Phần mềm BRAVO ứng dụng tại đơn vị sản xuất ván MDF

1. Mô hình cài đặt phần mềm

• Giải pháp BRAVO 8R2 (ERP-VN) có 02 mô hình cài đặt phần mềm bao gồm mô hình cài đặt dữ liệu tập trung Online và mô hình dữ liệu phân tán – đồng bộ định kỳ.
• Đối với các Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất ván MDF, các nhà máy sản xuất và khối văn phòng thường tập trung, có hạ tầng kết nối Internet được đồng bộ (trường hợp có nhiều nhà máy/ văn phòng tại nhiều địa điểm) nên để dữ liệu được cập nhật/ kiểm soát tức thời, BRAVO sẽ thực hiện mô hình cài đặt phần mềm dữ liệu tập trung Online.
  • Tại trụ sở chính (hoặc nơi mà Doanh nghiệp chọn đặt máy chủ – có thể là các datacenter) sẽ cài đặt phần mềm BRAVO 8 gồm chương trình chạy và cơ sở dữ liệu tổng thể.
  • Tại các bộ phận/ phòng ban: các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy Client) sẽ được khai báo (tên máy, ID người dùng) và được cài các “chương trình phần mềm” để người dùng cập nhật thông tin, dữ liệu vào phần mềm.
• Các User sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan. Mỗi user người dùng/ nhóm user người dùng hoặc bộ phận sẽ có thiết kế layout (giao diện) riêng phù hợp với nghiệp vụ quản lý của từng người sử dụng hoặc bộ phận.
• Với Mô hình quản lý trạm cân, tại mỗi Trạm cân sẽ bao gồm bao gồm chương trình chạyvàdữ liệu cân độc lập của mỗi Trạm cân. Dữ liệu cân tức thời sẽ được lưu tại máy chủ ở mỗi Trạm cân, định kỳ theo thời gian đã được setup trên hệ thống phần mềm sẽ truyền về Server tại Văn phòng Công ty thông qua đường truyền Internet.
• Giải pháp phần mềm BRAVO 8R2 cho phép kết nối các địa điểm từ xa thông qua hệ thống đường truyền Internet với yêu cầu cơ bản về đường truyền (mạng ADSL thông dụng). Dữ liệu được lưu tập trung trên Server sẽ được backup định kỳ hoặc liên tục thông qua cơ chế backup tự động của phần mềm.

(Khuyến cáo: để đảm bảo về tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì BRAVO khuyến cáo trang bị thêm một máy chủ dự phòng, máy chủ backup phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: thay thế server chính vận hành hệ thống và back up dữ liệu của phần mềm. Trên server chính và server backup tích hợp các ổ cứng vật lý tương đương và cấu hình theo các giải pháp Raid ổ cứng: Raid 0, Raid 1, Raid 10).

2. Giải pháp sử dụng liên phòng ban

Giải pháp phần mềm BRAVO 8R2 được thiết kế và sử dụng cho tất cả các bộ phận/ phòng ban trong Doanh nghiệp theo một quy trình khép kín, cho phép sự liên kết và kế thừa dữ liệu giữa các bộ phận/ phòng ban để phục vụ công tác quản lý và hỗ trợ thao tác nghiệp vụ được nhanh chóng, chính xác.

Mỗi bộ phận/ hoặc thậm chí là mỗi vị trí người sử dụng sẽ được thiết kế riêng các “layout”, mỗi “layout” sẽ quy định về giao diện, các tính năng, nghiệp vụ, dữ liệu, báo cáo dữ liệu phù hợp với vị trí người sử dụng.

Một số layout chính bao gồm:

3. Một số Quy trình nghiệp vụ trên giải pháp BRAVO 8R3 áp dụng cho Doanh nghiệp sản xuất ván MDF

a. Quy trình quản lý mua hàng

• Khi tiếp nhận thông tin đề nghị cấp phát vật tư từ các bộ phận, trưởng bộ phận Mua hàng thực hiện thay đổi trạng thái trên hệ thống để phản hồi thông tin về cho bộ phận đề nghị.

• Bên cạnh đó, phần mềm BRAVO sẽ tham chiếu sơ đồ nhân viên để phân cấp duyệt chứng từ theo người lập yêu cầu mua hàng.
• Xét duyệt phân trạng thái theo nhiều cấp duyệt:

• • Trưởng Bộ phận đề nghị → Bp. Kỹ thuật → Bp. Kế toán → Ban Lãnh đạo;
  • Ban Lãnh đạo thực hiện duyệt trên BRAVO Apps.

• Hệ thống ghi nhận trạng thái duyệt và xử lý:

• • Đồng ý: tự động chuyển phiếu yêu cầu qua cấp duyệt tiếp theo;
  • Từ chối: hiển thị ô phản hồi và ghi nhận lý do sau đó tự động trả kết quả về cấp duyệt trước;
  • User nhận được phản hồi từ chối sẽ được hệ thống cảnh báo đỏ trên giao diện phần mềm.

Giao diện Cập nhật “Hồ sơ đấu thầu”

• Nhân viên mua hàng thực hiện cập nhật “Hồ sơ đấu thầu” được phân thành nhiều hình thức và các mẫu in đính kèm sẽ được thiết kế form mẫu tùy theo từng hình thức.

• Các hình thức đấu thầu – Mỗi hình thức đều có thể đính kèm file cứng hoặc hình ảnh tài liệu cần thiết kèm theo.

• • Mua sắm nhỏ lẻ

• •  Báo giá cạnh tranh

Giao diện cập nhật “Báo giá Nhà cung cấp”

• Tiến hành cập nhật “Báo giá nhà cung cấp” trên phần mềm để theo dõi và thực hiện so sánh.

• Sau khi đã có “Báo giá”, nhân viên tiến hành cập nhật “Hồ sơ mua hàng”, bao gồm nhiều chỉ tiêu để đánh giá và lựa chọn Nhà cung cấp

• Đánh giá được phân theo nhiều chỉ tiêu (tham chiếu từ “Danh mục đánh giá hồ sơ đấu thầu”), khi chọn chức năng “Lấy hồ sơ đánh giá” → các nội dung liên quan tự động hiển thị theo chỉ tiêu đã chọn.
• Tại đây có thể tổng hợp nhiều Nhà cung cấp và có thể đánh giá một cách trực quan.
• Có thể đính kèm file cứng hoặc các hình ảnh tài liệu quan trọng liên quan

b. Quy trình quản lý trạm cân

Form Chứng từ “Phiếu cân” trên phần mềm Bravo

• Theo dõi chi tiết thông tin “Phiếu cân”: “Phiếu cân” sẽ không cho phép thực hiện sửa/ xóa sau khi người dùng lưu chứng từ:

• • Ngày cân (theo ngày hệ thống);
  • Số phiếu (tự động tăng);
  • Biển số xe (tự động cập nhật thông tin theo dữ liệu phân tích từ Camera);
  • Người bán (chọn từ danh mục đối tượng);
  • Mã hàng (chọn từ danh mục nguyên vật liệu);
  • ĐVT (tự động nhảy theo mã hàng);
  • Khối lượng tổng;
  • Hình ảnh xe vào (lấy từ camera).

• Xe hàng đổ hàng vào bãi Kho NVL, nhân viên Kho NVL được cài đặt App BRAVO trên máy PDA, chọn vào “Phiếu cân” theo biển số xe, cập nhật thông tin đánh giá chất lượng → thông tin này sẽ được cập nhật bổ sung vào “Phiếu cân” vừa được chọn.

c. Quy trình quản lý kinh doanh

Giao diện cập nhật “Báo giá, Chào hàng”

• Từ yêu cầu của khách hàng, BP. Kinh doanh tiến hành báo giá (dựa vào giá trị, định mức giá).

• Cấp Trưởng, Phó phòng tiến hành duyệt giá sau đó chuyển tiếp đến cho Ban Lãnh đạo phê duyệt và hoàn thành “Báo giá, chào hàng” trước khi gửi cho khách hàng.
• Sau khi đã đàm phán, thỏa mãn điều kiện bán hàng, hạn mức công nợ và đã được xét duyệt đơn hàng, nhân viên tiến hành cập nhật “Đơn đặt hàng/ Hợp đồng bán” (thừa kế dữ liệu từ “Báo giá, chào hàng”).

• Dựa vào Đơn hàng/ Hợp đồng bán, nhân viên kinh doanh kiểm tra tình hình tồn kho và xử lý cân đối hàng hóa để đảm bảo giao hàng đúng tiến độ cho Khách hàng theo điều khoản của Đơn hàng/ Hợp đồng bán.

Giao diện cập nhật “Lệnh xuất hàng”/ “Lệnh điều chuyển”

• Nếu “Lệnh xuất hàng” và “Lệnh điều chuyển” được thông qua, thông tin sẽ chuyển trực tiếp để Kho thành phẩm chuẩn bị xuất hàng.
• Cập nhật và theo dõi “Packing List” để bổ sung và đính kèm thông tin khi xuất hàng trong trường hợp là hàng xuất khẩu.

• Thực hiện theo dõi tiến độ giao hàng và tiến độ thực hiện đơn hàng: hiển thị bằng % hoàn thành

Theo dõi Hàng bán bị trả lại:

• Trong trường hợp hàng bán trả lại, Bp. Kinh doanh tiếp nhận công văn trả hàng từ Khách hàng và cập nhật theo dõi, xử lý trên phần mềm.
• Tiến hành cập nhật biên bản xử lý hàng trả lại. Đính kèm biên bản xử lý (công văn nhập kho ký gửi, biên bản bán hàng cho khách hàng khác…).
• Nhân viên tiến hành đánh giá chất lượng hàng trả lại.
• Kho thực hiện các nghiệp vụ liên quan và nhận hàng, Bp. Kế toán kết hợp hoàn thiện quy trình và thực hiện các nghiệp vụ ghi nhận công nợ khách hàng, Bp. Kinh doanh sẽ tiếp nhận thông tin và kiểm soát quá trình. Từ đó lên được các Báo cáo thống kê – phân tích hàng bán bị trả lại.

d. Quy trình quản lý thống kê sản xuất

Giao diện Cập nhật “Khối lượng sản xuất”

• Căn cứ vào tình hình sản xuất thực tế trong ngày, nhân viên tại Bp. Thống kê sản xuất tại từng Nhà máy sẽ cập nhật chi tiết “Khối lượng sản xuất” hàng ngày.

• Cập nhật “Khối lượng sản xuất” với các thông tin chi tiết được phân chia thành nhiều Tab dữ liệu khác nhau, cụ thể như sau:

• • Tab “Tình hình sản xuất”: thống kê số lượng đạt, số lượng bóng khí, số lượng loại, số lượng hao hụt, số lượng điều chỉnh của từng loại thành phẩm.

• • Tab “Tiêu hao sản xuất”: Cập nhật chi tiết số liệu tiêu hao của từng nguyên liệu để sản xuất từng thành phẩm
  • Tab “Tình hình dừng máy”: Cập nhật thông tin, tình trạng dừng máy
  • Tab “Sản xuất chà bóng”: Cập nhật chi tiết thông tin số lượng chà bóng
  • Tab “Tiêu hao chà bóng”: Cập nhật chi tiết số liệu tiêu hao của từng nguyên liệu để thực hiện chà bóng
  • Tab “Sản xuất keo”: Cập nhật chi tiết thông tin số lượng sản xuất keo
  • Tab “Tiêu hao keo”: Cập nhật chi tiết số liệu tiêu hao của từng nguyên liệu để sản xuất keo
  • Tab “Sản xuất FOR”: Cập nhật chi tiết thông tin số lượng sản xuất FOR
  • Tab “Tiêu hao FOR”: Cập nhật chi tiết số liệu tiêu hao của từng nguyên liệu để sản xuất FOR

Báo cáo chi tiết tình hình sản xuất

Báo cáo Thống kê tiêu hao nguyên liệu hằng ngày

e. Quy trình quản lý kho vật tư, nguyên liệu

Giao diện KCS nguyên liệu đầu vào

• Người dùng đánh giá chất lượng gỗ thu mua và xác định được % phế phẩm hoặc % giảm trừ (chọn 1 trong 2 chỉ tiêu phế phẩm hoặc giảm trừ), chương trình phần mềm sẽ tự xác định % chính phẩm đồng thời tự động tính trọng lượng phế phẩm (hoặc trọng lượng giảm trừ) và trọng lượng chính phẩm.

• Khi cập nhật chứng từ Nhập kho, nhân viên Kho sử dụng công cụ link dữ liệu để thừa kế dữ liệu Phiếu cân/ Phiếu nghiệm thu/ Đơn hàng.

• Kho vật tư, nguyên liệu sẽ theo dõi “Lệnh sản xuất thành phẩm” để nắm bắt các vật tư, nguyên liệu sản xuất cần dùng, để theo dõi trong quá trình xuất kho vật tư, nguyên liệu.
• Nhân viên phụ trách tại Kho vật tư, nguyên liệu cập nhật chứng từ xuất kho phục vụ sản xuất.
• Chứng từ xuất kho sẽ bao gồm các thông tin chi tiết về vật tư, nguyên liệu xuất: mã vật tư, tên vật tư, đơn vị tính, số lượng, số lượng quy đổi (nếu có), vị trí xuất của từng vật tư để theo dõi nhập – xuất – tồn kho theo vị trí.

Mô tả Sơ đồ kho thực tế trên phần mềm BRAVO:

f. Quy trình quản lý kho thành phẩm

Khởi tạo Mã vạch sản xuất trên phần mềm BRAVO

• Form Tem Barcode sẽ được thiết kế theo yêu cầu của Công ty

• Thông tin theo dõi chi tiết “Phiếu nhập thành phẩm”: loại thành phẩm nhập kho, chi tiết số lượng nhập kho của từng thành phẩm, mã kiện hàng – mã vạch sản xuất, vị trí lưu kho.

• Kho Thành phẩm sẽ theo dõi “Lệnh xuất hàng” (đối với trường hợp bán hàng nội địa) hoặc “Lệnh điều chuyển” (đối với trường hợp bán hàng xuất khẩu) để thực hiện xuất thành phẩm đi bán.
• Khi thực hiện xuất hàng đi bán, Kho Thành phẩm sẽ cập nhật chứng từ xuất thành phẩm, trên từng chứng từ xuất thành phẩm sẽ xác định chính xác xuất theo Lệnh xuất hàng/ Lệnh điều chuyển nào → Theo dõi tiến độ thực hiện theo Lệnh xuất hàng/ Lệnh điều chuyển, từ đó sẽ theo dõi được tiển độ thực hiện Đơn hàng/ Hợp đồng bán.