Phần mềm BRAVO ứng dụng tại đơn vị Sản xuất thép Xây dựng

1. Tổ chức cơ sở dữ liệu phần mềm

Đặc điểm chung của các doanh nghiệp sản xuất là địa bàn, phạm vị sản xuất kinh doanh phân tán tại nhiều địa điểm, khu vực khác nhau (văn phòng, nhà máy, kho bán hàng, chi nhánh,…). Do vậy, ngoài nhu cầu của khách hàng, thì khi xây dựng giải pháp BRAVO tiến hành tư vấn các giải pháp tổ chức, phân luồng dữ liệu để thuận tiện trong các công tác nghiệp vụ; chặt chẽ trong việc quản lý các vấn đề phát sinh và tổng hợp mọi hoạt động trong hệ thống tổ chức sản xuất kinh doanh của khách hàng.

a. Mô hình tổ chức cập nhật và khai thác dữ liệu hệ thống

Như đã đề cập, do các địa điểm sử dụng phần mềm dàn trải theo các vùng địa lý, nên BRAVO cần xây dựng một hệ thống dữ liệu kết hợp giữa giải pháp dữ liệu đồng bộ và phân tán nhằm đảm bảo tính tức thời của dữ liệu (phục vụ các vấn đề kế thừa, theo dõi và quản lý dữ liệu phát sinh) và tính liên tục của dữ liệu (nhằm đảm bảo việc bán hàng và sản xuất phải liên tục khi có sự cố về kết nối, giảm độ trễ trong các giao dịch cần tính liên tục như bán hàng, nhập hàng…)

• Mô hình dữ liệu

Mô hình kết nối dữ liệu

Mô tả:

Tại trụ sở chính:

+ Cài đặt 01 phần mềm BRAVO bao gồm “chương trình chạy” và “cơ sở dữ liệu” trên máy chủ (Server).

+ Tại các phòng ban, các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy Client) sẽ được khai báo (tên máy, ID người dùng) và được cài các “chương trình chạy” để người dùng cập nhật thông tin, dữ liệu vào phần mềm.

+ Các User sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan. Mỗi bộ phận sẽ có thiết kế layout (giao diện) riêng phù hợp với nghiệp vụ quản lý của từng bộ phận.

Tại nhà máy và các chi nhánh:

+ Cài đặt phần mềm BRAVO chỉ bao gồm “chương trình chạy” (không bao gồm “cơ sở dữ liệu”) trên các máy Client của các bộ phận, user tham gia sử dụng phần mềm để cập nhật và truyền nhận dữ liệu online về phần mềm trên máy chủ tại trụ sở chính.

+ Các user được phân cấp, phân quyền nhằm đảm bảo tính độc lập, trách nhiệm khi cập nhật dữ liệu vào hệ thống.

(Khuyến cáo: để đảm bảo về tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì BRAVO khuyến cáo trang bị thêm một máy chủ dự phòng, máy chủ backup phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: thay thế server chính vận hành hệ thống và back up dữ liệu của phần mềm. Trên server chính và server backup tích hợp các ổ cứng vật lý tương đương và cấu hình theo các giải pháp Raid ổ cứng: Raid 0, Raid 1, Raid 10).

b. Phân nhóm các lớp dữ liệu người dùng tại từng địa điểm sử dụng:

Ngoài việc kế thừa dữ liệu phát sinh trong hệ thống thì tại từng phòng ban có những nghiệp vụ riêng, độc lập và đôi khi là bảo mật với các phòng ban khác. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành, thao tác trên phần mềm thì BRAVO chia giao diện người dùng theo từng lớp (Layout). Cụ thể:

c. Tổ chức, bóc tách cơ sở dữ liệu phần mềm

Để doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý và tổng hợp dữ liệu phát sinh tại từng địa điểm vận hành phần mềm thì BRAVO tư vấn theo các phương án tổ chức dữ liệu phù hợp với từng quy mô của doanh nghiệp. Theo đó, trên cơ sở dữ liệu của phần mềm (database) sẽ được chia nhỏ theo các khay dữ liệu (gọi là khay đơn vị cơ sở) tương ứng với từng điểm sử dụng để nhận, lưu trữ và xử lý dữ liệu phát sinh tại từng điểm. Và có 01 khay dữ liệu tổng hợp đóng vai trò tổng hợp/hợp nhất dữ liệu phát sinh toàn hệ thống. 

2. Xử lý các nghiệp vụ đặc thù của sản xuất kinh doanh

Quản lý chất lượng các thành phẩm phôi thép:

• Mục đích để kiểm soát chất lượng các thành phẩm phôi thép thành phẩm và truy vết dữ liệu khi phát sinh sự cố về chất lượng sản phẩm khi phân phối ra thị trường.
• Các công việc chính bao gồm: Cập nhật thông tin tiêu chuẩn chất lượng; Cập nhật thông tin quy cách sản phẩm; Cập nhật thông tin quy định thông số sản phẩm; Cập nhật thông tin thành phần hóa học; Cập nhật chứng nhận chất lượng phôi.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

Cập nhật thông tin Mac thép

Cập nhật thông tin mẻ phôi

Cập nhật thông tin quy cách sản phẩm

Quản lý chất lượng các thành phẩm cán thép (thép thanh, thép cuộn)

• Khi các sản phẩm cán thép được sản xuất xong và chạy ra khỏi băng tải, cán bộ bộ phận trực thuộc tiến hành các công đoạn kiểm tra chất lượng và đóng bó nhập kho. 
• Các công việc chính bao gồm: Tạo thông tin và in Etiket theo từng bó (cuộn) thép; Phiếu kiểm tra cơ lý tính; Phiếu chứng chỉ chất lượng; Biên bản xử lý sản phẩm không phù hợp; Phiếu tích kê bán hàng. 

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

Cập nhật thông tin và in phiếu Etiket 

Biên bản xử lỗi sản phẩm không phù hợp

Phiếu cân Tích kê bán hàng

Quản lý kho thành phẩm cán thép:

• Với đặc tính sản phẩm cồng kềnh và chiếm nhiều diện tích, do vậy từ thời điểm nhập kho đến khi xuất kho, các sản phẩm phải được sắp xếp một cách khoa học theo các vị trí được quy định trong kho nhằm tăng cường hiệu quả và thời gian nhập xuất, kiểm kê hàng hóa. 
• Các công việc chính bao gồm: Quản lý nhập xuất tồn kho bằng mã vạch trên Etiket; Quản lý nhập xuất tồn kho theo vị trí; Kiểm kê kho bằng thiết bị PDA.

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

Quản lý Nhập xuất tồn kho theo vị trí

Xuất hàng hóa theo Etiket

Quản lý bán hàng:

•  Các công việc bán hàng, xuất khẩu được tiến hành tại văn phòng (trụ sở chính, các chi nhánh) và việc xuất hàng, giao hàng được tiến hành tại nhà máy. Do vậy, phần mềm cần giải quyết các yêu cầu cao về độ chính xác trong công tác xử lý đơn hàng/hợp đồng bán, tính liên tục trong quá trình xuất hàng.
• Tại văn phòng, cán bộ kinh doanh có thể kiểm soát và theo dõi lưu lượng hàng hóa sản xuất (qua các tiến trình thống kê sản xuất), tồn kho khả dụng (các sản phẩm có khả năng bán được). Tuy nhiên, ngoài các chức năng tự động của hệ thống thì trong quy trình vận hành, doanh nghiệp phải ấn định các mốc thời gian hoàn thiện dữ liệu giữa các địa điểm sử dụng.
• Theo đó, công việc sản xuất thường diễn ra liên lục và cần phải ấn định thời điểm chốt số liệu sản xuất của từng ngày để các bộ phận kinh doanh kế thừa, nắm bắt được sản lượng thực tế của ngày hôm đó => làm căn cứ xây dựng đơn hàng, làm lệnh xuất hàng. (Ví dụ: quy định trước 8h hàng ngày các bộ phận sản xuất tại nhà máy phải cập nhật, hoàn thiện dữ liệu sản xuất của ngày hôm trước để kinh doanh thực hiện các công đoạn bán hàng).
• Từ thời điểm kinh doanh hoàn thiện đơn hàng/hợp đồng và lập các “lệnh giao hàng” thì dữ liệu sẽ phải được hiển thị tức thời tại Kho, nhà cân và kế toán nhà máy để lập các thủ tục giao hàng cho khách. Do vậy, ngoài yếu tố công nghệ hỗ trợ của phần mềm, phần cứng thì doanh nghiệp cũng cần trang bị hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin (máy chủ, đường truyền internet, hệ thống điện) để đảm bảo tính liên tục của quá trình sản xuất kinh doanh. 

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO:

Đơn đặt hàng

Lệnh xuất hàng

Tích kê bán hàng

Đặc thù mua hàng:

• Nghiệp vụ mua hàng thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của phòng Mua hàng (hoặc phòng Vật tư). Tuy nhiên, quy trình vận hành lại liên đới tới tất cả các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Vì vậy, việc ứng dụng phần mềm vào Quản lý mua hàng cũng cần phải tách nhiệm vụ, phạm vi ứng dụng tại từng bộ phận, phòng ban.
• Xử lý đề nghị/yêu cầu mua: tại từng điểm sử dụng phần mềm (văn phòng, nhà máy, chi nhánh), mọi bộ phận sẽ lập các loại “đề nghị/yêu cầu mua vật tư” qua bản cứng (theo form mẫu quy định của doanh nghiệp) => mục đích để giảm tải các loại dữ liệu dư thừa và hạn chế tối đa lượng người dùng tương tác trên phần mềm.
• Sau khi được trưởng bộ phận (hoặc người phụ trách) xác nhận, phê duyệt thì sẽ được chuyển về một bộ phận chính (ví dụ Phòng Kỹ thuật Cơ điện, Phòng Tổ chức) để tổng hợp các loại đề nghị/yêu cầu mua vật tư và cập nhật vào phần mềm. Bộ phận này sẽ căn cứ vào các yếu tố của vật tư (tồn tức thời, tồn khả dụng, dự trữ,…) để phê duyệt các đề nghị mua => các đề nghị được phê duyệt, chấp nhận sẽ được hiển thị trên màn hình dữ liệu tại Phòng Vật tư (mua hàng) tại Trụ sở chính/văn phòng đại diện.
• Tại phòng Mua hàng, cán bộ phụ trách mua hàng kiểm tra, phê duyệt các đề nghị/yêu cầu mua vật tư và tiến hành các quá trình hỏi hàng/thu thập báo giá/so sánh báo giá để trình ban lãnh đạo công ty phê duyệt. Sau khi lãnh đạo phê duyệt, phòng Mua hàng tiến hành lập các đơn hàng/hợp đồng (theo nhà cung cấp, báo giá đã được lựa chọn) để tiến hành mua hàng.
• Trước khi hàng về tới điểm giao hàng, phòng Mua hàng lập các “thông báo nhập hàng” tới các bộ phận liên quan để chuẩn bị về người, về không gian địa lý phục vụ quá trình nhập kho. Khi Nhà cung cấp (NCC) giao hàng đến kho, cán bộ phòng Kỹ thuật kết thợp với phòng Quản lý chất lượng (QLCL) tiến hành kiểm tra hàng hóa. Nếu đạt tiêu chuẩn thì ký vào “Biên bản giao nhận hàng hóa” có chữ kỹ của Đơn vị giao hàng, bảo vệ nhà máy, phòng Kỹ thuật/QLCL và thủ kho sau đó tiến hành nhập kho. Nếu không đạt tiêu chuẩn, không cho nhập kho và trả hàng về NCC.
• Trên hệ thống, ngoài các bộ phận trực tiếp liên quan tới việc mua/nhập hàng thì các bộ phận đề nghị sẽ theo dõi được tiến độ, tình trạng nhập hàng để lập các “đề nghị cung ứng/xuất lĩnh vật tư” để bộ phận kho tiến hành xuất vật tư. 

Một số hình ảnh trên phần mềm BRAVO

Kiểm soát và phê duyệt đề nghị mua vật tư

Tập hợp báo giá nhà cung cấp

Lập đơn hàng/hợp đồng mua