Phần mềm BRAVO ứng dụng tại các đơn vị SXKD Thiết bị điện dân dụng

1.   Giải pháp sử dụng liên phòng ban

Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp BRAVO (ERP- VN) được thiết kế và sử dụng cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh thiết bị điện dân dụng. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành phần mềm và đảm bảo tính bảo mật giữa các phòng ban, BRAVO sẽ thiết kế riêng cho mỗi phòng ban hoặc thậm chí là mỗi vị trí người sử dụng các “layout” cụ thể. Mỗi “layout” sẽ quy định về giao diện, các tính năng, nghiệp vụ, dữ liệu, báo cáo phù hợp với vị trí người sử dụng. “Layout” là lớp giao diện mà người sử dụng sẽ thao tác với các tính năng, hệ thống dữ liệu của phần mềm. Lớp cơ sở dữ liệu giữa các “layout” sẽ dùng trên một cơ sở dữ liệu để đảm bảo dữ liệu giữa các bộ phận phòng ban có tính liên kết và kế thừa với nhau:

–    Layout Administrator

–    Layout Ban Giám Đốc công ty

–    Layout Bộ phận Bán hàng sỉ/ lẻ

–    Layout Bộ phận Đấu thầu

–    Layout Bộ phận Mua hàng

–    Layout Bộ phận Kho hàng

–    Layout Bộ phận Tài chính – Kế toán

–    Layout Kế toán trưởng

–    Layout Quản lý Nhân sự

–    Layout Chấm công – Tính lương

2.   Một số quy trình quản lý nghiệp vụ trên giải pháp phần mềm Bravo áp dụng cho doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh thiết bị điện dân dụng

(a) Quy trình quản lý nghiệp vụ bán hàng

–  Lập và theo dõi kế hoạch doanh số bán hàng

Chương trình hỗ trợ khai báo kế hoạch doanh số bán hàng theo nhiều chỉ tiêu: kỳ (tháng/quy/năm), vùng kinh doanh/nhóm/nhân viên kinh doanh, loại hàng/mặt hàng, kênh bán, loại khách hàng/khách hàng, số lượng, giá trị….

Từ đó, chương trình hỗ trợ báo cáo so sánh giữa khai báo kế hoạch và thực hiện (theo nhiều dạng báo cáo biểu đồ khác nhau).

–  Chính sách bảng giá bán

Bảng giá được phê duyệt của cấp lãnh đạo sẽ được cập nhật vào chương trình. Theo đó, giá bán sẽ tự động áp vào báo giá, đơn hàng bán, giúp cho chính sách giá được áp dụng đồng nhất, tăng tính kiểm soát và giảm thiểu sai sót.

–  Quản lý hạn mức nợ đối với kênh bán sỉ

Chương trình hỗ trợ cho khai báo hạn mức nợ cho từng loại khách hàng/mã khách hàng cụ thể. Từ đó, chương trình hỗ trợ cảnh báo và thông tin khi duyệt đơn hàng bán.

–  Quản lý quy trình đấu thầu và theo dõi thực hiện hợp đồng trúng thầu.

• Quy trình hồ sơ đấu thầu

• Quy trình hồ sơ trúng thầu

• Thông tin hồ sơ: Mã hồ sơ, File scan kết quả hồ sơ, Xác nhận vận hành, Phê duyệt mẫu, Type test, Firmware, Phần cứng.
• Theo dõi Hợp đồng Đấu thầu:

             + Thương thảo hợp đồng

             + Ký hợp đồng

             + % tạm ứng hợp đồng (bảo lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng, đề nghị tạm ứng)

             + Theo dõi sản xuất, kiểm định (xin lịch kiểm định từ phòng Quản lý chất lượng)

             + Thông báo chứng kiến kiểm định, lấy mẫu

             + Phối hợp CĐT thực hiện chứng kiến kiểm định, lấy mẫu

             + Xác định lịch hoàn thành lô hàng, thời gian kiểm định hoàn tất (XSX, phòng Quản lý chất lượng, Kho vật tư)

             + Liên hệ hãng vận chuyển lên lịch giao hàng (Kho vật tư)

             + Phiếu yêu cầu xuất kho

             + Thông báo giao hàng; bảng kê quy cách đóng gói hàng hóa, số lượng container

             + Thủ tục giao hàng

             + Liên hệ kết quả thử nghiệm mẫu

             + Xuất hóa đơn theo yêu cầu CĐT (lịch phân bổ của CĐT)

             + Chứng nhận số lượng, chất lượng; chứng nhận bảo hành bảo trì; chứng nhận xuất xưởng; yêu cầu xuất kho; ĐNTT.

• Hợp đồng liên danh: Yêu cầu Hồ sơ mở thầu, liên danh để đạt các yêu cầu cần thiết cụ thể
• Hợp đồng theo lô, dự án: khi giá trị đơn hàng giá trị lớn hoặc theo yêu cầu khách hàng.
• Hợp đồng bảo trì: Theo dõi hết hạn và xúc tiến hợp đồng bảo trì.
• Đơn hàng bán lẻ: Báo giá, thanh toán trước khi thực hiện.

–  Quản lý quy trình bán hàng kênh bán sỉ, kênh bán lẻ

• Theo dõi quy trình bán hàng

• Lập và theo dõi các công việc xúc tiến báo giá
• Lập và theo dõi tình hình thực hiện đơn hàng

–  Quy trình tiếp nhận và theo dõi các khiếu nại khách hàng

• Lập Phiếu tiếp nhận thông tin của khách hàng
• Sổ theo dõi thông tin phản hồi của khách hàng
• Phiếu chuyển thông tin của khách hàng
• Giải quyết thông tin và thông báo

(b) Quản lý chất lượng

–  Quy trình kiểm tra đánh giá nguyên vật liệu/bán thành phẩm đầu vào

• Tiếp nhận yêu cầu kiểm nghiệm của bộ phận mua hàng
• Thực hiện kiểm nghiệm theo bô tiêu chí (Tiêu chuẩn) của nguyên vật liệu
• Theo dõi đánh giá kết quả kiểm nghiệm (Theo dõi danh mục lỗi)

–  Quy trình kiểm tra mẫu trong sản xuất

• Tiếp nhận yêu cầu kiểm nghiệm Thành phẩm/ Bán thành phẩm các công đoạn trong sản xuất
• Thực hiện kiểm nghiệm theo bộ tiêu chuẩn
• Theo dõi đánh giá kết quả kiểm nghiệm

–  Quy trình kiểm tra trước khi xuất

• Tiếp nhận yêu cầu kiểm nghiệm hàng xuất từ bộ phận bán hàng
• Theo dõi kiểm nghiệm toàn bộ hàng trước khi xuất
• Theo dõi xử lý kết quả kiểm nghiệm

–  Theo dõi kiểm định công tơ điện tư theo ĐLVN 39: 2012

• Chi tiết chức năng

             + Tiếp nhận yêu cầu và lập phiếu yêu cầu kiểm định. Hỗ trợ in, kết xuất file Phiếu yêu cầu kiểm định theo mẫu;

             + Hỗ trợ kết nối thông tin từ Phần mềm kiểm định (kết nối qua database, kết nối qua excel).

–  Quản lý thiết bị đo lường

• Thống kê thiết bị đo lường (tên thiết bị, mã số thiết bị, chu kỳ kiểm định, ngày kiểm định, ngày đến hạn kiểm định, hình thức kiểm định, chứng nhận kiểm định, ghi chú).
• Tính năng thông báo thiết bị sắp hết hạn kiểm định để lên kế hoạch thực hiện kiểm định – hiệu chuẩn.

(c) Bảo hành sản phẩm

–  Quy trình bảo hành sản phẩm

–  Chi tiết chức năng

• Xây dựng danh mục lỗi;
• Xây dựng danh mục nguyên nhân lỗi;
• Chương trình hỗ trợ quét mã vạch sản phẩm để kiểm tra lịch sử thông tin sản phẩm, thông tin bán hàng, thông tin bảo hành (như số ID, tên sản phẩm, lô sản xuất, hợp đồng số, ngày xuất bán, ngày bảo hành…);
• Chương trình hỗ trợ truy xuất được nguồn gốc nguyên vật liệu sản xuất của sản phẩm;
• Theo dõi tiến độ bảo hành và hoàn trả;
• Hỗ trợ báo cáo thống kê bảo hành.

(d) Quản lý phát triển sản phẩm 

Lưu trữ thông tin sản phẩm phát triển, hồ sơ thiết kế (model, phiên bản phần cứng, phiên bản Firmware, mô tả tính năng…), thông tin kỹ thuật linh kiện trong việc mua hàng và sản xuất. Từ đó, chương trình hỗ trợ tra cứu hồ sơ theo nhiều chỉ tiêu.

(e) Quản lý sản xuất

–  Quy trình chứng từ sản xuất

–  Chi tiết chức năng

• Theo dõi lập kế hoạch sản xuất
• Theo dõi kế hoạch vật tư (Nhu cầu nguyên liệu cần cho sản xuất)
• Theo dõi xuất nguyên vật liệu (Cảnh báo tình huống xuất vượt định mức)
• Theo dõi tiến độ từng công đoạn, cảnh báo lệnh quá hạn chưa hoàn thành
• Thống kê số lượng sản phẩm hoàn thành đạt chất lượng, số lượng hàng hư hỏng.
• Hệ thống báo cáo phân tích sản xuất+