Trong thời đại công nghệ số, việc ứng dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp là một phần tất yếu trong quá trình phát triển và hội nhập quốc tế sâu rộng. Hiện nay, các doanh nghiệp tại Việt Nam dần nhận thức được tầm quan trọng của nó. Vậy làm thế nào để lựa chọn hệ thống quản lý doanh nghiệp phù hợp và tối ưu hiệu quả nhất. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây nhé.
1. Hệ thống quản lý doanh nghiệp là gì?
Hệ thống quản lý doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning – ERP) được biết đến là một loại công cụ sử dụng để quản lý và tổ chức tất cả các hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp trong một hệ thống duy nhất. Thay vì thực hiện các hoạt động quản lý bằng thủ công, hệ thống ERP tích hợp và tổng hợp các quy trình kinh doanh cốt lõi như quản lý tài chính, quản lý nhân sự, quản lý sản xuất, quản lý chuỗi cung ứng, quản lý kho hàng và các hoạt động khác vào một nền tảng duy nhất. Từ đó, giúp doanh nghiệp quy trình hóa, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong công tác quản lý, vận hành doanh nghiệp.
2. Các bước quy trình để xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp hoàn chỉnh
Quy trình để xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP) là một quá trình phức tạp và có nhiều bước quan trọng. Dưới đây là 5 bước cần có trong quy trình xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp hoàn chỉnh. Cụ thể:
2.1. Thiết lập cơ chế quản lý
Doanh nghiệp muốn quản lý tốt việc vận hành và định hướng phát triển đều không thể thiếu các văn bản quy định, chính sách của công ty. Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn phải bổ sung thêm các quy định về việc quản lý tài chính trong tổ chức.
2.2. Tiến hành thiết lập cơ cấu tổ chức
Sau khi doanh nghiệp thực hiện thiết lập xong cơ chế quản lý, cần phác thảo cơ cấu tổ chức. Bao gồm các phòng ban, bộ phận và nhiệm vụ của họ là gì.
2.3. Hoạt động quản lý tài chính
Hoạt động này có tác động rất lớn đến sự phát triển của một doanh nghiệp. Việc quản lý tài chính sẽ bao gồm các chính sách quản lý nguồn vốn, tài sản, tiền mặt,… Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần có các quy định rõ ràng về việc sử dụng nguồn vốn hoặc tạm ứng.
2.4. Tổ chức quản lý các hoạt động liên quan đến việc sản xuất – kinh doanh
Hoạt động sản xuất – kinh doanh mang lại nguồn doanh thu rất lớn cho doanh nghiệp. Bao gồm các hoạt động như: sản xuất, bán hàng, chăm sóc khách hàng, nhập kho,…
2.5. Thực hiện quản lý các hoạt động hành chính
Quản lý hoạt động hành chính có nhiệm vụ đảm bảo các nhân viên trong phòng ban làm việc với nhau tốt hơn. Từ đó, giúp phát triển văn hóa nội bộ cho doanh nghiệp.
3. Hệ thống quản lý doanh nghiệp có vai trò như thế nào với doanh nghiệp
Hiện nay, doanh nghiệp nào cũng đang cần đến hệ thống quản lý. Nhờ sử dụng hệ thống này, doanh nghiệp có thể phát triển bộ máy quản trị mạnh mẽ. Và quản lý hiệu quả rõ rệt các nguồn lực doanh nghiệp. Từ đó, nâng cao hiệu suất doanh nghiệp và tạo sự phát triển bền vững.
Vai trò của hệ thống quản lý doanh nghiệp còn được thể hiện qua các khía cạnh như sau:
- Cung cấp nguồn dữ liệu uy tín
- Hỗ trợ quyền truy cập ở các vị trí khác nhau thông qua thiết bị người dùng
- Cải thiện tốc độ chính xác, tính nhất quán dữ liệu
- Bảo mật thông tin, tài nguyên an toàn và tránh rò rỉ hay bị đánh cắp
- Có thể điều chỉnh theo nhu cầu, đặc thù riêng của doanh nghiệp
- Nền tảng có tính thích ứng tốt
- Tăng cường tính toàn vẹn dữ liệu bằng cách tự động hóa quy trình nhập dữ liệu và kiểm tra lỗi
- Hỗ trợ tích hợp các công nghệ mới như AI, IoT,…
4. Hệ thống quản lý doanh nghiệp mang lợi ích gì cho doanh nghiệp?
Lợi ích từ việc áp dụng hệ thống quản lý doanh nghiệp là vô cùng lớn. Đặc biệt là các lợi ích liên quan đến sự phát triển doanh nghiệp. Dưới đây là một số các điểm lợi ích nổi trội phải kể đến như:
4.1. Tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp
Hệ thống ERP hỗ trợ doanh nghiệp nâng cao tính cạnh tranh với các đối thủ. Việc ứng dụng hệ thống quản lý giúp doanh nghiệp đồng nhất dữ liệu, kết hợp chặt chẽ với các phòng ban. Các hệ thống quản lý doanh nghiệp all-in-one hỗ trợ doanh nghiệp liên kết chặt chẽ các phòng ban. Từ đó, giúp các hoạt động quản lý và vận hành được diễn ra trơn tru và hiệu quả nhất.
Ngoài ra, hệ thống quản lý doanh nghiệp còn là công cụ giúp tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng. Hỗ trợ quản lý và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể yên tâm vận hành ổn định và nâng cao sức cạnh tranh hiệu quả.
4.2. Đánh giá thị trường chính xác
Hệ thống ERP hỗ trợ cung cấp toàn bộ các báo cáo về lượng khách hàng, số hàng bán ra, giai đoạn cao điểm,… Các báo cáo được phân tích theo thời gian thực mà doanh nghiệp yêu cầu. Từ đó, giúp các nhà lãnh đạo nắm bắt được tình hình để đưa ra quyết định thay đổi hay điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình thị trường.
Nhờ vào việc đánh giá chính xác như vậy, chủ doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được tối đa thời gian. Và chi phí quản lý cho đội ngũ lao động hiện tại.
4.3. Dễ dàng mở rộng tài nguyên sử dụng của doanh nghiệp
Hiện nay, mỗi doanh nghiệp đều có cách phân chia phòng ban, quy mô khác nhau. Việc doanh nghiệp phát triển, quy mô mở rộng là điều không tránh khỏi. Với hệ thống quản lý doanh nghiệp, các phần mềm được tách riêng biệt theo từng phòng ban. Nhưng vẫn đảm bảo tính kết nối chặt chẽ, tích hợp với các ứng dụng khác khi có sự thay đổi về quy mô tổ chức. Điều này có nghĩa là, doanh nghiệp có thể tăng số lượng người dùng truy cập. Hoặc thêm, bớt những phần mềm quản trị cần thiết khác. Đây là lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể.
4.4. Gia tăng sự tương tác, hỗ trợ giữa các phòng ban
Ưu điểm của hệ thống quản lý doanh nghiệp là các phòng ban có thể dễ dàng chia sẻ các thông tin trên cùng một nền tảng số. Các dữ liệu luôn được phần mềm cập nhật theo thời gian thực. Vậy nên, việc chia sẻ thông tin luôn được đảm bảo dễ dàng, chính xác và an toàn. Sự gia tăng tương tác, hỗ trợ và gắn kết các phòng ban với nhau cũng là bàn đạp để doanh nghiệp ngày càng phát triển đi lên.
4.5. Luôn đảm bảo tuân thủ các quy định chung
Hệ thống quản lý doanh nghiệp luôn đảm bảo tuân thủ các quy định chung nhờ khả năng theo dõi, giám sát nhân viên chặt chẽ. Được thiết lập chuẩn chỉnh các thay đổi, vi phạm thường xảy ra trong công việc. Từ đó, giúp thúc đẩy các nhân viên luôn phải thực hiện đúng quy định, quy trình nội bộ đã đặt ra.
Như vậy, hệ thống quản lý doanh nghiệp không có một quy tắc xây dựng chuẩn hóa. Nó là yêu cầu tất yếu giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình. Và thay đổi các hình thức làm việc thủ công sang tự động hóa. Nhằm nâng cao tính cạnh tranh và chất lượng hiệu quả quản lý, vận hành của doanh nghiệp. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn việc đầu tư phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể ERP ngay từ đầu để nhận lại nhiều lợi ích lâu dài đã kể trên. Hy vọng, bài viết này đã giúp bạn đọc hiểu rõ về hệ thống quản lý doanh nghiệp. Từ đó, đưa ra quyết định về việc xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất.
>>> Xem thêm: Cách quản lý dữ liệu và bảo mật thông tin khách hàng an toàn.
