Cách xây dựng báo cáo quản trị trong doanh nghiệp

20 Tháng Tư, 2021

Báo cáo quản trị trong doanh nghiệp là một khái niệm mới mẻ và trừu tượng. Thực tế có nhiều người đã và đang nhầm tưởng khái niệm này với hệ thống báo cáo Tài chính trong nghiệp. Để hiểu rõ hiểu đúng đầy đủ kiến thức liên quan tới hệ thống báo cáo quản trị, mời bạn đọc theo dõi thông tin chia sẻ dưới đây của chúng tôi

1. Tổng quan về hệ thống báo cáo quản trị trong doanh nghiệp?

a. Khái niệm

Báo cáo quản trị là một báo cáo có vai trò quan trọng, phục vụ nhu cầu bên trong nội bộ doanh nghiệp. Đây được xem như là nguồn dữ liệu kinh doanh để các nhà quản trị đưa ra các quyết định, chiến lực phù hợp và chính xác hơn. Một hệ thống báo cáo quản trị đầy đủ và chuyên nghiệp sẽ cung cấp cho người lãnh đạo toàn cảnh về doanh nghiệp, ở từng khía cạnh, góc nhìn khác nhau. Người xây dựng báo cáo sẽ thu thập dữ liệu từ các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp. Theo dõi, tổng hợp các chỉ số cần thiết về hiệu suất sau đó trình bày nó một cách dễ hiểu.

b. Các loại báo cáo cơ bản

Hệ thống báo cáo quản trị trong mỗi doanh nghiệp sẽ được xây dựng khác nhau tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của người lãnh đạo. Tuy nhiên về cơ bản sẽ bao gồm 4 loại báo cáo sau:

  • Báo cáo đo lường
  • Báo cáo xu hướng
  • Báo cáo chi phí
  • Báo cáo ngân sách.

Đến đây, ta có thể nhận ra một điều rằng, báo cáo tài chính và báo cáo quản trị có những phần giao nhau nhưng nó hoàn toàn không giống nhau. Thực tế, từ báo cáo tài chính có thể hỗ trợ lên 2 loại báo cáo trong hệ thống báo cáo quản trị đó là chi phí và ngân sách. Tuy nhiên để lên được báo cáo đo lường và báo cáo xu hướng thì đòi hỏi người tạo lập cần phải có những chuyên môn đặc thù khác.

>>> Báo cáo tài chính và những lưu ý khi lập BCTC trong doanh nghiệp

c. Các lợi ích của hệ thống báo cáo quản trị

  • Trợ giúp đo lường các chỉ số chiến lược: Để có thể phát triển, doanh nghiệp đều cần phải đo lường được hiệu suất của mình so với thị trường, với đối thủ cạnh tranh. Thông qua hoạt động đo lường, nhà quản lý sẽ có thể đánh giá và giám sát chặt chẽ hiệu quả trong suốt quá trình thực hiện.
  • Định vị được vị thế doanh nghiệp: Thông qua báo cáo quản trị, nhà lãnh đạo sẽ định vị được doanh nghiệp mình đang đứng ở đâu, tình trạng thế nào, tương lai phát triển ra sao? Từ đó sẽ có được những chiến lược phù hợp với doanh nghiệp.
  • Thiết lập tiêu chuẩn hiệu suất rõ ràng: Báo cáo theo dõi giúp nhà quản trị có đánh giá một cách toàn diện để đưa ra những  tiêu chuẩn hiệu suất (KPI) rõ ràng, chính xác và phù hợp nhất không chỉ đối với doanh nghiệp, mà với nhân viên chỉ số KPI này cũng rất cần phải đúng mực. KPI lý tưởng nhất dành cho doanh nghiệp, đó là KPI khi nhân sự ở vị trí đó cố gắng phấn đấu bằng toàn bộ năng lượng mình có sẽ đạt được.
  • Cải thiện giao tiếp, nâng cao sự hợp tác: Báo cáo quản trị chính là một phương tiện hữu hiệu trong việc giap tiếp giữa sếp với nhân viên, giữa doanh nghiệp với đối tác. Khi hoạt động giao tiếp của các mối quan hệ đó được cải thiện, điều tất yếu rằng sự hợp tác sẽ được nâng cao, gắn kết các mối quan hệ đó trở nên bền chặt hơn.
  • Định hướng nhà quản trị có những chiến lược đúng đắn, thúc đẩy sự tăng trưởng trong kinh doanh.

2. Quy trình xây dựng báo cáo quản trị

Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị (BCQT) là toàn bộ quá trình thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu từ tất cả các bộ phận phòng ban vận hành trong doanh nghiệp. Chi tiết quy trình bao gồm 06 bước sau:

- Xác định nhu cầu sử dụng thông tin BCQT: Người xây dựng BCQT cần phải trao đổi và ghi nhận nhu cầu sử dụng thông tin từ cấp quản trị để xác định được các mục tiêu cơ bản của báo cáo. Cần xác định được các thông tin cơ bản như: Ai là người xem BCQT? BCQT phải cung cấp được những thông tin gì? Yêu cầu về thông tin cung cấp (giới hạn về thời gian, chi phí)?

- Xác định nội dung báo cáo: Đây chính là bước lên ý tưởng thiết kế nội dung bố cục của các báo cáo. Trên cơ sở nhu cầu về thông tin đã được xác định, tác giả sẽ tiến hành phân tích thông tin chính, thông tin phụ và cách trình bày làm sao để phù hợp dễ dàng truyền tải thông tin tới người xem.

- Thu thập dữ liệu: Có thể từ nguồn dữ liệu bên trong hoặc bên ngoài, sơ cấp hay thứ cấp, người xây dựng cần phải có kế hoạch chi tiết để tập hợp được toàn bộ các thông tin cần dùng cho BCQT. Nguồn dữ liệu nội bộ có thể từ hệ thống Tài chính – Kế toán, hệ thống Nhân sự, Kinh doanh… hay một số bộ phận phòng ban khác có liên quan. Nguồn dữ liệu bên ngoài cần có liên quan đến chiến lược phát triển ngành nghề lĩnh vực liên quan của doanh nghiệp. Có nhiều cách để tác giả có thể thực hiện được công việc ở bước này: có thể là cập nhật thủ công, cập nhật báo cáo trên các hệ thống phần mềm bổ trợ. Hoặc có thể qua khảo sát, điều tra, tiếp nhận dữ liệu có sẵn từ tài nguyên internet.

- Xử lý và phân tích dữ liệu: Từ những dữ liệu thô đã tổng hợp, người xây dựng cần phải có những kỹ năng nhất định liên quan tới các công cụ xử lý và phân tích mới có thể tạo ra những báo cáo với nội dung đặc thù. Ngoài ra kỹ năng đọc hiểu, phân tích, đánh giá là rất quan trọng, đòi hỏi tác giả phải có tầm nhìn, kiến thức và chuyên môn vững chắc.

- Lập và trình bày BCQT: đây là bước có vai trò quan trọng, một lần nữa khẳng định được năng lực của người xây dựng báo cáo. Có định hướng và tư duy tốt vẫn chưa đủ, tác giả cần diễn giải và truyền đạt thông tin bằng văn bản tốt để hỗ trợ tối đa cho công việc của nhà quản trị. Việc trình bày BCQT không có khuôn mẫu chung, người lập sẽ tự tìm kiếm, tham khảo và tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu tại đơn vị của mình. Yêu cầu của việc trình bày cần phải ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, dễ xem và dễ hiểu.

Ngoài ra quá trình công bố BCQT sẽ cần quan tâm tới các nội dung sau:

  • Đối tượng sử dụng báo cáo quản trị: Cần xác định được rằng đối tượng sử dụng báo cáo ở đây là ai? Cổ đông Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung hay cho tới nhà quản trị cấp cơ sở.
  • Kỳ báo cáo: Phụ thuộc yêu cầu từ nhà quản lý, BCQT có thể được công bố theo định kỳ tháng, quý, năm hay yêu cầu bất chợt tại 1 thời điểm nào đó.
  • Hình thức công bố: BCQT có thể được truyền tải bằng lời, bằng văn bản hay ở những doanh nghiệp ứng dụng phần mềm ERP thì có thể công bố trên hệ thống máy tính.

- Lưu trữ và kiểm soát BCQT: BCQT được xem là tài liệu mật tối cao trong mỗi doanh nghiệp, phạm vi công bố của Báo cáo này cũng cần phải được quy định và xác lập từ trước. Bên cạnh đó với vai trò quan trọng thì việc lưu trữ và kiểm soát BCQT là một công việc quan trọng. Doanh nghiệp cần phải có bộ phận, nhân sự chuyên trách uy tín cho công việc này.

3. Những lưu ý khi lập báo cáo quản trị

Thứ nhất: Người lập báo cáo quản trị phải là người hiểu về công ty tường tận đến từng chi tiết nhỏ.

Thứ hai: Hệ thống báo cáo quản trị cần được thiết lập dựa trên 2 nguyên tắc sau:

  • Xây dựng dựa trên 3 yếu tố then chốt: Lập – Đọc – Phân tích.
  • Không copy, sao chép báo cáo quản trị. Tình trạng SXKD của mỗi công ty là khác nhau, không đơn vị nào giống đơn vị nào cả. Vì vậy không copy, sao chép là nguyên tắc rất quan trọng. Chúng ta có thể tham khảo cách làm, quy trình xây dựng báo cáo quản trị ở những đơn vị khác, nhưng tuyệt đối nội dung và số liệu là không thể sao chép.

Có thể bạn quan tâm:

>>> Phần mềm quản lý Tài chính – Kế toán BRAVO 8R2