Góc kiến thức - Sơ đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp

08 Tháng Tám, 2017

Sơ đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp thường có những đặc trưng riêng phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động, quy mô, loại hình doanh nghiệp… Tuy nhiên, phần lớn sơ đồ quy trình mua hàng đó đều có những đặc điểm chính giống nhau được chia sẻ trong bài viết này.

1. Vai trò của quá trình mua hàng đối với doanh nghiệp

“Mua hàng” là một khái niệm không phải mới nhưng cũng gây không ít khó khăn cho các nhà quản trị. Đó là một hoạt động không thể thiếu và thậm chí quyết định năng lực cạnh tranh của chính doanh nghiệp với các đối thủ trong lĩnh vực của mình.

Nói một cách đơn giản hơn, doanh nghiệp không mua hàng thì sẽ không có nguyên vật liệu, hàng hóa phục vụ cho sản xuất và kinh doanh của mình. Hoặc nếu có mua hàng mà việc quản trị không tốt thì sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng tới quá trình sản xuất và cung cấp hàng hóa cho khách hàng. Nó gây ảnh hưởng tới toàn bộ dây chuyền và hoạt động sản xuất kinh doanh không chỉ trong bản thân doanh nghiệp mà còn tác động gián tiếp tới doanh nghiệp khác trong chuỗi cung ứng mà nó tham gia.

Vậy quá trình mua hàng của doanh nghiệp sẽ thực hiện như thế nào? Và việc quản trị mua hàng ra làm sao?

2. Một số điểm cần lưu ý trong sơ đồ quy trình mua hàng

Trước khi mua hàng, người mua dĩ nhiên phải xác định nhu cầu của mình bởi sự cân đối giữa lượng hàng cần, thời gian cho phép để chờ đợi hàng đến, khả năng cung cấp của nhà cung cấp và khả năng tài chính của mình. Chúng ta sẽ cùng điểm qua các số liệu sẽ làm căn cứ vững chắc cho quyết định mua hàng mang lại hiệu quả tốt nhất cho doanh nghiệp.

2.1. Thời điểm cần có hàng - Just In Time (JIT)

Ngày nay để tối đa hóa lợi nhuận, ngoài việc tăng doanh số bán hàng, doanh nghiệp cần tối thiểu chi phí trong vận hành sản xuất của mình. Do vậy thời điểm cần có hàng là vô cùng quan trọng.

Trong Quản trị Logistics, thuật ngữ JIT là 1 phương pháp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí bằng việc kiểm soát được dòng chảy NVL. Trong đó, NVL sẽ được đặt hàng bằng cách nào đó để có mặt tại xưởng sản xuất vào đúng thời điểm cần thiết với đúng chất lượng được cam kết.

Như vậy, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được khoản chi phí lưu kho, chi phí đầu tư kho cũng như chi phí cơ hội trong thời gian “chôn vốn” vào NVL nằm trong kho.

2.2. Số lượng - kế hoạch sản xuất, mức tồn kho an toàn

Nhân viên mua hàng sẽ phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất để biết được những NVL nào cần phải mua và phải mua với số lượng là bao nhiêu hay còn gọi là Số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ).

Số lượng mua hàng này có xuất phát điểm từ số lượng hàng hóa, thành phẩm cần được hoàn thành theo kế hoạch. Sau đó quy đổi với hệ số định mức NVL để sản xuất 1 đơn vị hàng hóa, thành phẩm, bán thành phẩm.

Song song, số lượng cần để sản xuất chưa phải là số lượng cần đặt mua lúc này. Nó cần phải so sánh với số lượng hàng tồn trong kho và mức tồn kho an toàn (Safety Stock). Khối lượng đặt hàng bắt buộc phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện:

  • Đáp ứng đủ cho sản xuất, bao gồm cả thời gian chờ giao hàng (Leadtime).
  • Tổng lượng hàng tồn trong kho không được dưới mức tồn tối thiểu và vượt quá mức tồn tối đa cho phép

2.3. Thời gian chờ Leadtime - Tình hình thực tế thực hiện đơn hàng của nhà cung cấp (NCC)

Với cùng loại NVL, mỗi NCC có thể sẽ có giá chênh lệch ít nhiều kèm theo đó là các điều kiện giao hàng tương ứng. Ví dụ với nhà cung cấp nước ngoài, thời gian giao hàng và các loại phí phát sinh sẽ khác so với NCC trong nước. Trong đó, Leadtime (thời gian chờ từ khi đặt hàng tới khi nhận được hàng) là yếu tố quan trọng, ảnh hưởng tới quyết định mua hàng. Với NVL mua từ NCC có Leadtime cao, đơn hàng mua bắt buộc phải có số lượng đặt cao hơn để có hàng hóa sử dụng trong các ngày chờ.

Bảng dưới đây minh họa sự khác biệt giữa Leadtime 4 ngày và Leadtime 2 ngày với doanh nghiệp sản xuất sử dụng 100 đơn vị NVL/ngày. Số liệu ở bảng dưới đây sẽ cho thấy sự khác biệt về số lần đặt hàng cơ bản của Leadtime dài và Leadtime ngắn.

2.4. Khi nào nên đặt – Return Ordering Point (ROP)

Giả sử chúng ta có 1 nhà máy sản xuất sử dụng 1 tấn NVL mỗi ngày, mức tồn kho an toàn tối thiểu là 10 tấn và tối đa là 30 tấn vậy vấn đề đặt ra lúc này là chúng ta sẽ đặt hàng khi hàng tồn là 30 tấn hay xuống dưới 10 tấn.

Với biểu đồ minh họa trên, khi lượng hàng tồn xuống còn bằng 1 lượng Q nào đó, đơn hàng mua sẽ được thực hiện để khi hàng trong kho vừa hết cũng là lúc NCC giao hàng tới. Như vậy Q sẽ là căn cứ để xác định thời điểm tái đặt hàng của doanh nghiệp.

3. Mô tả quy trình mua hàng

Dưới đây là Mô tả quy trình mua hàng đơn giản và phổ biến nhất trong các doanh nghiệp.

Việc quản lý được quy trình mua hàng trong doanh nghiệp ảnh hưởng rất lớn đến kết quả sản xuất kinh doanh, do vậy, ngày nay để đáp ứng tốt nhu cầu của quản lý các doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý mua hàng. Trong những nhà cung cấp, BRAVO là một trong những đơn vị lớn, uy tín và có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này.

>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý mua hàng của BRAVO.

4. Quy trình mua hàng cơ bản

4.1. Sơ đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp

Các số liệu căn cứ ở trên sẽ phát huy hiệu quả của mình khi được vận dụng kết hợp linh hoạt trong từng doanh nghiệp cụ thể. Song nếu không có quy trình làm việc phù hợp, các số liệu trên đôi khi sẽ trở thành mớ hỗn độn cho nhân viên phụ trách.

Dưới đây, chúng ta sẽ cùng tham khảo quy trình làm việc chuẩn và đơn giản nhất cho bộ phận mua hàng.

4.2. Mô tả quy trình mua hàng:

  • Quy trình mua hàng sẽ bắt đầu bằng nhu cầu mua hàng hóa, NVL phục vụ cho sản xuất. Nhu cầu đó có thể bắt nguồn từ kế hoạch sản xuất, dự báo nhu cầu NVL của doanh nghiệp hoặc nhu cầu của 1 bộ phận. Từ đó, bộ phận cần mua sẽ lập đề nghị mua hàng gửi đến Phòng thu mua.
  • Nhân viên mua hàng sẽ căn cứ vào đề nghị mua hàng để tìm kiếm các NCC, yêu cầu báo giá từ các NCC khác nhau để so sánh giá, điều kiện/điều khoản, thời gian giao hàng… từ đó lựa chọn ra nhà NCC tốt nhất. Hoặc lấy thông tin từ các đơn hàng trước đó để yêu cầu báo giá (Đối với các NCC đã giao dịch trước đó).
  • Sau đó, nhân viên sẽ lập đơn hàng mua (PO) hoặc hợp đồng mua đối với các NVL, hàng hóa cần mua đối với NCC để tiến hành đặt hàng. Việc lập PO trước hay Hợp đồng trước phụ thuộc vào thông lệ/tập quán của doanh nghiệp hay tính chất hợp đồng… Tiến hành chuyển cho trưởng bộ phận kiểm duyệt.
  • Trường hợp đơn hàng có sai sót, đơn hàng sẽ được trả lại cho Nhân viên phụ trách kiểm tra và thực hiện lại. Nếu không có vấn đề gì, trưởng bộ phận sẽ duyệt và đơn hàng được chuyển đến NCC để đặt hàng.
  • Tiếp theo, khi NCC giao hàng đến, bộ phận tiếp nhận/nhập hàng sẽ có trách nhiệm kiểm đếm và kiểm tra tình trạng hàng hóa bằng phương pháp cảm quan. Tại đây, biên bản ghi nhận sẽ được thực hiện để ghi nhận số lượng giao hàng thực tế và tình trạng hư hỏng nếu có.
  • Trong trường hợp có hàng hóa hư hỏng, nhân viên mua hàng sẽ thực hiện trả lại hàng cho NCC để trừ công nợ (hoặc hoàn lại tiền hàng).
  • Cuối cùng là bước thanh toán tiền hàng cho NCC được thực hiện ở bộ phận kế toán.

4.3 Lưu ý quan trọng

Tất cả các bước trong quy trình phải luôn được thực hiện một cách khách quan bởi nhân viên được phân công tránh việc chồng chéo công việc. Bên cạnh đó còn có thể giúp doanh nghiệp thực hiện việc kiểm tra chéo và đánh giá KPI giữa các nhân viên liên quan với nhau.

Số liệu ở các bước thực hiện phải được ghi nhận đầy đủ, kịp thời phục vụ cho việc thống kê đánh giá. Ví dụ, thời gian giao hàng dự kiến và thời gian giao hàng thực tế phải được thống kê đầy đủ để đánh giá năng lực thực hiện đơn hàng của NCC hoặc tương tự với tình trạng hàng hóa (số lượng thực giao và số lượng hàng trả lại…).

Doanh nghiệp nên ứng dụng phần mềm hoặc giải pháp quản trị để giảm thiểu thời gian lập chứng từ, và phần lớn thời gian tổng hợp số liệu báo cáo. Tiêu biểu như Giải Pháp BRAVO 7 ERP để tiện lợi trong việc ghi nhận, lập chứng từ, báo cáo tức thời.

Nguồn tham khảo

1.    Giải pháp BRAVO ERP 7

2.    Strategic Logistics Management 4th - by James Stock, Douglas Lambert

3.    Edition https://www.greycampus.com/opencampus/project-management-professional/procurement-management-chapter-overview

Xem thêm:

>>> Lập kế hoạch mua hàng cho doanh nghiệp sản xuất

>>> Giải pháp phần mềm ERP quản lý tổng thể doanh nghiệp BRAVO 7 ERP-VN

 

                                                                                                                                                                                                Lê Vĩnh Phúc