bravo-header

Cách kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp

05 Tháng Hai, 2018

Trong doanh nghiệp để kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, mỗi cán bộ nhân viên, phụ trách quản lý cần kết hợp với nhau theo nhiều cách khác nhau để có thể làm tốt nhất mọi việc. Tùy vào đặc thù vận hành của từng doanh nghiệp, mà thủ kho, người quản lý sẽ có những bí kíp riêng để linh hoạt áp dụng sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.

>>> Xem thêm: Phần mềm kế toán quản trị BRAVO

Dưới đây là một vài kinh nghiệm kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả chia sẻ từ các chuyên gia quý bạn đọc có thể tham khảo và áp dụng.

-          Thiết lập một quy trình đồng nhất, chi tiết, rõ ràng cho việc quản lý hàng tồn kho, đảm bảo hoạt động trơn tru từ việc nhập hàng, xếp dỡ, lưu kho, bảo quản cho đến việc xuất hàng.

-          Tất cả các hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu cần được dán nhãn mác đảm bảo đầy đủ các thông tin về: mã hàng, màu, kích thước,….trước khi nhập kho. Việc dán nhãn này sẽ thuận tiện rất nhiều cho việc phân loại, sắp xếp và tìm kiếm hàng hóa trong kho.Tùy thuộc vào loại hàng và tính chất kho để lựa chọn cách sắp xếp hàng hóa phù hợp nhất. Có thể theo quy tắc FIFO – nhập trước xuất trước hoặc quy tắc LIFO – nhập sau xuất trước về sau việc quản lý vật tư sẽ đơn giản, dễ dàng hơn rất nhiều.

-          Có thể lập thẻ kho cho từng sản phẩm, cập nhật thông tin nhập vào xuất ra, tồn kho của hàng hóa.

-          Đừng để bị lạc và biến kho của mình trở thành mê cung. Có những doanh nghiệp số lượng hàng tồn kho rất lớn, điều đó đồng nghĩa với diện tích kho sẽ rất rộng với hàng trăm hàng nghìn mặt hàng khác nhau. Nếu không có sơ đồ quy định vị trí cố định của từng mặt hàng sẽ rơi vào tình trạng hàng hóa trong kho bị loạn lạc. Mỗi kệ phải được đánh số hiệu, tên mặt hàng rõ ràng, bên cạnh đó cần có các biển chỉ dẫn để cả nhân viên mới cũng có thể dễ dàng tự tìm hiểu hàng hóa trong kho.

-          Hạn chế sự ra vào kho đối với người lạ. Việc thất thoát hàng hóa trong kho là một điều thường xuyên xảy ra nguyên nhân có thể là do sự nhầm lẫn trong quá trình nhập, xuất, tồn; hoặc trộm cắp, cháy nổ, hư hỏng,…. Để đảm bảo an ninh và hạn chế được tối đa tình trạng thất thoát này, bạn cần hạn chế tối đa những người không liên quan, không phận sự vào kho. Nếu kho có quy mô lớn, số lượng nhân viên đông, thì cần cung cấp thẻ ra vào và đồng phục cho nhân viên để việc kiểm soát được chặt chẽ hơn.

-          Quản lý chặt chẽ hoạt động nhập – xuất – tồn; thường xuyên kiểm kho. Kiểm kê kho định kỳ là một hoạt động quan trọng trong việc kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả. Giúp doanh nghiệp xác nhận được số lượng hàng tồn kho thực tế so với số liệu trên báo cáo. Ngoài ra hoạt động kiểm kê cũng là dịp để rà soát, phân loại các loại hàng hóa bị hỏng hóc, suy giảm chất lượng.

-          Sử dụng phân hệ phần mềm quản lý kho hàng BRAVO – một phần hành quan trọng trong giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp (BRAVO 7 ERP-VN). Phần mềm là công cụ trợ giúp đắc lực của doanh nghiệp trong việc kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư, tránh thiệt hại trong lưu trữ. Lập và kiểm soát phiếu nhập/xuất vật tư, hàng hóa trong sản xuất và lưu thông. Sử dụng phần mềm giúp cán bộ nhân viên, Ban lãnh đạo tiết kiệm nhiều thời gian trong việc xử lý sổ sách, lập báo cáo định kỳ, theo dõi, truy xuất dữ liệu tức thời, nhanh chóng độ chính xác cao, giảm thiểu tối đa những sai sót không đáng có. 

>>> Tham khảo: Phân hệ phần mềm quản lý kho hàng BRAVO