Với phiên bản BRAVO 10 ERP, phân hệ Quản lý Nhân sự (HRM) được nâng cấp, cải tiến vượt bậc về tính năng. Ở bài viết trước, chúng ta đã khám phá những tính năng mới về nghiệp vụ trong phần Quản lý Tuyển dụng. Trong bài viết này, BRAVO sẽ giới thiệu đến bạn đọc những cập nhật mới nhất về việc hoàn thiện toàn diện quy trình Quản lý Đào tạo trong Module HRM.
Hoạt động đào tạo tại nhiều đơn vị được tổ chức thường xuyên, liên tục và toàn diện, đối tượng áp dụng không chỉ là thực tập sinh, nhân sự mới mà còn là những nhân sự lâu năm. Vậy nên bài toán Quản lý Đào tạo cũng trở nên phức tạp đối với cán bộ quản lý.
Một trong những khó khăn đầu tiên là xác định chính xác nhu cầu đào tạo của nhân viên, nhu cầu có thể thay đổi liên tục và khó đoán. Việc tổ chức đào tạo đòi hỏi doanh nghiệp phải có đủ nguồn lực, bao gồm thời gian, ngân sách, và nhân sự có chuyên môn. Đôi khi, doanh nghiệp không có đủ tài nguyên để có thể tổ chức chương trình đào tạo một cách hiệu quả. Đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo là một thách thức lớn, kết quả đào tạo không dễ dàng đo lường bằng các chỉ số cụ thể, khiến cho doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác định xem đào tạo có thực sự mang lại giá trị cho nhân viên và công ty hay không. Việc sắp xếp lịch trình đào tạo sao cho không ảnh hưởng đến công việc hằng ngày của nhân viên và bộ phận là một rắc rối thường gặp phải trong quản lý đào tạo.
Hiểu rõ những vấn đề này, phiên bản BRAVO 10 đã hoàn thiện và tối ưu hóa quy trình quản lý đào tạo, mang đến giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tổ chức, quản lý bài bản, có hệ thống và đạt được hiệu quả tối đa; đảm bảo rằng nhân sự không chỉ có những kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc hiện tại mà còn được phát triển để đáp ứng các yêu cầu tương lai.
Quy trình quản lý Đào tạo trên Module HRM của BRAVO 10 ERP
Một số bài toán tiêu biểu:
1. Quản lý kế hoạch Đào tạo năm:
Mỗi một bộ phận phòng ban sẽ lập một kế hoạch dự kiến Đào tạo trong năm. Từ kế hoạch của từng bộ phận, HR sẽ tổng hợp kế hoạch đào tạo năm cho toàn công ty. Các kế hoạch năm này sẽ bao gồm những thông tin cần thiết như: Ngân sách đào tạo, Các khóa/chương trình yêu cầu đào tạo. Thông qua kế hoạch năm, HR có thể đối chiếu với thực tế thực hiện để kiểm soát phát sinh và chi phí.
2. Quản lý yêu cầu đào tạo: Mỗi bộ phận cần lập yêu cầu chi tiết về chương trình, danh sách nhân viên và thời gian cần đào tạo cụ thể. Ngoài ra, doanh nghiệp tổ chức đào tạo sinh viên thực tập (nếu có) theo đợt, nhân viên nhân sự cũng cần lập yêu cầu để tổng hợp lên “Tổng hợp yêu cầu đào tạo” chung.
3. Quản lý tổng hợp yêu cầu đào tạo: Bộ phận nhân sự hoặc bộ phận đào tạo tổng hợp từ các yêu cầu chi tiết của các bộ phận, phòng ban. Tổng hợp yêu cầu có thể lập bất cứ thời điểm nào trong năm, tuy nhiên bắt buộc phải kế thừa dữ liệu từ Yêu cầu đào tạo.
4. Quản lý các công tác chuẩn bị đào tạo:
Bộ phận phụ trách thiết lập chương trình đào tạo chi tiết và thực hiện thông báo lịch đào tạo tới các đối tượng liên quan tham gia.
Thông qua tính năng “Gửi email thông báo học viên”, hệ thống thực hiện gửi email đến cho từng người theo danh sách và đưa ra thông báo “Đã gửi lệnh thành công, hệ thống đã xử lý”.
Tại chức năng chuẩn bị đào tạo, phần mềm cho phép theo dõi chi phí thực tế và nhập thêm các chi phí phát sinh mới.
5. Quản lý thực hiện đào tạo:
Tiến trình thực hiện đào tạo được thiết kế chi tiết đến từng buổi học cho mỗi khóa với nhiều tiêu chí giúp cho người quản lý sẽ có dữ liệu chi tiết để phân tích, đánh giá làm cơ sở cho việc lên kế hoạch đào tạo cho những đợt đào tạo sau.
Việc theo dõi lịch học, lịch kiểm tra và khảo sát một cách trực quan trên màn hình lịch (calendar) đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa quá trình tổ chức và quản lý đào tạo. Hệ thống phần mềm BRAVO cho phép nhân sự và bộ phận đào tạo dễ dàng cập nhật, quản lý và điều phối các hoạt động đào tạo một cách hiệu quả hơn.
Người dùng dễ dàng nắm bắt lịch học theo thời gian hoặc theo nhiều tiêu chí một cách tiện lợi, với mỗi loại lịch có thể theo dõi nhanh thêm các thông tin chi tiết bằng 1 thao tác di chuột thuận tiện.
Với BRAVO 10, phần mềm cung cấp tính năng “Thiết kế ngân hàng câu hỏi/khảo sát" không chỉ hỗ trợ việc xây dựng bộ câu hỏi mà còn giúp thu thập kết quả một cách nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra hệ thống còn tự động phân tích dữ liệu, giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan và sâu sắc về kết quả khảo sát mà không cần thực hiện thủ công qua các báo cáo phân tích.
Người dùng có thể sử dụng “Mẫu có sẵn”, tính năng cho phép hiển thị danh sách các thiết kế bộ câu hỏi mẫu có sẵn trên chương trình, từ đó dễ dàng tích chọn có sẵn để kế thừa khi thiết kế bộ câu hỏi khảo sát mới, hoặc thêm mới, sửa, xóa… các nội dung, câu hỏi trong thiết kế mẫu.
Bên cạnh đó cán bộ đào tạo cũng có thể tự “Thiết kế” bộ câu hỏi khảo sát. Phần mềm hỗ trợ soạn thảo và định dạng các câu hỏi chi tiết, thiết lập định dạng hiển thị của bộ câu hỏi. Giao diện đơn giản, định dạng câu hỏi đa dạng giúp cho người dùng linh hoạt trong việc thiết kế.
Các câu hỏi được thiết kế với nhiều định dạng phong phú, linh hoạt để người dùng có thể sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Một số mẫu câu hỏi điển hình dưới đây:
Câu hỏi dạng trả lời ngắn - trắc nghiệm có phương án mở rộng - chấm điểm
Câu hỏi dạng hình ảnh
Câu hỏi dạng tải file
Câu hỏi dạng Boolean
Câu hỏi dạng bảng ma trận (Matrix)
Hệ thống cũng cho phép “Xem trước” bộ câu hỏi khảo sát dưới nhiều định dạng màn hình như màn hình máy tính (Desktop) hoặc các màn hình điện thoại (Phone), máy tính bảng, đáp ứng xu thế và thói quen của người dùng hiện đại.
Tính năng "Chuẩn bị kiểm tra" cho phép người quản lý khóa học hoặc giảng viên thiết lập thời gian cụ thể cho việc thực hiện các bài kiểm tra, giúp đảm bảo rằng học viên có thời gian và điều kiện phù hợp để hoàn thành bài thi.
Tính năng tạo đường dẫn bài thi tự động cho danh sách ứng viên. Hệ thống sẽ dựa vào thông tin “Số câu/đề và Loại đề” để trộn đề phù hợp.
Tính năng "Tổng hợp kết quả kiểm tra đào tạo" được phát triển, hỗ trợ trực tiếp tới giảng viên và quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được tiến độ, đánh giá hiệu quả của từng học viên, từ đó đưa ra những điều chỉnh kịp thời trong phương pháp giảng dạy hoặc hỗ trợ bổ sung nếu cần.
6. Quản lý đánh giá đào tạo:
Chức năng này có nhiệm vụ phân tích đánh giá việc thực hiện đào tạo từ lúc yêu cầu cho đến khi kết thúc đào tạo, theo dõi đánh giá chất lượng sau đào tạo, quản lý đánh giá chi phí thực hiện đào tạo. Trưởng bộ phận chuyên môn sẽ thực hiện đánh giá lại để đo lường hiệu quả của khóa học và quyết định liệu nhân viên có cần tham gia thêm các chương trình đào tạo bổ sung hay không. Đặc biệt, một khóa đào tạo có thể được đánh giá tại nhiều thời điểm khác nhau, tùy thuộc vào từng giai đoạn phát triển của nhân viên, và có thể được thực hiện bởi nhiều người đánh giá khác nhau, tạo nên một quy trình đánh giá toàn diện và khách quan hơn.
Dữ liệu đầu ra quan trọng cho việc quản lý đánh giá đó chính là một hệ thống báo cáo quản trị toàn diện, đa chiều. Module HRM trên BRAVO 10 ERP cung cấp một hệ thống báo cáo đào tạo rất đa dạng và có thể tùy biến được theo các yêu cầu đặc thù của từng đơn vị, với các mô hình quản lý khác nhau.
Báo cáo về kết quả đào tạo
Báo cáo phân tích thực tế so với kế hoạch đào tạo công ty
Báo cáo phân tích chi phí đào tạo
Phân tích kết quả khảo sát đào tạo
Với sự hỗ trợ đắc lực từ Module HRM trong hệ thống BRAVO 10 ERP, các doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình đào tạo một cách toàn diện từ việc xác định nhu cầu đến việc triển khai và đánh giá hiệu quả.
Mời bạn đọc và Quý Doanh nghiệp tiếp tục cập nhật những thông tin mới nhất về phiên bản BRAVO 10 ERP tại đây.
