Ngày nay, các chủ doanh nghiệp đang dần nắm bắt xu hướng cách mạng công nghiệp 4.0 để áp dụng vào mô hình doanh nghiệp. Điển hình là việc đón đầu xu hướng sử dụng các phần mềm thông minh như phần mềm quản lý công việc. Từ đó giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên. Dưới đây là một số phần mềm quản lý công việc, giao việc đang được đánh giá tốt nhất hiện nay.

1. Khái niệm và vai trò của phần mềm quản lý công việc

Phần mềm quản lý công việc được hiểu là một công cụ giúp số hóa mọi quy trình quản lý. Cho phép các chủ doanh doanh nghiệp, chủ đầu tư có thể theo dõi tất cả các công việc của người lao động trong doanh nghiệp.

Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc còn đóng vai trò rất lớn cho doanh nghiệp như:

• Quản lý thông tin hiệu quả:

Sử dụng phần mềm quản lý công việc sẽ là chìa khóa vàng giúp cho các chủ doanh nghiệp, nhà quản lý dễ dàng quản lý tất cả thông tin một cách hiệu quả và có hệ thống nhất. Tại đây, chủ doanh nghiệp sẽ chủ động phân chia các công việc xuống các đầu nhân viên một cách dễ dàng hoặc có thể theo dõi được các luồng công việc nhân viên đang thực hiện. Từ đó giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng đánh giá năng lực của mỗi nhân viên. 

Ngoài ra, nhờ vào việc sử dụng phần mềm này, các quản lý có thể kiểm soát được deadline công việc. Từ đó giúp nhà quản lý có thể đốc thúc nhân viên xử lý công việc quan trọng kịp thời và đúng tiến độ. 

• Hỗ trợ việc quản lý công việc từ xa

Hiện nay, các chủ doanh nghiệp hay nhà quản trị thường có những chuyến công tác đi xa. Nhờ vào việc ứng dụng phần mềm quản lý công việc, các nhà quản trị có thể dễ dàng quản lý công việc từ xa một cách hiệu quả nhất. Bởi tất cả dữ liệu đều được quản lý trên cùng một hệ thống, nhà quản trị sẽ theo dõi được nhật ký sử dụng ngay trên phần mềm.

• Tiết kiệm chi phí quản lý

Ứng dụng phần mềm quản lý công việc giúp nhà quản trị nâng cao hiệu quả quản lý và tạo được sự liên kết giữa các phòng ban. Từ đó, tối đa hóa năng suất lao động và giảm chi phí quản lý cho doanh nghiệp.

2. Review các phần mềm quản lý công việc, giao việc phổ biến hiện nay.

Hiện nay trên thị trường có khá nhiều phần mềm quản lý công việc dành cho doanh nghiệp. Trong đó, có một số cái tên nổi bật nhất là Asana, Microsoft Planner, Trello, Wrike,... Tuy nhiên, để doanh nghiệp có thể lựa chọn được giải pháp tốt nhất thì cần theo dõi các tiêu chí dưới đây.

2.1. Phần mềm quản lý công việc - Asana

Trong những năm gần đây, Asana đang được đánh giá là phần mềm quản lý dự án tốt nhất. Asana giúp nhà quản trị có thể theo dõi dự án, công việc trên một giao diện đơn giản. Hay nhà quản trị có thể kiểm soát các đầu mục chi tiết trong dự án hoặc theo dõi công việc linh hoạt thông qua bảng Kanban, To-do-list,... Có thể nói, đây là một phần mềm đáp ứng đầy đủ mọi nhu cầu mà các quản lý muốn kiểm soát khối lượng và tiến độ công việc của một doanh nghiệp.

Một số ưu và nhược điểm của phần mềm Asana:

Ưu điểm: 

• Sở hữu đầy đủ tính năng: Nhà quản trị có thể tạo công việc, giao việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, nhận xét và thảo luận công việc,... Đặc biệt, Asana có tính năng liên kết một nhiệm vụ với nhiều dự án mà không cần sao chép. Ngoài ra, phần mềm này còn giúp nhà quản trị có thể tích hợp với Slack, DropBox, Github,...
• Hỗ trợ lập kế hoạch - Theo dõi trạng thái: Asana giúp nhà quản trị có một cái nhìn tổng quan về dự án thông qua tính năng Timeline. Và nhà quản trị có thể tích hợp Asana với Instagantt (miễn phí) để theo dõi được tiến độ một cách trực quan hơn.
• Báo cáo: Hiện nay với phiên bản miễn phí, doanh nghiệp có thể lập báo cáo theo biểu đồ tiến độ (progress report) trên Asana. Còn các báo cáo chuyên sâu và chi tiết hơn sẽ được mở rộng ở phiên bản trả phí.
• Tính năng phân quyền riêng tư hoặc công khai theo dự án và nhiệm vụ.

Nhược điểm:

• Giới hạn người dùng: Với bản miễn phí, phần mềm chỉ hỗ trợ người sử dụng tối đa là 15 thành viên.
• Chi phí sử dụng: Nếu doanh nghiệp muốn mở rộng thêm một số tính năng như tùy chỉnh cho dự án, báo cáo nâng cao, thiết lập quyền riêng tư cho dự án,... Hay mở thêm số lượng người sử dụng thì doanh nghiệp cần dùng bản nâng cấp với chi phí 9,99$/người dùng/tháng. Vì vậy, để sở hữu trọn vẹn các tính năng của phần mềm thì doanh nghiệp sẽ phải chi trả một khoản chi phí khá cao.

2.2. Phần mềm Microsoft Planner

Microsoft Planner được biết đến là một hệ thống phần mềm giúp nhà quản trị quản lý các công việc thông qua bảng Kanban. Đây là một giải pháp hữu ích dành cho các đội nhóm làm việc, dự án hoặc những người làm việc từ xa. Từ đó có thể phân công, quản lý và kiểm soát mọi công việc của nhân viên. 

Một số ưu và nhược điểm của Microsoft Planner:

Ưu điểm: 

• Cho phép tích hợp với các dịch vụ khác của Microsoft như Office 365 Groups, Outlook, OneNote,... Từ đó người dùng có thể dễ dàng sử dụng hoặc chia sẻ các tập tin Word, PowerPoint, Excel,... 
• Tính bảo mật cao.
• Tích hợp cửa sổ nhiệm vụ minh bạch và đầy đủ mọi thông tin.

Nhược điểm:

Chi phí sử dụng khá cao, doanh nghiệp có thể đăng ký dùng thử miễn phí. Tuy nhiên để có đầy đủ các tính năng trong phần mềm, doanh nghiệp cần chi trả các gói như: 

• Gói chuyên nghiệp: 99$/ tháng cho 1 người dùng.
• Gói kinh doanh: 300$/ tháng cho 10 người dùng.
• Gói doanh nghiệp: 2000$/ tháng cho 1000 người dùng.

2.3. Phần mềm quản lý công việc - Trello

Trello được biết là phần mềm quản lý dự án dựa trên bảng Kanban, phần mềm này hiện đang được các chủ doanh nghiệp Việt Nam tin dùng rộng rãi. Với phần mềm này, các chủ doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan cục diện dựa trên các bảng thông tin trên giao diện phần mềm. Nhờ vào phần thiết kế tối giản, cách thức sử dụng vô cùng đơn giản sẽ giúp cho người dùng dễ dàng thao tác công việc ngay trên phần mềm. Đặc biệt, người dùng có thể phân chia công việc và theo dõi tiến độ công việc,... chỉ với một thao tác kéo thả vô cùng đơn giản.

Ưu điểm:

• Phần mềm dễ sử dụng, người dùng dễ dàng thao tác nghiệp vụ.
• Giao diện tích hợp nhiều tính năng, được so sánh giống như các tờ giấy note.

Nhược điểm:

Phần mềm Trello chỉ áp dụng cho teamwork nên không hỗ trợ các tính năng như:

• Không có chat nhóm.
• Không hỗ trợ phân cấp thành viên quản trị.
• Không có báo cáo công việc.
• Quản lý thời gian không hiệu quả.

Chi phí sử dụng phần mềm Trello được chia theo các gói dịch vụ như sau:

• Gói Standard: 5$/ tháng/ người dùng.
• Gói Premium: 10$/ tháng/ người dùng.
• Gói Enterprise: 17,50$/ tháng/ người dùng.

>>> Xem thêm: Lời giải cho bài toán quản trị nhân sự trong doanh nghiệp.

2.4. Phần mềm Wrike

Ngoài các phần mềm như Trello, Asana thì Wrike cũng được đánh giá là một giải pháp quản lý dự án hiệu quả. Nếu như ở phần mềm Asana giúp người dùng có thể làm việc không cần email thì trong phần mềm Wrike lại không chỉ email mà còn gần như hầu hết các công cụ khác. 

Một số ưu và nhược điểm của phần mềm Wrike:

Ưu điểm: 

• Tính năng cộng tác: Hỗ trợ giao việc, phân việc, tag tên, liên kết một nhóm nhiệm vụ trên dự án,...
• Tạo công việc trực tiếp qua email chỉ với một cú nhấp chuột.
• Hỗ trợ quản lý thời gian trên từng đầu việc.
• Báo cáo realtime
• Cho phép phân quyền sử dụng cơ bản (ở bản miễn phí).

Nhược điểm:

Chi phí sử dụng cao, với bản miễn phí, người dùng sẽ có 5 tài khoản để sử dụng cùng một số tính năng cơ bản trên phần mềm. 

Hiện nay, phẩn mềm Wrike có một số gói chi phí như sau: 

• Gói Professional: 9.8$/ tháng/ người dùng (dành cho nhóm 5 - 15 người).
• Gói Business: 24.8$/ tháng/ người dùng.

Như vậy, trên đây là một số các phần mềm quản lý công việc, giao việc phổ biến nhất hiện nay. Các chủ doanh nghiệp hay nhà quản trị có thể dựa vào các tính năng hữu ích cùng với mức chi phí để lực chọn ra loại phần mềm phù hợp nhất với mô hình kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Hy vọng bài viết trên trên đây sẽ mang lại nhiều kiến thức hữu ích cho bạn đọc.

>>> Có thể bạn quan tâm:

1. Phần mềm quản lý nhân sự được đánh giá cao nhất năm 2022.

2. Quy trình quản trị chiến lược tối ưu cho doanh nghiệp hiện nay.