Tư vấn Phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp theo quy mô và nhu cầu

24 Tháng Ba, 2022

Trong thời đại công nghệ 4.0, doanh nghiệp Việt Nam nói riêng và trên toàn thế giới đều có xu hướng đẩy mạnh chuyển đổi số để gia tăng năng lực cạnh tranh của mình. Việc áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp đang trở thành một định hướng chiến lược phổ biến của nhiều nhà quản trị. Tuy nhiên việc lựa chọn áp dụng một giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp theo quy mô và nhu cầu không phải bài toán đơn giản cho người lãnh đạo. Với kinh nghiệm của một nhà cung cấp đã có kinh nghiệm lâu năm với lĩnh vực này, chúng tôi sẽ gửi đến bạn đọc một vài tư vấn hữu ích để doanh nghiệp có định hướng chọn lựa được một giải pháp phù hợp.

1. Kiến thức tổng quan về phần mềm quản lý doanh nghiệp

a. Khái niệm:

Ngay từ cái tên của cụm từ phần mềm quản lý doanh nghiệp, chúng ta đã có thể dễ dàng nắm được khái niệm này. Phần mềm quản lý doanh nghiệp có tên gọi khác là phần mềm quản trị doanh nghiệp hoặc phần mềm ERP, Hệ thống ERP. Đây là một hệ thống phần mềm được cài đặt trong quá trình hoạt động của mỗi doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong việc quản trị và vận hành của người lãnh đạo cũng như hỗ trợ công việc tác nghiệp của mỗi nhân viên.

b. Vai trò và tầm quan trọng

Thông qua cơ chế đồng hành và kết nối tổng thể tới mọi bộ phận phòng ban, Phần mềm quản lý doanh nghiệp không chỉ mang lại hiệu quả với từng đối tượng nhất định. Mà toàn bộ thành viên trong doanh nghiệp đều cảm nhận và đánh giá được tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống phần mềm với công việc của mình.

  • Đối với doanh nghiệp nói chung:

Việc quyết định áp dụng hệ thống phần mềm quản lý đòi hỏi doanh nghiệp phải đưa ra một quy trình chuẩn hóa toàn bộ các hoạt động hiện tại, bởi đây là một trong số yêu cầu tất yếu của việc triển khai. Điều này sẽ tạo động lực để doanh nghiệp rà soát và tối ưu toàn bộ quy trình vận hành. Những quy trình, nhân lực dư thừa có thể được cắt bỏ để tối ưu về mặt chi phí; những tồn đọng, bất cập trong mỗi giai đoạn cũng được giải quyết triệt để, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngoài ra việc áp dụng phần mềm quản lý sẽ giúp nâng cao giá trị thương hiệu của doanh nghiệp dưới con mắt đánh giá của khách hàng, đối tác, nhà đầu tư. Từ đó cơ hội kinh doanh cũng sẽ được mở rộng, giúp doanh nghiệp nâng cao giá trị cạnh tranh trên thị trường.

  • Đối với người quản trị

Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện tại, thì tốc độ và sự chính xác chính là chìa khóa vàng để các doanh nghiệp bứt phá thành công. Hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp, sẽ cung cấp thông tin, dữ liệu đầy đủ, chính xác tới người quản trị một cách nhanh chóng để giúp họ đưa ra các quyết định kịp thời.

Việc theo dõi, giám sát công việc của nhân viên cũng được thực hiện dễ dàng và minh bạch theo dữ liệu trên phần mềm.

  • Đối với nhân viên

Phần mềm hỗ trợ tác nghiệp giảm thiểu khối lượng công việc thủ công giúp tăng hiệu suất làm việc. Với tính năng phân quyền phù hợp theo phạm vi công việc của mỗi người dùng, giúp cho nhà quản lý tăng cường khả năng quản lý và giám sát. Từ đó góp phần nâng cao tính kỷ luật, rèn luyện tác phong làm việc tốt theo đúng quy trình cho mỗi nhân viên.

c. Thực trạng áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam

Mặc dù nắm bắt được xu hướng về việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý và điều hành, song nhiều doanh nghiệp Việt Nam vẫn còn tỏ ra bỡ ngỡ, thiếu kinh nghiệm trong việc lựa chọn phần mềm. Mỗi giải pháp phần mềm quản lý lựa chọn đều cần phải phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp mình. Tuy nhiên việc thiếu hụt thông tin, kiến thức sẽ khiến doanh nghiệp dễ dàng bị thiệt hại về thời gian, công sức và tiền bạc trong quá trình tìm hiểu, mà việc ứng dụng không hiệu quả cũng khiến họ có những cách nhìn tiêu cực và sai lệch về sản phẩm phần mềm quản lý doanh nghiệp nói chung. Thị trường Việt Nam hiện nay có khá nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP uy tín, bản thân nhà quản trị cần nắm được các giá trị và vấn đề cốt lõi của từng sản phẩm để có thể chọn mua được phần mềm phù hợp nhất.

2. Phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp cho quy mô doanh nghiệp vừa và lớn

Doanh nghiệp quy mô vừa và lớn sở hữu khối lượng thông tin dữ liệu khổng lồ, vì vậy việc đồng bộ và liên kết dòng chảy thông tin trong doanh nghiệp là một bài toán hàng đầu đối với nhà quản trị. Mọi sai lệch hay sự chậm trễ về thông tin đều phải đánh đổi bằng những tổn thất vô cùng lớn. Bài toán quản lý trong những doanh nghiệp này cũng có mức độ phức tạp cao, đòi hỏi khả năng linh động tùy chỉnh ở các phần mềm quản lý. Các yêu cầu quản lý cơ bản trong doanh nghiệp vừa và lớn bao gồm: Quản lý Tài chính – Kế toán: Quản lý Nhân sự; Quản lý Sản xuất; Quản lý Máy Móc – Thiết bị; Quản lý Bán hàng; Quản lý Mua hàng; Quản lý Kho Hàng… Đối với một doanh nghiệp Việt việc chọn lựa áp dụng một sản phẩm phần mềm Việt từ những nhà cung cấp uy tín sẽ là sự lựa chọn tối ưu.

2.1. Phần mềm quản trị doanh nghiệp BRAVO (ERP-VN)

a. Thông tin nhà cung cấp

Phần mềm quản trị BRAVO (BRAVO 8R2 ERP-VN) được xây dựng theo góc độ quản trị tổng thể với khả năng đáp ứng bài toán cho nhiều ngành nghề lĩnh vực, phù hợp cho các Công ty, Tập đoàn quy mô vừa và lớn. BRAVO 8R2 ERP-VN được xem là sản phẩm chiến lược, được tập trung đầu tư, nghiên cứu và phát triển trong suốt thời gian dài từ nhà cung cấp Công ty Cổ phần phần mềm BRAVO. Với kinh nghiệm triển khai từ năm 1999, BRAVO đã từng bước khẳng định vị thế hàng đầu trong lĩnh vực phần mềm Quản trị doanh nghiệp (ERP).

Giao diện dashboard BRAVO 8R2 (ERP-VN) tiếng Việt

b. Tính năng nổi bật

  • Công nghệ lập trình tiên tiến, hiện đại: Phần mềm quản trị BRAVO được nghiên cứu và thiết kế dựa trên những nền tảng công nghệ tiên tiến như .NET Framework cùng với hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL của Microsoft, sử dụng các công nghệ WinForms, WCF, SignalR, Xamarin, Angular…
  • Thiết kế linh động, tùy biến dễ dàng: Cho phép người dùng tùy biến về mặt giao diện sử dụng phần mềm trên dashboard.
  • Hệ thống thiết kế mở: Cấu trúc này giúp cho khả năng tùy biến khi phát sinh những yêu cầu quản trị mới từ phía doanh nghiệp đạt mức độ cao nhất.
  • Trợ thủ đắc lực trong công tác quản trị: Hệ thống báo cáo quản trị thiết kế đầy đủ theo đúng biểu mẫu quy định và những yêu cầu thực tế từ người sử dụng. Ngoài ra thông qua các màn hình cảnh báo và các báo cáo với “dữ liệu sống” nhà quản trị có thể cập nhật tình hình một cách nhanh chóng chính xác, từ đó dễ dàng xử lý công việc và đưa ra các quyết định của mình.
  • Giao diện hiện đại, phẳng và tối giản, tối ưu cho chạy đa nền tảng: Hiển thị tối ưu trên mọi nền tảng và thiết bị.
  • Bảo mật tối ưu:

Việc tích hợp sẵn công nghệ WCF đã giải quyết được tối ưu vấn đề bảo mật đối với các Tập đoàn, Tổng công ty, doanh nghiệp quy mô lớn nhiều chi nhánh… khi cần kết nối truyền nhận dữ liệu giữa các chi nhánh hoặc chi nhánh với Tổng công ty thông qua Internet, mà không cần thiết lập WAN hay VPN.

Vấn đề bảo mật dữ liệu bên trong nội bộ doanh nghiệp theo cơ chế phân quyền, cho phép quản lý truy cập chương trình theo tên đăng nhập và mật khẩu người dùng.

c. Tư vấn đánh giá

Phần mềm quản trị BRAVO là một trong số ít nhà cung cấp uy tín có đủ năng lực để cạnh tranh với các hệ thống phần mềm trong và ngoài nước, bởi thế mạnh về khả năng tùy biến và đáp ứng các bài toán quản trị đặc thù. Thực tế chứng minh có rất nhiều dự án tại các Doanh nghiệp lớn đã được BRAVO triển khai thành công. Điển hình với các đơn vị đầu ngành như: Tập đoàn Hòa Phát; Tập đoàn Tân Á Đại Thành; Tập đoàn Trường Hải (THACO Group); Tổng công ty Cảng hàng không Việt Nam (ACV); Tổng Công ty Cổ phần Bia Rượu NGK Sài Gòn (SABECO).

Chi phí cho sản phẩm BRAVO linh hoạt theo mức độ phức tạp theo yêu cầu của mỗi doanh nghiệp, bao gồm cả các dịch vụ đi kèm như tư vấn, cài đặt, đào tạo... Vì vậy nhà cung cấp cũng không đưa ra các sản phẩm đóng gói có sẵn để các doanh nghiệp dùng thử.

>>> Tham khảo: Kinh nghiệm triển khai ERP của nhà cung cấp phần mềm BRAVO

2.2. Phần mềm quản lý FAST Business Online

a. Thông tin nhà cung cấp:

Fast Business Online là một giải pháp quản trị toàn diện doanh nghiệp của Công ty Phần mềm FAST được ra mắt vào năm 2012. Đến nay Fast Business Online đã có hơn 1300 khách hàng là các doanh nghiệp vừa và lớn trên khắp cả nước.

b. Tính năng nổi bật

Tính năng phục vụ quản trị doanh nghiệp: Quản trị theo kế hoạch; Quản trị theo quy trình; Hệ thống báo cáo.

Khả năng tùy chỉnh theo đặc thù và tính mở của phần mềm: Khả năng tùy chỉnh; Khả năng đọc số liệu, kết nối với thiết bị; Khả năng kết xuất số liệu; Khả năng lựa chọn và nâng cấp các phân hệ theo nhu cầu.

c. Tư vấn đánh giá

FAST Business Online có tốc độ xử lý ổn định, giao diện đơn giản dễ sử dụng; Không phải cài đặt, truy cập bất kỳ đâu từ xa; Làm việc trên web, app. Phần mềm là công cụ trợ giúp đắc lực trong việc tối ưu hóa các khâu quản lý với số lượng lớn đơn hàng, công nợ, hàng tồn kho, nhân viên (quản lý nhân sự, tính lương)… Có những phiên bản chuyên ngành đặc thù cho bán lẻ, thủy sản, xây dựng….

Nhược điểm: Khả năng tùy chỉnh còn hạn chế đối với những doanh nghiệp quy mô lớn và bài toán phức tạp.

2.3. Phần mềm quản trị 3S ERP

a. Thông tin nhà cung cấp

Phần mềm 3S ERP là hệ thống giúp hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp. Nó được cung cấp và nghiên cứu phát triển bởi Công ty Cổ phần giải pháp ITG. Mặc dù là một thương hiệu trẻ, nhưng tới thời điểm hiện tại cũng được rất nhiều đơn vị đã lựa chọn sử dụng.

b. Tính năng nổi bật

Xuất phát theo hướng đi ngành nghề, 3S ERP xây dựng các sản phẩm riêng biệt theo đặc thù ngành bao gồm:

  • Giải pháp ERP ứng dụng cho ngành dược phẩm 3S ERP.iPHARMA.
  • Giải pháp chuyên dùng cho ngành bao bì 3S ERP.iPackaging.
  • ERP dành cho doanh nghiệp ngành cơ khí 3S ERP.iMFG.
  • ERP cho các doanh nghiệp bán lẻ 3S ERP.iRetail.

c. Tư vấn, đánh giá

Phần mềm ERP này được thiết kế dựa theo đặc trưng từng lĩnh vực của doanh nghiệp nên có những tính năng tối ưu cho nghiệp vụ đặc thù trong những ngành nghề nhất định. Tuy nhiên, mức độ phù hợp với các doanh nghiệp, tập đoàn kinh doanh đa lĩnh vực ngành nghề sẽ còn nhiều hạn chế.

Chi phí triển khai dự án phần mềm 3S ERP dao động từ 2 tỷ trở lên.

3. Phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp cho quy mô doanh nghiệp SMEs

Không chỉ cần thiết với khối doanh nghiệp quy mô lớn, nhóm Doanh nghiệp SMEs tại Việt Nam với số lượng rất đông đảo cũng cần có phần mềm quản lý doanh nghiệp để công việc quản lý và vận hành của doanh nghiệp cũng dần trở nên dễ dàng và hiệu quả. Dưới đây là một vài phần mềm quản lý doanh nghiệp dành cho các doanh nghiệp SMEs.

3.1. Phần mềm FastWork 

Phần mềm FastWork là công cụ quản lý doanh nghiệp thuộc Công ty công nghệ FastWork. Sản phẩm được tạo ra dựa trên nền tảng quản trị và vận hành doanh nghiệp toàn diện, phù hợp với nhiều loại mô hình doanh nghiệp.

Hiện nay, phần mềm FastWork đang sở hữu một vài công cụ văn phòng tiêu biểu như FastWork HRM, FastWork CRM, FastWork Office,...  nhằm cung cấp các giải pháp hiện đại hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, từ đó số hóa toàn bộ quy trình nghiệp vụ. Ngoài ra, phần mềm FastWork còn sở hữu một vài tính năng nổi trội như:

  • Sở hữu nền tảng điều hành doanh nghiệp All-in-one, giúp người dùng có thể quản lý đa chức năng tại 1 hệ thống.
  • Tính năng chấm công tự động.
  • Sử dụng Dashboard để giám sát và quản lý dự án dễ dàng hơn.
  • Tính năng FastWork Expense giúp người dùng khởi tạo và quản lý chặt chẽ các khoản thu chi hay dòng tiền của doanh nghiệp.
  • Tính năng FastWork CRM giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý dữ liệu và database khách hàng trên một nền tảng trực tuyến.

Bên cạnh những ưu điểm trên thì FastWork vẫn có một vài nhược điểm như người dùng sẽ mất khá nhiều thời gian để có thể làm quen và vận hành thành thạo. 

Hiện nay, chi phí của phần mềm FastWork được chia theo các gói như sau:

  • Gói Standard: 60.000 vnd/người dùng/tháng (giới hạn tính năng).
  • Gói Enterprise: 100.000 vnd/người dùng/tháng (không giới hạn tính năng).
  • Chi phí gói FastWork Cloud: 2.000.000 - 10.000.000 vnd (tùy vào số lượng người dùng).

3.2. Phần mềm quản lý doanh nghiệp AMIS

Phần mềm Amis là phần mềm quản trị doanh nghiệp của Công ty Cổ phần MISA. Ứng dụng phần mềm Amis giúp các doanh nghiệp có thể quản lý toàn bộ các nghiệp vụ kế toán, nhân sự, bán hàng,... mọi lúc mọi nơi thông qua thiết bị di động. Đặc biệt, khi sử dụng phần mềm Amis doanh nghiệp có thể kết nối đến các cơ quan thuế, bảo hiểm, hay sàn giao dịch một cách nhanh chóng nhất. 

Một số tính năng nổi bật của phần mềm Amis:

  • Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng không cần hỗ trợ cài đặt.
  • Dữ liệu được quản lý tập trung và cập nhật tức thời.
  • Hiển thị thời gian thực khi nhân viên tạo đơn xin nghỉ (ngày, giờ, phút).
  • Tính năng cập nhật tức thời chế độ của kế toán - tài chính thông qua internet.
  • Có thể kết nối với các phần mềm bán hàng, từ đó tiếp nhận các yêu cầu cấp hóa đơn, hợp đồng….
  • Tính năng kê khai thuế trực tuyến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.
  • Cho phép thủ quỹ quản lý trực tiếp trên phần mềm.

Hiện nay, chi phí sử dụng phần mềm Amis trong năm đầu tiên là 20.000.000 vnd và năm thứ hai là 10.000.000 vnd (chưa bao gồm phí gia hạn lưu lượng). Nhìn chung, phần mềm Amis sở hữu rất nhiều ưu điểm nổi trội nhờ các tính năng trên. Tuy nhiên nhược điểm của Amis chính là giá cao hơn các thương hiệu khác.

3.3. Phần mềm quản lý Ecount

Phần mềm quản lý Ecount là một hệ thống ứng dụng quản lý doanh nghiệp nhỏ với đầy đủ các tính năng như kinh doanh, sản xuất, mua hàng, quản lý nhân sự, quản lý lương,... Đây là phần mềm thuộc Tập đoàn Ecount phát triển, với khá nhiều tính năng tiện ích như:

  • Quản trị và phân tích: doanh nghiệp có thể kiểm soát được hiệu quả của các mặt hàng kinh doanh.
  • Tính năng quản lý mua hàng: cung cấp các kênh quản lý hàng tồn kho và cung cấp các mặt hàng tương ứng với nhu cầu thống kê trên hệ thống.
  • Tính năng CRM: giúp doanh nghiệp kiểm soát tình trạng khách hàng trên hệ thống.
  • Cho phép người dùng có thể thống kê, tính toán và quản lý chi phí.

Chi phí để doanh nghiệp đăng ký và sử dụng phần mềm Ecount là 1.000.000 vnd/tháng và 12.000.000 vnd/năm. Đặc biệt, với chi phí bỏ ra này doanh nghiệp sẽ không bị giới hạn người dùng.

4.    Những lưu ý khi chọn mua phần mềm quản trị doanh nghiệp

Trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp, nhưng không phải phần mềm nào cũng có các tính năng và công dụng như nhau. Vì vậy, khi doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp cần phải chú ý 4 điều dưới đây:

4.1. Lựa chọn nhà cung cấp uy tín

Có thể nói, tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp uy tín luôn được đặt lên hàng đầu. Bởi chỉ khi tìm được nhà cung cấp uy tín, trình độ chuyên môn cao, dày dặn kinh nghiệm mới có thể đáp ứng đúng và đủ các nhu cầu hiện tại của doanh nghiệp. Để dễ dàng đánh giá nhà cung cấp có uy tín hay không, các doanh nghiệp có thể nghiên cứu và tìm kiếm các thông tin từ website, fanpage, feedback từ các diễn đàn hoặc từ đối tác. Sau đó, doanh nghiệp có thể đánh giá thêm về nhà cung cấp thông qua buổi dùng demo, tư vấn tại văn phòng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có thể đánh giá sơ bộ về độ uy tín, chuyên nghiệp của nhà cung cấp và dễ dàng đưa ra sự lựa chọn phần mềm phù hợp.  

4.2. Lựa chọn phần mềm phù hợp với mô hình doanh nghiệp

Bên cạnh việc lựa chọn được đơn vị cung cấp uy tín, nhà quản trị cần tiến hành lựa chọn loại phần mềm phù hợp với mô hình doanh nghiệp thông qua các tính năng đáp ứng đủ doanh nghiệp mình hay không? Hoặc doanh nghiệp cần bổ sung thêm tính năng gì, hay muốn loại bỏ một vài tính năng không cần thiết. Nhà quản trị cần cân nhắc thật kỹ việc thêm và bớt đi các tính năng trong phần mềm. Sau khi thống nhất và đảm bảo được các tính năng cần thiết, nhà quản trị cần tham khảo về giá . Ngoài các tính năng trong phần mềm, nhà quản trị cần đảm bảo cân đối ngân sách phải chi cho phù hợp với khả năng của doanh nghiệp nhằm cân bằng lợi nhuận. Cuối cùng, nhà quản trị có thể vận dụng khả năng thương thảo để đàm phán với nhà cung cấp đưa ra một chính sách giá tốt nhất cho doanh nghiệp.

4.3. Ưu tiên phần mềm có khả năng tùy biến, linh động

Nhìn chung, các doanh nghiệp sẽ có bước tiến mới trong tương lai như mở rộng quy mô sản xuất, hay doanh nghiệp thay đổi quy trình sản xuất,... Chính vì vậy, nhà quản trị cần lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp có khả năng tùy biến, linh động trong mọi trường hợp. Từ đó, có thể đáp ứng được các yêu cầu cần thay đổi của doanh nghiệp theo thời gian. Nhà quản trị nên lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm có hỗ trợ khả năng chỉnh sửa, mở rộng, thêm bớt các module, nghiệp vụ dễ dàng, để thuận lợi cho việc nâng cấp hoặc mở rộng doanh nghiệp sau này.

4.4. Lựa chọn đơn vị có chế độ hậu mãi tốt

Chế độ hậu mãi luôn là điều mà khách hàng quan tâm nhiều nhất, bởi nó là lợi ích của người dùng sau khi mua và sử dụng dịch vụ. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng triển khai tốt dịch vụ này, mà các doanh nghiệp chỉ đang dừng lại ở khâu bảo hành sản phẩm. Với một sản phẩm như phần mềm quản trị doanh nghiệp thì việc được hỗ trợ các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng là vô cùng cần thiết. Chính vì vậy, để được hỗ trợ lâu dài thì nhà quản trị cần chú trọng vào các điều khoản liên quan đến chế độ chăm sóc khách hàng, bảo hành bảo trì hệ thống của nhà cung cấp.

>>> Mọi thông tin liên quan đến vấn đề triển khai ERP xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ Tư vấn tốt nhất.