Lợi ích của việc quản lý kho bằng QR code cho doanh nghiệp

23 Tháng Tư, 2021

Hiện nay, để dễ dàng cho việc quản lý, xuất – nhập hàng, tạo lập hóa đơn… các doanh nghiệp dần chuyển đổi từ dùng các cách thức thủ công sang sử dụng công nghệ để công việc đạt hiệu quả cao. Hình thức mà các doanh nghiệp hiện nay ưu tiên sử dụng đó là quản lý kho bằng QR Code. Vây, lợi ích của việc quản lý kho bằng QR code cho doanh nghiệp là gì? Bài viết dưới đây sẽ cùng bạn đọc giải đáp các vấn đề nêu trên.

1. Quản lý kho bằng QR Code là gì?

QR code viết tắt của Quick Response Code (tạm dịch “Mã phản hồi nhanh”) hay còn gọi là mã vạch ma trận (matrix-barcode). Đây là dạng mã vạch hai chiều (2D) có thể được đọc bởi một máy đọc mã vạch hoặc smartphone có chức năng chụp ảnh (camera) với ứng dụng chuyên biệt để quét mã vạch.​​

Với các doanh nghiệp sản xuất có hệ thống kho hàng với nhiều mã sản phẩm thì việc quản lý là vô cùng khó khăn với rất nhiều thông tin như: mã hóa sản phẩm, tên sản phẩm, lô sản xuất, quy trình sản xuất, số lượng sản phẩm/ lô, ngày sản xuất. Khi các doanh nghiệp sử dụng việc quản lý kho bằng QR Code thì các thông tin này sẽ được tự động mã hóa, người sản xuất sẽ in ra để dán lên sản phẩm khi xuất kho. Và đương nhiên mã QR code đó đã bao hàm tất cả thông tin về sản phẩm.

Như vậy, khi xuất kho hoặc nhập kho hàng hóa, nhân viên chỉ cần quét mã QR bằng các thiết bị chuyên dụng thì mọi thông tin sẽ được hiển thị. Đồng thời hệ thống cũng sẽ ghi nhận và tự động tạo phiếu xuất, nhập kho, với tất cả các thông tin về sản phẩm. Như vậy, mọi công việc và quy trình sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Việc quản lý này không chỉ được áp dụng khi xuất hoặc nhập kho mà trong công tác kiểm kho cũng phát huy hiệu quả.

Quản lý kho bằng QR code là phương pháp quản lý kho hàng thông minh, hiện đại giúp doanh nghiệp khắc phục những điểm yếu trong quản lý kho theo cách truyền thống. Bên cạnh đó, việc sử dụng quản lý kho bằng QR Code cũng giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, thời gian, cũng như nhân sự cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả quản lý kho đạt như mong đợi.

2. Lợi ích của việc quản lý kho bằng QR code cho doanh nghiệp

Với những thông tin ở trên, chúng ta cũng phần nào hiểu được thế nào là quản lý kho bằng QR Code, cơ chế vận hành của nó vào những công việc nào trong quản lý kho. Dưới đây, chúng tôi sẽ trình bày những lợi ích cụ thể của việc quản lý kho bằng QR code cho doanh nghiệp:

  • Tự động lập phiếu nhập/ xuất kho: khi quét mã QR code trên sản phẩm số lượng nhập/ xuất được tích vào máy và chuyển về phần mềm tự động tạo phiếu nhập kho/xuất kho. Như vậy, khi áp dụng quản lý kho bằng QR code sẽ giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực rất nhiều cho doanh nghiệp cụ thể ở thời gian nhập liệu. Đồng thời, việc tự động hóa mọi việc cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót.
  • Lãnh đạo dễ dàng quản lý các thông tin theo thời gian thực. Khi mọi thứ được tự động thì bất cứ nghiệp vụ nào phát sinh ở kho lãnh đạo cũng cập nhật được “real time” từ đó có thể có những điều chỉnh phù hợp hoặc những quyết sách kịp thời.
  • Tiết kiệm thời gian: định vị được khu vực/vị trí của sản phẩm trong kho hàng, tiết kiệm thời gian trong việc lấy hàng hóa.
  • Giúp doanh nghiệp có thể chủ động trong sản xuất. Khi việc quản lý kho tự động và “realtime” thì sẽ luôn có cảnh báo khi các sản phẩm trong kho sắp hết. Nếu doanh nghiệp tích hợp với bộ phận sản xuất, nhà cung cấp để chuẩn bị nguyên liệu cần thiết cho kế hoạch sản xuất. Như vậy, doanh nghiệp sẽ luôn chủ động trong việc sản xuất để không xảy ra tình trạng thiếu hàng tồn kho hoặc hàng tồn kho quá nhiều gây thiệt hại kinh tế cho doanh nghiệp.
  • Cho phép quản lý nhiều vị trí kho.
  • Kiểm soát kho nhanh chóng chính xác. Giúp doanh nghiệp tránh thất thoát, gian lận hàng hóa. Đây cũng là một lợi ích vô cùng quan trọng khi doanh nghiệp quản lý kho bằng QR code.
  • Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng hiệu quả vốn lưu động. Bài toán về chi phí luôn làm các doanh nghiệp phải trăn trở, việc cắt giảm được chi phí giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả vốn lưu động từ đó tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình lên. Đây cũng là một trong những lợi ích lớn mà việc quản lý kho bằng QR code mang lại cho doanh nghiệp.

Có thể bạn quan tâm: Tính năng kế toán quản trị hàng tồn kho trên phần mềm kế toán BRAVO

3. Cách thức và những lưu ý khi triển khai việc quản lý kho bằng QR code 

Với các yếu tố đặc thù theo ngành nghề, và theo luồng chảy dữ liệu toàn bộ doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình quản lý kho khác nhau. Do đó việc triển khai quản lý kho bằng QR code vào thực tế cũng sẽ có những điểm khác biệt nhất định. Bên cạnh đó, phù thuộc và nhà cung cấp dịch vụ mà doanh nghiệp lựa chọn họ cũng có những cách thức làm việc khác nhau.

Một số những đặc điểm chung về cách thức làm việc khi triển khai quản lý kho bằng QR code đó là:

Bước 1: Khảo sát và đánh giá hiện trạng

Nhà cung cấp dịch vụ sẽ khảo sát: hệ thống hạ tầng, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, cách thức hoạt động hiện tại của kho hàng, nhân lực của doanh nghiệp… từ đó họ sẽ xây dựng nên hồ sơ đánh giá hiện trạng làm căn cứ cho quá trình triển khai sau này.

Từ thông tin khảo sát này, nhà cung cấp sẽ hiểu hơn về hoạt động của doanh nghiệp để có thể đưa ra những giải pháp phù hợp.

Bước 2: Chuẩn hóa hạ tầng cơ sở

Trước khi tiến hành triển khai quản lý kho bằng QR code thì 2 bên đối tác cần thống nhất để chuẩn hóa hạ tầng cơ sở, thống nhất một số vấn đề như: chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hồ sơ và tài liệu… Việc chuẩn bị này càng kỹ lưỡng thì những bước triển khai sau cũng dễ dàng đạt được hiệu quả như mong muốn của 2 bên. Đặc biệt, ở bước này doanh nghiệp cần chuẩn hóa những mã hàng hóa, các danh mục muốn cho lên hệ thống để quản lý… Nhà cung cấp có thể đề xuất cải tạo, nâng cấp hệ thống hoặc tư vấn về những vấn đề liên quan đến quy trình hoạt động của doanh nghiệp.

Bước 3: Hoạch định dự án

Sau khi đã có 2 bước chuẩn bị nền tảng thì nhà cung cấp cùng với doanh nghiệp sẽ cùng nhau hoạch định kế hoạch tổng thể. Ở bước này 2 bên cần phải thống nhất các vấn đề như: Lộ trình cụ thể về thời gian làm việc, nguồn nhân lực thực hiện dự án…

Việc thống nhất các vấn đề ở bước này rất quan trọng làm tiền đề để các bước sau 2 bên có thể triển khai thành công được. Đây là cơ sở để quá trình triển khai dựa vào đó mà thực hiện nhằm đến được cái đích đã đặt ra.

Bước 4: Khởi động và vận hành dự án

Khởi động và vận hành dự án là quá trình nhà cung cấp tiến hành khảo sát, thiết lập, cài đặt hệ thống và đưa hệ thống đi vào vận hành. Đây là giai đoạn dài nhất, quan trọng nhất trong cả quá trình triển khai quản lý kho bằng QR code. Giai đoạn này cần sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp để mọi việc được diễn ra thuận lợi.

Bước 5: Nghiệm thu dự án

Đây là bước cuối cùng, 2 bên sẽ nghiệm thu lại tất cả các vấn đề của hệ thống khi đã triển khai cho doanh nghiệp.

Với việc triển khai những ứng dụng CNTT vào quản lý ở bất cứ doanh nghiệp nào thì một trong những lưu ý quan trọng nhất đó là sự phối hợp chặt chẽ, thiện chí của cả doanh nghiệp và nhà cung cấp. Để việc quản lý này phát huy tác dụng tối đa thì các doanh nghiệp hiện nay sẽ ứng dụng cùng với phần mềm ERP – phần mềm quản lý doanh nghiệp.