ERP có thể giúp các công ty như thế nào?

01 Tháng Tám, 2016

ERP là từ viết tắt của “Enterprise Resource Planning, tạm dịch là hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, là một giải pháp với mục đích hỗ trợ quản trị doanh nghiệp. Khái niệm và quan điểm về ERP từ ra đời ra đến nay cũng thay đổi. Hiện nay, hầu hết doanh nghiệp tại Việt Nam hiểu ERP đó là một giải pháp tích hợp tất cả mọi phòng ban và chức năng của công ty lại trong một hệ thống để dễ theo dõi hơn, nhưng đồng thời cũng đủ linh hoạt để đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau.

Lịch sử hình thành ERP

Trước khi bắt đầu thì mình muốn nói sơ về lịch sử và sự tiến hóa sinh ra ERP một chút. Được phát triển từ giữa những năm 60, đến giữa những năm 70 đó là hai khái niệm về MRP (viết tắt của từ Material Requirement Planning, là Hoạch định nhu cầu nguyên liệu) và MRP II (viết tắt của từ Manufacturing Resource Planning, là Hoạch định nguồn lực sản xuất, thường gây nhầm lẫn với khái niệm MRP thứ nhất). MRP chủ yếu đưa ra các tính toán về nguyên vật liệu cần thiết để hoàn thành kế hoạch sản xuất, trong khi MRP II thì chú trọng vào khái niệm về quản lý bao gồm cả quản lý lao động và chi phí. Ta có thể điểm lại các khái niệm cơ bản như sau:

- MRP, viết tắt của từ Material Requirement Planning, tạm dịch là Hoạch định nhu cầu nguyên liệu.

- MRP II, viết tắt của từ Manufacturing Resource Planning, tạm dịch là Hoạch định nguồn lực sản xuất

- ERP, viết tắt của từ Enterprise Resource Planning, tạm dịch là Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.

- ERM, viết tắt của từ Enterprise Resource Management, tạm dịch là Quản trị nguồn lực doanh nghiệp.

- CRM, viết tắt của từ Client Relationship Management, tạm dịch là Quản trị quan hệ khách hàng.

- SCM, viết tắt của từ Supply Chain Management, tạm dịch là Quản trị dây chuyền cung ứng.

ERP xuất hiện lần đầu tiên vào những năm 90 của thế kỷ trước khi tập đoàn Gartner dùng nó để mở rộng cho hệ thống MRP. ERP không chỉ giới hạn trong quản lý sản xuất mà bao trùm lên toàn bộ các hoạt động chức năng chính của doanh nghiệp như kế toán, quản trị nhân lực, quản trị hệ thống hậu cần, và quản trị hệ thống bán hàng.

Tới khoảng năm 2000, thuật ngữ “ERP ii (hoặc ERP 2)” xuất hiện và được dùng để chỉ những phần mềm ERP có khả năng dùng giao diện web để truy cập và sử dụng. ERP II cho phép không chỉ bản thân công ty mà cả các đối tác trong dây chuyền cung ứng cũng có thể tương tác được thông tin (các công ty thường là nhà cung cấp có liên quan) để giảm chi phí, nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng, và để thực hiện đổi mới giúp hợp tác tốt hơn.

Trong thời gian vài năm gần đây, khái niệm “ERP iii (hoặc ERP 3)” xuất hiện, ERP 3 đưa các doanh nghiệp đi đến cấp độ tiếp theo của việc tích hợp các hệ thống ERP và ERP 2, chức năng bao gồm việc bổ sung thêm đối tượng sử dụng và tương tác là các khách hàng và bên bán hàng vào hoạt động doanh nghiệp. Khách hàng sẽ là thành viên trong doanh nghiệp của bạn.

Bản chất ERP là gì?

Thường thì ở trong các doanh nghiệp, mỗi phòng ban người ta sẽ dùng một loại phần mềm khác nhau. Khi dùng từng phầm mềm riêng lẻ như cách truyền thống thì dữ liệu của bộ phận nào sẽ chỉ phát sinh và tương tác trong bộ phận đó. Việc kết nối các dữ liệu với nhau rất khó, nhất là khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích với nhau, thế nên sự phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời gian. Còn ERP thì gom hết tất cả những thứ này lại với nhau và chỉ sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất để tất cả mọi người, mọi phòng ban đều có thể truy cập vào và chia sẻ dữ liệu cho nhau.

​ERP xuất hiện với mục đích thay thế những phần mềm hay các hệ thống đơn lẻ này. Mỗi thành viên, mỗi bộ phận trong công ty sẽ tương tác trong một phạm vi nhất định nhưng mọi thành phần, chức năng và dữ liệu đều được liên kết với nhau, đầu ra của bộ phận này là đầu vào của bộ phận khác. Để hiểu rõ hơn bản chất ERP, bạn có thể nhìn vào lịch sử ra đời của nó ở trên. Gartner đã xây dựng hệ thống này để hoạch định các nguồn lực “Resources” cho quá trình sản xuất “Manufacturing” để làm sao người ta biết được năng lực của hệ thống máy móc, tình hình vật tư và năng lực của nhân sự để từ đó xây dựng và điều phối kế hoạch sản xuất “Planning” một cách tối ưu.

ERP có thể giúp các công ty như thế nào?

Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng hay chính xác hơn là quá trình xử lý và thực hiện đơn hàng, bắt đầu từ khâu đặt hàng đến việc đáp ứng của quá trình sản xuất để từ đó cải thiện những thứ liên quan như doanh thu, lợi nhuận, thời gian giao hàng và thậm chí là sự hài lòng của khách hàng… Khi một nhân viên nhập thông tin đơn hàng vào hệ thống, anh ta sẽ có hết tất cả những thông tin cần thiết để hoàn tất công việc đặt hàng hay trả lời khách hàng những câu hỏi thắc mắc này. Ngoài ra, tất cả những nhân viên khác có liên quan đều có thể cập nhật thông tin và có thể theo dõi tiến độ của một đơn hàng bất kì, bất cứ khi nào. ERP mang lại một thứ “ma thuật” giúp khách hàng nhận thứ mình mua nhanh hơn vì thông tin ít bị trễ, ít lỗi hơn, và “ma thuật” đó cũng áp dụng cho cả chính những nhà sản xuất để quản trị tốt hơn công việc nhằm “thỏa mãn thượng đế” được nhiều hơn. Nói tóm lại, có một số mặt mà ERP có thể giúp các công ty như sau:

  • Quản lý thông tin khách hàng: Như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả CEO cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.
  • Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất, không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.
  • Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo dõi chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án.
  • Kiểm soát thông tin tài chính: Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao, người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính theo những chuẩn quốc tế cũng như theo tiêu kế toán Việt Nam ngoài hệ thống báo cáo quản trị để trợ giúp các nhà quản lý trong hoạt động điều hành.
  • Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng nhanh tốc độ làm việc.
  • Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: nhờ ERP mà bên nhân sự có thể theo dõi sát sao giờ làm việc, giờ ra về, khối lượng công việc từng nhân viên đã làm là bao nhiêu, ngay cả khi những người nhân viên đó làm việc trong nhiều bộ phận khác nhau, ở nhiều khu vực địa lý khác nhau. Nhân viên cũng vui hơn vì với ERP, công ty có thể trả lương cho họ đúng thời gian hơn.

BT Tổng hợp