP-VN) có nhiều tính năng để hỗ trợ công việc, khả năng thích ứng cũng như chỉnh sửa, lập trình phù hợp với yêu cầu bài toán, kinh nghiệm triển khai lâu năm và am hiểu nghiệp vụ cũng như các quy trình của doanh nghiệp, hỗ trợ sử dụng phần mềm từ xa qua thông qua internet nên khả năng thích nghi được của phần mềm đối với mọi quy trình của doanh nghiệp là điều luôn khả thi. Chúng tôi luôn mong muốn cùng doanh nghiệp tìm ra được giải pháp tốt nhất, chi phí hợp lý để làm sao cho việc áp dụng thành công ERP tại Việt nam không chỉ xảy ra ở là những kỳ vọng mà trở thành những ví dụ điểm hình, nhất là việc ứng dụng tại những công ty vừa và lớn.

BT Tổng hợp