Sổ sách kế toán và những lưu ý mới nhất theo quy định năm 2021

21 Tháng Mười, 2021

Bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động đều cần thiết lập và lưu trữ sổ sách kế toán. Đây không chỉ là tài liệu dùng để ghi chép, theo dõi và quản lý các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ mà nó còn là một chứng từ hợp lệ được các cơ quan quản lý công nhận trong quá trình tuân thủ các quy định, chính sách kinh tế chung của doanh nghiệp. Quy định về sổ sách kế toán mới nhất năm 2021 là một nội dung nhận được sự quan tâm của nhiều người làm công tác kế toán. Bài viết sẽ giúp bạn đọc làm rõ về vấn đề này một cách chính xác và đầy đủ nhất.

1. Những kiến thức chung về sổ sách kế toán

  • Sổ sách kế toán để làm gì?

Sổ sách kế toán là tập hợp nhiều loại sổ kế toán được dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo thời gian và có liên quan tới doanh nghiệp theo nội dung kinh tế quy định.

  • Các nội dung cần có trong sổ sách kế toán: Nội dung chi tiết trong sổ kế toán sẽ tùy theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tuy nhiên cần ghi nhận đầy đủ những nội dung cơ bản sau:

- Thời gian phát sinh: ngày, tháng, năm ghi sổ;

- Thông tin của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ: số hiệu; ngày, tháng, năm;

- Nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế;

- Số tiền phát sinh;

- Số dư đầu kỳ, số phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.

  • Các loại: sổ sách kế toán bao gồm 2 loại sổ: sổ kế toán tổng hơp và sổ kế toán chi tiết
  • Xây dựng biểu mẫu sổ sách kế toán:

Các loại sổ sách kế toán đều không phải tuân theo một biểu mẫu quy định chung. Vì vậy doanh nghiệp có thể tự ý xây dựng biểu mẫu sổ sách kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình. Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo tuân thủ Luật kế toán và các quy định kèm theo, cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế phát sinh một cách rõ ràng, minh bạch.

Trong trường hợp doanh nghiệp không thể tự xây dựng biểu mẫu riêng của mình có thể áp dụng biểu mẫu theo hướng dẫn tại phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC.

  • Trách nhiệm của người giữ và ghi sổ kế toán

Nhân viên ghi sổ kế toán phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của những điều ghi trong sổ. Ngoài ra đảm bảo việc lưu trữ cất giữ được an toàn, cẩn thận. Khi có sự thay đổi về nhân sự, kế toán trưởng là người phụ trách tổ chức về việc bàn giao giữa nhân viên cũ và mới. Có biên bản xác nhận bàn giao và kế toán trưởng ký xác nhận.

>>> Kiến thức cơ bản về các loại sổ kế toán tổng hợp

2. Những quy định mới nhất năm 2021 về sổ sách kế toán

Toàn bộ quy định chi tiết liên quan đến sổ sách kế toán đã được nêu cụ thể tại 2 văn bản Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Dưới đây chúng tôi xin phép được tóm tắt thông tin để bạn đọc dễ dàng theo dõi và nắm bắt:

a. Quy định về việc mở sổ sách kế toán

Căn cứ theo quy định, thời điểm mở sổ kế toán phải vào đầu kỳ kế toán năm. Những doanh nghiệp mới thành lập thì sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.

Ai là người đại diện doanh nghiệp theo pháp luật và kế toán trưởng phải có trách nhiệm ký duyệt toàn bộ sổ sách kế toán của doanh nghiệp.

Sổ kế toán có thể lưu hành dưới dạng đóng quyển hoặc tờ rời. Nhưng khi lưu trữ bắt buộc phải đóng quyển. Để sổ sách kế toán được đưa vào sử dụng chính thức, doanh nghiệp phải hoàn tất những thủ tục sau:

  • Nếu sổ sách kế toán lưu hành dạng quyển:

Các thông tin về tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán, kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, kế toán trưởng và người đại diện pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác đều phải được ghi rõ ở trang đầu sổ. Toàn bộ trang từ đầu đến cuối sổ đều phải được đánh số cụ thể theo thứ tự. Ngoài ra giữa 2 trang trong sổ phải được đóng dấu giáp lai của doanh nghiệp.

  • Nếu sổ sách kế toán lưu hành dưới dạng tờ rời:

Các thông tin về tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ đều phải ghi đầy đủ ở phần đầu mỗi tờ.

Trước khi sử dụng tờ rời cần phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền ký, đóng dấu xác nhận và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời.

Trong quá trình lưu trữ, các sổ tờ rời nhất định phải sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và đảm bảo bảo mật, an toàn và dễ tìm khi cần.

b. Quy định về việc ghi sổ sách kế toán

Việc ghi chép vào sổ sách kế toán phải được căn cứ theo nội dung trên chứng từ kế toán phát sinh nghiệp vụ kinh tế. Mọi số liệu được ghi chép trên sổ kế toán đều phải có chứng từ hợp lệ kèm theo. Vì vậy trước khi ghi sổ, kế toán viên cần kiểm tra cẩn thận về tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kèm theo để hạn chế việc thay đổi sửa chữa.

c. Quy định về việc khóa sổ sách kế toán

Việc khóa sổ kế toán được thực hiện vào cuối kỳ, trước khi lập báo cáo tài chính. Trong một số trường hợp bất thường khác theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp cũng phải thực hiện khóa sổ.

d. Quy định về việc sửa chữa sổ sách kế toán

Sai sót là điều không thể tránh khỏi trong quá trình ghi chép sổ sách kế toán. Bởi vậy nếu gặp phải trường hợp này các bạn không cần phải bối rối mà hãy bình tĩnh xử lý. Nguyên tắc sửa chữa cứ thực hiện đúng theo quy định của Luật kế toán là được. Nếu thời điểm phát hiện sai sót đã sang kỳ kế toán sau, thì doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố.

Các sai sót trong sổ, kế toán viên không được tẩy xóa như bình thường mà thông tin phải được sửa chữa bằng các cách sau:

  • Gạch một đường thẳng vào đúng chỗ thông tin sai sau đó cải chính bằng cách ghi số hoặc chữ đúng ở trên đó và kèm theo chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.
  • Lập chứng từ điều chỉnh và ghi điều chỉnh vào sổ. Thông tin ghi chính là số chênh lệch trên chứng từ điều chỉnh.
  • Ghi số âm bằng cách dùng mực đỏ ghi lại số sai hoặc đặt số sai trong dấu ngoặc đơn rồi ghi lại số đúng, phải có chữ ký của kế toán trưởng bên cạnh.

3. Một số mức xử phạt vi phạm quy định về sổ kế toán

Nội dung về các hình thức xử phạt những vi phạm quy định về sổ sách kế toán nêu rõ tại Điều 9 Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Chi tiết như sau:

  • Mức phạt tiền từ 1.000.000đ đến 2.000.000 đối với một trong số các hành vi sau:

- Lập sổ kế toán không ghi rõ thông tin theo quy định;

- Sổ kế toán không ghi theo đúng quy chuẩn quy định (không ghi bằng bút mực, ghi chèn phía trên – phía dưới, chồng chéo; phần trang sổ không ghi không thực hiện gạch chéo; không cộng dồn số liệu khi hết trang; …);

- Không đóng quyển riêng theo từng kỳ kế toán;

- Mẫu sổ kế toán không đầy đủ thông tin theo quy định chung.

  • Mức phạt tiền từ 3.000.000đ đến 5.000.000đ với có các hành vi sau:

- Sổ kế toán không ghi đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định;

- Sửa chữa sai sót trên sổ không đúng quy định;

- Không in sổ kế toán giấy sau khi khóa sổ trên phương tiện điện tử.

  • Mức phạt từ 5.000.000đ đến 10.000.000 nếu có hành vi sau:

- Thực hiện việc mở sổ kế toán không đúng thời gian quy định

- Chứng từ kế toán kèm theo thông tin ghi sổ không đầy đủ hoặc không chính xác;

- Thông tin, số liệu ghi trên sổ của năm sau không kế tiếp của năm liền trước;

- Không thực hiện việc khóa sổ kế toán theo đúng quy định hoặc các trường hợp mà pháp luật quy định

  • Phạt tiền từ 20.000.000đ đến 30.000.000đ trong các trường hợp sau:

- Hủy bỏ trước hạn hoặc cố tình làm hư hỏng sổ kế toán

- Để ngoài sổ kế toán tài sản, nợi phải trả của đơn vị hoặc có liên quan đến đơn vị những chưa tới mức truy cứu trách nhiệm hình sự.

Xem thêm: Phần mềm kế toán quản trị cho các doanh nghiệp vừa và lớn