Chủ doanh nghiệp có cần phải tự giải quyết mọi việc của công ty?

16 Tháng Bảy, 2020

Nhiều chủ doanh nghiệp (DN) than phiền về việc suốt ngày bận rộn với việc chỉ đạo, điều hành công ty. Nhân viên, cán bộ cấp trung báo cáo, xin ý kiến chỉ đạo bất kể giờ giấc, khi thì trực tiếp, lúc lại qua điện thoại.

Vậy lãnh đạo doanh nghiệp có cần thiết phải bận rộn suốt ngày để giải quyết những vấn đề nội bộ như vậy không?

"Ba đầu sáu tay" cũng chưa xuể

Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ sợ nhân viên chểnh mảng công việc, khi muốn nắm bắt mọi thông tin từ những việc nhỏ đến chuyện lớn hằng ngày của công ty, họ thường có những chỉ đạo, mệnh lệnh bằng miệng. Có những lãnh đạo còn tạo ra những group chat qua Zalo, Messenger để chỉ đạo, điều hành mọi hoạt động. Những mệnh lệnh, chỉ đạo kiểu như vậy đôi khi là ngẫu hứng, bất nhất và có thể mất kiểm soát vì có quá nhiều yêu cầu xin ý kiến, từ việc mua sắm văn phòng phẩm, nghỉ phép đến những chuyện lớn như ký kết hợp đồng, hay ra quyết định đầu tư.

Chính vì tự mình quyết định mọi việc nên vai trò của trưởng, phó phòng, đôi khi là phó giám đốc trong các doanh nghiệp này thường bị vô hiệu hóa. Và rồi những quản lý cấp trung sẽ trở thành "bù nhìn" trong mắt nhân viên vì không có thực quyền. Hệ quả là càng ngày, nhân viên càng tập trung báo cáo, xin ý kiến giám đốc là chủ yếu.

Mặt khác, khi điều hành doanh nghiệp theo hình thức này thì khi cần xin ý kiến, nhân viên báo cáo giám đốc có khi nhanh hơn là qua cấp trung gian nên họ thích làm việc trực tiếp với quản lý cấp cao.

Do tập trung quyền lực tối đa như vậy nên giám đốc các doanh nghiệp này hầu hết bận rộn suốt ngày để giải quyết các vấn đề nội bộ, mà không có thời gian để suy nghĩ đến các vấn đề chiến lược quan trọng như: đầu tư mở rộng SXKD, đa dạng hóa sản phẩm, mở rộng thị trường, chăm sóc khách hàng,

Khi khối lượng công việc cần giải quyết ngày càng nhiều, dẫn đến quá tải, một số lãnh đạo doanh nghiệp chuyển sang xây dựng “đệ tử thân tín” tham gia vào "mạng lưới điều hành". Chủ doanh nghiệp sẽ nghe báo cáo, giải quyết công việc qua "hệ thống" này để giảm bớt áp lực công việc. Song cách làm "sáng tạo" này sẽ dần giết chết doanh nghiệp do mâu thuẫn nội bộ phát sinh và sẽ có nhiều nhân viên giỏi ra đi.

Xây dựng hệ thống quản trị và phân quyền tại doanh nghiệp

Cách thức quản trị doanh nghiệp như kiểu “chuyện gì cũng phải biết và giải quyết” trên chỉ phù hợp với loại hình doanh siêu nhỏ. Khi quy mô doanh nghiệp đã lớn mạnh, lãnh đạo cần phải thay đổi tư duy và cách thức quản trị.

Trước tiên là xây dựng quy chế quản trị công ty thật đầy đủ, chi tiết, minh bạch, bao hàm toàn bộ các lĩnh vực hoạt động: đầu tư, tiếp thị, tài chính, kinh doanh, nhân sự, văn phòng... Đây chính là "luật" của công ty, buộc mọi người phải tuân thủ. Ngoài ra, phải xây dựng quy trình quản lý chung quy định các bước phải làm khi giải quyết một vấn đề. Sơ đồ quy trình của hệ thống ISO 9001:2018 cần phải được phổ biến rộng rãi để nhân viên hiểu và áp dụng vào thực tế công việc hằng ngày, giúp họ hiểu được khi cần phải báo cáo bộ phận nào và báo cáo với ai. Khi quy mô công ty phát triển đến một mức nhất định thì quy trình quản lý này sẽ được số hóa thông qua các phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp, app quản lý công việc. Lúc đó doanh nghiệp sẽ được vận hành như một doanh nghiệp số.

Tiếp theo, lãnh đạo doanh nghiệp cần phân cấp, phân quyền cụ thể cho cấp dưới, như quy định cấp nào được phép giải quyết việc gì, thẩm quyền giải quyết đến đâu nhằm tránh đùn đẩy lên cấp trên những việc không cần thiết. Mục đích là để loại bỏ tâm lý sợ mất kiểm soát, mất quyền lực để phân quyền xử lý công việc cho cấp dưới càng nhiều càng tốt.

Nhóm công việc lặp đi lặp lại liên quan đến SXKD hằng ngày nên để cho bộ phận quản lý cấp trung giải quyết. Trong giai đoạn này, sẽ vẫn còn hiện tượng nhân viên gọi điện xin ý kiến trực tiếp lãnh đạo cấp cao thì người lãnh đạo phải chuyển vấn đề đó cho cấp dưới chứ không tự mình giải quyết. Lâu dần, cách làm này sẽ hình thành nề nếp và tạo ra uy tín cho lãnh đạo cấp trung, giúp họ tự tin hơn khi điều hành công việc.

Đến thời điểm bộ máy đã vận hành trơn tru, thì lãnh đạo doanh nghiệp không cần phải xây dựng "mạng lưới điều hành" kiểu tai mắt thân tín nữa, thay vào đó sẽ có nhiều thời gian để suy nghĩ, chỉ đạo các vấn đề mang tính chiến lược của công ty.

Theo Doanh nhân Sài Gòn

Có thể bạn quan tâm:

>> Ứng dụng ERP: Xu hướng quản trị của doanh nghiệp thời 4.0