Sản xuất Kinh doanh Ô tô

I.      TỔNG QUAN PHẦN MỀM

Giải pháp phần mềm BRAVO (ERP-VN) ứng dụng tại các doanh nghiệp trong lĩnh vực SẢN XUẤT – KINH DOANH Ô TÔ là một giải pháp quản trị tổng thể, hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc quản lý tất cả các nguồn lực của doanh nghiệp (nhân lực – tài lực – vật lực) cũng như trợ thủ đắc lực cho các bộ phận từ Tư vấn – kinh doanh, Mua hàng, Kế toán đến Điều hành sản xuất, Hành chính – Nhân sự… nhằm chia sẻ thông tin một cách hiệu quả thông qua quy trình xử lý công việc đã được quy chuẩn khi khảo sát và thiết kế phần mềm theo đặc thù của ngành sản xuất – kinh doanh Ô tô.

Phần mềm BRAVO được xây dựng trên cơ sở công nghệ .NET, ngôn ngữ lập trình C# cùng với cơ sở dữ liệu SQL Server và thiết kế mở (thiết kế 03 lớp). Do đó, khi đưa phần mềm vào vận hành trong doanh nghiệp thì mỗi bộ phận tham gia sử dụng sẽ được phân quyền truy cập, thao tác dữ liệu và sử dụng các tính năng cụ thể nhằm đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu khi mà tất cả cùng sử dụng chung trên một hệ thống. Hơn nữa, cùng với năng lực và kinh nghiệm triển khai của BRAVO nên cho phép dễ dàng tùy chỉnh hoặc thiết kế mở rộng các modules, tính năng, nghiệp vụ quản lý trên hệ thống phần mềm trong tương lai khi doanh nghiệp phát triển và có nhu cầu thay đổi nhằm phù hợp với thực tế.

II.    BÀI TOÁN ĐẶC THÙ CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT – KINH DOANH Ô TÔ

1.   Khái quát đặc thù doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh Ô tô

Doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh với sự tham gia của nhiều đơn vị (Showroom, Đại lý, Trụ sở chính, Nhà máy, Kho) cũng như nhiều bộ phận chức năng (Bộ phận Tư vấn bán hàng, Bộ phận Sửa chữa, Trung tâm Điều hành, Bộ phận Mua hàng, Bộ phận Kế toán – Tài chính, Bộ phận Hành chính – Nhân sự, Bộ phận Kho, Bộ phận Sản xuất) cùng phối hợp thực hiện một chuỗi các công việc từ sản xuất, kinh doanh và quản lý nội bộ hoạt động của doanh nghiệp.

Công tác sản xuất được thực hiện theo đơn đặt hàng/ hợp đồng là chủ yếu nên quá trình theo dõi từ giai đoạn kinh doanh, lên kế hoạch sản xuất, chuẩn bị vật tư sản xuất, thống kê sản xuất, nhập kho bán thành phẩm/ thành phẩm đều được gắn kết với đơn đặt hàng/ hợp đồng cụ thể. Chính vì đặc thù sản xuất này nên các công việc như chuẩn bị vật tư, lập kế hoạch cũng gặp những khó khăn nhất định khi lượng đơn hàng có thể nhiều hoặc ít tùy vào thời điểm kinh doanh.

2.   Phạm vi và quy trình vận hành hệ thống phần mềm

Các bước vận hành:

(1) Bộ phận Tư vấn bán hàng tại Showroom/ Đại lý tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng và sau quá trình đàm phán sẽ ghi nhận thông tin khách hàng, thông tin hợp đồng đã thỏa thuận với khách hàng cũng như chuyển hồ sơ khách hàng sang Trung tâm Điều hành tại Trụ sở chính.

(2) Trung tâm Điều hành tiến hành xử lý hồ sơ, tổng hợp đơn hàng/ hợp đồng từ nhiều Showroom/ Đại lý và điều phối với Nhà máy để tiến hành sản xuất/ lắp ráp cho kịp tiến độ giao hàng đã thỏa thuận.

(3) Nhà máy đề xuất nguyên liệu, nhận nguyên liệu từ kho, tiến hành nhập kho sau khi sản xuất hoàn tất và thống kê sản xuất: nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, giờ công, hiệu quả, năng suất…

(4) Bộ phận Mua hàng tại Trụ sở chính tiến hành mua hàng và nhập kho để đảm bảo nhu cầu tại từng bộ phận, nhu cầu tồn kho tối ưu và nhu cầu sản xuất.

(5) Bộ phận Sửa chữa tiếp nhận xe từ khách hàng, yêu cầu phụ tùng, nhận phụ tùng từ kho và tiến hành sửa chữa xe.

(6A,B,C) Doanh số bán hàng nhân viên kinh doanh, sản lượng sản xuất của công nhân tại Nhà máy và doanh số nhân viên kỹ thuật sửa chữa được tập hợp tại Bộ phận Hành chính – Nhân sự để tính lương.

(7A,B,C,D,E,F) Dữ liệu từ các bộ phận được chia sẻ, kế thừa tại Bộ phận Tài chính – Kế toán để thực hiện các công tác quản lý doanh thu, công nợ, chi phí…

3.   Mô tả một số quy trình nghiệp vụ đặc thù

BỘ PHẬN TƯ VẤN BÁN HÀNG

–        Quản lý, lưu trữ thông tin khách hàng

–        Lập bảng giá bán hàng theo mặt hàng, đơn vị áp dụng (showroom, đại lý, chi nhánh, khách hàng) và thời gian áp dụng

–        Quản lý quy trình từ khâu tiếp nhận yêu cầu, báo giá, đặt cọc, hợp đồng, hồ sơ, bàn giao xe…

–        Theo dõi số khung, số máy xuất bán

–        Theo dõi hợp đồng bảo hiểm

–        Theo dõi thời hạn bảo hành của từng xe

–        Quản lý hợp đồng bán phụ kiện

–        Theo dõi thực hiện bán hàng và thanh toán

–        Khai báo mức thưởng cho nhân viên bán hàng (theo định mức lũy tiến) và tính thưởng cho nhân viên theo thực tế (dựa vào thông tin trên hóa đơn)

–        Quản lý chăm sóc khách hàng mua xe

BỘ PHẬN MUA HÀNG

–        Quản lý từ mua nội địa với các mặt hàng như bình ắc quy, vỏ xe… đến mua nhập khẩu như các bộ linh kiện, phụ tùng…

–        Theo dõi ký quỹ để mở L/C phục vụ việc mua hàng

–        Phân bổ chi phí mua hàng cho hàng mua

–        Theo dõi hợp đồng, đơn hàng với nhà cung cấp

–        Theo dõi tiến độ giao hàng và công nợ

–        Theo dõi theo số khung, số máy của từng mặt hàng

–        Chương trình tính toán đưa ra báo cáo nhu cầu vật tư nhằm hỗ trợ người dùng đưa ra quyết định mua hàng kịp thời, hợp lý.

BỘ PHẬN KHO

–        Ngoài việc quản lý vật tư theo kho, nhóm vật tư, còn quản lý chi tiết theo số khung, số máy

–        Quản lý bộ linh kiện, lắp ráp/ rã bộ linh kiện.

BỘ PHẬN SẢN XUẤT

–        Lập Kế hoạch sản xuất, Lệnh sản xuất cho từng công đoạn: bao gồm sản xuất thùng cho ô tô tải hoặc lắp ráp ô tô

–        Thống kê số lượng sản phẩm hoàn thành theo từng công đoạn, từng ca làm việc…

–        Thống kê thời gian dừng theo từng ca, máy (dây chuyền) sản xuất

–        Thống kê tiêu hao: nguyên vật liệu chính (sắt, bộ linh kiện, bình ắc quy, ghế, vỏ…), sơn

–        Thống kê nhân công theo từng ca, từng công đoạn.

BỘ PHẬN SỬA CHỮA

–        Kiểm tra thông tin khách hàng, thông tin xe, tình trạng xe và ghi nhận Báo giá sửa chữa cho khách hàng

–        Lập Lệnh sửa chữa (RO) và Phiếu yêu cầu vật tư/ phụ tùng

–        Quản lý việc quyết toán sửa chữa

–        So sánh Quyết toán sửa chữa với Lệnh sửa chữa và Báo giá cho khách hàng

–        Quản lý chăm sóc khách hàng sử dụng dịch vụ.

BỘ PHẬN TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

–        Lập và theo dõi kế hoạch doanh thu, chi phí

–        Quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

–        Quản lý hạn mức tín dụng, khế ước vay

–        Quản lý công nợ phải trả/ phải thu

–        Tính giá vốn hàng bán

–        Theo dõi tồn kho theo số khung, số máy

–        Quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ

–        Tính giá thành dịch vụ sửa chữa

–        Tính giá thành sản xuất thùng (ô tô tải) và giá thành lắp ráp ô tô

–        Thực hiện các nghiệp vụ kế toán tổng hợp cuối kỳ

–        Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định hiện hành

BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ

–        Quản lý kế hoạch và thực hiện tuyển dụng

–        Quản lý đào tạo nhân viên

–        Quản lý thông tin nhân sự

–        Quản lý hợp đồng lao động

–        Theo dõi quá trình làm việc (thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật…)

–        Chấm công trực tiếp trên phần mềm và nhận dữ liệu chấm công từ file Ms.Excel

–        Tính lương theo sản lượng, doanh số bán hàng, doanh số nhân viên kỹ thuật

III.      GIẢI PHÁP PHẦN MỀM BRAVO^® TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SX – KD Ô TÔ

1.   Mô hình cái đặt phần mềm

Giải pháp BRAVO (ERP-VN) có thể hỗ trợ 02 mô hình cài đặt phần mềm khác nhau: mô hình cài đặt dữ liệu tập trung (Online – kết nối trực tuyến) và mô hình dữ liệu phân tán (Offline – đồng bộ định kỳ). Tuy nhiên, dựa trên kinh nghiệm đã triển khai cho các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất – kinh doanh Ô tô, các điểm sản xuất (Nhà máy) và kinh doanh (Văn phòng) thường được trang bị đầy đủ cơ sở hạ tầng kỹ thuật và đường truyền Internet đồng bộ nên để dữ liệu được cập nhật và kiểm soát tức thời, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý, BRAVO sẽ thực hiện mô hình cài đặt dữ liệu tập trung (Online).

Mô tả mô hình

TRỤ SỞ CHÍNH (hoặc nơi mà doanh nghiệp đặt máy chủ – có thể là các data center)

–        Trên máy chủ (Server) sẽ được cài đặt Phần mềm BRAVO^®7 bao gồm Chương trình phần mềm và Cơ sở dữ liệu.

–       Dữ liệu sẽ được phân vùng thành các đơn vị cơ sở (ĐVCS): Trụ sở chính, Chi nhánh, Showroom, Công ty con. Phần mềm hỗ trợ lên Báo cáo tài chính và Báo cáo thuế riêng cho từng đơn vị.

–        Chức năng điều chỉnh loại trừ tài khoản nội bộ và hợp nhất dữ liệu giúp nhà quản trị có thể xem được Báo cáo tài chính hợp nhất của toàn công ty.

SHOWROOM/ CHI NHÁNH/ CÔNG TY CON/ KHO/ NHÀ MÁY

–        Các máy tính được phép truy cập vào phần mềm (máy Client) sẽ được khai báo (tên máy, ID người dùng) và được cài các Chương trình phần mềm để người dùng truy cập và nhập liệu trực tuyến vào ĐVCS tương ứng trên máy chủ thông qua đường truyền mạng tốc độ cao.

–        Danh mục sử dụng chung cho cả hệ thống.

–        Không giới hạn số lượng máy con trong hệ thống mạng LAN của các địa điểm này.

Các User sẽ được quản lý, phân quyền chi tiết theo từng vai trò của người dùng tại các phòng ban liên quan. Mỗi user người dùng/ nhóm user người dùng hoặc bộ phận sẽ có thiết kế layout (giao diện) riêng phù hợp với nghiệp vụ quản lý của từng người sử dụng hoặc bộ phận. Giải pháp phần mềm BRAVO cho phép kết nối các địa điểm từ xa thông qua hệ thống đường truyền Internet với yêu cầu cơ bản về đường truyền (mạng ADSL thông dụng). Dữ liệu được lưu tập trung trên Server sẽ được backup định kỳ hoặc liên tục thông qua cơ chế backup tự động của phần mềm.

Khuyến cáo: Để đảm bảo tính ổn định, an toàn dữ liệu khi vận hành phần mềm thì BRAVO khuyến cáo trang bị thêm 01 máy chủ dự phòng (máy chủ backup) phục vụ cho hai nhiệm vụ chính: thay thế Server chính vận hành hệ thống và backup dữ liệu của phần mềm. Trên Server chính và Server backup tích hợp các ổ cứng vật lý tương đương và cấu hình theo các giải pháp Raid ổ cứng: Raid 0, Raid 1, Raid 10).

2. Giải pháp sử dụng liên phòng ban

Giải pháp phần mềm BRAVO được thiết kế và sử dụng cho tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh Ô tô. Do đó, để người dùng thuận tiện trong việc vận hành phần mềm và đảm bảo tính bảo mật giữa các phòng ban, BRAVO sẽ thiết kế riêng cho mỗi bộ phận hoặc thậm chí là mỗi vị trí người sử dụng các “layout” cụ thể. Mỗi “layout” sẽ quy định về giao diện, các tính năng, nghiệp vụ, dữ liệu, báo cáo phù hợp với vị trí người sử dụng. “Layout” là lớp giao diện mà người sử dụng sẽ thao tác với các tính năng, hệ thống dữ liệu của phần mềm. Lớp cơ sở dữ liệu giữa các “layout” sẽ dùng trên một cơ sở dữ liệu để đảm bảo dữ liệu giữa các bộ phận phòng ban có tính liên kết và kế thừa với nhau.

Một số layout chính bao gồm:

3.   Một số quy trình nghiệp vụ trên giải pháp phần mềm BRAVO áp dụng cho doanh nghiệp SX – KD Ô tô

a.     Quy trình nghiệp vụ bán hàng

(1) Lập bảng giá bán hàng (có ngày áp dụng bảng giá)

Khi có thay đổi về chính sách giá, người dùng lập bảng giá mới. Chương trình hỗ trợ kế thừa thông tin hàng hóa từ bảng giá cũ để nhập liệu nhanh, hỗ trợ tính toán giá mới dựa trên % so với giá hiện tại và đánh giá tỷ suất lợi nhuận.

(2) Lập báo giá gửi khách hàng sau khi nhận được yêu cầu mua hàng

Chương trình tự động kế thừa giá bán từ bảng giá hiện thời và phân quyền người dùng được phép/ không được phép điều chỉnh giá mặc định tùy theo yêu cầu quản trị.

(3) Lập hợp đồng bán/ đơn đặt hàng bán sau khi chốt được đơn giá và các điều khoản hợp đồng với khách hàng

Chương trình hỗ trợ thiết kế các mẫu in hợp đồng bán/ đơn đặt hàng bán theo mẫu của từng khách hàng. Quy trình tạo phiếu đều được duyệt qua các trạng thái để xác nhận giữa các cấp quản lý.

(4) Lập hồ sơ khách hàng chuyển cho Trung tâm Điều hành xử lý và yêu cầu tiến hành sản xuất/ lắp ráp với Nhà máy

(5) Lập hóa đơn bán hàng (kiêm phiếu xuất kho giao hàng)

Bộ phận Tư vấn bán hàng theo dõi tiến độ sản xuất thông qua Trung tâm Điều hành, khi đến lịch giao hàng thì tiến hành lập lệnh xuất kho để giao hàng cho khách hàng. Bộ phận Kho sẽ kế thừa lệnh này để hoàn thiện và tạo thành phiếu xuất kho. Bộ phận Kế toán sẽ kế thừa phiếu này để bổ sung thông tin kế toán và xuất hóa đơn cho khách hàng.

(6) Lập hồ sơ xuất xưởng để bàn giao xe cho khách hàng bao gồm hóa đơn bán hàng, hợp đồng bảo hiểm…

(7) Theo dõi thực hiện bán hàng thông qua hệ thống báo cáo:

• Báo báo theo dõi thực hiện đơn đặt hàng bán
• Báo cáo tồn kho khả dụng
• Báo cáo phân tích bán hàng
• Báo cáo công nợ phải thu theo hợp đồng, khách hàng, hạn thanh toán
• Báo cáo xe sắp hết hạn bảo hành
• Báo cáo xe sắp đến hạn bảo dưỡng
• …..

b.     Quy trình nghiệp vụ mua hàng

(1) Lập phiếu yêu cầu mua hàng khi các bộ phận có nhu cầu mua vật tư/ hàng hóa

Chương trình hỗ trợ tính toán số lượng cần mua dựa trên dữ liệu số lượng định mức, số lượng tồn kho tức thời, số lượng đã yêu cầu mua nhưng chưa hoàn thành, số lượng đơn hàng chưa thực hiện, số lượng tồn kho tối thiểu. Người lập phiếu ghi nhận số lượng mua chính xác tùy tình hình thực tế và chương trình phân quyền người dùng được phép điều chỉnh số lượng mua thực tế theo biên độ quy định so với số lượng cần mua.

(2) Lập hợp đồng mua/ đơn đặt hàng mua theo số lượng và giá đã được Ban Giám Đốc phê duyệt trên phiếu yêu cầu mua hàng

Chương trình hỗ trợ kế thừa dữ liệu hàng hóa từ phiếu yêu cầu mua hàng để nhập liệu nhanh và giảm sai sót.

(3) Lập phiếu nhập mua hàng (kiêm phiếu nhập kho hàng hóa)

Chương trình hỗ trợ kế thừa dữ liệu hàng hóa từ đơn đặt hàng mua để nhập liệu nhanh và giảm sai sót.

(4) Theo dõi thực hiện mua hàng thông qua hệ thống báo cáo:

• Báo cáo nhu cầu vật tư.
• Báo báo theo dõi thực hiện đơn đặt hàng mua.
• Báo cáo công nợ phải trả theo hợp đồng, nhà cung cấp, hạn thanh toán.
• ….

c.     Quy trình dịch vụ sửa chữa

(1) Lập phiếu yêu cầu sửa chữa sau khi tiếp nhận xe khách hàng vào xưởng, kiểm tra hiện trạng xe và ghi nhận biện pháp xử lý tạm thời

Một số thông tin theo dõi về khách hàng bao gồm Ngày giờ xe vào, Khách hàng, Biển số, Hiệu xe, Dòng xe, Số khung, Số máy, Số VIN, Loại máy, Màu, Đời xe, Số Km…

Ngoài ra, chương trình theo dõi thêm các thông tin như Tổ kiểm tra, Cố vấn dịch vụ để hỗ trợ tính doanh số kỹ thuật và lương cố vấn kỹ thuật.

(2) Lập báo giá dịch vụ sửa chữa

Chương trình hỗ trợ kế thừa dữ liệu khách hàng từ phiếu yêu cầu sửa chữa để nhập liệu nhanh và giảm sai sót.

(3) Lập lệnh sửa chữa (RO) sau khi khách hàng xác nhận đồng ý báo giá

Chương trình hỗ trợ kế thừa dữ liệu khách hàng và vật tư/ dịch vụ từ báo giá sửa chữa để nhập liệu nhanh và giảm sai sót.

(4) Lập phiếu yêu cầu vật tư/ phụ tùng, nhận vật tư/ phụ tùng từ Bộ phận Kho và tiến hành sửa chữa

(5) Lập phiếu quyết toán sửa chữa sau khi hoàn tất việc sửa chữa

Chương trình hỗ trợ kế thừa dữ liệu khách hàng và vật tư/ dịch vụ từ lệnh sửa chữa để nhập liệu nhanh và giảm sai sót. Người dùng ghi nhận thêm các vật tư/ dịch vụ phát sinh tùy theo tình hình thực tế.

(6) Lập hóa đơn dịch vụ sửa chữa

Chương trình hỗ trợ kế thừa dữ liệu tổng chi phí sửa chữa từ phiếu quyết toán sửa chữa để nhập liệu nhanh và giảm sai sót.

Mẫu form cập nhật hóa đơn dịch vụ sửa chữa

(7) Theo dõi thực hiện dịch vụ sửa chữa thông qua hệ thống báo cáo:

• Báo cáo lịch sử sửa chữa xe
• Báo báo thống kê xe vào xưởng hàng tuần
• Báo cáo đánh giá tình hình thực hiện RO
• Báo cáo phiếu quyết toán sửa chữa chưa xuất hóa đơn
• ….