Quản lý doanh nghiệp hiệu quả với phần mềm quản lý ERP

09 Tháng Mười, 2017

Việc áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP vào công tác quản lý của doanh nghiệp sẽ giúp kiểm soát hiệu quả các nguồn lực. Nhưng đừng hiểu nó là công cụ tạo ra doanh thu hàng năm, mà nó chính là chìa khoá giúp doanh nghiệp thu được khoản lợi nhuận bị thất thoát bằng cách giảm thiểu những rủi ro phát sinh trong quá trình doanh nghiệp hoạt động. Do đó, phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP được xem là một giải pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả nhất hiện nay.

Trước khi tìm hiểu về hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP thì cần phải hiểu rõ quản lý doanh nghiệp là gì?

1.      Quản lý doanh nghiệp là gì?

Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật... để tác động đến các yếu tố vật chất của sản xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định.

Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý và đối tượng quản lý. Sản phẩm của quản lý là các quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản xuất, kinh doanh tăng trưởng và phát triển với hiệu quả cao hơn.

2.      Làm sao để quản lý doanh nghiệp hiệu quả?

Ngày nay, khuynh hướng chung về quản lý doanh nghiệp được chia thành 4 chức năng cụ thể đó là: hoạch định, tổ chức thực hiện, kiểm soát và phân tích tổng hợp.

Làm tốt các chức năng này là sẽ quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Nhưng để thực hiện được các chức năng này thì không hề đơn giản, vì như hoạch định tài chính, hoạch định chiến lược bán hàng, hoạch định về nhân sự hoặc thực hiện những kế hoạch đó, so sánh thực tế so với kế hoạch thì làm sao để theo dõi, kiểm soát và phân tích được tức thời.

Đơn giản như việc lập kế hoạch chi, khi doanh nghiệp lập kế hoạch chi trong 1 năm, 1 quý, hoặc 1 tháng hay thậm chí 1 tuần thì khi thực hiện chi theo thực tế thì làm sao biết được là mình chi sắp vượt kế hoạch hay đã vượt kế hoạch và với con số cụ thể là bao nhiêu nếu không có công cụ nào cảnh báo tức thời. Nếu nói dựa vào trí nhớ thì không ổn vì trí nhớ con người có giới hạn, hoặc dựa vào giấy tờ hay các file excel cũng không ổn, vì chẳng lẽ khi có phát sinh lại đi lục từng file để so sánh, hoặc đi tạo một file mới, như vậy mất rất nhiều thời gian, công sức, ngay cả sử dụng các phần mềm riêng lẻ thì cũng sẽ không đạt được hiệu quả cao. Do đó, cần phải có một hệ thống phần mềm quản lý thống nhất, xuyên suốt các hoạt động của doanh nghiệp. Đó chính là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp (viết tắt là ERP).

3.      Quản lý doanh nghiệp hiệu quả với phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP tốt nhất hiện nay là phần mềm không đơn thuần mang tính công nghệ, mà đó là quy trình vận hành của doanh nghiệp, kết nối tất cả các quy trình hoạt động của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp trong môi trường sản xuất kinh doanh. Cụ thể như sau:

  • Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (module – phân hệ): Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một module tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (PO), module theo dõi báo giá của nhà cung cấp, module quản lý đơn hàng mua/ hợp đồng mua,… Phòng bán hàng có module tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, module quản lý đơn hàng bán/ hợp đồng bán,… Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, Doanh nghiệp có thể mua ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng.

  • Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nời; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng, ban.

  • Có khả năng phân tích quản trị: Hệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ NVL, một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm... Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng... Đây là điều các Doanh nghiệp rất hay bỏ qua khi lựa chon ERP.

  • Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thiết lập với các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong Doanh nghiệp. Với cách này Doanh nghiệp có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều cơ sở khác nhau trong hệ thống.

Có thể nói ERP là một hệ thống phần mềm “sống”, có thể mở rộng và phát triển theo thời gian, theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu trúc của chương trình.
ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở các bộ phận trong một doanh nghiệp: Kế toán, Nhân sự, Mua hàng, Bán hàng, Sản xuất, Kho… ERP sẽ thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau và tạo nên một mối quan hệ thống nhất với nhau. Và phần mềm ERP rất linh động trong việc cài đặt các phân hệ theo yêu cầu doanh nghiệp. Các doanh nghiệp có thể yêu cầu cài đặt một vài phân hệ mà doanh nghiệp cần trong thời điểm hiện tại, các phân hệ còn lại có thể cài đặt sau mà không ảnh hưởng đến hệ thống.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP của BRAVO là một trong những nhà cung cấp uy tín nhất Việt Nam hiện nay. Với công nghệ cao và kinh nghiệm triển khai lâu năm, BRAVO là chìa khóa quản trị doanh nghiệp của 3.000 khách hàng trong cả nước. 

                                                                                                                                                                                         Lê Mai Thùy Dương