Nghị định 119 về hóa đơn điện tử trong doanh nghiệp

17 Tháng Mười Hai, 2019

Hóa đơn điện tử sẽ chính thức thay thế hóa đơn giấy từ ngày 01/11/2020. Trong khoảng thời gian từ khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử có hiệu lực thi hành tới ngày cuối hạn chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn, các tổ chức, doanh nghiệp… sẽ có một số điểm các doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý.

Vào ngày 12/09/2018, Nghị định số 119 về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đã chính thức ban hành. Dưới đây sẽ là một số điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý trong Nghị định này:

1. Thời gian bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT)

Theo khoản 2, Điều 35 trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh phải hoàn thành xong 100% việc chuyển đổi sang HĐĐT / HĐĐT có mã của cơ quan thuế muộn nhất vào 01/11/2020. Cụ thể: “Việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Nghị định này thực hiện xong đối với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chậm nhất là ngày 01 tháng 11 năm 2020.” 

Đây là một điểm rất cần lưu ý để thực hiện theo đúng quy định. Với số lượng lớn doanh nghiệp đang hoạt động, cộng với hàng nghìn doanh nghiệp mới thành lập mỗi tháng thì ngay bây giờ việc gấp rút chính là phải chuyển đổi sang HĐĐT càng sớm càng tốt, nhằm tránh tình trạng “nước đến chân mới nhảy” các doanh nghiệp ồ ạt triển khai cùng lúc dẫn đến tình trạng quá tải, khó khăn.

Lộ trình bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

2. Đối tượng áp dụng

Điều 2 Nghị định 119 về hóa đơn điện tử quy định các đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử bao gồm:

1) Tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ: là DN được thành lập và hoạt động theo quy định của Luật doanh nghiệp, Luật các tổ chức tín dụng, Luật kinh doanh bảo hiểm, Luật chứng khoán, Luật dầu khí và các văn bản quy phạm pháp luật khác dưới các hình thức:

- Công ty cổ phần; công ty TNHH; công ty hợp danh; DN tư nhân;

- Đơn vị sự nghiệp công lập có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

- Tổ chức được thành lập và hoạt động theo Luật hợp tác xã;

- Tổ chức khác;

- Hộ, cá nhân kinh doanh.

2) Tổ chức, cá nhân mua hàng hóa, dịch vụ.

3) Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.

4) Cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hóa đơn.

Tóm lại là tất cả các loại hình DN, không phân biệt vốn trong nước hay vốn nước ngoài hay vốn nhà nước.

>> Phần mềm ERP và lợi ích khi ứng dụng với các doanh nghiệp hiện nay.

3. Các loại hóa đơn điện tử theo quy định mới

Tại Điều 5 Nghị định 119 về hóa đơn điện tử quy định các loại hoá đơn điện tử gồm các loại sau:

  • Hóa đơn giá trị gia tănglà hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
  • Hóa đơn bán hàng: là hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.
  • Các loại hóa đơn khác gồm: Tem điện tử, thẻ điện tử, vé điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định 119.

4. Các nhóm đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được chia ra làm 2 nhóm sử dụng.

Nhóm 1: Sử dụng loại không có mã xác thực của cơ quan thuế

Các DN kinh doanh trong lĩnh vực: xăng dầu; điện lực; bưu chính viễn thông; vận tải (gồm hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy); tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; nước sạch; kinh doanh TMĐT; kinh doanh siêu thị; thương mại và các DN, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử.

Nhóm 2: Sử dụng loại có mã xác thực của cơ quan thuế

Căn cứ Điều 12, Nghị định 119 về hóa đơn điện tử thì nhóm các cá nhân, tổ chức bắt buộc phải sử dụng HĐĐT có mã xác thực được quy định như sau:

– Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, có doanh thu năm trước liền kề từ 03 tỷ đồng trở lên và sử dụng thường xuyên từ trên 10 lao động, hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ.

– Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu được áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo quy định.

– Hộ, cá nhân kinh doanh nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm HĐĐT có mã của cơ quan thuế.

– Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng HĐĐT có mã nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc doanh nghiệp, tổ chức được cơ quan thuế chấp nhận cấp HĐĐT thì được cơ quan thuế cấp HĐĐT có mã theo từng lần phát sinh.

– Doanh nghiệp, tổ chức thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

5. Trường hợp được hưởng miễn phí HĐĐT có mã

Theo quy định tại Điều 13 của Nghị định 119 về hóa đơn điện tử, có 5 nhóm đối tượng mà Tổng cục Thuế không thu tiền khi cung cấp dịch vụ HĐĐT, đó là:

– DN nhỏ và vừa, hợp tác xã, hộ, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội khó khăn, địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn;

– DN nhỏ và vừa khởi nghiệp sáng tạo theo quy định pháp luật và hộ, cá nhân kinh doanh chuyển đổi thành DN (trừ DN quy định tại điểm a khoản này) trong thời gian 12 tháng kể từ khi thành lập DN;

– Hộ, cá nhân kinh doanh. Đặc biệt với cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ theo quy định tại khoản 4 Điều 12 Nghị định 119 trong thời gian 12 tháng kể từ tháng áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119;

– Doanh nghiệp nhỏ và vừa khác theo đề nghị của Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc TW và quy định của Bộ Tài chính trừ các DN hoạt động tại các khu kinh tế, khu công nghiệp, khu công nghệ cao;

– Các trường hợp khác để khuyến khích sử dụng HĐĐT do Bộ Tài chính quyết định.

Nếu doanh nghiệp bạn thuộc 1 trong 5 nhóm này, cần lưu ý để được hưởng quyền lợi đặc biệt.

6. Hướng dẫn đăng ký sử dụng HĐĐT

Đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 về hóa đơn điện tử.

Mẫu số 01: Tờ khai đăng ký/ thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT
Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP

Trong thời gian làm việc 01 ngày kể từ ngày nhận được đăng ký, cơ quan Thuế sẽ thông báo về việc chấp nhận đăng ký của DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh.

Lưu ý về việc hủy hóa đơn giấy còn tồn đã được quy định trong khoản 3, Điều 14 của Nghị định 119 về hóa đơn điện tử như sau: “Kể từ thời điểm sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan Thuế, DN, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.”

7. Chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy

Việc chuyển đổi HĐĐT thành chứng từ giấy phải bảo đảm là khớp đúng giữa nội dung của HĐĐT và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

HĐĐT được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử. Ngoài ra, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119.

8. Xử lý HĐĐT đã lập khi có sai sót

Trường hợp 1: HĐĐT có mã của cơ quan nhưng chưa gửi cho người mua:

Người bán thông báo hủy HĐĐT với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119 và lập HĐĐT mới thay thế.

Trường hợp 2: HĐĐT có mã của cơ quan nhưng đã gửi cho người mua:

  • Người bán và người mua lập thỏa thuận thông báo về hóa đơn có sai sót.
  • Người bán thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 về việc hủy HĐĐT và lập HĐĐT mới thay thế.

Trường hợp 3: Hóa đơn do cơ quan Thuế phát hiện sai sót:

  • Cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 05 để kiểm tra sai sót.
  • Người bán thực hiện thông báo theo Mẫu số 04 trong vòng 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo về việc hủy HĐĐT và lập hóa đơn mới thay thế.

9. Chi tiết xử lý chuyển tiếp hóa đơn

Các quy định về hóa đơn tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và 04/2014/NĐ-CP vẫn còn hiệu lực cho đến hết ngày 31/10/2020. Các loại hóa đơn giấy, hóa đơn đặt in, tự in hay mua của cơ quan thuế vẫn còn giá trị lưu hành đến hết ngày 31/10/2020.

Trong khoảng thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, cơ quan thuế sẽ gọi tên từng DN yêu cầu chuyển sang sử dụng HĐĐT. Nếu trường hợp không đáp ứng được về công nghệ thông tin, DN có thể tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy cho tới hết ngày 31/10/2020 nhưng sẽ phải nộp tờ khai thuế GTGT và gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế theo Mẫu số 03.

Các DN mới thành lập từ sau ngày 01/11/2018, sẽ phải sử dụng HĐĐT, trừ khi không đủ điều kiện về hạ tầng CNTT thì tạm thời sử dụng hóa đơn giấy.

Các tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở giáo dục công lập, cơ sở y tế công lập) đã sử dụng Phiếu thu tiền thì tiếp tục sử dụng Phiếu thu tiền đã sử dụng và chuyển đổi sang áp dụng HĐĐT (hoặc Phiếu thu tiền điện tử) theo lộ trình của Bộ Tài chính.

Như vậy, trên đây là một vài điểm lưu ý đặc biệt mà DN cần ghi nhớ trong Nghị định số 119/2018/NĐ-CP quy định về HĐĐT khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, hi vọng sẽ là nguồn tham khảo hữu ích với bạn đọc.

Có thể bạn quan tâm:

>> Các trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ nội dung