bravo-header

Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp

11 Tháng Năm, 2018

Trong doanh nghiệp, hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn và là một trong những tài sản có giá trị lớn trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó. Vậy đâu là cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp, chúng ta cùng tìm hiểu theo bài viết dưới đây.

1. Mã hóa vật tư/ hàng hóa

Trong doanh nghiệp, bất kỳ ngành nghề nào, sản xuất hay thương mại thì việc mã hóa vật tư/ hàng hóa là cực kỳ quan trọng. Đây là chìa khóa để quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Hiệu quả của việc mã hóa vật tư/ hàng hóa là bất kỳ ai trong doanh nghiệp cũng có thể đọc, hiểu và nhận diện chính xác mã từng vật tư/ hàng hóa. Nhưng quan trọng hơn hết là doanh nghiệp có thể kiểm soát tồn kho hiệu quả và và chính xác hơn vì thực tế, với một vật tư có nhiều tên gọi, khi chuẩn hóa bộ mã thì sẽ tránh được việc trùng lặp, sai xót.  

Việc xây dựng mã hàng có rất nhiều cách thức khác nhau nhưng để xây dựng một bộ mã cho khoa học thì phải đảm bảo hai nguyên tắc cơ bản sau:

  • Mức độ chi tiết của yêu cầu quản lý thông tin:

Yêu cầu quản lý có ảnh hưởng trực tiếp đến tên gọi cũng như nhóm vật tư. Ví dụ: cùng là nhóm đối tượng dây điện nhưng chúng có thể được phân loại chi tiết và có nhiều tiêu chí phân loại hay không: có thể phân loại theo công suất, kích thước hay chất liệu... Việc phân loại này lại có thể được bỏ qua nếu như yêu cầu quản lý chỉ cần biết số lượng của tất cả các loại dây điện. Bắt buộc mô tả đặc tính sản phẩm và thống nhất cách đặt tên sản phẩm là yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc sử dụng bộ mã.

  • Thói quen của người sử dụng thông tin cũng như cơ chế kiểm soát việc sử dụng bộ mã

Thói quen hầu như quyết định các công việc hàng ngày và việc thay đổi thói quen thường phải trải qua một quá trình dài. Với bộ mã hiện có, những người đang hàng ngày làm việc và thao tác đã có thói quen với bộ mã sẽ không muốn có những thay đổi gì và thường thì họ không nhận ra được những bất hợp lý trong bộ mã mà họ đang sử dụng. Trong khi với một quy mô lớn, việc thay đổi thói quen của số đông người sử dụng không phải là dễ thực hiện.

Cơ chế kiểm soát việc sử dụng bộ mã cũng là yếu tố quyết định. Bộ mã gợi nhớ cũng chỉ là một phần, điều quan trọng là bộ mã đó phải được áp dụng nhất quán trong toàn doanh nghiệp, không cho phép việc chỉnh sửa, gọi tên một cách tuỳ tiện. Chính những cơ chế này dần dần tạo ra thói quen trong việc sử dụng bộ mã.

Để có được một bộ mã khoa học trước hết cần nghiên cứu và đáp ứng được các yêu cầu trên. Cần có bước khảo sát và tổng hợp các thông tin một cách bài bản và toàn diện về vật tư/ hàng hóa, phân loại và lập danh sách vật tư/ hàng hóa theo các tiêu thức phù hợp với yêu cầu quản lý. Làm được điều này, quá trình mã hoá vật tư/ hàng hóa sẽ trở thành đơn giản, dễ nhớ và ít có sự thay đổi (gọi là bộ mã khoa học). Tất nhiên, còn một yếu tố quan trọng để quyết định bộ mã có khoa học hay không, đó là quy tắc (quy ước) mã hoá. Quy tắc mã hoá là để đảm bảo:

  • Bộ mã thống nhất
  • Bộ mã có thể được mở rộng tới bất kỳ, không phụ thuộc có bao nhiêu chủng loại
  • Phổ biến cho các đối tượng sử dụng để thuận tiện trong việc áp dụng các mã mới hoặc cho người mới sử dụng.

Cuối cùng, không thể có bộ mã khoa học cho tất cả các doanh nghiệp. Cách mã hoá của doanh nghiệp này có thể không phù hợp với doanh nghiệp khác. Cho nên nắm chắc yêu cầu quản lý và đặc tính sản phẩm vẫn là yếu tố quyết định tính khoa học của bộ mã.

2. Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa

Đây là công việc vô cùng quan trọng để có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu đối với mỗi vật tư/ hàng hóa sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc mua hàng quá tay, nhập về nhiều hơn mức cần thiết hoặc thiếu hụt vật tư/ hàng hóa dẫn đến giảm doanh thu (đối với doanh nghiệp thương mại), việc sản xuất bị trì trệ (đối với doanh nghiệp sản xuất), đồng thời giảm thiểu và hạn chế tối đa các chi phí tồn kho của doanh nghiệp.

Mức tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu được thiết lập theo từng mặt hàng và được điều chỉnh trong một khoảng thời gian nhất định nào đó, đặc biệt những mặt hàng sản xuất và kinh doanh có thời vụ.

3. Sắp xếp vật tư/ hàng hóa trong kho một cách khoa học, thuận tiện và hợp lý

Nếu chúng ta làm tốt 2 điều trên mà không biết cách sắp xếp hàng hóa ở trong kho thì mọi nỗ lực để quản lý hàng tồn kho hiệu quả để trở nên vô nghĩa. Ngày nay, các Doanh nghiệp thường sắp xếp vật tư/ hàng hóa theo vị trí, đây là cách khoa học, thuận tiện và hợp lý nhất. Mỗi loại vật tư/ hàng hóa cần được phân loại để chứa vào những khu vực phù hợp trong kho, cách này cũng sẽ giúp thủ kho dễ dàng nắm bắt về vị trí hàng trong kho khi cần xuất kho hay kiểm kho. Quản lý theo vị trí cũng giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát do nhầm lẫn hay bị mất cắp hàng hóa.

Có hai phương pháp sắp xếp hàng hóa như sau:

  • Phương pháp sắp xếp cố định (fix location): đây là phương pháp mặt hàng nào thì để chỗ đó và có hiển thị cố định vị trí. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, có thể tìm thấy ngay hàng hóa mình cần lấy một cách nhanh chóng. Nhưng nhược điểm là tốn quá nhiều diện tích và không phù hợp với những kho hàng nhỏ có lượng hàng lớn và luân chuyển thường xuyên.
  • Phương pháp sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu như A1, A2, B1, B2… và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi một mặt hàng được đặt ở một vị trí nào đó, tên mặt hàng cũng được dán vào vị trí tương ứng ở sơ đồ kho. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm tối đa diện tích. Nhược điểm là bạn sẽ phải mất thời gian cho việc sắp xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.

4. Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Để xác định số liệu thực tế với trên sổ sách có giống nhau không, các doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê. Khi kiểm đếm lại số lượng các mặt hàng, doanh nghiệp cũng có thể phát hiện ra hàng hư hỏng, hàng lỗi hoặc hết hạn. Đây là hoạt động vô cùng cần thiết. Việc kiểm kê thường xuyên cũng sẽ giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho dễ dàng và chính xác hơn, hạn chế sai sót và chi phí hủy hàng hỏng. Ít nhất doanh nghiệp nên thực hiện việc này 6 tháng một lần.

5. Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho

Ở trên là một số công việc doanh nghiệp cần thực hiện để quản lý hàng tồn kho hiệu quả, để thực hiện các công việc đó dễ dàng và chính xác thì doanh nghiệp nên ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hàng tồn kho. Ví dụ có thể sử dụng máy quét mã vạch để thực hiện nhập – xuất – kiểm kê vật tư/ hàng hóa, sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi, cảnh báo tồn kho tối đa, tối thiểu, quản lý vật tư/ hàng hóa theo vị trí trong kho.

Việc áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho bằng phần mềm là phương pháp khá hiệu quả và chiếm nhiều lợi thế. Bởi vì với phương pháp này thì bất cứ khi nào và ở đâu, doanh nghiệp cũng có thể tra cứu được tồn kho một cách chính xác, có thể lên số lượng đặt hàng nhanh chóng, giảm tình trạng hàng hóa tồn quá nhiều hoặc thiếu hụt. Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng có thể biết được mặt hàng nào luân chuyển chậm để giảm lượng đặt hàng nhằm tiết kiệm chi phí và ưu tiên những mặt hàng đem lại lợi nhuận lớn hơn.

Tất cả những vấn đề này đều được hỗ trợ đắc lực nếu doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý kho hàng của BRAVO.

_Sunflower_