Quy trình mua hàng theo ISO của các doanh nghiệp

25 Tháng Mười Hai, 2017

Việc ứng dụng ISO vào trong các hoạt động của Doanh nghiệp đã tạo được cách làm việc khoa học, chuyên nghiệp, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn thời gian và giảm thiểu chi phí, đồng thời làm cho năng lực trách nhiệm cũng như ý thức của CBNV nâng lên rõ rệt. Một doanh nghiệp có rất nhiều quy trình làm việc, quản lý trong đó quy trình mua hàng là một trong những quy trình quan trọng của các doanh nghiệp, vì vậy, bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết hơn về quy trình mua hàng theo ISO của các doanh nghiệp.

1.   ISO là gì?

ISO là tên viết tắt của Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hoá (International Organization for Standardization), được thành lập vào năm 1946 và chính thức hoạt động vào ngày 23/02/1947, nhằm mục đích xây dựng các tiêu chuẩn về sản xuất, thương mại và thông tin. ISO có trụ sở ở Geneva (Thụy Sĩ) và là một tổ chức Quốc tế chuyên ngành có các thành viên là các cơ quan tiêu chuẩn Quốc gia của hơn 150 nước. Việt Nam gia nhập ISO vào năm 1977, là thành viên thứ 77 của tổ chức này.

Tuỳ theo từng nước, mức độ tham gia xây dựng các tiêu chuẩn ISO có khác nhau. Ở một số nước, tổ chức tiêu chuẩn hoá là các cơ quan chính thức hay bán chính thức của Chính phủ. Tại Việt Nam, tổ chức tiêu chuẩn hoá là Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng, thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ. Mục đích của các tiêu chuẩn ISO là tạo điều kiện cho các hoạt động trao đổi hàng hoá và dịch vụ trên toàn cầu trở nên dễ dàng, tiện dụng hơn và đạt được hiệu quả. Tất cả các tiêu chuẩn do ISO đặt ra đều có tính chất tự nguyện. Tuy nhiên, thường các nước chấp nhận tiêu chuẩn ISO và coi nó có tính chất bắt buộc.

Có nhiều loại ISO:

Hiện nay hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 đã phát hành đến phiên bản thứ 4:

  • ISO 9000 (1987),
  • ISO 9000 (1994),
  • ISO 9001 (2000),
  • ISO 9001 (2008)

Ngoài ra còn nhiều loại khác như:

  • ISO14001:2004 Hệ thống quản lý môi trường.
  • OHSAS18001:1999 Hệ thống quản lý vệ sinh và an toàn công việc.
  • SA 8000:2001 Hệ thống quản lý trách nhiệm xã hội

2.   Quy trình mua hàng theo ISO của các doanh nghiệp

Một công ty áp dụng quy trình mua hàng theo ISO sẽ buộc phải đánh giá kỹ lưỡng những nhà cung cấp trước khi mua hàng lần đầu tiên và phải liên tục theo dõi tất cả các đặt đơn hàng tiếp theo. Nhờ vậy, công ty sẽ sàng lọc và lựa chọn được những nhà cung cấp tốt nhất, phù hợp nhất với mình và giảm rủi ro đối với nguyên vật liệu mua vào. Sau đây, chúng ta cùng tìm hiểu về quy trình mua hàng theo ISO cơ bản của một doanh nghiệp sản xuất:

>>> Tham khảo: Phần mềm quản lý mua hàng BRAVO

Diễn giải quy trình mua hàng theo ISO

1.1. Lập Đề nghị mua hàng

-        Các bộ phận khi có nhu cầu sử dụng vật tư/nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất kinh doanh, lập đề nghị mua hàng gửi Phòng mua hàng.

-        Từ đề nghị mua hàng, trưởng Phòng mua hàng sẽ phân công cho nhân viên trong phòng để tiến hành tìm nhà cung cấp.

1.2. Tìm kiếm, lựa chọn Nhà cung cấp

-        Đối với Nhà cung cấp truyền thống: Phòng mua hàng gửi Đơn đặt hàng hoặc thông báo với Nhà cung cấp, hai bên thỏa thuận, thống nhất và tiến hành mua theo qui định.

-        Đối với Nhà cung cấp mới: Phòng mua hàng liên hệ, tìm hiểu các Nhà cung cấp (NCC) có khả năng cung ứng, đề nghị NCC báo giá. Phòng mua hàng thu thập ít nhất 02 báo giá để xem xét, đề xuất Ban lãnh đạo lựa chọn Nhà cung cấp.

+        Trường hợp có nhu cầu ký kết Hợp đồng thì hai bên thỏa thuận, ký kết.

+        Trường hợp không cần Hợp đồng thì Công ty thông báo ý kiến đồng ý với NCC hoặc ký xác nhận vào báo giá để làm cơ sở mua hàng.

-        Sau khi lựa chọn Nhà cung cấp có khả năng đáp ứng được các yêu cầu của Công ty về: số lượng/chất lượng/chủng loại/nguồn gốc xuất xứ/dịch vụ sau bán hàng,.. và trên cơ sở bản đăng ký của Nhà cung cấp, Phòng mua hàng lập Danh sách nhà cung cấp được duyệt.

-        Các NCC được lựa chọn, Phòng mua hàng cập nhật vào Danh sách NCC.

1.3. Lập Đơn đặt hàng mua/ Hợp đồng mua

Sau khi Ban lãnh đạo phê duyệt NCC và thống nhất mua hàng, Phòng mua hàng tiến hành lập Đơn hàng/ Hợp đồng mua và gửi đến NCC hoặc liên hệ NCC để xác định việc mua hàng. Trình Ban lãnh đạo xem và ký kết Đơn hàng/ Hợp đồng mua.

1.4. Nhận hàng và kiểm tra

-        Phòng mua hàng chuyển Đơn hàng/ Hợp đồng mua hàng (nếu có) cho Thủ kho và Kế toán.

-        Phòng mua hàng liên hệ với Nhà cung cấp để xác định thời điểm nhập hàng, thông báo cho Thủ kho, các bộ phận có liên quan để chuẩn bị nhập hàng.

-        Khi hàng hóa được nhập về Kho công ty, Thủ kho vật tư có trách nhiệm kiểm tra vật
tư, hàng hóa về kho. Nếu hàng hóa đúng yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Nếu không đúng yêu cầu, thủ kho thông báo ngay cho nhân viên mua hàng làm việc với Nhà cung cấp để thực hiện thay thế/ sửa chữa. Trường hợp phải trả lại hàng hóa cho Nhà cung cấp, nhân viên mua hàng làm đề nghị cho mang hàng ra ngoài cổng theo quy định của Công ty.

-        Nhân viên mua hàng khi giao lại hàng cho Nhà cung cấp, phải thực hiện ký xác nhận về số lượng/chất lượng/tình trạng hàng hóa khi trả lại.

-        Hàng hóa sau khi được đổi lại, thủ kho vật tư thực hiện theo trình tự quy định như trên.

-        Kết thúc nhập hàng, thủ kho vật tư và các phòng ban/ bộ phận liên quan có trách
nhiệm ký vào Biên bản nghiệm thu, giao nhận vật tư theo quy định.

1.5. Thanh toán, lưu trữ hồ sơ

-        Phòng Kế toán thực hiện thủ tục thanh toán theo Hợp đồng hoặc thỏa thuận với Nhà cung cấp và lưu trữ hồ sơ kế toán theo qui định.

-        Phòng kế toán tập hợp, lưu trữ các hồ sơ liên quan về công tác mua hàng.

Hồ sơ thanh toán/hoàn tạm ứng gồm có

+     Đề nghị mua hàng

+     Bảng đánh giá và trình duyệt mua hàng (đính kèm chào giá của nhà cung cấp)

+     Xác nhận/Đơn đặt hàng/Hợp đồng mua

+     Biên bản nghiệm thu giao nhận số lượng/chất lượng vật tư nhập về

+     Chứng từ tạm ứng (nếu có)

+     Các chứng từ khác theo quy định về quản lý tài chính của Công ty.

Giao nhận chứng từ thanh toán

+     Nhân viên mua hàng trong nước có trách nhiệm lập đầy đủ bộ hồ sơ thanh toán/hoàn tạm ứng, gửi Trưởng phòng mua hàng xem xét, ký duyệt và chuyển Phòng Kế toán thanh toán cho nhà cung cấp.

-> Hồ sơ mua hàng được lưu tại Phòng mua hàng /Phòng Tài chính kế toán theo chức năng công việc

-> Thời hạn lưu giữ: 05 năm.

1.6. Theo dõi, đánh giá lại Nhà cung cấp:

-        Trong quá trình mua, tiếp nhận, nhập hàng, Phòng mua hàng theo dõi tình hình cung cấp và mức độ đáp ứng các yêu cầu của Nhà cung cấp để làm cơ sở xem xét, đánh giá lại (khi có nhu cầu mua tiếp theo – hàng năm hoặc đột xuất khi có nhu cầu).

-        Kết quả xem xét đánh giá lại, được cập nhật vào Danh sách Nhà cung cấp.

Xem thêm:

>>> Thông tin về lưu đồ quy trình mua hàng của doanh nghiệp 

>>> Phần mềm kế toán quản trị BRAVO

Lê Thị Thùy Dương