Làm thế nào để duy trì hiệu suất làm việc tại nhà hiệu quả?

21 Tháng Bảy, 2021

4 bí quyết đơn giản, hữu ích sau đây từ các chuyên gia, doanh nhân, dành cho cả nhân viên và nhà quản trị sẽ giúp duy trì hiệu suất làm việc tại nhà hiệu quả.

Sự thay đổi môi trường làm việc từ không gian công sở sang tại nhà sẽ phần nào ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của bạn. Khi khoảng cách giữa cuộc sống cá nhân và công việc được thu hẹp, điều này hoặc có thể khiến bạn làm việc nhiều hơn và hiệu quả hơn, hoặc khiến bạn trở nên quá thoải mái và đánh rơi hiệu suất.

Dưới đây là 4 bí quyết đơn giản, hữu ích từ các doanh nhân sẽ giúp ích cho việc duy trì hiệu suất làm việc tại nhà của bạn được hiệu quả.

1. Tách biệt không gian làm việc với không gian gia đình

Người làm việc tại nhà nên chuẩn bị một không gian riêng, tách biệt với không gian dành cho gia đình hay sinh hoạt cá nhân, để làm việc. Đó không nhất thiết phải là cả căn phòng với đầy đủ tiện nghi, nhưng yếu tố biệt lập cần được đảm bảo nếu bạn cần đạt hiệu quả năng suất cao nhất.

Ngoài ra, hãy chuẩn bị vài vật dụng tối thiểu như bàn làm việc đủ rộng và một chiếc ghế thoải mái, nhằm giúp bạn có tư thế làm việc tốt nhất. Ngược lại, thoạt nghe làm việc trên giường với máy tính xách tay có thể là ý tưởng tuyệt vời, nhưng thực chất đây chính là sự khởi đầu cho thói quen không tốt. 

Lý do là bởi não chúng ta luôn tìm cách hình thành thói quen và hoạt động dựa trên hành vi để tối ưu hoá năng lượng sử dụng cho cơ thể. Nếu giường là nơi được sử dụng để ngủ, thì bây giờ lại trở thành chỗ làm việc, sẽ tạo 2 tình huống phát sinh tương ứng: hoặc bạn sẽ buồn ngủ khi làm việc, hoặc giường không còn là nơi để bạn dễ dàng chìm vào giấc ngủ nữa. Cho nên, việc tách biệt không gian làm việc với không gian sinh hoạt cá nhân và gia đình là điều tất yếu cần thiết để đưa cơ thể vào "chế độ làm việc", từ đó, giúp duy trì hiệu suất hoạt động.

2. Kết nối nhân viên thông qua mạng xã hội nội bộ

Nếu trong điều kiện "bình thường" trước đây, truyền thông và giao tiếp nội bộ là nhiệm vụ quan trọng, cần được thực thi xuyên suốt tại văn phòng làm việc thì tại tình hình "bình thường mới", nhiệm vụ này càng phải được quan tâm hơn nữa khi yêu cầu nhân viên làm việc tại nhà. Sự tương tác giữa người với người mà giảm đi, đặc biệt khi toàn bộ công ty đều làm việc tại nhà có thể khiến nhân viên làm việc tại nhà cảm thấy cô lập. Do đó, nếu doanh nghiệp không có công cụ tương tác đồng bộ, thống nhất, chắc chắn mức độ kết nối giữa nhân viên với phòng ban sẽ trở nên lỏng lẻo, hiệu suất làm việc giảm rõ rệt khi làm việc trực tuyến.

Trên thực tế, để giải quyết vấn đề này có thể tham khảo cách mà Sara Sutton Fell - CEO, nhà sáng lập của FlexJobs, cùng các đồng sự khi họ đã tận dụng mạng xã hội Yammer để tạo ra kênh trò chuyện chung cho tất cả nhân viên. Được biết, mỗi đội, phòng sẽ có nhóm trực tuyến riêng, và có thể đăng bài viết lên tường của nhau.

Ngoài công việc, toàn công ty còn có các nhóm sống khoẻ, chia sẻ về sở thích hay các tips hữu ích, ảnh hay để khuyến khích môi trường làm việc hợp tác. "Nhân viên sẽ đăng những bức ảnh về kỳ nghỉ gần đây nhất của họ hoặc con cái họ hóa trang trong ngày Halloween. Chúng tôi cũng chúc nhau sinh nhật vui vẻ và ăn mừng các ngày kỷ niệm thông qua Yammer", Fell nói.

3. Hành động như thể bạn đang ngồi tại công sở

Dẫn lời khuyên từ Jeff Erickson - chuyên gia tư vấn chiến lược marketing, tạp chí Entrepreneur chia sẻ một trong những cách tốt nhất để hiệu suất làm việc tại nhà tối ưu là hành động như thể bạn đang "thực sự" ở trong một văn phòng.

"Hãy thức dậy vào giờ đi làm như ngày thường, ăn sáng, pha cà phê và đến… văn phòng tại nhà. Hãy tắt Facebook và mạng xã hội khác, trừ thời gian ăn trưa. Kết thúc ngày làm việc giống như bạn vẫn thường làm và có thể thực hiện những công việc hàng ngày sau đó, như đón con, đi tập thể dục…", Erickson nói.

Hiểu đơn giản, nhờ sức mạnh của thói quen, toàn bộ việc này sẽ giúp "định hình một ngày làm việc của bạn". Bí quyết này làm giảm sự phân tâm, buộc bạn phải làm việc hiệu quả và giúp phân biệt rạch ròi giữa công việc và giải trí, Erickson nhận xét.

4. Kỹ thuật Pomodoro

Theo Lê Mai Anh – Giám đốc quốc gia PR Newswire Việt Nam, người làm việc tại nhà có thể sử dụng kỹ thuật Pomodoro (kỹ thuật quản lý thời gian "quả cà chua"), do Francesco Cirillo phát triển.

Năm 1980, Cirillo - CEO của 1 công ty phần mềm người Ý, khi đó còn là sinh viên đã nhận thấy sự tập trung của ông thường giảm mạnh sau một khoảng thời gian, điều này ảnh hưởng lớn trong xử lý công việc. Sau đó, thay vì làm việc 1 thời gian dài liên tục, Cirillo đã đưa ra kỹ thuật nghỉ ngắn giữa các phiên làm việc như sau:

  • Bước 1: Chọn công việc sẽ làm.
  • Bước 2: Đặt thời gian, thông thường khoảng 25 phút.
  • Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
  • Bước 4: Giải lao 5 phút.
  • Bước 5: Sau 4 lần giải lao trên thì nghỉ dài hơn, khoảng 10 phút (hoặc 15-30 phút tùy công việc và sức lực)

Kỹ thuật trên nhấn mạnh quy trình làm việc 25 phút rồi nghỉ 5 phút là một Pomodoro. Nếu gián đoạn, Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu, không có 50% hay 75% Pomodoro. Điều đó có nghĩa, bạn chỉ tập trung làm một việc duy nhất với 100% thời gian đã định. Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, hãy dùng thời gian còn lại để kiểm tra lại, cho đến khi hết Pomodoro đó. Đồng thời, trong thời gian nghỉ, người áp dụng kỹ thuật này cần dành thời gian để nghỉ ngơi thực sự.

Hãy thư giãn, nghe nhạc, đi dạo trong “văn phòng” hoặc làm những việc đơn giản không cần sử dụng tư duy nhiều. Tuy nhiên, tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook... trong thời gian nghỉ này vì chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, mà bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi.

Theo DNSG

>> Tham khảo: Phần mềm quản lý Tài chính – Kế toán BRAVO 8R2
>> Bài liên quan: BRAVO HCM chủ động thực hiện các biện pháp vừa duy trì SXKD vừa chống dịch