Quy định về hóa đơn mới nhất năm 2020 kế toán cần lưu ý

28 Tháng Hai, 2020

Các quy định cũ về hóa đơn điện tử sẽ hết hiệu lực kể từ ngày 1/11/2020, thay vào đó, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC là 02 văn bản pháp luật chính quy định về hóa đơn mới nhất kế toàn cần quan tâm. Hãy cùng tìm hiểu việc áp dụng quy định nào về hóa đơn trong giai đoạn chuyến đổi cũng như các lưu ý khi thực hiện quy định về hóa đơn mới nhất năm 2020 qua bài viết tổng hợp sau.

Quy định về hóa đơn trong giai đoạn chuyển đổi hóa đơn điện tử

Giai đoạn từ 1/11/2018 đến 31/10/2020:

Theo Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính có hiệu lực từ ngày 14/11/2019, thì một số văn bản pháp lý cũ về hóa đơn điện tử (HĐĐT) vẫn sẽ có hiệu lực đến 31/10/2020. Do vậy, các doanh nghiệp cần theo dõi và áp dụng đầy đủ để đảm bảo cho công việc.

Về mốc thời gian yêu cầu bắt buộc sử dụng, chuyển đổi HĐĐT, tại Điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 12/09/2018, có hiệu lực thực thi từ 1/11/2018 nêu rõ:

  • Từ 1/11/2018: đơn vị mới thành lập phải sử dụng HĐĐT
  • Từ 1/11/2018 đến 31/11/2020: các đơn vị thực hiện chuyển đổi sang HĐĐT
  • Từ 1/11/2020: 100% đơn vị phải sử dụng HĐĐT

Trong thời gian từ 1/11/2018 đến 31/10/2020, thì Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực thi hành.

Kể từ 01/11/2020, Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/1/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ sẽ chính thức hết hiệu lực thi hành.

Ngoài ra, Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn bổ sung cụ thể hơn cho Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Cụ thể, từ ngày Thông tư 68/2019/TT-BTC có hiệu lực thi hành đến ngày 31/10/ 2020, các văn bản của Bộ Tài chính ban hành sau đây vẫn có hiệu lực thi hành:

  • Thông tư số 32/2011/TT-BTC (ngày 14/3/ 2011) về khởi tạo, phát hành và sử dụng HĐĐT bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
  • Thông tư số 191/2010/TT-BTC (ngày 1/12/2010) hướng dẫn việc quản lý, sử dụng hóa đơn vận tải;
  • Thông tư số 39/2014/TT-BTC (ngày 31/3/2014) được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014 và Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/2/2015;
  • Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015 quy định về việc thí điểm sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế; Quyết định số 526/QĐ-BTC ngày 16/4/2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc mở rộng phạm vi thí điểm sử dụng HĐĐT có mã xác thực của cơ quan thuế;
  • Quyết định số 2660/QĐ-BTC ngày 14/12/2016 về việc gia hạn thực hiện Quyết định số 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015;
  • Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/4/2017 về việc sử đổi bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 119/2014/TT-BTC ngày 25/8/2014, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính).

Tóm lại, trong thời gian diễn ra chuyển đổi HĐĐT theo lộ trình của Chính Phủ (1/11/2018 đến 31/10/2020) thì việc sử dụng HĐĐT vẫn được thực hiện theo các quy định về hóa đơn điện tử tại các văn bản pháp luật kể trên.

Kể từ ngày 1/11/2020, các quy định cũ về hóa đơn điện tử sẽ chấm dứt hiệu lực thi hành. Thay vào đó, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC sẽ là 02 văn bản pháp luật chính, quy định về hóa đơn điện tử mới nhất.

Quy định mới về sử dụng hóa đơn điện tử từ 1/11/2020 kế toán cần lưu ý

1. Quy định về hóa đơn: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Giai đoạn trước 31/10/2020, Hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT gồm có: Mẫu hóa đơn; Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử; Thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Sau 02 ngày (tính từ ngày nộp hồ sơ), nếu cơ quan thuế không có ý kiến thì DN có thể bắt đầu phát hành hóa đơn.

Tuy nhiên, kể từ 1/11/2020 thì đơn vị đăng ký hóa đơn điện tử chỉ cần nộp Tờ khai Đăng ký/Thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 01 ban hành kèm Nghị định 119/2018/NĐ-CP để đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế. Sau 01 ngày làm việc (tính từ ngày nộp hồ sơ) Cơ quan thuế sẽ gửi Thông báo Về việc chấp nhận/ không chấp nhận sử dụng HĐĐT cho đơn vị qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

2. Quy định về hóa đơn: Chuyển đổi HĐĐT sang chứng từ giấy

Từ giờ đến 31/10/2020 doanh nghiệp vẫn có thể chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy theo Thông tư 32/2011/TT-BTC khi:

Người bán muốn chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một lần;

Người mua, người bán được chuyển đổi HĐĐT sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.

Tuy nhiên, bắt đầu từ ngày 1/11/2020, doanh nghiệp chỉ được áp dụng quy định chuyển đổi HĐĐT sang chứng từ giấy để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

3. Quy định về hóa đơn: Thời điểm lập HĐĐT

Ngày 5/11/2019, tại buổi hội thảo về chính sách thuế và quy định HĐĐT, ông Lê Nguyên Hợp – chuyên gia về hóa đơn của Tổng cục Thuế làm rõ: Trong thời gian Thông tư 32/2011/TT-BTC còn hiệu lực thi hành (đến hết ngày 31/10/2020) thì căn cứ để kê khai nộp thuế là ngày lập trên HĐĐT. Do đó, HĐĐT có ngày lập và chữ ký số, thì dù ngày lập và ngày ký số không trùng nhau đó vẫn là hóa đơn hợp lệ.

Sang ngày 1/11/2020, quy định về hóa đơn, cụ thể là thời điểm lập sẽ được xác định theo hướng dẫn tại khoản 1e Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC: “Thời điểm lập HĐĐT xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”

Như vậy, kể từ 1/11/2020 thì HĐĐT sẽ bắt buộc phải có ngày lập trùng với ngày ký số trùng nhau mới được coi là hợp lệ.

4. Quy định về hóa đơn: Cách xử lý HĐĐT sai sót

Cách xử lý HĐĐT bị sai sót theo các văn bản còn hiệu lực đến 31/10/2020. Do hầu hết các DN đều hiện đang sử dụng HĐĐT không có mã của cơ quan thuế nên dưới đây bài viết sẽ chỉ đề cập đến cách xử lý sai sót của loại hóa đơn này.

Kể từ ngày 1/11/2020, hướng xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót sẽ áp dụng theo quy định ban hành tại Thông tư 68/2019/TT-BTC:

Trường hợp 1: Sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai về mã số thuế, và các nội dung khác:

–  Người bán gửi thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.

– Người bán gửi Thông báo hủy HĐĐT (để giải trình về thông tin sai sót) với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành kèm Nghị định số 119/2018/NĐ-CP (Áp dụng với trường hợp dữ liệu HĐĐT đã gửi cơ quan thuế).

*** Tải Mẫu số 04 và 05 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP tại đây

Trường hợp 2: Sai sót về mã số thuế, thuế suất, số tiền, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng…:

– Người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót.

– Người bán lập HĐĐT mới thay thế cho HĐĐT đã lập có sai sót và gửi cho người mua.

– Người bán gửi Thông báo hủy HĐĐT tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành kèm Nghị định số 119/2018/NĐ-CP và gửi dữ liệu HĐĐT đến cơ quan thuế.

Trường hợp 3: Nếu cơ quan thuế Nhận dữ liệu HĐĐT và phát hiện có sai sót

Cơ quan thuế gửi Thông báo về HĐĐT cần rà soát cho người bán theo Mẫu số 05 (ban hành kèm Nghị định số 119/2018/NĐ-CP) để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời gian 02 ngày (tính từ ngày nhận được thông báo):

–  Người bán gửi Thông báo hủy HĐĐT tới cơ quan thuế theo Mẫu số 04 ban hành theo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn (nếu có).

–  Nếu người bán thông báo hủy HĐĐT đã lập thì người bán lập HĐĐT mới để gửi người mua và gửi lại dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

– Nếu người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo cho người bán về sai sót của hóa đơn đã lập để người bán thực hiện điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.

5. Quy định về hóa đơn: Ký hiệu và đánh số HĐĐT

Từ 1/11/2020, hóa đơn điện tử sẽ bỏ mẫu số hóa đơn. Đồng thời, số hóa đơn gồm tối đa 8 chữ số từ 1 – 99999999. Bên cạnh đó, ký hiệu HĐĐT cũng được thay đổi theo Điểm a.2, khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC. Cụ thể như sau:

– Ký tự thứ 1: Để phân biệt các loại hóa đơn, trong đó: (1) là Hóa đơn GTGT; (2) là Hóa đơn BH ; (3) là Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử; (4) là hóa đơn khác hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.

– Ký tự thứ 2 là C – Hóa đơn điện tử loại có mã của cơ quan thuế; hoặc K – Loại không có mã của cơ quan thuế.

– Ký tự thứ 3 và 4: Năm lập HĐĐT được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch.

– Ký tự thứ 5: Thể hiện loại HĐĐT được sử dụng với các ký tự: T; D; L; M.

– Ký tự thứ 6 và 7: Do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY. Ví dụ: 1K21TAA

Hi vọng, những thông tin quy định về hóa đơn mới nhất được chia sẻ qua bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hóa đơn điện tử có hiệu quả trong giai đoạn chuyển tiếp này.

>>> Cập nhật quy định về hóa đơn điện tử từ tháng 11/2019