Kinh doanh Xổ số Kiến thiết

Đặc điểm chung của các ngành Xổ Số là địa bàn, phạm vi sản xuất kinh doanh phân tán tại nhiều địa điểm, khu vực khác nhau (văn phòng & các văn phòng đại diện…). Do vậy, ngoài nhu cầu của khách hàng, thì khi xây dựng giải pháp BRAVO tiến hành tư vấn các giải pháp tổ chức, phân luồng dữ liệu để thuận tiện trong các công tác nghiệp vụ, chặt chẽ trong việc quản lý các vấn đề phát sinh và tổng hợp mọi hoạt động trong hệ thống tổ chức sản xuất kinh doanh của khách hàng.

a. Mô hình tổ chức cập nhật và khai thác dữ liệu hệ thống:

Như đã đề cập, do các địa điểm sử dụng phần mềm dàn trải theo các vùng địa lý nên BRAVO cần xây dựng một hệ thống dữ liệu kết hợp giữa giải pháp dữ liệu đồng bộ và phân tán nhằm đảm bảo tính tức thời của dữ liệu (phục vụ các vấn đề kế thừa, theo dõi và quản lý dữ liệu phát sinh) và tính liên tục của dữ liệu. 

• Sơ đồ

• Mô tả:

Tại trụ sở chính:

​+ Cài đặt 01 phần mềm BRAVO bao gồm “chương trình chạy” và “cơ sở dữ liệu” trên máy chủ (Server).

+ Tại các phòng ban, các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy Client) sẽ được khai báo (tên máy, ID người dùng) và được cài các “chương trình chạy” để người dùng cập nhật thông tin, dữ liệu vào phần mềm.

+ Các User sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan. Mỗi bộ phận sẽ có thiết kế layout (giao diện) riêng phù hợp với nghiệp vụ quản lý của từng bộ phận.

 Tại chi nhánh và các văn phòng đại diện:

​+ Cài đặt phần mềm BRAVO chỉ bao gồm “chương trình chạy” (không bao gồm “cơ sở dữ liệu”) trên các máy Client của các bộ phận, user tham gia sử dụng phần mềm để cập nhật và truyền nhận dữ liệu online về phần mềm trên máy chủ tại trụ sở chính.

+ Các user được phân cấp, phân quyền nhằm đảm bảo tính độc lập, trách nhiệm khi cập nhật dữ liệu vào hệ thống.

(Khuyến cáo: để đảm bảo về tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì BRAVO khuyến cáo trang bị thêm một máy chủ dự phòng, máy chủ backup phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: thay thế server chính vận hành hệ thống và back up dữ liệu của phần mềm. Trên server chính và server backup tích hợp các ổ cứng vật lý tương đương).

b. Phân nhóm các lớp dữ liệu người dùng tại từng địa điểm sử dụng:

Ngoài việc kế thừa dữ liệu phát sinh trong hệ thống thì tại từng phòng ban có những nghiệp vụ riêng, độc lập và đôi khi là bảo mật với các phòng ban khác. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành, thao tác trên phần mềm thì BRAVO chia giao diện người dùng theo từng lớp (Layout). Cụ thể:

c. Tổ chức, bóc tách cơ sở dữ liệu phần mềm

Để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý và tổng hợp dữ liệu phát sinh tại từng địa điểm vận hành phần mềm, thì BRAVO tư vấn theo các phương án tổ chức dữ liệu phù hợp với từng quy mô của doanh nghiệp. Theo đó, trên cơ sở dữ liệu của phần mềm (database) sẽ được chia nhỏ theo các khay dữ liệu (gọi là khay đơn vị cơ sở) tương ứng với từng điểm sử dụng để nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu phát sinh tại từng điểm. Và có 01 khay dữ liệu tổng hợp đóng vai trò tổng hợp/ hợp nhất dữ liệu phát sinh toàn hệ thống. 

d. Kết nối dữ liệu với thiết bị di động:

Phần mềm cho phép truy cập báo cáo nhanh từ các thiết bị di động như Smartphone, Tablet,. Bằng Apps của BRAVO phát triển kết nối với CSDL từ Server của Công ty giúp Ban lãnh đạo xem nhanh các thông tin cần thiết về hoạt động của Công ty

d. Xử lý các nghiệp vụ đặc thù của sản xuất kinh doanh

• Bộ phận Kế hoạch phát hành

Xây dựng kế hoạch phát hành năm cho từng loại vé . Theo dõi quá trình phát hành xuất vé đi các Văn phòng Đại diện, Đại lý. Thực hiện đặt hàng in và gia công vé, bao bì. Các công việc được thực hiện ngay trên phần mềm BRAVO giúp cho bộ phận phát hành có thể quản lý chính xác tình hình xuất vé, nhận vé trả về. Chuyển số liệu sang các bộ phận kế toán để tiếp tục tác nghiệp.

Các công việc chính trong quy trình:

– Lập và quản lý Kế hoạch phát hành Vé;

– Theo dõi tình hình nhập Vé đặt về;

– Theo dõi cơ cấu giải thưởng đối với từng loại vé;

– Theo dõi gia công vé từ các nhà cung cấp bên ngoài, theo dõi chi tiết đối tượng nhận gia công, số lượng, loại vé, ngày giao nhận;

– Lập phiếu xuất phát hành cho các Đại lý để quản lý số lượng phát hành theo từng loại Vé, bộ vé, đối tượng…;

– Nhập số liệu Vé trả từ Đại lý báo về để làm cơ sở chốt số Vé trả;

– Chia sẻ số liệu phát hành với Bộ phận Kế toán để theo dõi nhập kho;

– Liên kết số liệu giữa các bộ phận Tài chính để xem những thông tin liên quan;

– Cập nhật số lượng kiểm đếm Bước 2 để xác định chính xác số Vé trả về và lưu vào cơ  sở dữ liệu trung tâm để chia sẻ sang các bộ phận khác, tiếp tục tác nghiệp;       

– Lập các Báo cáo so sánh kế hoạch và thực tế phát sinh;

– Thực hiện các tác vụ chuyển số liệu sang bộ phận khác theo từng phần cần chia sẻ ngay trên phần mềm BRAVO bằng các công cụ tự động;

– Chuyển Báo cáo quản trị phục vụ cho lãnh đạo công ty.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

Cập nhật đại lý trả vé Bước 1 nhanh

Phân phối vé xổ số Truyền thống: Bravo cho ra bảng gợi ý để NSD tham khảo. Sau khi thực hiện chia vé ngoài excel, NSD copy vào chương trình theo cấu trúc file Bravo cung cấp để thực hiện công việc rút cùi vé trúng

Chia dây vé xổ số truyền thống

• Bộ phận Phúc tra

Thực hiện kiểm soát và phúc tra tình hình Vé trúng thưởng toàn công ty với các nghiệp vụ như phân công, phúc tra,…. Sau đó, chuyển số liệu sang các bộ phận liên quan để tiếp tục tác nghiệp.

Các công việc chính trong quy trình:

– Cập nhật phúc tra vé trúng thưởng truyền thống, bóc, cào;

–  Thực hiện điều cùi vé trúng thưởng;

–  Phân công trả thưởng;

– Lập các bảng kê tổng hợp/ chi tiết phúc tra;

– Cập nhật, theo dõi kết quả vé trúng;

– Chia sẻ số liệu để thực hiện Báo cáo quản trị cho lãnh đạo và làm nguồn đầu vào để bộ phận Kế toán thực hiện tạo các chứng từ Kế toán;

– Xây dựng các bảng dữ liệu, đối chiếu và tìm kiếm giúp cho bộ phận phúc tra có thể kiểm tra và lập các Báo cáo so sánh ngay trên phần mềm.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO

Điều cùi vé trúng thưởng

•  Bộ phận Trả thưởng

Thực hiện trả thưởng vé trúng thưởng sau khi đã thực hiện chốt số liệu phúc tra trên phạm vi toàn công ty với các nghiệp vụ như giải thưởng, loại vé trả thưởng, bảng kê trả thưởng,…. Sau đó, chuyển số liệu sang các bộ phận liên quan để tiếp tục tác nghiệp.

Các công việc chính trong quy trình:

– Cập nhật danh sách trúng thưởng theo từng đối tượng;

–  Phân loại trả thưởng theo nhiều hình thức khác nhau;

– Các công cụ tự động được tạo ra nhằm giúp cho việc liên kết số liệu từ nhiều nguồn khác nhau để tính số liệu trả thưởng chính xác;

– Lập các phiếu chi trả thưởng, phiếu lĩnh tiền, phiếu ủy quyền trả thưởng…;

– Khai báo những tiêu chí tính toán trả thưởng để chương trình tự động tính và lập bảng kê trả thưởng;

– Chia sẻ số liệu để thực hiện Báo cáo quản trị cho lãnh đạo và làm nguồn đầu vào để bộ phận Kế toán thực hiện tạo các chứng từ Kế toán;

– Xây dựng các bảng dữ liệu, đối chiếu và tìm kiếm giúp cho bộ phận phúc tra có thể kiểm tra và lập các Báo cáo so sánh ngay trên phần mềm.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO

Danh mục giài trả thưởng Vé truyền thống

Trả thưởng Vé truyền thống

Kết quả Vé bóc

• Quản lý tại văn phòng Đại diện – Chi nhánh

Các công việc chính trong quy trình:

– Quản lý thực hiện Biên nhận tiền, Giấy nhận tiền trúng thưởng vé xổ số cho các Đại lý và thực hiện tạo chứng từ kế toán (Phiếu thu/ phiếu chi) tự động theo mặc định đã được khai báo sẵn cho các nghiệp vụ, nhằm giúp cho Văn phòng công ty thừa kế được chứng từ kế toán tại VPĐD ngay lập tức;

– Tổng hợp trả thưởng vé trúng thưởng cho từng kí hiệu hoặc tổng hợp;

– Theo dõi chi tiết tồn kho các Đại lý;

– Cập nhật thường xuyên số lượng vé Đại lý trả bước1 và bước 2 (tùy theo nhiệm vụ Văn phòng công ty giao cho VPĐD được thực hiện bao nhiêu bước);

– Cập nhật doanh thu đến hạn của các loại hình vé xổ số và tự động tạo ra các chứng từ tiêu thụ tự động xác định doanh thu;

– Cập nhật doanh thu khi nộp tiền của các loại hình vé Bóc, Cào và tự động tạo ra các chứng từ tiêu thụ tự động xác định doanh thu;

– Thực hiện lập và in các giấy tờ trên phần mềm: Giấy báo nộp tiền bán vé XSKT, Bảng phân bổ vé KTTT phát hành cho Tổng đại lý, Biên bản xác nhận công nợ…;

– Liên kết số liệu với Văn phòng Công ty qua mạng Internet.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

Giao diện màn hình cảnh báo

Đại lý trả vé bước 1 – Biên bản

Tiêu thụ vé truyền thống

Giấy nhận tiền vé trúng thưởng xổ số

• Bộ phận Nhân sự – tiền lương

Đây là phần hành quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Bravo8 tích hợp quản lý nhân sự nhằm phục vụ yêu cầu quản lý thông tin nhân sự, quản lý tuyển dụng, kế hoạch đào tạo khen thưởng, kỷ luật, quản lý công văn, hồ sơ, lịch hẹn tính lương trong doanh nghiệp…Và giúp cho bộ phận quản lý nhân sự có thể cân đối, tập hợp nguồn lực theo nhiều tiêu chí khác nhau tại bất kỳ thời điểm nào.

​Các công việc chính trong quy trình:

– Quản lý và cập nhật các dữ liệu việc lập kế hoạch và quá trình tuyển dụng kể từ khi phát sinh nhu cầu đến khâu ký hợp đồng với nhân viên;

– Cập nhật, lưu trữ hồ sơ, lý lịch trích ngang, hợp đồng lao động, các hệ số tính lương chi tiết đến từng nhân viên trong công ty;

– Theo dõi quá trình công tác, ngày phép, nghỉ chế độ quan hệ gia đình, trình độ chuyên môn, quá trình đào tạo;

– Cập nhật, kiểm soát và lưu trữ các Quyết định bổ nhiệm, thay đổi chức danh, lương năng suất, vị trí công tác v.v…;

– Quản lý và thông báo kịp thời kỳ nâng lương, hợp đồng lao động, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm xã hội;

– Theo dõi quá trình thực hiện chế độ Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm tai nạn lao động và các khoản chi nghĩa vụ theo quy định cho CBCNV trong toàn công ty;

– Tính lương, các khoản phụ cấp, BHXH – Y tế, thuế thu nhập cho cán bộ nhân viên và tự động hạch toán các khoản đó theo từng bộ phận ứng với khoản mục phí khác nhau;

– Tìm kiếm thông tin và truy xuất liên kết số liệu với các phòng ban khác, báo cáo chi tiết, đầy đủ, kịp thời thông tin cho lãnh đạo.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

Quản lý hồ sơ nhân sự

Bảng lương CBNV

Tỷ lệ chi lương nhân viên trong tháng

• Bộ phận Kế toán – Tài chính

Đây là phần hành cốt lõi của mọi hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Quản lý tài chính là một phần của hệ thống quản trị tổng thể doanh nghiệp nhằm quản lý các giải pháp về tài chính, nghiệp vụ kế toán và hệ thống Báo cáo tài chính của doanh nghiệp… Từ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát chặt chẽ và đánh giá tình hình tài chính của mình trên nhiều góc độ khác nhau để đưa ra nhưng quyết định hợp lý.

Các công việc chính trong quy trình:

– Quản lý các luồng tiền luân chuyển;

– Quản lý mua vật tư, xuất hóa đơn doanh thu các loại;

– Quản lý hàng tồn kho;

– Quản lý Kê khai, tính Thuế trên nhiều tiêu thức và loại khác nhau;

– Thừa kế số liệu từ các bộ phận khác để lập các chứng từ kế toán như: nhập vé, kiểm đếm;

– Lập các báo cáo theo quyết định mới nhất của ngành Xổ số;

– Sử dụng các công cụ tự động trên BRAVO để tạo các số liệu và đối chiếu: Tạo hóa đơn ghi nhận doanh thu tự động, tạo phiếu chi…;

– Thực hiện lập và in hóa đơn đặc thù ngay trên phần mềm;

– Liên kết số liệu với các bộ phận liên quan thừa kế và kiểm tra đối chiếu dữ liệu.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

 Hợp đồng tiền gửi

Cách thức tổ chức báo cáo

Bảng cân đối kế toán

Thuyết minh Báo cáo Tài chính

• Một số báo cáo đặc thù

Vé số Truyền trống

– Kế hoạch phân bổ vé truyền thống;

– Báo cáo rút cùi theo Văn phòng;

– Báo cáo doanh thu vé truyền thống;

– Báo cáo doanh thu bước 1;

– Báo cáo thu hồi vé;

– Báo cáo thừa thiếu sau bước 2;

– Biểu đồ tình hình tiêu thụ vé;

– So sánh doanh thu và tỷ lệ tiêu thụ;

– So sánh tăng/ giảm doanh thu theo kỳ;

– ……….

Vé số Bóc: 

– ​Bảng kê xuất kho vé bóc;

– Biểu đồ tình hình tiêu thụ vé bóc;

– Bảng tổng hợp trả thưởng vé bóc;

– Thống kê vé bóc;

– Tỷ lệ trả thưởng theo cơ cấu bộ vé;

– So sánh doanh thu và tỷ lệ tiêu thụ;

– ………..

Vé số Cào:

– Bảng kê trả thưởng vé Cào bằng chuyển khoản;

– Bảng kê trả thưởng vé Cào khách vãng lai bằng tiền mặt;

– Bảng kê trả thưởng vé Cào với đại lý bằng tiền mặt;

– Bảng kê trả thưởng vé Cào;

– Bảng tổng hợp giải nhất vé Cào – Theo ngày mở thưởng;

– Bảng tổng hợp giải nhất vé Cào – Theo bộ phận;

– Quyết toán trả thưởng vé Cào;

– ………….

Vé Lô tô

– Tạo ngày mở thưởng vé lô tô;

– Bảng thanh toán vé trúng thưởng với đại lý bằng tiền mặt (LT);

– Bảng kê trả thưởng vé xổ số lô tô(mẫu mới);

– Bảng tổng hợp và bàn giao vé trúng thưởng vé xổ số lô tô;

– Thông báo quyết toán trả thưởng vé XSKT(Lô tô – được duyệt);

– Thông báo quyết toán trả thưởng vé XSKT(TT+Bóc+Lô tô CN gởi về);

– Thông báo quyết toán trả thưởng vé XSKT(TT + Bóc+ Lô tô được duyệt);

– …………

Báo cáo kiểm tra

– Kiểm tra số lượng theo xuất khó;

– Kiểm tra sốp lượng theo seri phân vé;

– Bảng kê tổng hợp chi phí trả thưởng bằng tiền mặt tại VPCT (Tổng hợp );

– Nhập vé báo về (Tổng hợp );

– Bảng tổng hợp trả thưởng toàn công ty (Mẫu 1);

– Bảng tổng hợp trả thưởng toàn công ty (Mẫu 2);

– Bảng kê tổng hợp trả thưởng (Tổng hợp).