Cách xử lý hóa đơn có vấn đề theo đúng quy định mới nhất năm 2021

28 Tháng Chín, 2021

Phát hành hóa đơn là nghiệp vụ phổ biến trong tất cả các doanh nghiệp. Nghiệp vụ này cũng thường xuyên xảy ra những sai sót không mong muốn. Vậy, cách xử lý hóa đơn có vấn đề theo đúng quy định mới nhất năm 2021 như thế nào? Mời bạn đọc cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Hóa đơn GTGT viết sai

Để xử lý được trường hợp này, các bạn phải đọc kỹ xem doanh nghiệp đang gặp phải trường hợp nào dưới đây để xử lý cho phù hợp. Dưới đây là 1 số tình huống cụ thể và cách xử lý để các bạn tham khảo:

Nếu hóa đơn viết sai chưa xé khỏi cuống

Cách xử lý trong trường hợp này đó là: Gạch chéo các liên và lưu giữ hóa đơn viết sai đó. Bước tiếp theo là xuất hóa đơn mới.

Nếu đã xé khỏi cuống nhưng chưa giao cho khách hàng

Cách xử lý trong trường hợp này đó là: Kẹp liên vừa xé vào vị trí cũ sau đó bạn mới xuất hóa đơn mới thay thế.

Nếu đã xé khỏi cuống giao khách hàng thì lúc này sẽ phát sinh 2 trường hợp xảy ra

Trường hợp 1 là khi chưa kê khai lúc này cách xử lý sẽ theo các bước sau đây:

  • Bước 1: Lập biên bản thu hồi hóa đơn viết sai (2 bên ký tên, đóng dấu vào biên bản đó).
  • Bước 2: Gạch chéo các liên và lưu giữ hoá đơn lập sai đó.
  • Bước 3: Lập lại hóa đơn mới (Ghi ngày hiện tại không phải ngày của hóa đơn đã thu hồi. Ngày trên hoá đơn mới phải cùng ngày với biên bản thu hồi)

Trường hợp 2 là đã kê khai thuế, lúc này cách xử lý sẽ theo từng bước như sau:

  • Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai, ghi rõ sai sót (Có chữ ký và đóng dấu xác nhận của 2 bên).
  • Bước 2: Lập hóa đơn điều chỉnh sai sót

2. Mất, cháy, hỏng hóa đơn và mức phạt mới nhất năm 2021

Có thể bạn quan tâm: Nhóm doanh nghiệp thuộc diện có rủi ro cao về phát hành hóa đơn

Quy định xử phạt khi làm mất hóa đơn đầu ra

Khi làm mất hóa đơn thì kế toán cần căn cứ vào các tình tiết giảm nhẹ và tình tiết tăng nặng khi xác định mức phạt, cụ thể như sau:

Trường hợp áp dụng cho các hành vi vi phạm vừa có tình tiết giảm nhẹ, lại vừa có tình tiết tăng nặng, lúc này một tình tiết giảm nhẹ sẽ giảm trừ được một tình tiết tăng nặng.

Trong trường hợp này thì mức phạt cụ thể đối với hành vi vi phạm thủ tục hóa đơn là mức trung bình của khung phạt tiền đối với hành vi đó.

Với các tình huống có tình tiết giảm nhẹ thì mức phạt sẽ trừ 10% mức phạt trung bình của khung tiền phạt. Tuy nhiên lưu ý rằng sẽ không được giảm trừ quá mức tối thiểu của khung tiền phạt. Tương tự như vậy với các tình tiết tăng nặng cũng sẽ tính thêm 10% mức tiền phạt trung bình của khung tiền phạt.

Các mức phạt làm mất hóa đơn đầu ra khi chưa thông báo phát hành

Mức phạt đối với hành vi làm mất hóa đơn được quy định theo các trường hợp cụ thể tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP được áp dụng từ ngày 5/12/2020, cụ thể như sau:

Căn cứ theo Điều 25, Nghị định 125/2020/NĐ-CP xử phạt với các hành vi mất hóa đơn như sau:

  • Đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời hạn 1-5 ngày, tính từ ngày hết thời hạn theo quy định và có tình tiết giảm nhẹ thì sẽ phạt cảnh cáo.
  • Áp dụng với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời hạn 1-5 ngày, tính từ ngày hết thời hạn theo quy định. Trừ trường hợp tại Khoản 1 của Điều này thì sẽ bị phạt tiền từ 1-4 triệu đồng tùy vào tình tiết cụ thể.
  • Khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn chậm trễ quá thời hạn từ 6 ngày trở lên, tính từ ngày hết thời hạn theo quy định. Không khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn thì sẽ bị phạt tiền từ 4-8 triệu đồng tùy vào các tình tiết cụ thể.

Các mức phạt cụ thể khi làm mất hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành

Với trường hợp này thì mức phạt được quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ – CP, Điều 26, cụ thể như sau:

  • Phạt cảnh cáo áp dụng đối với các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên 1, liên 3) trong quá trình sử dụng và đã kê khai, nộp thuế.
  • Trường hợp hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập (liên 2), trong quá trình sử dụng và đã kê khai, nộp thuế sẽ bị phạt tiền từ 3-5 triệu đồng.
  • Phạt 4-8 triệu đồng với các trường hợp xảy ra mất, cháy, hỏng hóa đơn đã phát hành, đã mua của cơ quan thuế nhưng chưa lập.
  • Phạt 5-10 triệu đồng được pháp luật áp dụng với các hành vi làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập, đã khai, nộp thuế trong quá trình sử dụng hóa đơn hoặc trong quá trình lưu trữ hóa đơn.

3. Hóa đơn viết sai tên công ty, sai địa chỉ người mua

Trong khoản 7 Điều 3 của Thông tư 26/2015/TT-BTC hướng dẫn về thuế GTGT; quản lý thuế; sửa đổi các điều về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ… quy định rất rõ về tình huống này, cụ thể như sau:

Trường hợp 1: Trường hợp hóa đơn bị lập sai về tên, địa chỉ của người mua hàng tuy nhiên trên hóa đơn vẫn ghi đúng mã số thuế

Hướng xử lý lúc này là các bên sẽ lập biên bản điều chỉnh lại hóa đơn đồng thời không cần phải lập hóa đơn điều chỉnh.

Hiểu một cách đơn giản là khi hóa đơn lập sai tên công ty, địa chỉ người mua, không cần phân biệt hóa đơn đã kê khai hay chưa chỉ cần lập biên bản tiến hành điều chỉnh hóa đơn, sau đó đóng dấu. Đồng thời bên bán và bên mua sẽ giữ lại 1 bản và kẹp vào cùng với hóa đơn đã viết sai tên của công ty.

Trường hợp 2: Trường hợp hóa đơn viết sai tên công ty hoặc địa chỉ và sai cả mã số thuế.

Nếu xảy ra tình huống này thì các bên cần làm 2 việc sau:

  • Lập biên bản điều chỉnh các sai sót trên hóa đơn.
  • Người bán cần xuất hóa đơn điều chỉnh cho những sai sót đó.

Hiện nay, Nhà nước cũng quy định rõ về khung phạt cho những trường hợp này, cụ thể như sau:

  • Khai báo lại trong vòng 6 – 10 ngày về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Hóa đơn chưa được phát hành và có tình tiết giảm nhẹ thì sẽ phạt cảnh cáo.
  • Phạt tiền từ 200.000 đến 1.000.000 đồng với trường hợp sau:
  • Không lập đủ các nội dung trên hóa đơn
  • Không lập đủ các nội dung trong thông báo tình hình sử dụng hóa đơn
  • Phạt tiền từ 500.000 – 1.500.000 đồng với các trường hợp sau:
  • Nộp thông báo điều chỉnh thông tin phát hành hóa đơn chậm 10 ngày, kể từ ngày sử dụng.
  • Sử dụng hóa đơn đã được thông báo phát hành với cơ quan thuế nhưng chưa đến thời hạn sử dụng.
  • Đặt in hóa đơn nhưng chưa ký hợp đồng
  • Phạt tiền từ 2.000.000 – 4.000.000 đồng
  • Hóa đơn đã hết hạn sử dụng nhưng không hủy
  • Không lập thông báo phát hành hóa đơn theo đầy đủ nội dung đã yêu cầu.

Như vậy, tất cả những trường hợp xử lý khi hóa đơn có vấn đề đều được Nhà nước quy định rất rõ trong các văn bản pháp luật về cả cách xử lý cũng như khung hình phạt tương ứng. Sai sót là điều khó tránh khỏi, do đó kế toán viên cần thật cẩn thận trong việc phát hành hóa đơn cũng như nắm vững các kiến thức trên để xử lý khi cần thiết.

Xem thêm: Những phần mềm kế toán tốt nhất hiện nay trên thị trường