Mục lục
Thị trường kinh tế sôi động, kéo theo mối quan hệ lao động cũng càng trở nên phức tạp và đa dạng hơn đòi hỏi phải được điều chỉnh bằng các quy phạm pháp luật rõ ràng và minh bạch. Hiện tại thì hợp đồng lao động vẫn là công cụ pháp lý quan trọng nhất để ghi nhận sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động, đồng thời là căn cứ để xác định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý của 2 bên trong suốt quá trình hợp tác. Bước sang năm 2026, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của thời kỳ chuyển đổi số, hợp đồng lao động điện tử đã trở thành một hình thức giao kết được khuyến khích sử dụng và ngày càng trở nên phổ biến. Để có thể áp dụng được thuận lợi, yêu cầu đặt ra cho các chủ thể trong quan hệ lao động phải hiểu đúng, áp dụng đúng và tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật có liên quan.
1. Khái niệm và vai trò của hợp đồng lao động
Hợp đồng lao động được hiểu là sự thỏa thuận giữa người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ) về việc làm có trả công. Trong đó NLĐ cam kết thực hiện công việc theo sự quản lý, điều hành và giám sát của NSDLĐ, còn người sử dụng lao động có nghĩa vụ trả lương và bảo đảm các điều kiện làm việc theo thỏa thuận và theo quy định của pháp luật. Bản chất pháp lý của hợp đồng lao động không chỉ thể hiện ở sự thỏa thuận về mặt ý chí mà còn thể hiện ở tính ràng buộc pháp lý, buộc các bên phải thực hiện đúng và đầy đủ các cam kết đã giao kết.
Hợp đồng lao động đóng vai trò như “xương sống” trong mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động:
- Xác lập quyền và nghĩa vụ của cả người lao động và người sử dụng lao động. Khi có tranh chấp, đây là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để giải quyết.
- Là minh chứng đảm bảo các quyền lợi hợp pháp của người lao động như: tiền lương, thời giờ làm việc – nghỉ ngơi, bảo hiểm, điều kiện an toàn lao động, chế độ khi chấm dứt hợp đồng…
- Hợp đồng lao động giúp thiết lập trật tự quản lý lao động, xác định rõ trách nhiệm của người lao động và hạn chế các rủi ro pháp lý phát sinh trong quá trình sử dụng lao động.
- Là căn cứ để nhà nước thực hiện và kiểm soát pháp luật lao động, kiểm tra việc tuân thủ quy định về bảo hiểm xã hội, thuế, và các chính sách liên quan.
Căn cứ theo quy định tại bộ Luật Lao động số 45/2019/QH14, hợp đồng lao động được thiết lập theo các nguyên tắc cơ bản cơ bản như sau:
- Nguyên tắc tự nguyện, bình đẳng, thiện chí, hợp tác và trung thực. Theo đó, các bên tham gia giao kết hợp đồng phải hoàn toàn tự nguyện, không bị ép buộc, đe dọa hay lừa dối, đồng thời có quyền tự do thỏa thuận về nội dung hợp đồng trong khuôn khổ pháp luật cho phép. Nguyên tắc bình đẳng được thể hiện ở việc các bên có vị thế pháp lý ngang nhau khi giao kết hợp đồng, dù trên thực tế người sử dụng lao động thường có lợi thế hơn về kinh tế và quản lý.
- Nguyên tắc bảo đảm không trái với các quy định mang tính bắt buộc của pháp luật lao động. Đặc biệt là các quy định liên quan đến tiền lương tối thiểu, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, an toàn vệ sinh lao động và các chế độ bảo hiểm bắt buộc.
2. Những quy định quan trọng về hợp đồng lao động
Một trong những quy định quan trọng cần lưu ý là phân loại hợp đồng lao động. Theo pháp luật hiện hành, hợp đồng lao động chỉ bao gồm hai loại là hợp đồng lao động không xác định thời hạn và hợp đồng lao động xác định thời hạn, trong đó hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời gian thực hiện không quá 36 tháng. Việc ký kết liên tiếp nhiều hợp đồng lao động xác định thời hạn với cùng một người lao động bị hạn chế nhằm ngăn chặn tình trạng lạm dụng hợp đồng có thời hạn để né tránh nghĩa vụ đối với người lao động.
Ngoài ra, pháp luật cũng quy định rõ về nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động. Các thông tin cơ bản dưới đây cần phải được đảm bảo:
- Thông tin của các bên;
- Công việc và địa điểm làm việc;
- Thời hạn hợp đồng;
- Mức lương và hình thức trả lương;
- Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi;
- Điều kiện an toàn vệ sinh lao động;
- Điều khoản về bảo mật thông tin;
- Điều khoản về việc đào tạo và chấm dứt hợp đồng;
- Trách nhiệm tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp.
Việc thiếu hoặc quy định không rõ ràng các nội dung này có thể dẫn đến tranh chấp và bất lợi cho doanh nghiệp khi xảy ra kiểm tra hoặc xử lý vi phạm.
Luật lao động cũng đặt ra các quy định nghiêm ngặt về việc sửa đổi, bổ sung và chấm dứt hợp đồng lao động, nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người lao động, đồng thời yêu cầu người sử dụng lao động tuân thủ đúng trình tự, thủ tục khi thực hiện các thay đổi liên quan đến hợp đồng.
>>> Có thể bạn quan tâm: Hệ số lương là gì? Một số hệ số lương công chức mới nhất
3. Mẫu hợp đồng lao động chuẩn dành cho doanh nghiệp
Một mẫu hợp đồng lao động chuẩn không chỉ cần đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật mà còn cần được xây dựng rõ ràng, mạch lạc, phù hợp với đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp thường xây dựng mẫu hợp đồng lao động dựa trên các nội dung được quy định tại mục 2. Dưới đây là mẫu hợp đồng lao động chuẩn được sử dụng phổ biến tại nhiều doanh nghiệp.
=> Tải file đầy đủ tại đây.
Đối với năm 2026, khi môi trường lao động ngày càng linh hoạt, mẫu hợp đồng lao động chuẩn của doanh nghiệp cũng cần được cập nhật để phù hợp với các hình thức làm việc mới như làm việc từ xa, làm việc linh hoạt về thời gian và địa điểm.
4. Những thông tin cần nắm về hợp đồng lao động điện tử
Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định hợp đồng lao động điện tử được ban hành và chính thức có hiệu lực từ 01/01/2026. Tuy nhiên để chắc chắn rằng nền tảng vận hành đã trơn tru, thì việc giao kết thực tế sẽ được thực hiện kể từ ngày 01/07/2026.
Nghị định nêu rõ, pháp luật chỉ khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy trong quản trị nhân sự của NSDLĐ, để có thể giải quyết thủ tục hành chính liên quan đến hợp đồng lao động được thuận tiện và nhanh chóng. Theo đó, sau thời điểm 01/07/2026 hợp đồng lao động bằng văn bản giấy vẫn được sử dụng mà không bị giới hạn hay bãi bỏ.
4.1. Khái niệm và đặc điểm của hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được xác lập, giao kết và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử thông qua các phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Trong bối cảnh năm 2026, khi việc ứng dụng công nghệ số đã trở thành xu hướng tất yếu trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, hợp đồng lao động điện tử được xem là giải pháp hiện đại, phù hợp với mô hình làm việc linh hoạt và từ xa.
Đặc điểm nổi bật của hợp đồng lao động điện tử là việc các bên không cần gặp mặt trực tiếp để ký kết, mà có thể thực hiện thông qua các nền tảng điện tử sử dụng chữ ký số hoặc các hình thức xác nhận điện tử hợp lệ. Dữ liệu hợp đồng được lưu trữ trên hệ thống điện tử, cho phép truy cập, tra cứu và quản lý một cách thuận tiện, đồng thời giảm thiểu chi phí in ấn và lưu trữ hồ sơ giấy.
Theo quy định của pháp luật, hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng lao động được ký kết bằng văn bản giấy nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định. Điều này có nghĩa là hợp đồng lao động điện tử được sử dụng làm căn cứ pháp lý để giải quyết các vấn đề liên quan đến quyền và nghĩa vụ của các bên, cũng như là chứng cứ trong trường hợp xảy ra tranh chấp lao động.
4.2. Nguyên tắc ký kết để hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực
Để hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực pháp lý trong năm 2026, trước hết các bên phải có năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự phù hợp theo quy định. Việc giao kết hợp đồng phải dựa trên nguyên tắc tự nguyện, không bị ép buộc, lừa dối hoặc đe dọa.
Nội dung của hợp đồng không được trái với các quy định của pháp luật lao động và các quy định pháp luật có liên quan đến giao dịch điện tử, an toàn thông tin mạng, dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, lưu trữ. Hợp đồng lao động điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu và khả năng truy cập, lưu trữ trong suốt thời gian cần thiết. Ngoài ra, hợp đồng lao động điện tử phải được ký kết bằng chữ ký điện tử hợp lệ hoặc các phương thức xác nhận điện tử được pháp luật công nhận.
Việc đáp ứng đầy đủ các điều kiện này giúp hợp đồng lao động điện tử được pháp luật thừa nhận và bảo vệ.
4.3. Phương thức thực hiện giao kết hợp đồng điện tử
Trong quá trình giao kết, các bên phải được xác thực danh tính và thực hiện ký kết bằng chữ ký điện tử hợp pháp. Các chủ thể tham gia giao kết bao gồm:
- Người lao động và người sử dụng lao động hợp danh theo quy định của Bộ luật Lao động. Các bên phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ dấu thời gian theo quy định của pháp luật giao dịch điện tử.
- Nhà cung cấp dịch vụ eContract đảm bảo điều kiện kỹ thuật và pháp luật để cung cấp dịch vụ ký, xác thực và lưu trữ hợp đồng điện tử.
Người lao động và người sử dụng lao động có thể giao kết hợp đồng trực tiếp trên nền tảng hợp đồng lao động điện tử (eContract) hoặc thông qua các phương tiện điện tử khác theo thỏa thuận của các bên như email, phần mềm ký điện tử hoặc hệ thống quản lý điện tử của doanh nghiệp. Sau khi hợp đồng được ký, mỗi bên đều nhận được một bản hợp đồng điện tử và hợp đồng này được lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất khi cần thiết. Nền tảng eContract hoặc phương tiện điện tử giao kết cần đáp ứng các điều kiện kỹ thuật sau:
- Sử dụng phần mềm ký số, kiểm tra chữ ký số theo quy định về giao dịch điện tử;
- Bảo đảm an toàn thông tin, bảo mật và lưu trữ hợp đồng;
- Chứng thực hợp đồng điện tử và xác thực danh tính các bên theo quy định về định danh và xác thực điện tử;
- Có chức năng chuyển đổi giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng bằng văn bản giấy theo pháp luật giao dịch điện tử;
- Nhà cung cấp eContract phải kết nối với nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID cho hợp đồng trong vòng 24 giờ sau khi ký kết.
5. So sánh hợp đồng lao động truyền thống và hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động truyền thống và hợp đồng lao động điện tử đều là các hình thức của hợp đồng lao động được pháp luật lao động Việt Nam thừa nhận và đều có giá trị pháp lý như nhau.
Hợp đồng lao động, dù được giao kết dưới hình thức truyền thống hay điện tử, vẫn giữ vai trò là căn cứ pháp lý quan trọng nhất để xác lập, duy trì và bảo vệ quan hệ lao động hợp pháp.
Trong bối cảnh năm 2026, khi pháp luật lao động ngày càng hoàn thiện và công nghệ số được ứng dụng rộng rãi trong quản trị doanh nghiệp, việc nắm vững kiến thức về hợp đồng lao động và hợp đồng lao động điện tử là yêu cầu thiết yếu đối với cả người lao động và người sử dụng lao động
>>> Tham khảo: Phân hệ quản lý Nhân sự - Tiền lương BRAVO
