Quản lý khách sạn/resort BRAVO PMS

1. NHÀ ĐẦU TƯ

Tăng lợi nhuận, tối ưu hệ thống quản lý lợi nhuận, phân tích và so sánh với các đối thủ cạnh tranh, kiểm soát dự đoán nhu cầu sử dụng trong tương lai. Hệ thống báo cáo bao gồm:

• Thống kê tổng hợp
• Tình trạng phòng
• Biểu đồ sử dụng phòng
• Báo cáo doanh thu
• Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh
• Kế hoạch và thực hiện doanh thu/ chi phí
• Báo cáo tiền mặt/ tiền gửi
• Báo cáo lịch trả gốc/ lãi tiền vay
• …..

2. BAN LÃNH ĐẠO

Theo dõi và kiểm soát quá trình hoạt động của khách sạn, tình hình kết quả hoạt động kinh doanh. Hệ thống báo cáo bao gồm:

• Tình trạng phòng
• Thống kê tổng hợp: thống kê tình hình khách sạn tại ngày hoạt động, dự kiến cho ngày hôm sau, cho tháng sau,…
• Biểu đồ thống kê ngày/ lũy kế. Biểu đồ sử dụng phòng
• Biểu đồ doanh thu theo quốc gia, công ty, nhân viên,….
• Báo cáo quá khứ và tương lai
• Dự báo đặt phòng
• Báo cáo doanh thu/ chi phí cho từng bộ phận
• …

3. BỘ PHẬN KINH DOANH (SALES)

Nhận booking, theo dõi đặt phòng, xác nhận với khách hàng. Nhận các dịch vụ đặt hội nghị, tiệc cưới và các dịch vụ đi kèm…

• Cập nhật và lưu giữ thông tin khách hàng và phân loại khách hàng theo từng nhóm. Các thông tin được lưu trữ một cách đầy đủ và chi tiết để thuận tiện trong quá trình khai thác thông tin và chăm sóc khách hàng sau này (chế độ ưu đãi, tri ân chúc mừng nhân các dịp lễ tết,…).
• Cung cấp thông tin phòng khả dụng tại bất cứ thời điểm nào, hỗ trợ giải quyết yêu cầu của khách hàng linh hoạt và nhanh chóng, thúc đẩy cơ hội bán hàng.
• Theo dõi đặt phòng theo nhóm, theo đoàn bao gồm nhiều booking bằng “Business block” một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian.
• Mã giá được xây dựng để quản lý giá của đơn vị, được khai báo áp dụng chi tiết cho từng loại phòng, theo từng công ty, cho từng giai đoạn.
• Ngay tại thời điểm nhập booking có thể ghi nhận các thông tin về số lượng phòng có trẻ em, số lượng phòng có số lượng extrabed tính phí, theo dõi thông tin ăn sáng của khách hàng để chương trình tự động tính các chi phí cố định phát sinh cho từng phòng.
• Ngày ngừng giữ, ngày theo dõi, ngày quyết định khi nhập thông tin đặt phòng để tiện cho việc theo dõi, xác minh thông tin lại với khách hàng đúng hạn đối với các booking chưa chắc chắn. Chương trình hiển thị các cảnh báo về các booking này ngay trên báo cáo tình trạng hệ thống.
• Theo dõi thông tin đặt cọc cho từng booking.
• Quản lý hủy đặt phòng, khôi phục đặt phòng. Ghi nhận thông tin người thao tác cuối cùng sửa booking, lý do sửa, lý do hủy hoặc khôi phục booking.
• Kết nối phần mềm với hệ thống của OTA (01 đơn vị chính – OTA Master)

Các báo cáo hỗ trợ: Báo cáo kế hoạch phòng; Phòng khả dụng; Biểu đồ sử dụng phòng; Báo cáo đặt phòng.

4. BỘ PHẬN LỄ TÂN (FRONT OFFICE)

Theo dõi đặt phòng từ giai đoạn khách check in đến khi khách check out, cập nhật giao dịch phát sinh, in bảng kê dịch vụ, xuất hóa đơn bán hàng và nộp doanh thu về phòng kế toán

• Kế hoạch đặt phòng (Room plan): Hiển thị các thông tin đặt phòng chắc chắn, đặt phòng không chắc chắn, phòng check-in từ ngày làm việc đến thời gian cần xem báo cáo
• Dựa vào Room plan để có thể nhận phòng, sắp xếp phòng ở hiệu quả nâng cao công suất sử dụng phòng
• Thực hiện phân phòng (tách đặt phòng): Để tách các đặt phòng theo nhóm/ theo đoàn về từng booking
• Chức năng tạo phòng ảo (Dummy room): Để tự động chuyển dữ liệu thanh toán của các phòng trong cùng một booking code về phòng ảo, thuận tiện cho việc thanh toán
• Gán phòng: Có thể thực hiện ngay tại bước tách đặt phòng, chỉ hiển thị các phòng phù hợp có thể gán.
• Gán phòng tự động dựa trên thông tin đặt phòng giúp tin học hóa quy trình làm việc tại Bộ phận Lễ tân, đồng thời khắc phục tình trạng nhầm lẫn khiến việc nhận phòng bị chồng chéo dễ xảy ra vào những giai đoạn đông khách.
• Thực hiện check-in/ hủy check-in: Có thể thực hiện đồng thời nhiều phòng một cách nhanh chóng (quét khối bằng chuột)
• Cập nhật thông tin khách ở: Chương trình hỗ trợ import file Ms. Excel có sẵn vào hệ thống quản lý khách ở, đẩy thông tin khách cần khai báo lên phần mềm PA18.
• Hệ thống có khả năng tích hợp với các mạng viễn thông hiện có trên thị trường, cho phép người sử dụng tự thiết lập bảng giá cước cho từng mã vùng điện thoại, cước gọi trong nước/ quốc tế, cước điện thoại các hãng di động. Sau khi tự động tính cước khách gọi đi, hệ thống sẽ chuyển bill vào folio từng phòng mà người sử dụng không phải thực hiện thêm bất kỳ thao tác nào.
• Chức năng kiểm tra lỗi trước khi thực hiện thao tác cuối ngày:

– Không nhập giá vào booking

– Số lượng khách ở thực tế lệch so với thông tin đặt phòng.

– Thông báo các đặt phòng due-in nhưng không check-in

• Kiểm toán đêm: Tự động thực hiện các nghiệp vụ cuối ngày:

– Kiểm tra lỗi cho tất cả các booking hiện có, hỗ trợ khắc phục lỗi nhanh chóng

– Kiểm tra giá cho từng booking

– Chuyển đổi trạng thái của booking đến ngày ngừng giữ, due-in

– Chuyển đổi trạng thái về sinh phòng

– Post các chi phí cố định, tiền phòng về phòng

– Cắt ngày và chuyển sang ngày làm việc khác

– Chức năng khóa night/ khóa giao dịch: Mục đích chặn không cho các bộ phận khác chuyển bill về phòng khi lễ tân đã chốt doanh số với khách

5. BỘ PHẬN THU NGÂN (CASHIER)

Theo dõi các thông tin dịch vụ mà khách hàng sử dụng trong quá trình lưu trú đã được tự động chuyển về từng folio tương ứng với từng phòng, làm căn cứ lên bảng kê dịch vụ, phiếu thu và hóa đơn bán hàng khi thực hiện check-out cho khách.

• Chức năng chuyển/ gộp/ tách bill cùng block hoặc khác block để hỗ trợ trong việc lên bảng kê dịch vụ theo nhu cầu của khách lưu trú.
• Hóa đơn bán hàng: xuất hóa đơn cho các giao dịch phát sinh tại FO, POS.
• Phiếu thu tiền mặt: để nhân viên thu ngân thu công nợ của khách và nộp tiền mặt cho phòng kế toán.
• Thực hiện check-out cho khách hàng sau khi khách hàng hoàn tất quá trình thanh toán.

– Theo dõi thu đổi ngoại tệ

– Ghi nhận số tiền ngoại tệ thu về và lượng tiền VNĐ đổi cho khách. Dữ liệu sẽ được chuyển về kế toán để hạch toán

• Bộ phận kế toán liên kết dữ liệu hóa đơn bán hàng, phiếu thu để hạch toán, lên báo cáo sổ sách kế toán.

6. BỘ PHẬN BUỒNG PHÒNG (HOUSEKEEPING)

Dọn phòng, cập nhật giao dịch minibar, laundry phát sinh, kiểm tra sai lệch phòng, theo dõi lịch dọn phòng

• Sơ đồ phòng: theo dõi tình trạng vệ sinh, thời gian khách ở, khách chuẩn bị check in, phòng trong tình trạng sleep/ skip
• Tại giao diện sơ đồ phòng, có thể chuyển phòng, cập nhật tình trạng vệ sinh, cập nhật các giao dịch phát sinh phòng, in bill giặt là, giao dịch mini bar… => Hỗ trợ thao tác trên các thiết bị Smart bằng Bravo Apps (cài đặt trên hệ điều hành Android/ IOS)
• Tính năng cập nhật Phòng chờ nhận phòng – Cầu nối giữa lễ tân và buồng phòng
• Báo cáo trạng thái vệ sinh phòng hiển thị số lượng phòng sạch/ phòng bẩn.
• Thao tác cập nhật tình trạng vệ sinh phòng theo điều kiện lọc, được thực hiện cùng lúc cho nhiều phòng bằng các thao tác đơn giản (dùng chuột, dùng phím tắt).
• Hỗ trợ phân công công việc tự động
• Giao diện cập nhật dịch vụ minibar, dịch vụ giặt là được hiển thị sẵn thông tin danh mục dịch vụ và đơn giá, hỗ trợ người sử dụng nhập liệu nhanh chóng, dễ dàng.
• Các sai lệch về thông tin khách ở, gói dịch vụ sử dụng của từng phòng sẽ được tự động hiển thị khi kiểm toán đêm kiểm tra lỗi trước khi chạy night cho từng booking.
• Theo dõi và cập nhật phòng không sử dụng được (OOO), phòng chuyển đổi mục đích (OS). Giao diện mới “Phòng hỏng” cho phép khai báo list phòng hỏng. Trước đây phải thêm mới từng phòng trong “Phòng hỏng, phòng không cho thuê”.
• Theo dõi, cập nhật vật tư bị hỏng, bị mất từng phòng.
• Phiếu yêu cầu sửa chữa – Cầu nối liên lạc Buồng phòng và kỹ thuật
• Hệ thống báo cáo: Báo cáo tổng hợp phát sinh nhà buồng; Báo cáo chi tiết phát sinh nhà buồng

7. BỘ PHẬN NHÀ HÀNG (F&B)

Phục vụ khách ăn sáng, tổ chức tiệc, hội nghị, alarcate,… thu tiền và xuất hoá đơn cho khách, báo cáo doanh thu hàng ngày và nộp doanh thu lên phòng kế toán.

• Thiết lập danh sách máy tính (các outlet của nhà hàng), nhân viên. Khai báo phân quyền kiểm soát thao tác của nhân viên (không cho phép sửa đổi giá, sửa đổi các giao dịch đã bán…tránh gian lận trong làm việc)
• Lập và in phiếu mở phiên (quầy), biên bản giao tiền. Có tính năng tự động mở phiên giao dịch
• Hỗ trợ đặt chỗ và dịch vụ sử dụng cho khách yêu cầu trực tiếp hoặc khách yêu cầu thông qua bộ phận khác như lễ tân, kinh doanh…Ghi nhận thông tin đặt chỗ: tên khách hàng, bàn sử dụng, ngày đến, ngày đi, món ăn/ thức uống/ dịch vụ sử dụng…
• Tính năng hỗ trợ đặt tiệc/ hội nghị
• Theo dõi sơ đồ bàn trên phần mềm
• Tra cứu thông tin về bảng giá bán lẻ nhanh chóng, kịp thời.
• Quản lý lượng hàng theo từng kho, điểm bán hàng; điều chuyển hàng hóa giữa các kho.
• Hỗ trợ gộp bill, tách bill, chuyển bill thanh toán vào trong tiền phòng, bộ phận khác
• Hỗ trợ công cụ thao tác tại Bếp/ Quầy pha chế
• Dựa vào Menu và Sơ đồ bàn đã được khai báo, Phục vụ order món trực tiếp trên máy POS hoặc trên thiết bị cầm tay.
• Quản lý định lượng của từng món ăn, thức uống; tự động tạo phiếu xuất nguyên vật liệu theo định lượng
• Lập và in các giao dịch hóa đơn bán lẻ (tự tính tiền hàng theo giá bán lẻ, lấy chiết khấu …. Ghi nhận tiền khách hàng trả và tiền phải trả lại khách hàng).
• Thiết lập và quản lý chính sách bán lẻ: giảm giá, chiết khấu…
• Thanh toán bằng nhiều cách (Tiền mặt, Thẻ ngân hàng, công nợ, chuyển về phòng….)
• Lập và in danh sách các loại tiền nộp khi đóng ca
• Lập kế hoạch và tổ chức lên thực đơn. Cập nhật và theo dõi định lượng vật tư. Theo dõi tồn kho. Báo cáo và nộp chi phí về bộ phận kế toán….
• Tự động đẩy hóa đơn bán lẻ về phiếu xuất kho để quản lý kho hàng, hỗ trợ lên được các báo cáo kho hàng
• Quản lý ăn sáng:

• Các mẫu báo cáo: Báo cáo doanh thu bán hàng theo nhân viên; Doanh thu bán hàng hằng ngày; Báo cáo bán hàng theo mặt hàng; Báo cáo thanh toán hàng ngày; …

8. BỘ PHẬN SPA

Phục vụ khách hàng các dịch vụ liên quan đến spa, thu tiền và xuất hoá đơn cho khách, báo cáo doanh thu hàng ngày và nộp doanh thu lên phòng kế toán.

• Thiết lập danh sách máy tính (các outlet của Spa), nhân viên. Khai báo phân quyền kiểm soát thao tác của nhân viên (không cho phép sửa đổi giá, sửa đổi các giao dịch đã bán…tránh gian lận trong làm việc)
• Lập và in phiếu mở phiên (quầy), biên bản giao tiền. Có tính năng tự động mở phiên giao dịch
• Hỗ trợ đặt chỗ và dịch vụ sử dụng cho khách yêu cầu trực tiếp hoặc khách yêu cầu thông qua bộ phận khác như lễ tân, kinh doanh…Ghi nhận thông tin đặt chỗ: tên khách hàng, dịch vụ sử dụng, ngày đến, ngày đi……
• Theo dõi kế hoạch phòng Spa trên phần mềm
• Tra cứu thông tin về bảng giá bán lẻ nhanh chóng, kịp thời.
• Cập nhật thông tin dịch vụ khách hàng
• Hỗ trợ gộp bill, tách bill, chuyển bill thanh toán vào trong tiền phòng, bộ phận khác
• Quản lý định lượng của từng dịch vụ; tự động tạo phiếu xuất nguyên vật liệu theo định lượng
• Lập và in các giao dịch hóa đơn bán lẻ (tự tính tiền hàng theo giá bán lẻ, lấy chiết khấu …. Ghi nhận tiền khách hàng trả và tiền phải trả lại khách hàng).
• Thiết lập và quản lý chính sách bán lẻ: giảm giá, chiết khấu…
• Thanh toán bằng nhiều cách (Tiền mặt, Thẻ ngân hàng, công nợ, chuyển về phòng….)
• Lập và in danh sách các loại tiền nộp khi đóng ca
• Cập nhật và theo dõi định lượng vật tư. Theo dõi tồn kho. Báo cáo và nộp chi phí về bộ phận kế toán….
• Tự động đẩy hóa đơn bán lẻ về phiếu xuất kho để quản lý kho hàng, hỗ trợ lên được các báo cáo kho hàng.
• Mẫu báo cáo:

10. BỘ PHẬN MUA HÀNG (PURCHASING)

Quản lý việc mua hàng với nhiều tiêu thức khác nhau và theo dõi các khoản nợ phải trả của từng đối tượng, hợp đồng, đơn hàng…lập kế hoạch mua hàng, thanh toán các khoản nợ cho nhà cung cấp được đầy đủ, đúng hẹn và chính xác

• Quản lý thông tin nhà cung cấp
• Xây dựng hệ thống nhà cung cấp theo nhiều cấp
• Theo dõi kế hoạch mua hàng
• Theo dõi quy trình mua hàng
• Căn cứ vào “Kế hoạch mua hàng” và nhu cầu vật tư ở thời điểm hiện tại của từng bộ phận, các bộ phận sẽ tiến hành lập “Phiếu yêu cầu mua hàng (PR)”
• Cập nhật Báo giá nhà cung cấp
• Phần mềm hỗ trợ Bảng so sánh giá Nhà cung cấp. Người dùng đưa ra quyết định chọn Nhà cung cấp.
• Cập nhật Đơn đặt hàng/ Hợp đồng mua
• Hệ thống báo cáo: Báo cáo đơn đặt hàng mua theo thời gian giao hàng; Sổ theo dõi đơn đặt hàng mua; Báo cáo chi tiết hợp đồng mua theo mặt hàng; …

11. BỘ PHẬN NHÂN SỰ – CHẤM CÔNG – TÍNH LƯƠNG

Hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và quản lý thông tin cá nhân một cách rõ ràng, cụ thể. Đồng thời hệ thống hỗ trợ nhà quản trị theo dõi, đánh giá đúng năng lực thực tế của nhân sự, góp phần . Trợ giúp các công việc trong quản lý nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, hồ sơ nhân viên, theo dõi chi tiết phát sinh thông tin nhân sự, đánh giá nhân sự. Theo dõi và tính chi tiết các khoản lương, thưởng, thuế thu nhập và các biến động từ đó đưa ra bức tranh toàn cảnh về tình hình nhân sự và chất lượng lao động trong doanh nghiệp.

Tuyển dụng

• Phục vụ công việc Tuyển dụng nhân sự và đánh giá hiệu quả thành công của các lần tuyển dụng.
• Tạo kho lưu trữ hồ sơ ứng viên phục vụ cho các lần tuyển dụng tiếp theo
• Báo cáo thống kê, phân tích tình hình tuyển dụng (số lượng ứng viên tham gia phỏng vấn/thi tuyển, số lượng ứng viên… theo kế hoạch tuyển dụng, theo vị trí tuyển dụng…).

Quản lý Nhân sự

• Quản lý thông tin của CBNV từ lúc bắt đầu vào công ty làm việc.
• Theo dõi những thay đổi, biến động của từng cán bộ nhân viên trong quá trình làm việc
• Cung cấp tổng quan tình hình nhân sự toàn công ty
• Báo cáo theo dõi nhân sự như: Báo cáo phân tích & tổng hợp nhân sự (theo chi nhánh, bộ phận, giới tính, độ tuổi…)
• Báo cáo và cảnh báo nhân sự như: Báo cáo nhân viên có ngày sinh trong tháng, Báo cáo những hợp đồng lao động sắp hết hạn trong kỳ…

Quản lý Đào tạo

• Theo dõi kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới, nhân viên đã làm việc tại công ty nhằm nâng cao chất lượng chuyên môn.
• Ghi nhận kết quả đào tạo, đánh giá chất lượng nhân sự
• Cảnh báo các ràng buộc liên quan đến chi phí đào tạo khi xử lý các trường hợp nghỉ việc (nếu có)
• Báo cáo thống kê đào tạo (Số lượng nhân viên tham gia đào tạo theo kế hoạch đào tạo, khóa đào tạo; Số lượng nhân viên không đạt kiểm tra sau đào tạo…).

Quản lý Đánh giá nhân viên

• Theo dõi các chỉ tiêu cần phải đạt được theo từng vị trí, chức danh đảm nhiệm
• Đánh giá nhân sự theo các tiêu chí đánh giá của doanh nghiệp được thiết lập trên phần mềm
• Cơ sở đề xuất thưởng phạt cho nhân viên
• Ghi nhận kết quả đánh giá và lưu trữ theo từng hồ sơ CBNV
• Báo cáo đánh giá, xếp loại nhân viên, Báo cáo đề xuất thưởng phạt,….

Quản lý Theo dõi bảo hiểm xã hội

• Theo dõi danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, quá trinh tăng giảm, điều chỉnh thông tin
• Theo dõi danh sách nhân viên hưởng chế độ ốm đau, thai sản
• Cung cấp đầy đủ biểu mẫu, báo cáo theo quy định của Nhà nước về Bảo hiểm xã hội.

Quản lý Cấp phát đồng phục, CCDC

• Dự toán ngân sách cần chuẩn bị cho việc mua sắm đồng phục
• Theo dõi quá trinh cấp phát và thu hồi đồng phục
• Báo cáo theo dõi nhập xuất tồn đồng phục

Quản lý Chấm công

• Ghi nhận công làm việc của nhân viên chính xác, xử lý đúng các trường hợp đi trễ, về sớm, tăng ca, nghỉ phép,…tránh gây tranh cãi trong nội bộ doanh nghiệp.
• Hạn chế thao tác can thiệp chỉnh sửa công, đảm bảo tính công bằng
• Tạo bảng công cuối tháng nhanh chóng
• Báo cáo quản lý ngày công, đi trễ về sớm, tăng ca; Báo cáo quản lý phép; Cảnh báo quá giờ làm thêm, nghỉ quá ngày phép quy định,…
• Hỗ trợ chấm công, xin nghỉ phép, quản lý thông tin nhân sự trên nền tảng App

Quản lý Tính lương

• Kết nối được dữ liệu công để tính lương cho người lao động.
• Hỗ trợ nhiều phương án tính lương đáp ứng các đơn vị có nhiều bộ phận, nhiều cách tính lương khác nhau
• Thao tác tính lương cuối tháng nhanh chóng, chính xác
• Theo dõi biến động lương của từng nhân viên, từng bộ phận qua các thời kỳ
• Báo cáo: Bảng lương, Bảng tạm ứng lương, Lập bảng thu nhập (chuyển qua ngân hàng), Bảng chi tiết thuế thu nhập cá nhân, Tờ khai thuế thu nhập cá nhân, Bảng kê thu nhập chịu thuế,…

12. BỘ PHẬN TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN THEO VAS

Kết nối dữ liệu hữu cơ với các phân hệ khác . Cập nhật, xây dựng kế hoạch quản trị tài chính, doanh thu, chi phí.  Tập hợp dữ liệu để lên hệ thống báo cáo tài chính, báo cáo thuế, báo cáo nộp cấp trên và báo cáo quản trị

• Theo dõi kế hoạch doanh thu, chi phí
• Kế toán vốn bằng tiền:
  • Quản lý các khoản thu/ chi/ tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng theo từng loại tiền (VND, USD, EUR…) bằng cách lập và in các Phiếu chi tiền mặt/ Phiếu thu tiền mặt/ Báo nợ ngân hàng (Ủy nhiệm chi)/ Báo có ngân hàng trên chương trình
  • Xử lý và theo dõi thu/ chi/ tạm ứng theo đối tượng, hóa đơn, hợp đồng
  • Theo dõi hạn mức tín dụng, khế ước vay

• Kế toán mua hàng – công nợ phải trả
  
  • Phiếu nhập mua/ nhập khẩu (kiêm phiếu nhập kho)
  • Phiếu chi phí mua hàng
  • Phiếu chi/ báo nợ ngân hàng (ủy nhiệm chi)
  • Ghi chú: Chức năng in Ủy nhiệm chi theo mẫu của nhiều ngân hàng; Chức năng duyệt trực tiếp trên các chứng từ bằng trạng thái chứng từ (chờ duyệt/ đã duyệt, chờ hoàn thiện/ đã hoàn thiện/ đã khóa/ đã hủy)

• Kế toán bán hàng – công nợ phải thu
  • Hóa đơn bán hàng (kiêm phiếu xuất kho)
  • Phiếu thu/ báo có ngân hàng
  • Ghi chú: Chức năng in hóa đơn trực tiếp từ chương trình; Chức năng duyệt trực tiếp trên các chứng từ bằng trạng thái chứng từ (chờ duyệt/ đã duyệt, chờ hoàn thiện/ đã hoàn thiện/ đã khóa/ đã hủy)