Quản lý bán hàng và ứng dụng phần mềm tại công ty dược phẩm

05 Tháng Mười, 2016

Các công ty dược phẩm đều có nhu cầu theo dõi doanh số bán hàng, theo dõi công nợ khách hàng theo từng trình dược viên… Phần mềm quản lý bán hàng BRAVO đã và đang đáp ứng tốt các nghiệp vụ này tại nhiều doanh nghiệp dược phẩm vừa và lớn ở Việt Nam.

Việt Nam hiện được xếp vào nhóm những nước có ngành dược mới nổi (Pharmerging-theo phân loại của tổ chức IQVIA Institute). Một thống kê cho thấy có khoảng gần 180 doanh nghiệp Việt Nam hiện nay tham gia sản xuất thuốc, 80 doanh nghiệp sản xuất thuốc tân dược, thuốc đông dược khoảng gần 300 cơ sở. 

Theo thống kê của Cục Quản lý Dược Việt Nam, ngành sẽ tăng trưởng tiếp tục hai con số trong vòng 5 năm tới và đạt 7,7 tỷ USD vào 2021.

Dược phẩm là một loại hàng hoá đặc biệt. Hiện có đến hàng nghìn loại thuốc khác nhau, cho nên làm thế nào để có thể quản lý được chi tiết từng loại thuốc là điều không dễ. Đồng thời, việc quản lý, nắm rõ số lượng thực tế trong kho còn bao nhiêu loại thuốc, thuộc những lô nào, hạn sử dụng của mỗi loại là bao nhiêu là điều không hề đơn giản…

Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nhưng chưa hẳn là kết thúc. Rất nhiều vấn đề đặt ra xung quanh việc quản lý bán hàng, đòi hỏi người quản lý phải nắm bắt được tình hình thực tế để từ đó đưa ra những giải pháp phù hợp nhằm tăng doanh thu, giảm chi phí cho doanh nghiệp. Từ quá trình bán hàng, doanh nghiệp sẽ bắt đầu chăm sóc và ghi nhận để tái cung cấp sản phẩm theo một vòng giá trị mới. Thông qua nghiệp vụ bán hàng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá được thực hiện; vốn của doanh nghiệp được chuyển từ hình thái hiện vật (hàng hoá) sang hình thái giá trị (tiền tệ), doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp được chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng kinh doanh.

Do vậy, quản trị tốt quá trình bán hàng tạo tiền đề rất lớn để vòng quay vốn trong doanh nghiệp duy trì ổn định, giúp doanh nghiệp phát triển tốt. Đồng thời, hỗ trợ lãnh đạo doanh nghiệp nhanh chóng đưa ra các quyết định, các chiến lược về chính sách giá bán, chính sách Marketing…

Với tính năng quản lý bán hàng trên phần mềm BRAVO, những vấn đề trên tại các doanh nghiệp ngành dược phẩm sẽ được giải quyết một cách nhanh chóng và đơn giản nhất.

Phân hệ quản lý bán hàng trong phần mềm BRAVO

Phân hệ quản lý bán hàng trong phần mềm BRAVO trợ giúp bộ phận kinh doanh, bộ phận kế toán theo dõi quản lý doanh thu và các khoản nợ một cách chặt chẽ, chính xác. Giúp Lãnh đạo nắm bắt tình hình tiêu thụ tức thời để đưa ra các quyết định kịp thời. Phân hệ này hỗ trợ, tác nghiệp cho Bộ phận Kinh doanh, Kế toán và Ban Lãnh đạo và kết nối phân hệ khác như: Quan hệ khách hàngBán lẻVốn bằng tiềnQuản lý hàng tồn khoKế toán tổng hợp.

Phân hệ quản lý bán hàng BRAVO phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, kinh doanh ngành dược phẩm. Phần mềm giúp quản lý được số lượng thuốc nhập vào, xuất ra trong kỳ, theo dõi được chi tiết các loại thuốc theo lô, theo hạn sử dụng, theo hãng sản xuất; giúp kiểm soát được số lượng thuốc của từng loại, từng lô, từng hãng sản xuất tại thời điểm xuất bán còn tồn bao nhiêu?

Với đặc trưng của hệ thống xây dựng với kết cấu mở, cách thức khai báo đơn giản và linh hoạt giúp phần mềm BRAVO dễ dàng bổ sung các tính năng cũng như phân hệ khi doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh hay các yêu cầu quản trị. Đặc biệt, cơ chế bảo mật tin cậy, phân quyền quản lý theo nhóm người dùng, theo chức năng xử lý và chi tiết đến từng trường thông tin của chứng từ, tuỳ thuộc vào mô hình quản lý của doanh nghiệp.

>> Đăng ký nhận thông tin về tính năng quản lý bán hàng trên Phần mềm BRAVO

Ứng dụng vào bài toán thực tế tại công ty Dược phẩm

Từ sơ đồ quy trình bán hàng thực tế tại các công ty Dược phẩm, BRAVO thực hiện kết nối tất cả các nghiệp vụ, bộ phận, người tham gia trên phần mềm để quá trình bán hàng diễn ra trơn tru theo thứ tự các bước sau đây:

Đầu tháng, Ban giám đốc hoặc giám sát sẽ lập lịch giao hàng theo tuyến, tất cả thông tin được cập nhật trên phần mềm để trình dược viên dựa vào lịch giao hàng này mà tiến hành ghi nhận nhu cầu khách hàng trước đó một ngày để kịp thời gian giao hàng. Trình dược viên sẽ tập hợp các nhu cầu của các khách hàng sau đó Fax về kế toán để tiến hành lập đơn hàng. Khi trình dược viên Fax bảng dự trù hàng về, kế toán sẽ cập nhật trên đơn hàng, phần mềm sẽ để đơn hàng ở trạng thái “chờ hoàn thiện”.

Phần mềm BRAVO hỗ trợ để trình dược viên có thể cập nhật online đơn hàng trên hệ thống và kế toán sẽ kiểm tra lại sau đó in và ký phiếu soạn hàng gửi xuống kho. Bộ phận kho có thể kiểm tra tất cả những thông tin về các đơn hàng trên phần mềm để chuẩn bị tốt cho việc soạn hàng. Sau khi hoàn tất soạn hàng, bộ phận kho chuyển trạng thái đơn hàng về trạng thái “đã hoàn thiện” trên phần mềm BRAVO.

Kế toán kiểm tra các đơn hàng nào đã hoàn thiện và chưa in hóa đơn, tiến hành in hóa đơn và giao cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận tiến hành giao hàng và thu tiền sau đó lập bảng kê thu tiền trên BRAVO chi tiết từng hóa đơn. Thủ quỹ đối chiếu số tiền nhân viên giao nhận nộp về và bảng kê nộp tiền. Kế toán sẽ lập phiếu thu tổng cộng số tiền của từng khách hàng và kế thừa dữ liệu kiểm tra hóa đơn của nhân viên giao nhận từ bảng kê nộp tiền.

Tất cả quy trình đó đều được phần mềm BRAVO “hiện thực hóa” chi tiết, cụ thể để dòng chảy thông tin thông suốt, việc phân quyền rõ ràng trong quá trình duyệt chứng từ cũng giúp cho hệ thống hoạt động tốt.

Phần mềm BRAVO cung cấp hệ thống báo cáo đáp ứng đặc thù của lĩnh vực dược phẩm. Trong đó, có các báo cáo quan trọng liên quan đến quá trình bán hàng như: báo cáo kinh doanh theo nhiều tiêu chí, báo cáo doanh thu bán hàng theo nhiều tiêu chí, báo cáo tiền về bán hàng theo nhiều tiêu chí, báo cáo công nợ khách hàng theo nhiều tiêu chí… Ngoài ra, cho phép thiết kế mẫu biểu báo cáo quản trị phù hợp với yêu cầu của từng doanh nghiệp.

Với lĩnh vực Dược phẩm, phần mềm BRAVO đã triển khai thành công cho các thương hiệu lớn như: Tập đoàn Bảo Long, Công ty Dược Phẩm OPC, Công ty Cổ phần Y Dược phẩm VIMEDIMEX, Công ty TNHH Tư vấn Y dược Quốc tế - IMC, Công ty Dược phẩm VCP, Công ty Cổ phần Dược phẩm Thái Minh, Công ty TNHH Hóa Dược Quốc tế Phương Đông… là những cái tên lớn trong ngành dược phẩm nước ta. Đó cũng chính là những khách hàng tin dùng phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm quản trị doanh nghiệp của BRAVO vào hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Trong quá trình làm việc với OPC, BRAVO không chỉ nhận được sự đánh giá cao về chất lượng sản phẩm – dịch vụ mà còn nhận được nhiều tình cảm từ phía đối tác. Chị Lan – PGĐ Phụ trách Hành Chính Dược phẩm OPC cho biết: “Phần mềm BRAVO phân hệ kế toán, bán hàng đã đáp ứng tốt các yêu cầu trong công việc tại OPC. Cụ thể: quản lý số liệu dễ dàng, nhất là quản lý công nợ, doanh thu, tiền về, chi phí và hàng tồn kho... nhờ vậy, bài toán về quản trị tài chính kế toán bán hàng được giải quyết ổn thỏa. Phần mềm BRAVO là phần mềm hướng mở có thể giúp được OPC rất nhiều trong việc nâng cấp các nghiệp vụ phát sinh. Một điều quan trọng tạo nên sự hợp tác thành công của 2 bên”.

Hiện nay, quản lý sản xuất và kênh phân phối ngành dược theo cách truyền thống chưa phát huy được hết sức mạnh của doanh nghiệp. Vì vậy, việc ứng dụng giải pháp công nghệ vào quản trị sản xuất và phân phối ngành dược phẩm sẽ tiết kiệm đáng kể chi phí cho doanh nghiệp. Giải pháp phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp của BRAVO, trong đó có phân hệ Quản lý Bán hàng trợ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt tình hình bán hàng sẽ giúp lãnh đạo nhanh chóng đưa ra các quyết định, các chiến lược về chính sách giá bán, chính sách Truyền thông...